Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 07 79 Date : Le 26 mai 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. RÉGIE DES RENTES DU QUÉBEC Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 17 mars 2004, le demandeur veut obtenir de l’organisme, entre autres documents, copie des formulaires appelés « comblement d’emploi » et copie de la description d’emploi ou du projet spécifique rattaché aux engagements du personnel occasionnel et temporaire qu’il désigne. [2] Dans sa réponse du 17 avril 2004, l’organisme exige du demandeur le paiement des frais de 149,41 $ avant de lui remettre les documents demandés élagués des renseignements nominatifs qu’ils contiennent. [3] Le demandeur conteste cette décision devant la Commission d’accès à l’information (la Commission) et une audience en révision de cette décision se 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
04 07 79 Page : 2 tient en la ville de Québec, les 21 février et 19 mai 2005, cette dernière séance se tenant par voie téléphonique. Une déclaration assermentée attendue de l’organisme pour être ajoutée au dossier a été reçue par la Commission le 25 mai 2005. La soussignée commence son délibéré le même jour. L’AUDIENCE [4] Au cours de la séance du 21 février 2005, l’organisme exhibe au demandeur une liasse de documents élagués des renseignements nominatifs qu’ils contiennent. [5] L’organisme annonce qu’il se propose de remettre le tout au demandeur sur paiement, par celui-ci, des frais exigibles. [6] La soussignée ajourne l’audience afin de permettre au demandeur d’examiner les documents et d’émettre ses commentaires avant le 7 mars suivant. [7] Étant sans nouvelles du demandeur, la Commission convoque les parties pour la suite de l’audience où elle se propose de faire la mise au point qui s’impose. [8] Au cours de la séance du 19 mai 2005, les parties expliquent à la Commission le différend qui les oppose quant au montant des frais exigibles. [9] À la demande de la Commission, qui manque d’éléments pour apprécier le bien-fondé des frais exigés, l’organisme s’engage à parfaire sa preuve à ce sujet par une déclaration solennelle à être déposée ultérieurement au dossier sous la cote O-1, à moins d’opposition de la part du demandeur. [10] Par courrier reçu le 25 mai 2005, la Commission reçoit l’original de la déclaration solennelle attendue, signée par M e Benoît Laniel le 20 mai 2005 et dont copie est servie à l’avocat du demandeur, tel qu’il appert de la correspondance au dossier. [11] L’avocat du demandeur ne s’est pas opposé au dépôt de ces éléments de preuve. [12] Il convient donc de déposer cette déclaration solennelle de M e Benoît Laniel sous la cote O-1.
04 07 79 Page : 3 [13] Dans cette déclaration, M e Benoît Laniel affirme ce qui suit : • Il est le responsable-suppléant de l’accès de l’organisme; • Il a traité la demande d’accès en cause; • La liasse de documents destinée au demandeur contient 433 pages; • Il a personnellement calculé les frais exigibles selon la méthode suivante : 433 pages à raison de 0,30 $/page, moins l’exemption de 6,10 $ + TPS et TVQ = 149,41 $; et • Il a informé le demandeur du détail de ces frais exigibles par courrier électronique adressé au demandeur le 7 avril 2004. [14] Lors de cette continuation d’audience, le demandeur affirme qu’il n’a pas l’intention de payer les frais exigibles de 149, 41 $, alléguant qu’une entente pour un montant beaucoup moindre aurait été conclue entre son avocat et l’avocat de l’organisme. [15] De l’aveu même des parties, la Commission n’a eu aucune connaissance de cette entente. [16] L’avocat du demandeur tente toutefois de saisir la soussignée du différend sur l’entente hors cour entre lui et l’avocat de l’organisme afin de l’amener à trancher définitivement sur la portée de celle-ci. DÉCISION [17] La preuve démontre que les frais exigés par l’organisme sont calculés conformément aux prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs 2 . [18] La preuve établit aussi que l’organisme a informé le demandeur des frais exigibles, conformément aux prescriptions des articles 11 et 47 (2°) de la Loi : 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. 2 L.R.Q., c. A-2.1, r.1.1
04 07 79 Page : 4 Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° […]; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° […]; [19] L’organisme est fondé de retenir les documents qu’il a préparés à l’intention du demandeur tant et aussi longtemps que ce dernier n’a pas acquitté les frais exigibles en vertu de la Loi et du règlement précité relatifs aux frais. [20] À la fin de la séance du 19 mai dernier, en réponse à la question de la soussignée qui cherchait à connaître les intentions du demandeur quant au paiement des frais qu’on exige de lui, ce dernier déclare qu’il refuse de les acquitter. [21] Il n’est pas de la compétence de la soussignée ni de la Commission de trancher un différend entre deux avocats qui ne s’entendent pas sur la portée d’un règlement conclu hors de sa présence. [22] Étant donné ce qui précède, la Commission a des motifs raisonnables de croire que son intervention n’est manifestement pas utile au sens de l'article 130.1 de la Loi : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que […] son intervention n'est manifestement pas utile.
04 07 79 Page : 5 [23] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission CESSE D'EXAMINER la demande de révision; et FERME le dossier. DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Daniel Gignac Avocat du demandeur : M e Sylvain L. Roy
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