Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 13 20 Date : Le 17 mai 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENT Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Les 11 et 16 juillet 2002, le demandeur s’adresse aux directions régionales de l’Estrie et du Centre-du-Québec de l’organisme afin d’obtenir certains documents, qu’il énumère, dont : document A L’annexe au compte rendu de la réunion du 17 avril 2002, telle annexe constatant l’attribution de reconnaissance à son endroit; et document B La copie du courriel ou du message par courriel de la Direction régionale du Centre-du-Québec de Nicolet pour transmettre le 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
02 13 20 Page : 2 document anonyme intitulé « Faits observables – [prénom et nom du demandeur] -… » à la Direction régionale de l’Estrie à Sherbrooke. (Les inscriptions entre crochets sont de la Commission). [2] Le 18 juillet et le 15 août 2002, madame Hélène Beauchesne, la répondante pour la Loi sur l’accès de l’organisme, en réponse à la demande concernant le document A, communique le compte rendu du 17 avril 2002 mais ajoute qu’il n’y a aucun document d’annexé à ce compte rendu. [3] En guise de réponse à la demande du document B, madame Beauchesne confirme que le document a été transmis par courriel à madame Lise Vaillancourt du bureau de Sherbrooke par le Bureau de Nicolet. [4] Le demandeur est insatisfait de ces deux réponses. Le 26 août 2002, il requiert la Commission d’accès à l’information de les réviser. Il joint à sa demande de révision une copie du « Guide des inforoutes – politique d’utilisation du courrier électronique » en usage chez l’organisme. [5] Une audience se tient le 24 février 2005, en la ville de Trois-Rivières. L’AUDIENCE A. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de madame Hélène Beauchesne [6] Madame Beauchesne est répondante régionale de l’accès aux documents pour l’organisme. Elle connaît bien le dossier d’accès du demandeur. [7] En ce qui regarde l’annexe au compte rendu du 17 avril 2002, demandé en A, elle déclare avoir répété les recherches qu’elle avait déjà entreprises lors du traitement de la demande d’accès, et ce, tant dans la direction concernée qu’à la direction des ressources humaines et auprès des deux personnes susceptibles d’avoir rédigé ce compte rendu. [8] À cet effet, elle a contacté à deux reprises les personnes suivantes : madame Lucie McMahon et madame France Belleau.
02 13 20 Page : 3 [9] Elle déclare que le résultat de ses recherches est demeuré le même. Il n’y a pas d’annexe à ce compte rendu. [10] Quant au courriel ou au message par courriel demandé en B, madame Beauchesne déclare avoir vérifié l’existence de ce document auprès de son expéditrice, madame Vaillancourt. [11] Cette dernière lui a affirmé qu’elle détruit sur une base régulière ses communications par courriel. [12] Elle déclare en outre qu’à la suite d’un grief présenté par le demandeur le 5 août 2002 et demandant la destruction du document appelé « Faits observables… », le sous-ministre s’est engagé le détruire par décision du 21 août 2002, ce qui a été fait le 23 août 2002, le tout, tel qu’il appert de la copie du document que le témoin dépose sous la cote O-1, faits qui sont d’ailleurs reconnus par le demandeur séance tenante. [13] Le témoin ignore si oui ou non une copie ou l’original du courriel de transmission de ce document était annexé au grief. [14] Le témoin Hélène Beauchesne se déclare incompétente pour discuter de l’application du « Guide des inforoutes – politique d’utilisation du courrier électronique » à la conservation de ce courriel. ii) du demandeur [15] Le demandeur doute qu’il n’y ait pas d’annexe au compte rendu du 17 avril 2002 puisque ce dernier mentionne son existence. [16] Pour ce qui est de la copie du courriel, il déclare que ce document n’a jamais fait l’objet du grief O-1. Seul le document « Faits observables… » était visé par le grief. B. LES REPRÉSENTATIONS i) de l’organisme [17] L’avocate de l’organisme soutient que la Loi ne peut s’appliquer qu’à des documents existants détenus par un organisme.
02 13 20 Page : 4 [18] Selon elle, la preuve démontre que l’organisme, au moment du traitement des demandes d’accès, ne détient pas les documents demandés. [19] Elle estime donc que la Commission ne peut ordonner à l’organisme de communiquer un document qu’il ne détient pas. ii) du demandeur [20] Le demandeur estime que l’organisme reste détenteur des courriels électroniques émis par ses employés et ce, même si ces derniers les ont détruits. [21] À l’audience, il prétend que ces documents de courriels électroniques sont conservés dans la mémoire du réseau, sur le disque dur et ce, même si les usagers du réseau de courrier électronique les suppriment et vident toutes les boîtes de courriel où les messages se trouvent. DÉCISION [22] La preuve démontre que l’organisme a effectué, sans succès, des recherches sérieuses pour retracer les documents demandés. [23] La preuve établit que les documents faisant l’objet de la demande de révision n’existaient pas au moment du traitement des demandes d’accès. [24] Le demandeur a allégué lors de l’audience que la copie du courriel détruit par l’usager du système de courrier électronique serait toutefois disponible sur le disque dur de l’organisme ou sur une copie de sécurité quelconque (« backup »). [25] La Commission est d’avis qu’en principe, on ne doit pas exiger d’un responsable de l’accès qu’il repère, restaure et reproduise des documents informatiques de ce type (courriels) qui ont été détruits, écrasés par de nouvelles versions ou qui se trouvent conservés dans des copies de sécurité. [26] Compte tenu du délai relativement court que la Loi impartit au responsable de l’accès pour réponde à une demande d’accès (maximum de 30 jours), et compte tenu de la complexité technique d’une opération de restauration d’un document informatique tel qu’un courriel, complexité dont la Commission a connaissance en raison de son expertise, la Commission est
02 13 20 Page : 5 d’avis que l’exécution d’une telle opération soulèverait des difficultés pratiques sérieuses. [27] Il est de la connaissance spécialisée de la Commission que de telles opérations de repérage, restauration et reproduction de courriels détruits, écrasés ou se trouvant sur des copies de sécurité entraînent des frais imprévisibles et parfois très coûteux, frais qui pourraient, à la limite, être exigés du demandeur d’accès. [28] En effet, les articles 10 et 11 de la Loi prévoient ce qui suit : 10. Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance. Le requérant peut également obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. (Les soulignés sont de la Commission)
02 13 20 Page : 6 [29] La décision sous examen de refuser au demandeur de lui communiquer les documents en litige en raison de leur inexistence est fondée [30] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission REJETTE la demande de révision. DIANE BOISSINOT commissaire Avocate de l’organisme : M e Patricia Blair Chamberland, Gagnon (Justice-Québec)
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