Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 10 77 Date : Le 24 mai 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Y et Z Demandeurs c. MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANNE-DE-LA-PÉRADE Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 24 mai 2002, les demandeurs s’adressent à l’organisme afin d’obtenir les copies des comptes d’honoraires détaillés produits à l’organisme pour paiement par M e Chorel et par M e Soucy pour la période de janvier 1998 au 24 mai 2002. [2] Dans un premier temps, un refus non motivé est exprimé par résolution du conseil municipal adoptée lors d’une session régulière tenue le 3 juin 2002. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi » ou la « Loi sur l’accès ».
02 10 77 Page : 2 [3] Le 5 juillet 2002, les demandeurs requièrent la Commission d’accès à l’information de réviser cette décision du conseil. [4] Le 29 novembre 2004, le secrétaire-trésorier et responsable de l’accès de l’organisme fait parvenir aux demandeurs une série de comptes d’honoraires élagués de certains renseignements. [5] Une audience se tient en la ville de Trois-Rivières le 25 février 2005. L’AUDIENCE A. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de monsieur René Roy, directeur général, secrétaire-trésorier et responsable de l’accès de l’organisme. [6] Le témoignage de monsieur Roy révèle que ce dernier n’a pas reçu la demande d’accès en cause, celle-ci ayant été traitée directement par le conseil municipal qui l’a rejetée en mentionnant que la demande devait être reformulée selon les prescriptions de la Loi sur l’accès. [7] En novembre 2004, à la réception de l’avis de la Commission le convoquant à la présente audience, il a fait parvenir une série de comptes d’honoraires facturés à l’organisme en 2002 par M e Gaétan Chorel, après avoir pris soin de masquer presque toutes les inscriptions apparaissant à ces comptes sauf les dates où les services facturés ont été rendus et les montants dus. ii) des demandeurs Témoignage de monsieur X. [8] Monsieur X explique que la demande d’accès du 24 mai 2002 aurait dû être remise au responsable. [9] Il réitère l’objet de cette demande d’accès et indique en quoi la réponse de l’organisme est insatisfaisante.
02 10 77 Page : 3 [10] En effet, cet envoi omet totalement les comptes d’honoraires facturés par M e Soucy de 1998 à 2002 et tous ceux facturés par M e Chorel en 1998, 1999, 2000 et 2001. B. ENGAGEMENT [11] À la demande de la Commission, le responsable de l’accès, monsieur Roy, s’engage séance tenante à produire, avant le 8 avril 2005, aux demandeurs et à la Commission les documents manquants accompagnés de la liste de ces documents, un rapport attestant des recherches qu’il a effectuées pour les retracer ainsi qu’une décision relative à leur accessibilité totale ou partielle. [12] Il s’engage également à remettre, sous pli confidentiel entre les mains de la Commission, l’intégral de ces documents pour le cas où ces derniers ne seraient jugés accessibles qu’en partie. C. EXÉCUTION DES ENGAGEMENTS [13] Le 1 er mars 2005, le responsable de l’accès, monsieur Roy exécute tous ses engagements. [14] Il convient donc de déposer, sous la cote O-1, la lettre du Responsable adressée à la Commission le 1 er mars 2005, laquelle contient l’attestation que les 16 documents partiellement élagués y annexés sont les seuls qui existent, qui sont détenus par l’organisme et qui peuvent répondre à la demande d’accès. [15] Il certifie que seuls les renseignements nominatifs concernant de tierces personnes physiques s’y trouvant ont été masqués de la copie des 16 documents remis aux demandeurs. [16] Il atteste que copie de ces documents élagués a été remise aux demandeurs. [17] Il convient de déposer sous la cote O-2 la liasse des 16 comptes d’honoraires facturés à l’organisme soit par M e Chorel, soit par M e Soucy, et qui ont été remis aux demandeurs. [18] Il dépose entre les mains de la Commission copie de l’intégrale de ces 16 documents.
02 10 77 Page : 4 DÉCISION [19] La soussignée a examiné l’intégrale des documents déposés entre ses mains, sous pli confidentiel. [20] La soussignée remarque que les documents accompagnant les comptes d’honoraires en litige, savoir, le cas échéant, les lettres de transmission, les historiques des fournisseurs, les talons de chèque ou les résolutions du conseil municipal, n’ont fait l’objet d’aucune demande d’accès, celle-ci étant expressément limitée aux seuls comptes d’honoraires. [21] Ces documents accompagnant les comptes d’honoraires n’étant pas en litige, ils ne feront pas l’objet de l’analyse qui suit. [22] Après avoir comparé les comptes d’honoraires en litige avec ceux remis aux demandeurs déposés sous la cote (O-2), la soussignée constate que les renseignements masqués sont parfois des noms de certains employés de l’organisme et la fonction qu’ils occupent et parfois des noms de tierces personnes physiques qui ne sont pas des employés d’un organisme public ou enfin d’autres renseignements qui ne sont absolument pas des renseignements personnels. [23] Les renseignements, tel le nom de personnes morales publiques ou privées, qui ne sont pas des renseignements personnels, ne doivent pas être masqués. [24] Les noms et la fonction des employés ou des membres de l’organisme ou d’autres organismes publics ne doivent pas être raturés non plus puisqu’ils constituent des renseignements personnels à caractère public en vertu de l’article 55 et des paragraphes 1° et 2° du premier alinéa de l’article 57 de la Loi : 55. Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n'est pas nominatif. 57. Les renseignements suivants ont un caractère public : 1° le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel
02 10 77 Page : 5 de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; 2° le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public; 3° […] [25] L’organisme est une municipalité au sens du Code municipal du Québec 2 . [26] Certes, les renseignements nominatifs concernant des tierces personnes physiques sont contenus dans des documents que les articles 200, 206, 208 et 209 du CMQ identifient comme faisant partie des archives de l’organisme, donc comme étant accessibles à tous, en principe. [27] Toutefois, le paragraphe 1° de l’article 171 oblige le responsable de l’accès à protéger les renseignements nominatifs qui s’y trouvent consignés : 171. Malgré les articles 168 et 169, la présente loi n'a pas pour effet de restreindre: 1° l'exercice du droit d'accès d'une personne à un document résultant de l'application d'une autre loi ou d'une pratique établie avant le l er octobre 1982, à moins que l'exercice de ce droit ne porte atteinte à la protection des renseignements personnels; 2° […] [28] La soussignée est d’avis que la décision du responsable de masquer, sur les comptes d’honoraires en litige, les renseignements nominatifs concernant les tierces personnes physiques ou les professionnels représentant ces dernières ou représentant des personnes morales privées est fondée. [29] Toutefois, la décision du responsable de l’accès de rayer, sur les comptes d’honoraires portant les dates suivantes, les noms des employés de l’organisme ou d’autres organismes publics de même que le nom d’autres organismes publics ou le nom de personnes morales ou tout autre renseignement qui n’est pas un renseignement personnel, n’est pas fondée : 2 L.R.Q., c. C-27.1, ci-après appelée la « CMQ ».
02 10 77 Page : 6 1. 4 janvier 1999; 2. 26 août 1999; 3. 2 septembre 1999; 4. 1 er février 2000; 5. 9 mars 2000; 6. 27 mars 2000; 7. 31 août 2000 originaire et corrigé le 24 novembre 2000; 8. 7 mai 2001; 9. 31 juillet 2001; 10. 30 novembre 2001 (16 novembre 2001 sur la liste O-1); 11. 1 er avril 2002; 12. 14 mars 2002 (totalisant 123,90$); 13. 14 mars 2002 (totalisant 92,02$); 14. 22 février 2002; 15. 15 février 2002 (totalisant 517,61$) [30] Sur ces derniers comptes d’honoraires, seuls les renseignements nominatifs concernant des tierces personnes physiques ou concernant les professionnels les représentant ou représentant des personnes morales doivent être masqués. [31] En conséquence, de nouvelles copies de ces comptes d’honoraires devront être remises aux demandeurs, lesquelles copies ne devront masquer que les renseignements mentionnés au paragraphe précédent, laissant accessibles aux demandeurs les noms des employés de l’organisme ou d’autres organismes publics de même que le nom d’autres organismes publics ou le nom de personnes morales ou de comité de citoyens ou tout autre renseignement qui n’est pas un renseignement personnel. [32] Rien dans la preuve ni dans la position ou les déclarations de l’organisme ne laisse supposer que le secret professionnel de l’avocat appartenant à l’organisme au sens de l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne 3 ne soit en cause, n’ayant jamais été soulevé par ce dernier et copie des comptes ayant déjà été remise en grande partie aux demandeurs. [33] La soussignée a cependant pris soin de préserver le secret professionnel bénéficiant à des tierces personnes physiques ou morales. 3 L.R.Q., c. C-12, ci-après appelée la « Charte ».
02 10 77 Page : 7 [34] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE en partie la demande de révision; ORDONNE à l’organisme de remettre aux demandeurs de nouvelles copies des comptes d’honoraires identifiés au paragraphe 29 ci-haut sur lesquelles seuls les renseignements nominatifs concernant des tierces personnes physiques ou concernant les professionnels les représentant ou représentant de tierces personnes morales doivent être masqués; et REJETTE la demande de révision quant au reste. DIANE BOISSINOT commissaire
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.