Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 03 77 Date : Le 2 mai 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. COMMISSION SCOLAIRE DE LA RIVERAINE Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 24 janvier 2003, le demandeur veut obtenir de l’organisme, concernant l’accident survenu à sa fille, diverses informations qu’il énumère en 10 points. [2] Le 26 février 2003, n’ayant obtenu aucune réponse de l’organisme, le demandeur formule une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (la Commission). [3] Le 28 mars 2003, le responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable), ayant été avisé par la Commission en vertu du deuxième alinéa de l’article 137 qu’une demande de révision avait été déposée par le demandeur, précise à la Commission certains faits et affirme son intention de ne pas répondre à la demande d’informations du 24 janvier 2003. Sa position s’appuie 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
03 03 77 Page : 2 sur les dispositions du chapitre II de la Loi, à sa sous-section 5 intitulée « Renseignements ayant une incidence sur les décisions administratives et politiques » (articles 30 à 40), sans plus de précision. [4] Par sa lettre adressée à la Commission en date du 24 novembre 2003, l’avocat de l’organisme, M e Marc Lemaire, estime que les conclusions et recommandations faites à l’organisme et qui pourraient avoir été consignées sur un document seraient visées par les articles 32, 37, 38 et 39 de la Loi. [5] Une audience débute le 11 juin 2004, pour sa plus grande partie, et se termine le 22 février 2005, date à laquelle le délibéré peut commencer. L'AUDIENCE A. DÉCLARATION DES PARTIES [6] À la reprise de l’audience le 22 février dernier, et après discussion entre les parties, celles-ci informent la Commission que le litige se limite désormais à déterminer l’accessibilité du demandeur aux seuls documents suivants, savoir : la lettre adressée par l’assureur de l’organisme, Lombard Canada, à l’organisme le 15 juin 1998, ayant pour objet les « Recommandations visant la prévention des sinistres » ainsi que, y annexées, les recommandations de l’assureur pour l’ensemble des écoles situées sur le territoire de l’organisme (2 pages) et pour l’école Saint-Pierre (une page). B. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de monsieur Raymond Cormier. [7] Monsieur Cormier occupe les postes de Secrétaire général, Directeur des ressources financières et Responsable de l’accès de l’organisme depuis le 1 er juillet 2003. [8] Il dépose entre les mains de la Commission, sous pli confidentiel, la lettre de Lombard Canada du 15 juin 1998 adressée à l’organisme ainsi que les trois pages y annexées dont il est question plus haut.
03 03 77 Page : 3 [9] Le témoin ajoute que ce document est le seul que l’organisme détienne et qui puisse répondre à la partie de la demande d’accès qui reste en litige. ii) du demandeur [10] Le demandeur ne présente aucun élément de preuve. C. LES REPRÉSENTATIONS i) de l’organisme [11] L’avocat de l’organisme prétend que le deuxième alinéa de l’article 37 s’applique. En effet, il s’agit de recommandations faites par le conseiller en gestion de risque de l’assureur de l’organisme et de ses écoles sous sa responsabilité. [12] L’avocat n’invoque plus les autres restrictions que le Responsable avait mentionnées dans sa lettre adressée à la Commission le 28 mars 2003. Il ne mentionne pas non plus les autres motifs qu’il avait lui-même invoqués dans sa lettre du 24 novembre 2003 adressée également à la Commission. ii) du demandeur [13] Le demandeur s’en remet à la décision de la Commission. DÉCISION [14] L’organisme n’a soulevé aucun motif de refus à l’intérieur du délai de 20 jours que la Loi lui impartit pour répondre à la demande d’accès. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document
03 03 77 Page : 4 demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. 50. Le responsable doit motiver tout refus de donner communication d'un renseignement et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. 52. À défaut de donner suite à une demande d'accès dans les délais applicables, le responsable est réputé avoir refusé l'accès au document. Dans le cas d'une demande écrite, ce défaut donne ouverture au recours en révision prévu par la section I du chapitre V, comme s'il s'agissait d'un refus d'accès. [15] Le seul motif soulevé tardivement et plaidé par l’avocat lors de l’audition se fonde sur le deuxième alinéa de l’article 37 de la Loi : 37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre
03 03 77 Page : 5 organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. [16] La jurisprudence dominante 2 de la Commission et des tribunaux supérieurs interdit à un organisme d’invoquer des motifs facultatifs de refus de communiquer des documents après l’expiration des délais que lui prescrit la Loi pour répondre, à moins de circonstances exceptionnelles ayant pour effet de l’empêcher de soulever ce motif en temps opportun. [17] L’article 37 invoqué par l’organisme pour refuser tardivement la communication n’est pas un motif impératif de refus mais bien un motif facultatif de refus. En effet, cette disposition prévoit qu’un organisme « peut » et non « doit » refuser de communiquer un avis ou une recommandation. [18] De toute manière, même si ce motif avait été soulevé en temps opportun, à la simple lecture des documents en litige, la Commission conclut que ceux-ci ne contiennent aucun avis ou recommandation au sens de l’article 37 de la Loi. 2 Paul Revere, compagnie d’assurance-vie c. Chaîné, [2002] CAI 394 C.Q. (jugement rendu le 27 avril 2000), 401 à 404, confirmant la décision de la Commission dans Chaîné c. Paul Revere, compagnie d’assurance; [1998] CAI 139, 150; Compagnie d’assurance-vie Transamérica du Canada c. Handfield G., Huguette, C.Q. Montréal 500-02-072697-993, le 17 mars 1999; Milliard c. Axa Assurance inc., [1999] CAI 305, 308 à 311 (la Cour du Québec n’a pas renversé la position de la Commission sur ce point; lire le jugement accueillant la requête pour permission d’en appeler 1999-10-19, C.Q.Q. 200-02-022679-999 et le jugement sur le fond rendu sur procès-verbal et renvoyant devant la Commission, 2001-02-05, C.Q.Q. 200-02-022679-999); Société de développement industriel du Québec c. Construction du St-Laurent ltée [1998] CAI 495 (C.Q.) 499; Conseil des assurances de personnes c. Dubord, [1997] CAI 434 (C.Q.) 436; Demers c. Club des Archers de Beaurivage, [1994] CAI 202, 204; Roberge c. Ministère de la Justice du Québec, C.A.I. Québec 93 08 22, le 30 mars 1994; Giroux c. Centre d'accueil La Cité des prairies inc. [1993] C.A.I. 53; Hains c. Ville de Beauport, [1993] C.A.I. 59; B. c. Centre de services sociaux Ville-Marie, C.A.I. Montréal 93 01 58, le 15 juin 1993; Morelli c. Corp. de la paroisse Notre-Dame-des-Prairies, [1991] C.A.I.92; Procureur général du Québec c. Bernier [1991] C.A.I. 378 (C.Q.); English c. Centre hospitalier de l’Hôtel-Dieu de Gaspé, [1991] CAI 385 (C.Q.) 386; Office du crédit agricole du Québec c. Butt, [1988] C.A.I. 104 (C.P.); Office du crédit agricole du Québec c. Talbot, [1989] C.A.I. 157 (C.Q.); Collège Dawson c. Beaudin, [1989] C.A.I. 94 (C.Q.).
03 03 77 Page : 6 [19] Ces documents contiennent, en substance, les exigences d’un assureur à un assuré, exigences auxquelles ce dernier doit se conformer dans un certain délai précis afin de respecter les stipulations du contrat d’assurance. [20] Il ne s’agit nullement d’avis ou de recommandations, au sens du deuxième alinéa de l’article 37, qu’un expert externe mandaté et payé par l’organisme formule à la fin d’une étude et que ce dernier pourra suivre ou ignorer, à sa convenance ou à sa discrétion, en toute liberté. [21] Le refus de l’organisme n’est pas fondé. [22] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; et ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur les documents en litige plus haut désignés sous le titre « A. DÉCLARATION DES PARTIES ». DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Marc Lemaire (Tremblay Bois Mignault Lemay, avocats)
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