Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 10 61 Date : 27 mai 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. HYDRO-QUÉBEC Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur a adressé à la responsable de l’accès aux documents de l'organisme une demande d'accès à des « modifications effectuées dans mon dossier personnel de régime de retraite. »; il a divisé sa demande en 5 catégories de renseignements. [2] La responsable y a donné suite le 9 mai 2003. [3] Insatisfait, le demandeur a soumis une demande de révision. Au début de l'audience, il a précisé que le litige se résumait à la décision que la responsable avait prise concernant les renseignements des 4 e et 5 e catégories énumérées dans sa demande d'accès et ainsi libellés :
03 10 61 Page : 2 • « effectué en date du 31 décembre 2002, un relevé de cotisation en fonction des anciennes données et des nouvelles; • les impacts de ces modifications, c'est-à-dire me quantifier les montants exacts tant en dollars qu'en pourcentages sur les prestations futures de ma rente. ». [4] Dans sa décision du 9 mai 2003, la responsable lui avait indiqué que : • l'organisme ne détenait ni relevé de cotisation établi en fonction des anciennes données ni document décrivant les impacts des modifications visés par sa demande d'accès; la responsable avait donc invoqué les articles 9 et 15 de la Loi sur l'accès 1 à cet égard; • les relevés en date du 31 décembre 2002, établis en fonction des nouvelles données, n'étaient pas encore produits, l'organisme étant à valider la dernière version du module de calculs permettant de les produire; l'organisme avait cependant produit pour le demandeur un projet de relevé le concernant en date du 31 décembre 2002 et la responsable le lui avait communiqué. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M me Brigitte Lockhead : [5] M me Brigitte Lockhead, qui est à l'emploi de l'organisme, témoigne sous serment en qualité de « Chef administration du régime de retraite ». À ce titre, M me Lockhead a directement participé au traitement de la demande d'accès; elle a notamment analysé la totalité du dossier physique du demandeur et effectué une recherche dans les systèmes informatiques utilisés par l'organisme pour l'administration du régime de retraite en cause. Elle réaffirme les éléments de la déclaration qu'elle a faite sous serment le 18 janvier 2005 concernant les renseignements qui demeurent en litige, à savoir que l'organisme : • ne détient pas de relevé de cotisation établi en fonction des anciennes données; que pour produire ce relevé, l'organisme devrait recréer une erreur dans son système informatique, opération risquée que l'organisme refuse 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 10 61 Page : 3 d'effectuer dans sa base de données afin, notamment, de ne pas nuire à la validation de fin d'année; • a donné au demandeur communication de son relevé en date du 31 décembre 2002, ce, tel qu'il a été produit en juin 2003 en fonction des nouvelles données; • ne détient pas de document décrivant les impacts des modifications visés par la demande d'accès. [6] L'avocate de l'organisme dépose copie des renseignements supplémentaires que son client a communiqués au demandeur le 12 juin 2003 (O-1) pour ajouter aux explications fournies le 9 mai 2003. ii) du demandeur [7] Le demandeur aurait voulu que l'organisme effectue un calcul manuel ou une estimation pour obtenir les renseignements non détenus. Il prend connaissance de la lettre que l'organisme lui a adressée le 12 juin 2003 (O-1); il s'en déclare satisfait et affirme que la production de ce document, qu'il ne se rappelle pas avoir reçu, met quant à lui fin au litige. ARGUMENTATION i) de l'organisme [8] La preuve démontre que la décision de la responsable était fondée. [9] L'organisme n'est pas tenu, en vertu de la Loi sur l'accès, de créer un document visé par une demande : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [10] La preuve démontre que l'organisme a, de plus, fourni de nombreuses explications (O-1) au demandeur.
03 10 61 Page : 4 DÉCISION [11] La preuve démontre que la décision de la responsable était fondée; la demande de révision doit être rejetée puisque le droit d’accès du demandeur ne s’exerce, en vertu des articles 1, 9, 83 et 15 de la Loi sur l'accès, qu’à l’égard de documents et renseignements détenus dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7.
03 10 61 Page : 5 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [12] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Maria Moudfir Avocate de l’organisme
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.