Dossier : 02 18 14 Date : 2004.03.02 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demanderesse c. UNIVERSITÉ DE SHERBROOKE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . L’AUDIENCE [1] Le 1 er décembre 2003, la Commission s’adresse aux parties en ces termes : La présidente de la Commission de l’accès à l’information (la Commission) a désigné la soussignée pour entendre la demande de révision citée en rubrique. La soussignée a donc examiné le dossier et est d’opinion que, considérant son état actuel, il ne convient pas de tenir 1 L.R.Q., c. A-2.1 (la Loi).
02 18 14 Page : 2 l’audience formelle qui était prévue à Alma le 17 décembre prochain. Celle-ci est donc annulée. La soussignée est d’avis qu’une étude de la contestation de la demanderesse peut se faire par écrit pour le moment. La Commission souhaite d’abord informer les parties de l’état actuel du dossier, comme elle le fait ci-après, et obtenir ensuite les commentaires écrits de la demanderesse comme ci-après indiqué. La Commission avise d’abord l’organisme que la demanderesse lui a signifié, par télécopieur, le 25 novembre 2003, que M e Claude Desbiens ne la représentait plus dans ce dossier. La Commission prend acte de ce fait et effectue les changements administratifs qui s’imposent. Le dossier se résume comme suit : Ce dossier débute par la demande d’accès de la demanderesse à son dossier et à tous documents qui la concernent, qui la visent ou qui la mettent en cause adressée le 30 octobre 2002 au registraire de l’organisme, monsieur Jean-Pierre Bertrand. Le 11 novembre suivant, la registraire, Madame France Myette, lui aurait fait parvenir le contenu du dossier que ce bureau détient et avise que la demande d’accès est transmise à la personne responsable des dossiers des étudiants de la faculté de médecine de l’organisme. Le 20 novembre 2002, la demanderesse requiert la Commission de réviser la décision de l’organisme et celle-ci avise les parties, le 6 décembre suivant, qu’un dossier de révision est ouvert. Par courrier du 8 janvier 2003, le Secrétaire général de l’organisme avise la Commission, sans servir copie de ce courrier à la demanderesse, que M. Louis Lemieux, adjoint administratif aux Études médicales postdoctorales à la Faculté de médecine de l’organisme a transmis à la demanderesse une copie intégrale de son dossier le 19 décembre 2002. (Une copie de ces lettres du 8 janvier 2003 et du 19 décembre 2002 est jointe au présent courrier adressé à la demanderesse – voir respectivement O-1 et O-8). Le 21 octobre 2003, un avis convoquant les parties à l’audience du 17 décembre 2003 à Alma (annulée par la présente) est posté. Le 18 novembre 2003, M e Marchesseault, avocat de l’organisme, communique avec la Direction des affaires juridiques de la Commission (dont copie est jointe à la présente lettre adressée à la demanderesse – voir O-2) pour indiquer ce qui suit : 1. Le 30 juillet 2003, des documents concernant la demanderesse ont été remis par M e Marchesseault à M e Claude Desbiens, avocat
02 18 14 Page : 3 de la demanderesse à l’époque. Ces documents sont remis à la Commission avec cet envoi du 18 novembre 2003. (Des copies de cette lettre de M e Marchesseault du 30 juillet (voir O-3) et des documents auxquels elle réfère sont jointes à la présente lettre adressée à la demanderesse – voir liasse O-4). 2. Cet envoi du 30 juillet 2003 comprend également les documents qui avaient déjà fait l’objet de la communication du 19 décembre 2003 par monsieur Louis Lemieux. 3. Le 14 juillet 2003, des documents du bureau de la Registraire ont été postés par madame France Myette, Registraire, à M e Claude Desbiens. (Des copies du bordereau de transmission de madame Myette à M e Marchesseault et des documents auxquels ce bordereau réfère sont jointes à la présente adressée à la demanderesse – voir liasse O-5). 4. Le 17 novembre 2003, monsieur Louis Lemieux, adjoint administratif – Études médicales postdoctorales à la Faculté de médecine de l’organisme, affirme solennellement qu’outre le dossier se trouvant chez le Registraire, il n’existe aucun autre dossier connu, susceptible de contenir des pièces ayant un lien quelconque avec les études médicales postdoctorales de la demanderesse chez l’organisme et qui seraient absentes de son dossier d’étudiante au Diplôme d’études supérieures en médecine de la famille chez l’organisme et de son dossier à l’UMF-Chicoutimi, sauf trois lettres d’appui d’entrée en « résidence » qui doivent rester confidentielle en vertu de l’article 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) (La Loi). (Copie de l’affirmation solennelle du 17 novembre 2003 de monsieur Lemieux transmise en original à la Commission est jointe à la présente adressée à la demanderesse – voir O-6). 5. Le 21 novembre 2003, copie de la lettre adressée à la Commission le 18 novembre précédent par M e Marchesseault est adressée à M e Claude Desbiens (Copie de cette lettre du 21 novembre est jointe à la présente adressée à la demanderesse – voir O-7). La Commission a effectivement reçu de M e Marchesseault copie des trois lettres d’appui d’entrée en « résidence » dont l’accès est refusé à la demanderesse et les conserve sous pli confidentiel afin de statuer sur leur accessibilité par la demanderesse en vertu de la Loi.
02 18 14 Page : 4 Sous réserve de l’opposition de la demanderesse à ce faire, il convient de déposer en preuve, sous les cotes indiquées ci-après, les documents dont l’énumération suit et qui ont été mentionnés ci-haut : O-1 Copie de la lettre adressée le 8 janvier 2003 par le Secrétaire général Martin Bluteau à la Commission ; O-2 Copie de la lettre adressée le 18 novembre 2003 par l’avocat de l’organisme, M e Marchesseault, à la Direction des affaires juridiques de la Commission ; O-3 Copie de la lettre adressée le 30 juillet 2003 par M e Marchesseault à M e Claude Desbiens ; O-4 Liasse des documents transmis en copie à M e Claude Desbiens, avocat de la demanderesse, le 30 juillet 2003 et à la Commission le 18 novembre 2003 ; O-5 Liasse contenant copie du bordereau de transmission par télécopieur du 17 novembre 2003 par madame France Myette à M e Marchesseault et des documents auxquels le bordereau réfère ; O-6 Copie de l’affirmation solennelle signée le 17 novembre 2003 par monsieur Louis Lemieux ; O-7 Copie de la lettre adressée le 21 novembre 2003 à la Commission par M e Marchesseault ; O-8 Copie de la lettre adressée le 19 décembre 2002 à madame [X] par monsieur Lemieux. Compte tenu de l’état du dossier, du contenu de la déclaration solennelle de monsieur Lemieux et de la jurisprudence constante de la Commission sur l’interprétation qu’il faut donner à l’article 88 de la Loi, la Commission souhaite savoir de la demanderesse, au plus tard le 15 janvier 2004, par un écrit de sa part, comment elle entend contredire ou mettre en doute la véracité ou l’exactitude des faits résultant de cette affirmation solennelle (O-6) lors d’une audience formelle devant la Commission. Une copie de cette lettre devra être servie par la demanderesse à l’avocat de l’organisme, M e Marchesseault. La Commission rappelle instamment à la demanderesse que ses commentaires devront faire valoir clairement en quoi son droit d’accès continue à être violé par l’organisme et en quoi les affirmations contenues à la déclaration solennelle de monsieur Lemieux du 17 novembre 2003 sont inexactes. La Commission rappelle également qu’en matière de révision, elle n’a aucune juridiction sur la façon dont un organisme tient ses dossiers. La Commission tient également à souligner qu’en cette matière, elle ne peut non plus décider sur des procès d’intentions concernant les faits et gestes d’un organisme, comme par exemple les allégations de fabrication de faux documents. D’autres instances ont compétence pour trancher ces questions. Elle ne peut non plus s’arrêter aux raisons qui motivent un
02 18 14 Page : 5 demandeur d’accès. En matière de révision, la Commission doit simplement et objectivement étudier si un organisme a remis tous les documents qu’il détient et qui ont été demandés, et, s’il en retient, elle doit décider si les raisons qui motivent cette retenue sont fondées en vertu de la Loi. Rien d’autre et rien de moins. La Commission s’attend donc à ce que, dans ses commentaires, la demanderesse s’en tienne strictement à ces derniers sujets. À défaut par la demanderesse de faire parvenir ses commentaires à la Commission et à l’avocat de l’organisme d’ici le 15 janvier prochain, la Commission prendra pour acquis que la demanderesse ne désire pas en formuler. Sur réception de ces commentaires ou à défaut, à l’expiration du délai ci-haut mentionné, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier et vous en tiendra informés. [2] Le 1 er janvier 2004, la demanderesse faisait parvenir ses commentaires à la Commission. [3] La demanderesse ne s’oppose pas au dépôt en preuve des pièces O-1 à O-8. Ces documents sont donc déposés en preuve au dossier, selon les cotes attribuées. [4] Les commentaires de la demanderesse visent principalement à convaincre la Commission à intervenir dans un domaine qui n’est pas de sa compétence ou de sa juridiction. [5] La demanderesse mentionne également qu’elle n’a pas demandé les documents que l’organisme refuse de lui remettre, savoir les trois lettres d’appui d’entrée en « résidence ». [6] Le 20 janvier 2004, la Commission s’adresse à l’organisme en ces termes : Le 1 er janvier 2004, aux fins de se conformer à la demande de la Commission d'accès à l'information, la demanderesse lui a fait parvenir, les commentaires et représentations dont vous trouverez ci-joint photocopie. Il s’agit de commentaires principaux sur 3 pages suivis en annexe de copie de plusieurs documents sur lesquels des « papillons » ont été collés ou agrafés. Chacun de ces « papillons » contient des commentaires manuscrits de la demanderesse.
02 18 14 Page : 6 La Commission attire spécialement votre attention sur les allégations ou les remarques de la demanderesse concernant les documents suivants : 1. Demande de révision du 25 avril 2001, de l’évaluation du stage de l’UMF ; 2. Consentement de la demanderesse daté du 3 mai 2001 concernant la présence de madame Marie Giroux sur le jury. ; 3. Le rapport du jury daté du 17 mai 2001 ; 4. La convocation devant le SCEP pour le 26 juin 2001 par V. Échavet ; 5. La lettre adressée le 17 juillet 2001 par Dr J. R. Iglesias au Dr Paul Grand’Maison ; 6. La lettre adressée au Vice-doyen Dr Denis Bergeron le 5 mars 2002 par madame Jocelyne Carrier de la Fédération des médecins résidents du Québec avec l’autorisation de la demanderesse portant la même date ; 7. Lettre du 27 mai 2002 du Vice-doyen Bergeron refusant de transmettre le dossier de la demanderesse à madame Carrier de cette Fédération. La Commission désire lire vos commentaires ou tout document déposé à l’appui de ceux concernant l’envoi du 1 er janvier 2004 et des pièces y annexées d’ici le 17 février prochain (2004). Une copie de ces commentaires devra être servie à la demanderesse dans le même délai. À l’expiration de ce délai, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier tel qu’il sera alors constitué. [7] Le 11 février 2004, l’avocat de l’organisme, M e Jean-Guy Marchesseault, fait parvenir à la Commission et à la demanderesse les commentaires demandés. Celui-ci réaffirme que la demanderesse a obtenu de l’organisme tous les documents requis. Les commentaires reprennent toute la suite des envois de différentes sources qui sont parvenus à la demanderesse et expliquent les malentendus qui ont pu survenir entre les divers intervenants de l’organisme relativement à ces différents envois de documents à la demanderesse. [8] M e Marchesseault assure cependant que la demanderesse a finalement reçu tous les documents que l’organisme détenait sur elle, à l’époque de la demande d’accès, et inclut une autre fois, dans ce dernier envoi à la Commission et à la demanderesse, une copie des 7 documents auxquels référait la Commission dans sa lettre du 20 janvier dernier adressée à l’organisme. [9] La demanderesse s’adresse à la Commission le 23 février suivant pour expliquer encore une fois la situation problématique qu’elle vit, mais dont la solution ou le règlement n’est malheureusement pas du ressort de la présente Commission. À sa demande, cette lettre n’a pas été transmise à l’organisme. La
02 18 14 Page : 7 Commission ne peut tenir compte des commentaires d’une partie sans que l’autre partie puisse y répondre. Compte tenu de la demande de confidentialité de la demanderesse, la Commission ne peut considérer le contenu de cette lettre pour fins de décision. La Commission a donc ignoré le contenu de cette lettre. [10] La Commission estime qu’elle détient toutes les informations nécessaires pour rendre une décision éclairée et qu’une audience formelle en présence des parties ne s’impose pas. LA DÉCISION [11] Compte tenu des pièces, de la correspondance et de la preuve versées au dossier, la Commission est convaincue que la demanderesse a obtenu de l’organisme tous les documents que ce dernier détenait sur elle et qui ont fait l’objet de sa demande d’accès, étant entendu que les trois lettres d’appui d’entrée en « résidence », sur lesquelles certains renseignements nominatifs concernant des tiers ont été masqués, n’ont jamais fait l’objet de la demande d’accès. Ces trois lettres ne sont donc pas en litige. [12] La Commission constate qu’une partie de ces documents ont été remis à la demanderesse dans les délais prescrits par l’article 47 de la Loi et une autre partie, bien après l’expiration de ce délai. [13] Ce retard est suffisant pour accueillir, en partie, la présente demande, compte tenu du libellé de l’article 52 de la Loi : 52. A défaut de donner suite à une demande d'accès dans les délais applicables, le responsable est réputé avoir refusé l'accès au document. Dans le cas d'une demande écrite, ce défaut donne ouverture au recours en révision prévu par la section I du chapitre V, comme s'il s'agissait d'un refus d'accès. [14] La demande de révision du 20 novembre 2002 est fondée pour cette partie des documents dont l’envoi à la demanderesse est postérieur au 19 novembre 2002 puisque l’organisme est réputé avoir refusé de communiquer les documents demandés sans motifs valables. [15] POUR CES MOTIFS, la Commission
02 18 14 Page : 8 ACCUEILLE en partie la demande de révision pour cette partie des documents dont l’envoi à la demanderesse est postérieur au 19 novembre 2002 ; REJETTE la demande de révision quant au reste, et CONSTATE que la demanderesse a finalement reçu de l’organisme tous les documents que ce dernier détient sur elle et qui la concernent. Québec, le 2 mars 2004 DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Jean-Guy Marchesseault
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