Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 18 55 Date : Le 10 mai 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. BCP LTÉE Entreprise DÉCISION L'ÉTAT DU DOSSIER DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE [1] Le 4 novembre 2004, le demandeur s’adresse à BCP ltée (« l’Entreprise ») pour obtenir une copie de son dossier d’employé et, plus spécifiquement, tout son dossier de nature médicale. Il ajoute qu’il veut de l’Entreprise la justification de « […] l’utilisation ou la communication des renseignements personnels me concernant notamment auprès des gens des médias et des représentants du parlement fédéral plus particulièrement pour la période de janvier à juin 2004. » [2] Le 4 décembre 2004, le demandeur sollicite l’intervention de la Commission d’accès à l’information (la « Commission »), l’Entreprise n’ayant pas répondu à sa demande.
04 18 55 Page : 2 [3] Le 18 février 2005, la Commission fait parvenir au demandeur la décision suivante à la suite de sa requête d’assigner plus de dix témoins : La présente fait suite à votre requête du 8 février dernier dans le dossier ci-dessus mentionné sollicitant l’intervention de la Commission d’accès à l’information pour assigner un peu plus de dix témoins pour l’audience du 15 mars 2005. J’ai étudié le dossier. Il s’agit d’une demande produite en vertu de l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pour obtenir copie de votre dossier d’employé et, plus spécifiquement, les documents de nature médicale : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. La Commission est saisie d’une demande d’accès à des documents détenus par l’entreprise vous concernant. Elle n’a pas, à ce stade-ci, à déterminer du type d’utilisation de ces divers documents. Le fardeau de la preuve de l’existence des documents appartient donc à BCP ltée. La Commission ne voit pas la pertinence, à cette étape des procédures et compte tenu de la demande d’accès, d’assigner des témoins qui, selon le texte que vous m’avez soumis, ne se rattachent pas à la preuve sur la détention de documents. Ainsi, vous exigez plutôt une justification de la communication de renseignements vous concernant par BCP ltée auprès des médias et de représentants du Parlement fédéral dans le cadre du programme des commandites. En outre, la Commission précise qu’elle n’est pas habilitée à trancher un litige en matière civile. Elle comprend également qu’elle n’a pas à décider des règles devant régir notamment l’utilisation du matériel journalistique, selon le 3 e alinéa de l’article 1 de la Loi sur le secteur privé, et le fonctionnement des comités parlementaires du gouvernement fédéral : […]
04 18 55 Page : 3 La Commission refuse donc votre demande d’assigner les témoins et se réserve le droit de réviser à l’audience, le cas échéant, cette décision. [4] Le 15 mars 2005, une audience a lieu à Montréal et la Commission reçoit, le 6 mai suivant, un affidavit de l’Entreprise. LE LITIGE [5] À l’audience du 15 mars 2005, les parties reconnaissent que le demandeur a déjà reçu une copie de son dossier d’employé. Elles admettent alors que le seul objet demeurant en litige consiste à déterminer si l’Entreprise détient l’endos du formulaire daté du 27 juillet 1995, intitulé « Demande de prestations d’assurance salaire » (pièce E-1). Elles acceptent également le dépôt des documents suivants : • La réponse fournie par l’Entreprise, le 16 décembre 2004, à la suite de la demande d’accès, confirmant qu’elle n’a pas d’objection à remettre au demandeur son dossier par l’intermédiaire de la Commission (pièce E-2); • La lettre du procureur de l’Entreprise, M e Michel Massicotte, datée du 2 mars 2005, soulignant qu’un huissier est à la disposition de la Commission pour attester du contenu du dossier remis au demandeur (pièce E-3). [6] À la requête de la Commission, M e Massicotte s’engage à faire parvenir aux parties, dans les dix jours, un affidavit d’une personne en autorité constatant les recherches effectuées pour trouver le document exigé par le demandeur et, le cas échéant, de le communiquer à celui-ci. [7] Le 30 mars 2005, la Commission refuse à M e Massicotte sa requête pour une nouvelle audition « […] afin que soit interrogé [le demandeur] dans le but de confirmer mes soupçons, à savoir qu'il avait déjà en mains, au moment de faire sa demande à votre Commission, le document dont il prétend aujourd'hui n'avoir jamais reçu copie. » [8] Le 6 avril 2005, la Commission ordonne à l’Entreprise et à son procureur de lui soumettre un affidavit d’une personne en autorité chez BCP ltée constatant les recherches effectuées pour trouver l’endos du formulaire daté du 27 juillet 1995, intitulé « Demande de prestations d’assurance salaire » (pièce E-1) et, le cas échéant, de le communiquer au demandeur.
04 18 55 Page : 4 [9] Le 6 mai 2005, la Commission reçoit l’affidavit suivant de M me Angela Chirinian, directrice des Ressources humaines chez l’Entreprise (pièce E-4) : Par la présente je confirme avoir vérifié le contenu du dossier [du demandeur], aujourd’hui soit vendredi le 6 mai 2005, à 10h45. Sous pli, je vous envoie donc la photocopie recto-verso du document «demande de prestations d’assurance salaire» daté du 27 juin (sic) 1995. [10] Le 9 mai 2005, la Commission fait parvenir à la procureure du demandeur, M e Valérie Couillard, l’affidavit de M me Chirinian et les documents l’accompagnant. DÉCISION [11] Les principales dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la « Loi ») applicables au cas sous étude sont les suivantes : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique, historique ou généalogique à une fin d'information légitime du public. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. 1 L.R.Q., c. P-39.1.
04 18 55 Page : 5 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. 32. La personne détenant le dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer. 34. La personne qui refuse d'acquiescer à la demande d'accès ou de rectification d'une personne concernée doit lui notifier par écrit son refus en le motivant et l'informer de ses recours. 42. Toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d'accès à l'information une demande d'examen de mésentente relative à l'application d'une disposition législative portant sur l'accès ou la rectification d'un renseignement personnel ou sur l'application de l'article 25. 43. Lorsque la mésentente résulte du refus d'acquiescer à une demande ou d'une absence de réponse dans le délai accordé par la loi pour répondre, la personne concernée doit la soumettre à la Commission dans les 30 jours du refus de la demande ou de l'expiration du délai pour y répondre à moins que la Commission, pour un motif raisonnable, ne la relève du défaut de respecter ce délai. (soulignements ajoutés) [12] La Commission constate que l'endos du formulaire exigé par le demandeur et reçu par l'Entreprise est bien celui du 27 juillet 1995. [13] La preuve documentaire et la déclaration assermentée de M me Chirinian me convainquent que le demandeur a obtenu de l’Entreprise, selon les termes des articles 1 et 2 de la Loi, tous les documents liés à sa demande.
04 18 55 Page : 6 [14] En conséquence, la Commission est d’avis que son intervention n’est manifestement plus utile et décide donc de FERMER le dossier. MICHEL LAPORTE Commissaire Claude F. Archambault & Associés (M e Valérie Couillard) Procureurs du demandeur Desrosiers, Turcotte, Massicotte, Vauclair (M e Michel Massicotte) Procureurs de l'entreprise
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