Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 18 31 Date : 25.03.2004 Commissaire : M e Christiane Constant Fondation de langue française pour l’innovation sociale et scientifique Partie demanderesse c. Université du Québec à Montréal Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 29 octobre 2002, la partie demanderesse requiert de l’Université du Québec à Montréal (l’« organisme »), de lui donner accès aux renseignements suivants « le nombre de livres en français par rapport aux livres en anglais que vous avez à la bibliothèque d’Informatique et des Sciences de l’Université du Québec à Montréal » (…)
02 18 31 Page : 2 [2] Le 13 novembre suivant, l’organisme lui répond qu’il « ne détient aucun document papier ou informatisé qui contienne l’information que vous demandez, malgré les recherches qui ont été faites. (…) [3] Le 19 novembre, la partie demanderesse sollicite l’intervention de la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») pour que soit révisée la décision de l’organisme. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME [4] L’organisme, qui est représenté par M e Normand Petitclerc, fait témoigner, sous serment, monsieur Marcel Simoneau, qui déclare être directeur de la Bibliothèque des Sciences depuis 1998. Celui-ci affirme avoir pris connaissance de la demande et avoir fait parvenir à la partie demanderesse une réponse le 13 novembre 2003 notant, entre autres, que malgré ses recherches, il n’a pu retrouver, sur support papier ou informatisé, les renseignements qu’elle souhaite obtenir eu égard au nombre de livres français par rapport à ceux de langue anglaise à cette bibliothèque. [5] Il explique qu’il existe un « système informatique pour l’ensemble » de l’Université. Pour pouvoir répondre à la demande, il aurait fallu à l’organisme de « reprogrammer le système ». Or, il ne peut le faire avec le programme actuel, sans modifier celui-ci. [6] Monsieur Simoneau indique cependant que le 4 juin 2003, il a transmis à M Petitclerc, une lettre par laquelle il signale que la partie demanderesse, par l’entremise de monsieur Jean-Marc Beausoleil, serait « satisfaite même si la réponse est approximative ». L’avocat lui a donc fait parvenir des exemples de réponses que d’autres universités ont fournis à monsieur Beausoleil, alors que celui-ci cherchait à obtenir les mêmes informations que celles indiquées dans la présente demande. [7] Après les avoir examinés et afin de tenter de mettre un terme au présent litige, monsieur Simoneau déclare qu’il a été « en mesure d’évaluer que dans la collection de la Bibliothèque des Sciences se trouvent environ 75% de livres en anglais et environ 25% en français, sujet à une marge d’erreur importante causée par l’impossibilité de notre système informatisé de repérage de gérer une telle demande. » [8] Sur réception de ces renseignements, l’avocat a demandé, le 9 juin 2003, à la Commission de transmettre à la partie demanderesse, à l’attention de monsieur Beausoleil les renseignements colligés (pièce O-1 en liasse).
02 18 31 Page : 3 B) DE LA PARTIE DEMANDERESSE [9] Monsieur Jean-Marc Beausoleil, après avoir été assermenté, témoigne pour la partie demanderesse. Il déclare qu’il est agent de développement de projet. Il oeuvre au sein de la Fondation de langue française pour l’innovation sociale et scientifique qui est un organisme sans but lucratif, lequel existe depuis l’année 2000. [10] Monsieur Beausoleil signale qu’il émet des réserves, lorsque monsieur Simoneau prétend que l’organisme voulait mettre un terme au litige opposant les parties, en ce qu’il a donné suite à la demande un an plus tard, tandis que l’Université Laval, l’Université de Montréal et l’École de technologie supérieure (l’ « ÉTS ») y ont répondu dans un « délai de vingt ou vingt et un jours ». Cette dernière fait partie intégrante de l’organisme. Il prétend que la partie demanderesse a plutôt été conciliante, pour avoir tenté d’obtenir les renseignements pouvant répondre à ladite demande, et ainsi mettre un terme au présent litige. ARGUMENTATION [11] En réponse aux allégations de monsieur Beausoleil voulant que l’organisme aurait répondu à la demande un an plus tard, l’avocat le réfère à la lettre datée du 13 novembre 2002 pour argumenter que l’organisme a plutôt répondu dans le délai légal de vingt jours, ce conformément aux dispositions législatives prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »). [12] L’avocat précise de plus que, dans le cadre d’une médiation qui permettrait de régler ce litige, il a requis de la Commission de lui transmettre des copies d’exemples de réponses que les autres universités avaient communiqués à la partie demanderesse sur le même sujet; il les a reçus, par télécopieur le 30 mai 2003. Rappelant la déposition de monsieur Simoneau, pour l’organisme, celui-ci a communiqué, le 9 juin suivant, à la partie demanderesse une réponse approximative des informations recherchées (O-1 en liasse précitée). [13] Par ailleurs, l’avocat rappelle d’autres éléments ressortis lors de la déposition de monsieur Simoneau, en ce qu’il existe un système informatique pour l’ensemble du réseau à l’Université. Sans une modification de ce système, l’organisme ne peut pas répondre à la demande telle que formulée; la partie demanderesse souhaitant obtenir les renseignements convoités. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 18 31 Page : 4 [14] Sur ce point, l’avocat plaide que la Loi sur l’accès vise des documents détenus par un organisme et non des renseignements, d’une part; cette loi ne prévoit pas la confection de documents pour pouvoir répondre à une demande, d’autre part. Néanmoins, afin de mettre un terme au litige opposant les parties, l’avocat argue que l’organisme a pu communiquer à la partie demanderesse une réponse approximative des renseignements recherchés (pièce O-1 en liasse précitée). [15] Monsieur Beausoleil, qui témoigne pour la partie demanderesse réitère les mêmes préoccupations qu’il a fait ressortir lors de sa déposition. LA DÉCISION [16] La partie demanderesse a formulé comme suit sa demande d’accès datée du 29 octobre 2002 auprès de l’organisme : (…) Nous voudrions savoir le nombre de livres en français par rapport aux livres en anglais que vous avez à la bibliothèque d’Informatique et des Sciences de l’Université du Québec à Montréal. Si vous nous dites qu’il est impossible d’avoir le chiffre exact, nous nous contenterons d’un pourcentage. » (…) [17] Tel que libellé, il est clair que la partie demanderesse cherche à obtenir des renseignements auprès de l’organisme et non des documents. La preuve a démontré qu’en réponse à cette demande, l’organisme a répondu, le 13 novembre 2002, qu’il « ne détient aucun document papier ou informatisé qui concerne l’information » qu’elle recherche, respectant ainsi le délai légal de vingt jours conformément à l’article 47 de la Loi sur l’accès. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document
02 18 31 Page : 5 demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [18] Par ailleurs, il importe de préciser que l’article 1 de la Loi sur l’accès prévoit que la présente loi s’applique à des documents détenus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions, ce, peu importe leur forme. [19] Commentant cet article, les auteurs Doray et Charette 2 indiquent notamment que la Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents existants au moment où le responsable de l’accès rend sa décision suite à la réception de la demande. Si le document n’existe pas, l’organisme n’a pas à en confectionner de nouveaux pour répondre à la demande d’un citoyen, ce, conformément à l’article 15 de ladite loi et à l’arrêt de la Municipalité régionale de comté d’Acton c. Corporation municipale de St-Valérien 3 . [20] Dans le cas sous étude, la preuve a démontré qu’au moment de la demande, les renseignements convoités n’étaient pas regroupés dans un 2 Raymond DORAY et François CHARETTE, Accès à l’information : loi annotée, jurisprudence, analyse et commentaires, vol. 1, Cowansville, Éditions Y. Blais, 2001, p. I /1-3 3 (1984-86) 1 C.A.I. 579.
02 18 31 Page : 6 document; l’organisme l’a confectionné, bien que l’article 15 de la Loi sur l’accès indique que : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [21] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que l’organisme lui a communiqué les renseignements qu’elle recherchait. FERME le présent dossier portant le n o 02 18 31. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Montréal, le 25 mars 2004 M e Normand Petitclerc Procureur de l’Université du Québec à Montréal
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