Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 05 81 Date : Le 28 avril 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. COMMISSION SCOLAIRE DE LA RIVERAINE Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 12 mars 2004, le demandeur veut obtenir de l’organisme les documents suivants : A. Tous les documents traitant du démantèlement des vieilles installations du terrain de jeux situé dans la cour de l’école « La Nacelle » ainsi que ceux traitant de l’installation de tous les nouveaux appareils installés au même endroit depuis, notamment l’entente avec la Municipalité de St-Pierre sur le sujet, le nom de l’entrepreneur choisi pour exécuter ces travaux, la date de soumission, la date d’inspection, la lettre au député, les représentations pour subvention, etc.; et 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
04 05 81 Page : 2 B. La réponse donnée par le responsable des ressources matérielles à une autre demande d’accès qu’il a présentée à l’organisme le 24 janvier 2003. [2] Le 6 avril 2004, le Responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable), après avoir vérifié aux archives de l’organisme, répond au demandeur : A. qu’il ne peut repérer aucun document répondant à la demande A plus haut décrite. Il ajoute qu’il y aurait peut-être lieu que le demandeur s’adresse à la Municipalité en cause qui agit à titre de maître d’œuvre dans le dossier visé par la demande; et B. que le document demandé en B a déjà fait l’objet d’une autre demande d’accès et d’une demande de révision devant la Commission d’accès à l’information (la Commission) et que le débat doit se faire sur le sujet incessamment devant cette dernière. [3] Le 19 avril 2004, le demandeur requiert la Commission de réviser cette décision du Responsable. Comme rapporté plus loin, une audience débute le 11 juin 2004, se continue et se termine le 22 février 2005, date à laquelle le délibéré peut commencer. L'AUDIENCE [4] Une audience débute le 11 juin 2004, conjointement avec une autre ayant pour objet une demande de révision impliquant les mêmes parties et qui est étudiée au dossier de la Commission numéro 03 03 77. [5] Au cours de cette séance, la Commission constate que le Responsable n’a effectué aucune recherche pour repérer les documents demandés dans la ou les écoles visées par la demande d’accès qui sont sous la responsabilité de l’organisme. [6] En effet, après vérification auprès du Responsable au cours de la séance, une ou plusieurs de ces écoles seraient susceptibles de détenir directement certains des documents demandés. [7] Séance tenante, la Commission ordonne donc au Responsable d’exercer sa juridiction complètement, donc de parfaire ses recherches des documents
04 05 81 Page : 3 demandés dans la ou les écoles concernées, en particulier dans les dossiers du conseil de cet ou ces établissements et d’en faire rapport à la Commission. [8] N’ayant pas reçu du Responsable les documents et rapport faisant l’objet de l’ordonnance verbale du 11 juin 2004, la Commission la réitère par écrit, le 15 juillet 2004, accordant au Responsable un nouveau délai pour l’exécuter. Selon les termes de l’ordonnance du 15 juillet, le Responsable devait donc, avant le 13 août 2004, exercer sa juridiction et, par conséquent, transmettre par écrit au demandeur et à la Commission le résultat des déterminations suivantes : [a] assurer le demandeur que ses recherches dans les établissements concernés des documents demandés n’ont pas permis de retracer d’autres documents que ceux que M e Lemaire fait parvenir à la Commission avec cet envoi du 9 juillet dernier ; [b] décider, à partir de la demande d’accès devant lui, quelles sont les parties de ces documents qui sont accessibles au demandeur et quelles sont les parties qui ne lui sont pas accessibles et en vertu de quelles dispositions législatives ; [c] communiquer au demandeur sa décision et, le cas échéant, les parties accessibles des documents demandés. [9] Devant le défaut du Responsable d’exécuter en entier cette ordonnance et vu le manque d’éléments de preuve nécessaires à la Commission pour rendre une décision valable, cette dernière convoque les parties aux fins de continuer l’audience dans la présente cause. [10] Celle-ci se continue et se termine le 22 février 2005, date à laquelle le délibéré peut commencer. A. DÉCLARATIONS DES PARTIES [11] À la reprise de l’audience le 22 février dernier, et après discussion entre les parties, celles-ci informent la Commission qu’elles font la déclaration commune suivante : • Le demandeur reconnaît avoir reçu de l’organisme tous les procès-verbaux pertinents des conseils d’établissement concernés ainsi que tous les documents pouvant répondre au point A de sa demande d’accès. Au terme des explications reçues du témoin de l’organisme, il reconnaît que ce dernier ne détient pas d’autres documents pouvant répondre à cette partie A de sa demande d’accès.
04 05 81 Page : 4 • Le seul document restant en litige est la réponse partielle formulée par un membre du personnel de l’organisme à l’un ou l’autre des 10 points de sa demande d’accès antérieure datée du 24 janvier 2003. B. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de monsieur Raymond Cormier. [12] Monsieur Cormier occupe les postes de Secrétaire général, Directeur des ressources financières et Responsable de l’accès de l’organisme depuis le 1 er juillet 2003. [13] Il dépose entre les mains de la Commission, sous pli confidentiel, le document d’une page, non signé, intitulé « Réponses aux questions de Monsieur X vs accident de [….] » et contenant les réponses aux questions 8, 9 et 10 de la demande d’accès antérieure du demandeur datée du 24 janvier 2004. [14] Il s’agit, dit le témoin, d’un projet de réponse que le directeur de l’école Saint-Pierre (anciennement école « La Nacelle ») de Saint-Pierre-les-Becquets a préparé. [15] Il déclare que ce document n’existait pas au moment de la demande d’accès du demandeur datée du 24 janvier 2004 et qu’il a été ajouté au dossier du Responsable de l’accès de l’époque pour les besoins de l’analyse de cette demande d’accès du 24 janvier 2004. [16] Le témoin ajoute que ce document est le seul que l’organisme détienne et qui puisse répondre à la partie B. de la demande d’accès. ii) du demandeur [17] Le demandeur ne présente pas d'éléments de preuve. C. LES REPRÉSENTATIONS i) de l’organisme [18] L’avocat de l’organisme prétend que le Responsable n’a pas à fournir ce type de document puisqu’il ne fait pas partie des archives de l’organisme.
04 05 81 Page : 5 ii) du demandeur [19] Le demandeur prétend que tous les documents détenus physiquement ou juridiquement par l’organisme, qu’ils soient classés dans les dossiers administratifs ou généraux de l’organisme ou dans ses archives ou qu’ils soient classés dans les dossiers des établissements scolaires sous sa responsabilité ou dans les archives de ces derniers, tombent sous l’application de la Loi. [20] Il veut ainsi réfuter la prétention de l’organisme qui tente de limiter son assujettissement à la Loi aux seuls documents faisant partie de ses propres archives. DÉCISION [21] La Commission souscrit à la position du demandeur qui soutient que tous les documents détenus par l’organisme ou par les écoles sous sa responsabilité, que ces documents soient versés à leurs archives respectives ou non, sont assujettis à la Loi. [22] Le document intitulé « Réponses aux questions de Monsieur X vs accident de [….] » contenant des réponses aux questions 8, 9 et 10 est accessible au demandeur, aucune restriction à l’accès ne s’appliquant à ce document. [23] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; et ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur le document restant en litige et intitulé « Réponses aux questions de monsieur X vs accident de [….] ». DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Marc Lemaire (Tremblay Bois Mignault Lemay, avocats)
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