Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 02 53 Date : 13 mai 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. Université Concordia Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur s’adresse, le 5 janvier 2004, à l’Université Concordia, ci-après désigné « l’organisme », afin d’obtenir une copie de tous les documents qu’il détient à son égard. [2] Le 29 janvier 2004, l’organisme transmet au demandeur une copie intégrale des documents contenus « dans ses dossiers ». [3] Le 4 février suivant, le demandeur avise la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») que l’organisme lui a communiqué certains
04 02 53 Page : 2 documents, mais qu’il lui en manque d’autres. Il sollicite l’intervention de la Commission pour que soit révisée cette décision de l’organisme. L’AUDIENCE [4] La présente cause est entendue à Montréal, le 5 avril 2005, en présence du demandeur. L’organisme est représenté par M e Pierre Frégeau. LA PREUVE DU DEMANDEUR [5] Le demandeur affirme solennellement qu’il cherche à obtenir un document qui aurait été préparé par un employé de l’organisme, dans le but de l’aider dans ses démarches pour soumettre une demande d’admission dans une université américaine. Il dit avoir rencontré « des conseillers », mais il ne se rappelle pas des dates lors desquelles les rencontres auraient été tenues. [6] De plus, le demandeur signale qu’il voudrait savoir si l’organisme détient, dans un dossier, des documents le concernant au « Service de sécurité » pour la période débutant de 1999 au 5 janvier 2004. Il ajoute qu’il s’était déjà adressé à ce service, celui-ci l’ayant avisé que « tous les dossiers sont confidentiels ». Si l’organisme ne détient aucun document le concernant, il devrait le confirmer par écrit. LA PLAIDOIRIE DE L’ORGANISME [7] M e Frégeau résume le témoignage du demandeur selon lequel celui-ci ne requiert pas l’accès aux documents que détiendrait l’organisme à son égard. Il veut plutôt savoir s’il en existe. L’avocat fait ressortir que, pour répondre à cette demande, il aurait fallu créer un document. Or, ce n’est pas le but visé par le législateur à l’article 1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès ») qui prévoit que cette loi s’applique à des documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 02 53 Page : 3 [8] M e Frégeau fait remarquer que ce n’est qu’à l’audience que le demandeur a apporté des précisions relativement à sa demande. Il plaide que l’organisme ne pouvait pas savoir que le demandeur avait effectué des démarches auprès du Service de sécurité afin de vérifier si celui-ci détient ou non des documents qui le concernent. [9] Toutefois, M e Frégeau indique que l’organisme s’engage à effectuer des démarches auprès du « Département Options-Carrières » et du « Département de sécurité », afin de savoir si l’organisme détient un quelconque document concernant le demandeur. Dans la négative, il transmettra à celui-ci un affidavit. COMPLÉMENT DE PREUVE [10] Le 13 avril 2005, M e Frégeau transmet au demandeur deux affidavits portant sa signature, auxquels sont joints des documents. [11] À cette date, M e Frégeau affirme : a) Qu’il est l’avocat général et adjoint secrétaire-général de l’organisme; b) Qu’il s’est adressé au service de « Sécurité » de l’organisme afin de savoir s’il existe ou non des documents concernant le demandeur; c) Que le directeur de ce service, M. Jean Brisebois, l’informe, dans une note détaillée, qu’il ne détient aucun document impliquant le demandeur; d) Que considérant « la demande vague et imprécise » du demandeur, l’organisme ne pouvait pas savoir que celui-ci avait consulté le service de « Sécurité », dont tous les dossiers sont confidentiels. [12] Dans le 2 e affidavit, M e Frégeau indique que, faisant suite aux renseignements qu’a fournis le demandeur à l’audience relativement au service de « Counselling and Development », trois notes y sont jointes. L’avocat fait, entre autres, ressortir les renseignements pouvant se résumer comme suit : a) Faisant suite à l’audience tenue le 5 avril 2005, il s’est adressé au service de « Counselling and Development », afin de savoir si celui-ci détient des documents concernant le demandeur; b) M me Sup Mei Graub, directrice de ce service, lui « a fourni tous les documents qu’elle avait en sa possession » et qui sont pertinents à la présente cause.
04 02 53 Page : 4 [13] Le 9 mai 2005, le demandeur, ayant reçu les deux affidavits et les documents joints, fait part de son insatisfaction. Il prétend que l’organisme détient d’autres documents le concernant. LA DÉCISION [14] Le 5 janvier 2004, le demandeur s’est adressé à l’organisme comme suit « The following letter is a request for information. I would like a copy of all my files and any file concerning me. » [15] Il souhaite obtenir des renseignements nominatifs le concernant qui sont contenus dans des dossiers détenus par l’organisme. Cette demande est formulée en vertu de l’article 83 de la Loi sur l’accès qui stipule que : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [16] La soussignée constate qu’à l’audience, le demandeur réfère l’organisme aux « Services » avec lesquels il était en communication durant une période spécifique et qui détiendraient des documents le concernant. [17] Suivant l’engagement pris par l’organisme à l’audience, celui-ci démontre qu’il a communiqué au demandeur les documents qu’il détient à son égard. Le demandeur, pour sa part, n’a fourni, par un commencement de preuve, aucune information permettant de croire que l’organisme détiendrait d’autres documents et, le cas échéant, refuserait de les lui transmettre.
04 02 53 Page : 5 [18] À l’exception des documents déjà transmis au demandeur, la soussignée considère que l’organisme n’en détient pas d’autres. [19] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que l’organisme a communiqué au demandeur les documents nominatifs le concernant; FERME le présent dossier n o 04 02 53. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.