Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 07 36 Date : 17 mai 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier ASSOCIATION DES COMMERÇANTS DES AUTOROUTES DU QUÉBEC Demanderesse c. MINISTÈRE DES TRANSPORTS Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demande d’accès, datée du 22 mars 2004, vise l’obtention des renseignements ou documents suivants concernant la « construction d’un édifice à la halte routière à St-Nicolas, autoroute 20 » : 1. « La date de la soumission publique pour la construction de cet édifice et copie de soumission; 2. La date du début des travaux de construction et le nom de la compagnie de construction; 3. La date de la demande du permis de construction et copie de la demande du permis;
04 07 36 Page : 2 4. Une copie de la liste des compagnies et-ou des personnes qui ont soumissionné pour le 21 octobre 2003 à 15 heures (voir copie de l’appel d’offres ci-joint); 5. Une copie du contrat en entier mentionné dans la lettre de Jacques Bilodeau du Ministère des Transports du 19 décembre 2003, adressée à M. J. Roy, vice-président (copie de lettre ci-jointe). ». [2] Dans sa réponse, datée du 20 avril 2004, le responsable de l’accès aux documents du ministère des Transports transmet à la demanderesse les renseignements et documents ci-après énumérés : 1. « l’ouverture des soumissions publiques a eu lieu le 18 juillet 2002; vous trouverez sous ce pli une copie du marché de ce contrat; 2. les travaux de construction ont débuté le 27 août 2002; la construction du bâtiment de services a été réalisée par Boless inc., sous-traitant de l’entrepreneur Les Excavations Lafontaine Inc. ayant obtenu le contrat; 3. la demande de permis de construction était contractuellement dévolue à l’entrepreneur; avant la publication de l’appel d’offres public, nous avions transmis à la Ville de Lévis, le 13 mai 2002, un avis d’intervention comme il est d’usage pour tout organisme public. N’ayant reçu de la Ville aucun avis de non-conformité de notre projet au schéma d’aménagement, à l’intérieur du délai de 120 jours, celui-ci est réputé conforme en vertu de l’article 152 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme. De ces faits, la Ville nous a recommandé de poursuivre nos travaux et d’abandonner notre demande de permis. À cet égard, vous trouverez une copie de la lettre du 16 juillet 2003 sous la signature de M me J. Tremblay. 4. vous trouverez également copie de la liste des fournisseurs qui se sont procurés le dossier d’appel d’offres; 5. ainsi que copie du contrat octroyé. ». [3] Insatisfaite, la demanderesse soumet une demande de révision le 28 avril 2004. Elle y joint copie de sa demande d’accès du 22 mars 2004 et de la réponse du responsable avec certains des documents que celui-ci lui a communiqués le 20 avril 2004. Elle expose aussi les raisons qui appuient sa demande de révision.
04 07 36 Page : 3 PREUVE et ARGUMENTATION i) de l’organisme [4] L’avocat du ministère dépose copie des documents qui ont été communiqués à la demanderesse le 20 avril 2004 (O-1, en liasse) ainsi que le 11 avril 2005 (O-2, en liasse), soit 2 jours avant l’audience tenue devant la Commission. À son avis, il n’y a plus de litige parce que l’organisme a fourni à la demanderesse tous les documents et renseignements demandés tant dans la demande d’accès que dans la demande de révision; il explique la position du ministère eu égard aux documents ou renseignements qui, selon lui, sont visés par la demande de révision : « La date de la soumission publique pour la construction de cet édifice » : [5] Le responsable a, le 20 avril 2004, communiqué à la demanderesse la date d’ouverture des soumissions publiques avec copie du contrat conclu par l’organisme pour la construction de l’édifice. Dans sa demande de révision, plus explicite, la demanderesse spécifie qu’elle voulait plutôt obtenir la date de publication de l’appel d’offres concernant la construction de l’édifice; copie d’un document de gestion des contrats (O-2, 1/2 page) dans lequel la date de publication de cet appel d’offres est inscrite a été communiquée à la demanderesse le 11 avril 2005 (O-2). La demande de révision ne vise que la date de l’appel d’offres, non pas les documents d’appel d’offres que le ministère s’engage cependant à communiquer à la demanderesse. « La date de la demande du permis de construction et copie de la demande du permis » : [6] Dans sa demande de révision (D-1), la demanderesse confirme qu’aucun permis n’a été demandé pour la construction de l’édifice visé par sa demande d’accès. « Une copie de la liste des compagnies et-ou des personnes qui ont soumissionné pour le 21 octobre 2003 à 15 heures » : [7] L’organisme a, le 20 avril 2004, communiqué à la demanderesse une copie de la liste des fournisseurs (O-1) qui se sont procurés le dossier d’appel d’offres concernant le contrat de concession. Copie d’un document identifiant le
04 07 36 Page : 4 seul soumissionnaire (O-2) a été communiquée à la demanderesse le 11 avril 2005 avec copie du procès-verbal de l’ouverture des soumissions qui a eu lieu le 28 octobre 2003 (O-2). [8] M me Joyce Gonthier, responsable adjointe de l’accès aux documents du ministère des Transports, témoigne sous serment. Elle précise : • Avoir, le 11 avril 2005, communiqué à la demanderesse la date de publication de l’appel d’offres concernant la construction de l’édifice visé par la demande d’accès (O-2), ce renseignement ayant été initialement requis par la demanderesse sous le libellé imprécis suivant : « la date de la soumission publique pour la construction de l’édifice et copie de soumission »; M me Gonthier reconnaît que la date de l’ouverture des soumissions avait d’abord été communiquée le 20 avril 2004 à ce sujet (O-1); • que la date du début des travaux de construction avec le nom de la compagnie de construction et celui de son sous-traitant ont été communiqués à la demanderesse le 20 avril 2004 (O-1); • que les renseignements pertinents concernant la demande de permis de construction ont été communiqués le 20 avril 2004 (O-1) et que les renseignement et document demandés ne sont pas détenus; • que la liste des fournisseurs qui se sont procurés des documents d’appel d’offres concernant le contrat de concession (O-1) de même que copie de la soumission présentée le 24 octobre 2003 (O-1) et du contrat conclu avec l’adjudicataire (O-1) ont été communiqués à la demanderesse le 20 avril 2004 (O-1) et qu’un document réitérant l’identité du seul soumissionnaire pour ce contrat de concession a été communiqué le 11 avril 2005 (O-2). ii) de la demanderesse [9] M. Nolan McDonald, président de la demanderesse, dépose copie de la demande d’accès datée du 22 mars 2004, de la réponse du responsable datée du 20 avril 2004 et de documents communiqués à la demanderesse les 20 avril 2004 et 11 avril 2005 (D-1, en liasse). Il précise qu’en demandant « 1. La date de la soumission publique pour la construction de cet édifice et copie de soumission », la demanderesse voulait obtenir une copie de l’avis d’appel d’offres publié concernant le contrat de construction de l’édifice avec la date de publication de cet avis ainsi qu’une copie des documents de soumission afférents fournis par le ministère. Il demande aussi, séance tenante, accès à copie de la soumission présentée par l’adjudicataire Les Excavations Lafontaine
04 07 36 Page : 5 inc. ainsi que la liste des personnes qui ont présenté une soumission pour ce contrat de construction avec le montant de leur soumission respective. DÉCISION [10] La demande de révision est datée du 28 avril 2004; la demanderesse y précise, en page 2, qu’elle veut « recevoir tous les documents que nous avions demandés… »; la Commission comprend qu’il s’agit des renseignements et documents demandés le 22 mars 2004, à savoir : « La date de la soumission publique pour la construction de cet édifice et copie de soumission » : [11] La demande relative à l’obtention de ces renseignement et document est imprécise et elle aurait dû faire l’objet d’une demande de précision par le responsable de l’accès. La preuve démontre que la demanderesse, qui n’avait pas été claire, voulait plutôt obtenir une copie de l’avis d’appel d’offres publié concernant le contrat de construction de l’édifice avec la date de publication de cet avis ainsi que copie des documents de soumission afférents fournis par le ministère. La preuve démontre également qu’un document dans lequel une date de publication de l’appel d’offres (18 juin 2002) est inscrite a été communiqué à la demanderesse le 11 avril 2005 (O-2) par la responsable adjointe. La Commission considère qu’il n’y a plus de litige à ce sujet. [12] Le 21 avril 2005, le responsable de l’accès aux documents du ministère des Transports transmettait à la demanderesse ainsi qu’à la Commission copie de documents relatifs à l’appel d’offres publié concernant le contrat de construction. Ces nombreux documents (O-3) répondent à la demande d’accès précisée en séance et visant l’obtention de copie de l’avis d’appel d’offres publié concernant le contrat de construction de l’édifice avec la date de publication de cet avis ainsi que de copie des documents de soumission afférents fournis par le ministère. La Commission considère qu’il n’y a plus de litige à ce sujet. « La date du début des travaux de construction et le nom de la compagnie de construction » : [13] La Commission considère qu’il n’y a pas de litige à ce sujet. La preuve démontre par ailleurs que le responsable a, dès le 20 avril 2004, communiqué à la demanderesse copie du contrat (marché) conclu avec l’adjudicataire (O-1).
04 07 36 Page : 6 « La date de la demande du permis de construction et copie de la demande du permis » : [14] La preuve démontre que le ministère ne détient pas de documents à ce sujet et qu’il en a donné les raisons. La Commission considère qu’il n’y a pas de litige à ce sujet. « Une copie de la liste des compagnies et-ou des personnes qui ont soumissionné pour le 21 octobre 2003 à 15 heures » : [15] Ce document concerne le contrat de concession. La preuve démontre que le 20 avril 2004, le responsable a communiqué à la demanderesse copie des documents suivants (O-1) : les documents d’appel d’offres remis aux fournisseurs (incluant l’addenda no 1 du 23 septembre 2003), la soumission reçue le 24 octobre 2003 et le contrat conclu avec l’adjudicataire. La preuve démontre également que le 11 avril 2005, la responsable adjointe a communiqué à la demanderesse copie d’un document sur lequel est inscrit le nom du seul soumissionnaire (O-2). La Commission considère qu’il n’y a plus de litige concernant cette liste. [16] Le 21 avril 2005, le responsable communiquait à la demanderesse ainsi qu’à la Commission copie d’un avis aux fournisseurs daté du 23 septembre 2003; cet avis (O-3) indique que « la date et l’heure limites de réception et d’ouverture des soumissions du contrat cité en titre (contrat de concession), prévues pour mardi 21 octobre 2003 à 15h, sont reportées au mardi 28 octobre 2003, à 15h. ». La preuve démontre à ce sujet que le 11 avril 2005, la responsable adjointe avait fourni à la demanderesse copie du procès-verbal de l’ouverture des soumissions faite le 28 octobre 2003 (O-2) concernant le contrat de concession. « Une copie du contrat en entier mentionné dans la lettre de Jacques Bilodeau du Ministère des Transports du 19 décembre 2003, adressée à M. J. Roy, vice-président » : [17] La preuve démontre que les documents constituant le contrat en entier ont été communiqués à la demanderesse le 20 avril 2004 (O-1). La Commission considère qu’il n’y a pas de litige à ce sujet.
04 07 36 Page : 7 [18] Compte tenu de ce qui précède, la Commission considère que son intervention n’est manifestement plus utile et exerce, relativement à la demande de révision du 28 avril 2004 dont elle est saisie, le pouvoir que lui attribue l’article 130.1 de la Loi sur l’accès : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [19] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CESSE d’examiner la demande. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Daniel Morin Avocat de l’organisme
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