Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 06 15 Date : Le 21 mars 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le demandeur réclame de l’Université du Québec à Montréal (« l’Université »), le 18 mars 2004, une copie complète des renseignements le concernant détenus par le Service de la prévention et de la sécurité (le « Service de la sécurité ») depuis le mois d’octobre 2003, incluant notamment les lettres de plaintes et rapports à son sujet.
04 06 15 Page : 2 [2] Le secrétaire général de l’Université répond au demandeur, le 22 mars 2004, ce qui suit : […] Lors d’une conversation avec ma secrétaire le même jour, vous avez indiqué que les documents que vous demandiez vous étaient nécessaires en raison d’une rencontre qui était prévue le lendemain avec le Comité d’intervention. Puisque lors de cette rencontre une entente est intervenue, je crois opportun de suspendre votre demande. Je réactiverai celle-ci si vous écrivez à cet effet à madame Lucie Latendresse. [3] Le demandeur présente à la Commission d’accès à l’information (la « Commission »), le 30 mars 2004, une requête pour réviser cette décision de l’Université. [4] L’Université invoque, le 2 avril 2004, les articles 9, 29, 32, 37, 39, 56, 86.1 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») pour refuser l’accès aux documents exigés par le demandeur. [5] La Commission avise les parties, le 6 mai 2004, que le demandeur a soumis une demande de révision. [6] Une audience se tient à Montréal le 15 février 2005. L'AUDIENCE A) LA QUESTION PRÉLIMINAIRE [7] La Commission rejette à l’audience la requête en irrecevabilité de l’Université, considérant qu’elle est valablement saisie d’une demande de révision de la part du demandeur. B) LE LITIGE [8] La Commission doit décider si les motifs de restriction soulevés par l’Université le 2 avril 2004, soit dans le délai prévu à l’article 47 de la Loi, s’appliquent aux documents requis par le demandeur. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 06 15 Page : 3 [9] Le demandeur déclare à l’audience qu’il veut obtenir la nature des plaintes dont il a été l’objet, à l’exception des nom et adresse des plaignants. [10] De consentement, l’Université dépose les documents suivants : • Lettre d’entente du 19 mars 2004 intervenue entre les parties au Comité d’intervention (pièce O-1); • Courriel du demandeur à M me Lucie Latendresse du 29 mars 2004 (pièce O-2); • Documents transmis au demandeur par l’Université lors de sa réponse du 2 avril 2004 (pièce O-3 en liasse); • Politique de prévention et de sécurité (pièce O-5); • Règlement de régie interne n o 2 (pièce O-6); • UQAM en bref (pièce O-7). C) LA PREUVE i) De l'Université M. Pierre Parent [11] M. Parent, responsable de l’accès, mentionne que l’Université a répondu à la demande d’accès le 2 avril 2004, soit avant d’avoir obtenu l’avis de la Commission, daté du 6 mai suivant, constatant la demande de révision soumise par le demandeur (pièce O-4). [12] Interrogé par le demandeur, M. Parent explique qu’il traite toutes les demandes d‘accès en collaboration étroite avec le Service juridique de l’Université. M. Alain Gingras [13] M. Gingras, directeur du Service de la sécurité, remet à la Commission les documents en litige sous pli confidentiel. Il considère que l’identité et le nombre de documents en litige sont des renseignements devant être traités confidentiellement.
04 06 15 Page : 4 Preuve ex parte [14] Une preuve ex parte est présentée à la Commission, selon les termes de l’article 20 de ses Règlements 2 : 20. La Commission peut prendre connaissance, en l'absence du requérant et à huis clos, d'un document que l'organisme public ou le tiers prétend devoir être soustrait à l'accès en vertu d'une restriction prévue à la section II de la Loi. [15] Au retour, la Commission souligne au demandeur que l’Université n’a soumis une preuve que sur les articles 29 et 88 de la Loi, les autres motifs de restriction étant abandonnés : 29. Un organisme public doit refuser de communiquer un renseignement portant sur une méthode ou une arme susceptible d'être utilisée pour commettre un crime ou une infraction à une loi. Il doit aussi refuser de communiquer un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de réduire l'efficacité d'un dispositif de sécurité destiné à la protection d'un bien ou d'une personne. 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [16] Avec l’assentiment de l’Université, la Commission raconte que les 24 documents en litige sont des rapports, plaintes et correspondance. L’Université refuse l’accès à l’intégralité de ces documents parce qu’elle est d’avis que la substance même de ceux-ci dévoilerait soit un dispositif de sécurité, soit des renseignements nominatifs. 2 Règles de preuve et de procédure de la Commission d'accès à l'information, décret 2058-84.
04 06 15 Page : 5 ii) Du demandeur [17] Le demandeur reconnaît avoir signé, le 19 mars 2004, la lettre d’entente intervenue entre les parties (pièce O-1). Il précise avoir déposé une plainte auprès de l’Ombudsman de l’Université pour protester contre la façon de faire du Comité d’intervention. D) LES ARGUMENTS i) De l'Université [18] Le procureur de l’Université, M e Normand Petitclerc, soutient que celle-ci doit protéger les renseignements nominatifs en sa possession, préserver son système de sécurité et conserver la confiance des gens qui lui communiquent confidentiellement des informations. [19] M e Petitclerc allègue que le nom, l’adresse, les circonstances décrites permettant d’identifier un tiers, les opinions et les doléances exprimées par une personne sont des renseignements nominatifs protégés par l’article 88 de la Loi 3 , et ce, même si le nom de l’auteur des doléances est connu 4 . Il ajoute qu’il est impossible d’élaguer les documents en litige sans risquer de révéler des renseignements nominatifs ou l’identité d’un plaignant 5 . [20] M e Petitclerc prétend que la communication des documents en litige, même en l’absence du nom du plaignant, pourrait affecter ou diminuer, dans le cas présent, l’effet d’un dispositif de sécurité au sens de l’article 29 de la Loi 6 . ii) Du demandeur [21] Le demandeur explique que sa demande visait à accéder aux documents pouvant lui être nécessaires pour se défendre lors de la rencontre avec le Comité d’intervention le 19 mars 2004 (pièce O-1). Il affirme qu’on lui a refusé l’accès aux documents et, également, d’ajourner la séance du Comité d’intervention pour qu’il 3 X c. Ville de Chambly, C.A.I. Montréal, n o 03 05 11, 20 avril 2004, c. Laporte; Tremblay c. Ville de Laval, C.A.I. Montréal, n o 02 06 92, 25 mars 2003, c. Laporte; Forget c. Ville de Saint-Hubert, C.A.I. Montréal, n o 01 03 95, 30 mai 2002, c. Stoddart; Ville de Montréal c. Chevalier, [1998] C.A.I. 501 (C.Q.). 4 X. c. Y., [2003] C.A.I. 582. 5 Caron c. Centre de services sociaux Laurentides-Lanaudière, [1990] C.A.I. 21. 6 Marceau c. Ministère de la Sécurité publique, [1999] C.A.I. 366; Leblanc c. Ministère de la Sécurité publique, C.A.I. Montréal, n o 00 04 74, 22 mars 2001, c. Laporte; Fédération des employées et employés de services publics inc. c. Société des traversiers du Québec, [1998] C.A.I. 164.
04 06 15 Page : 6 puisse les obtenir. Il est d’avis que cette façon de faire ne respecte pas la présomption d’innocence ni ses droits à une défense pleine et entière. [22] Le demandeur avance que le Comité d’intervention n’a reçu aucune preuve des actes qu’on lui reprochait, constituant, selon lui, un déni de justice. Il réitère que l’Université peut lui remettre une copie des documents en litige, masquée des renseignements nominatifs qui s’y trouvent. DÉCISION [23] Le Comité d’intervention de l’Université reproche au demandeur d’avoir eu des gestes intimidants et harcelants auprès de certains étudiants et membres du personnels. [24] Les parties signent une lettre d’entente, le 19 mars 2004, par laquelle le demandeur s’engage, entre autres, à ne fréquenter l’Université que le mercredi pour la session d’hiver 2004, devant s’abstenir de s’y présenter les autres journées (pièce O-1). De plus, la preuve démontre que le demandeur a depuis produit le certificat exigé à la lettre d’entente lui permettant de poursuivre ses études à l’automne 2004. [25] Les documents remis par l’Université au demandeur nous informent que celui-ci veut connaître les démarches entreprises par l’Université dans le traitement des plaintes dont il a été l’objet (pièce O-3 en liasse). La correspondance échangée entre les parties contient essentiellement les mêmes récriminations que celles formulées par le demandeur lors de l’audience au sujet du Comité d’intervention. Il est toutefois spécifié par le demandeur, dans un courriel du 29 octobre 2003, qu’il ne portera pas plainte contre une personne si celle-ci fait de même. L’article 29 de la Loi [26] Dans les circonstances, l’Université peut-elle refuser au demandeur l’accès aux documents en litige le concernant détenus par le Service de la sécurité, s’agissant de renseignements pouvant réduire l’efficacité d’un dispositif de sécurité destiné à la protection d’un bien ou d’une personne, selon les termes de l’article 29 de la Loi?
04 06 15 Page : 7 La politique de prévention et de sécurité de l’Université [27] La politique de prévention et de sécurité de l’Université énonce les divers principes la régissant en cette matière, notamment l’importance de maintenir le bon ordre au sein du campus et de procurer un environnement sécuritaire à sa communauté universitaire et aux visiteurs, en privilégiant la prévention plutôt que la seule intervention (pièce O-5). Elle prévoit l’implantation d’un guichet unique et d’un numéro de téléphone d’urgence accessible en tout temps à la communauté (articles 1 et 5). Une enquête est menée chaque fois qu’une intervention survient et celle-ci fait l’objet d’analyses, d’un bilan des interventions et, le cas échéant, de recommandations (article 5.3). Dans le cas d’étudiants, comme en la présente, un comité d’intervention est mis en place pour décider de mesures provisoires (article 6.4.1). [28] Le Service de la sécurité est membre du Comité d’intervention, lequel relève de l’autorité du conseil d’administration de l’Université. Les mesures applicables par le Comité d’intervention ne sont valides que pour une période de 20 jours, renouvelables qu’une seule fois (pièce O-6, article 6.6). Le rôle du Service de la sécurité est, pour sa part, notamment de voir (pièce O-5, article 8.2) : • au développement d’attitudes favorisant un environnement sécuritaire de nature participative par les membres de la communauté; • à la mise en place de mesures de protection; • à la prise en charge prompte et efficace des événements portant atteinte à la sécurité des personnes et des biens; • à l’analyse des événements et des mesures correctrices; • à conseiller le comité institué dans les cas de perturbation majeure. [29] C’est dans ce cadre normatif que sont détenus les documents en litige par le Service de la sécurité. [30] Je suis d’avis, vu la preuve documentaire et ex parte, que l’identification des documents en litige n’est pas de nature à réduire l’effet d’un dispositif de sécurité. [31] J’ai examiné les documents en litige. Il s’agit de rapports d’événements, plaintes et correspondance totalisant 51 pages. Il faut rappeler que la Loi prévoit,
04 06 15 Page : 8 à son article 83, qu’une personne peut accéder aux renseignements la concernant et que les limitations pouvant affecter ce droit doivent recevoir une interprétation restrictive : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. La revue de la jurisprudence sur l’article 29 de la Loi [32] La Commission a déjà refusé l’accès : • aux passages d’un rapport d’enquête expliquant en détail les mesures de sécurité mises en place pour assurer la protection de détenus 7 ; • aux ententes sur le développement d’un système de sécurité des télécommunications entre les pharmaciens et la RAMQ 8 ; • au guide d’opération du plan de communication du plan des mesures d’urgence de Gentilly II 9 ; • au plan de mesures d’urgence en cas de sinistre de la Ville de Montréal, sauf les parties ayant été rendues publiques 10 ; • aux numéros de téléphone permettant de rejoindre les employés d’Hydro-Québec se trouvant à l’annexe aux schémas organisationnels en sécurité de barrages région La Grande Rivière 11 ; 7 Union des agents de la paix en institutions pénales c. Ministère de la Sécurité publique, [1989] C.A.I. 184. 8 Gestion Infopharm inc. c. Régie de l’assurance maladie du Québec, [2002] C.A.I. 102. 9 Nolin c. Hydro-Québec, [1989] C.A.I. 268 10 Centre de micro-informatique appliquée du Plateau inc. c. Montréal (Ville de), [1992] C.A.I. 257. 11 Roslin c. Hydro-Québec, [1999] C.A.I. 159.
04 06 15 Page : 9 • aux montants engagés visant la protection d’un ancien premier ministre 12 ; • aux contrats, rapports d’évaluation et correspondance liés à la surveillance des pompiers et à la protection des cadres-pompiers 13 ; • au dossier du Service correctionnel au sujet d’un témoin délateur 14 ; • au rapport d’enquête réalisé par deux policiers de la Sûreté du Québec à la suite d’une lettre qu’un demandeur a adressée au premier ministre du Québec 15 . [33] En outre, dans l’affaire Winters c. Ministère de la Justice 16 , la Commission avance, au sujet de l’accès au rapport réalisé par le groupe de travail sur la boxe et le kick-boxing, que : Cette disposition [article 29] traite de renseignements portant sur une méthode ou une arme susceptible d’être utilisée pour commettre un crime ou une infraction à une loi. Elle exclut la simple constatation d’infractions ou de manœuvres frauduleuses qui ne fait pas état d’un système, d’un procédé ou d’une technique ou manière utilisé pour commettre celles-ci. […] [34] Dans l’affaire Fédération des employés et employés de services publics inc. c. Société des traversiers du Québec 17 , la Commission est appelée à trancher de l’accès aux soumissions et prix présentés à la Société des traversiers du Québec concernant un dispositif de sécurité à ses établissements et à l’un de ses traversiers. Elle a décidé que la divulgation des informations sur l’accès à l’édifice et aux équipements et de celles sur le délai de réaction et les prix du système de protection est protégée par le 2 e alinéa de l’article 29 de la Loi. La commissaire Boissinot précise que : 12 Charette c. Ministère de la Sécurité publique, C.A.I. Québec, n o 96 17 63, 22 mai 1997, c. Grenier. 13 Ouimet c. Ville de Montréal, C.A.I. Montréal, n o 98 05 32, 26 janvier 1999, c. Laporte. 14 Pinsonneault c. Ministère de la Sécurité publique, [2003] C.A.I. 20; 15 Leblanc c. Ministère de la Sécurité publique, précitée, note 6. 16 Winters c. Ministère de la Justice, [1986] C.A.I. 479, 483. 17 Précitée, note 6, 167.
04 06 15 Page : 10 […] La formulation de cette disposition de la loi n’exige pas que cette divulgation en annule totalement l’efficacité. Il suffit qu’elle en soit diminuée, […]. [35] La revue de la jurisprudence applicable me permet de soutenir que les courriels émanant du demandeur et les réponses à ceux-ci se trouvant aux pages 18, 20, 21, 24 à 29 et 35 ne renferment aucune information permettant de répondre aux exigences de l’article 29 de la Loi. Ces dernières informations en litige ne dévoileraient pas non plus de renseignements au sujet d’une autre personne physique au sens de l’article 88 de la Loi. Il en est de même pour la lettre convoquant le demandeur à la séance du Comité d’intervention à la page 41, pour la lettre d’entente du 19 mars 2004 aux pages 45 et 46 et pour la partie des courriels d’origine transmise par le demandeur à un membre du personnel de l’Université aux pages 42 à 44. [36] En ce qui concerne les rapports d’événements, il s’agit d’un formulaire type rempli par une personne relevant du Service de sécurité. Nous y trouvons de façon générale les titres suivants : Type d’événement; Description; Crée le; Crée par; Rédigé par; Quand; Où; Suivi; Qui (plaignant, suspect et témoins); Quoi; Action; Enquête; Complément; Signature. [37] La preuve et la vérification des rapports d’événement me confirment que les titres « Suivi », « Quoi », « Action » et « Enquête » contiennent des renseignements qui auraient pour effet de réduire l’efficacité d’un dispositif de sécurité. Ces derniers renseignements et ceux se trouvant aux pages 47 à 51, de même nature, sont protégés par l’article 29 de la Loi.
04 06 15 Page : 11 L’article 88 de la Loi [38] Les articles 53, 56, 57 et 88 de la Loi nous enseignent qu’un renseignement nominatif est confidentiel, en l’absence de consentement de la personne visée, et que le demandeur ne peut obtenir un renseignement au sujet d’une autre personne physique n’ayant pas un caractère public : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 56. Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement nominatif concernant cette personne. 57. Les renseignements suivants ont un caractère public: 1 o le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; 2 o le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public; 3 o un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat; […]
04 06 15 Page : 12 [39] Il sera également refusé un texte qui, en substance, permet, selon les circonstances, de dévoiler un renseignement de nature nominative. J’en arrive à la conclusion que le demandeur ne peut obtenir de l’Université les renseignements se trouvant aux pages 9 à 13, 16, 17, 19, 22, 23 et 32 à 34. Il en est de même pour les parties ci-après décrites aux rapports d’événement se trouvant aux pages 1 à 3, 4 et 5, 6 à 8, 14 et 15, 30 et 31, 36 à 38, 39 et 40 : • Le nom des plaignants et témoins sous le titre « Qui »; • Le texte sous le titre « Complément ». [40] Le demandeur pourra donc avoir accès aux renseignements se trouvant aux pages 18, 20, 21, 24 à 29, 35, 41, 45 et 46 ainsi qu’à la partie des courriels d’origine qu’il a lui-même transmise à un membre du personnel de l’Université aux pages 42 à 44. Il pourra également obtenir copie des rapports d’événement, à l’exception des renseignements nominatifs en formant la substance se trouvant sous les titres suivants : « Suivi », « Qui » (nom du plaignant et témoin), « Quoi », « Action », « Enquête » et « Complément ». POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [41] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision du demandeur; [42] ORDONNE à l’Université de communiquer au demandeur les renseignements suivants : • les courriels et les lettres aux pages 18, 20, 21, 24 à 29, 35, 41, 45 et 46; • la partie des courriels d’origine se trouvant aux pages 42 à 44 qu’il a lui-même transmise à un membre du personnel de l’Université; • les rapports d’événement, sauf les renseignements se trouvant sous les titres suivants : Suivi; Qui (nom du plaignant et témoin); Quoi; Action; Enquête; Complément.
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