Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 17 34 Date : Le 6 avril 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. MINISTÈRE DE LA JUSTICE DU QUÉBEC Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 4 septembre 2003, le demandeur formule auprès du ministère de la Justice du Québec (le « Ministère ») une demande pour obtenir les documents suivants : 1) Le Rapport sur l’utilisation des témoins repentis en 1999 et/ou 2000 et/ou 2001 et/ou 2002; 2) Le Rapport Guérin;
03 17 34 Page : 2 3) Les rapports publics, émis entre 1992 et 2002 inclusivement, traitant de l’utilisation et/ou de la gestion des témoins repentis et/ou témoins spéciaux et/ou agents sources. [2] Le 23 septembre 2003, le Ministère avise le demandeur qu’il ne détient pas le premier rapport demandé. Il lui réclame 80,97 $ en frais de reproduction avant de lui remettre deux documents repérés en lien avec les deuxième et troisième points de la demande d’accès. [3] Le 1 er octobre 2003, le demandeur est insatisfait de la décision rendue par le Ministère. Il conteste les frais de 80,97 $ exigés par celui-ci et veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») révise cette décision. [4] Le 14 mars 2005, une audience a lieu à Montréal. Le demandeur y assiste par lien téléphonique. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [5] Le demandeur atteste à l’audience que le seul objet du litige consiste à décider si le Ministère pouvait exiger les frais de reproduction au montant de 80,97 $. B) LA PREUVE i) Du Ministère M. Pierre Dion [6] M. Dion, responsable de l’accès, affirme que le Ministère ne détient aucun document en lien avec le premier sujet faisant l’objet de la demande d’accès, soit le « Rapport sur l’utilisation des témoins repentis » pour la période de 1999 à 2002. [7] M. Dion remet à la Commission une copie de la page couverture et de la table des matières du rapport principal et du rapport-synthèse du groupe de travail sur l’administration de la justice en matière criminelle (le « Rapport Guérin ») (pièce O-1 en liasse) répondant au deuxième sujet de la demande d’accès. Il spécifie que les rapports font respectivement 158 et 43 pages. Il soutient que le
03 17 34 Page : 3 Ministère possède l’original des rapports dont il se sert pour en produire une copie lors d’une demande d’accès comme en la présente. [8] M. Dion certifie que le Ministère ne détient qu’un document de nature publique traitant de l’utilisation ou de la gestion des témoins repentis et spéciaux ou agents sources. Il s’agit du document intitulé « Rapport sur l’utilisation des témoins repentis en 1998 » ayant été publié au mois de juin 2000. Il dépose une copie de la page couverture et de la table des matières de ce dernier rapport, lequel fait 66 pages, incluant 29 pages d’annexes (pièce O-2). Il affirme qu’il n’a pas d’objection à remettre au demandeur les documents détenus par le Ministère, sous réserve des frais exigibles pour leur reproduction. [9] M. Dion explique que le Ministère a facturé le demandeur, conformément à l’article 11 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») et aux articles 1, 3 et 5 du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs 2 (le « Règlement sur les frais »), pour un montant total de 80,97 $, réparti comme suit : 279 pages à 0,29 $, incluant les pages couvertures 80,91 $ Frais de transport 06,01 $+ Sous total 86,92 $ Franchise 05,95 $- Total 80,97 $ [10] M. Dion affirme qu’il n’a pas reçu ce montant de 80,97 $ de la part du demandeur. [11] M. Dion assure que le Ministère ne détient aucun autre document lié à la demande d’accès. Il garantit que le Ministère ne possède pas d’autres exemplaires des rapports que ceux détenus par le Service des archives. [12] Interrogé par le demandeur, M. Dion indique qu’il n’a pas trouvé, lors de ses recherches, le « Rapport sur le recours aux délateurs dans le contexte de l’administration de la justice québécoise », réalisé en 1993 par MM. F. Gravel et F. Bordelais du Centre international de criminologie de l’Université de Montréal. Il 1 L.R.Q., c. A-2-1. 2 L.R.Q., c. A-2.1, r. 1.1.
03 17 34 Page : 4 mentionne que le Service des communications du Ministère relève, comme lui, du bureau du sous-ministre. De cette dernière situation, il avance qu’il saurait si le Service des communications possède ou non des exemplaires des rapports. ii) Du demandeur [13] Le demandeur prétend que le Ministère aurait dû lui communiquer les rapports demandés sans exiger de frais de reproduction, le Service des communications détenant des exemplaires de ceux-ci. Il allègue qu’un codétenu a formulé récemment la même demande d’accès que la sienne, auprès du Service des communications, et qu’il a obtenu, sans frais, copie des rapports. Il maintient donc sa requête de recevoir gratuitement les rapports demandés. [14] Le demandeur soutient que le Ministère ne peut lui exiger des frais de reproduction pour un document déjà détenu par le Service des communications ne nécessitant pas qu’on le photocopie. [15] Interrogé par la procureure du Ministère, M e Dominique Legault, le demandeur estime que les rapports obtenus par le codétenu ne sont pas une reproduction des originaux, étant boudinés et de couleur conforme à ceux-ci. [16] Interrogé par la Commission, le demandeur croit qu’aucuns frais n’a été exigé par le Service des communications au codétenu pour obtenir les rapports. Cependant, il confirme qu’il n’a pas d’écrit constatant cette dernière situation. C) LES ARGUMENTS Du Ministère [17] M e Legault soumet que le Ministère peut réclamer des frais au demandeur, selon les termes de l’article 11 de la Loi, avant de reproduire les documents requis par celui-ci 3 . [18] M e Legault allègue que les frais doivent correspondent à ceux prévus aux articles 1, 3 et 5 de la Loi, au Règlement sur les frais et à l’Annexe I de celui-ci : 3 Savard c. Québec (Ministère de la Justice), [2002] C.A.I. 327.
03 17 34 Page : 5 1. Les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs détenus par un organisme publics sont ceux qui sont indiqués aux annexes I et II, à moins qu’ils ne soient mentionnés au chapitre II du présent règlement. 3. Une personne à qui le droit d’accès à un document ou à un renseignement nominatif est reconnu, est exempté du paiement des frais de transcription, la reproduction et la transmission de celui-ci, jusqu’à concurrence de 5,95$. 5. Sous réserve de la franchise prévue à l’article 3, les frais exigibles pour la transcription d’une copie ou d’une transmission d’un document ou d’un renseignement nominatif sont ceux déboursés par l’organisme pour cette transmission. Annexe I Frais prescrits 1. Feuille de papier 0,29 $ pour chaque page par un photocopieur […] [19] M e Legault demande donc à la Commission de rejeter la demande de révision du demandeur parce que non fondée, le Ministère ayant satisfait les exigences de la Loi. DÉCISION [20] La preuve révèle que le Ministère ne détient pas d’autres documents en lien avec la demande d’accès, selon les termes de l’article 1 de la Loi, que les rapports qu’il a préalablement identifiés : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
03 17 34 Page : 6 [21] La preuve révèle également que le Ministère a écrit au demandeur, dans le délai prévu à l’article 47 et selon les exigences de l’article 11 de la Loi, pour lui réclamer les frais de 80,97 $ prescrits par règlement, et ce, avant de reproduire les documents : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2 o informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; […] 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. (soulignement ajouté) [22] Le Ministère a convaincu la Commission qu’il ne détient pas d’autres documents liés à la demande d’accès que les rapports sous étude et qu’elle a respecté intégralement les prescriptions de la Loi et du Règlement sur les frais. En conséquence, le Ministère était justifié, vu la preuve prépondérante, de réclamer les frais de 80,97 $ avant de reproduire les documents exigés par le demandeur. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [23] CONSTATE que la décision de la personne responsable de l’accès du Ministère réclamant du demandeur des frais de reproduction de 80,97 $ était justifiée;
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