Dossiers : 01 12 50 et 01 12 51 Date : 20040217 Commissaire : M e Christiane Constant M. A et M me B Demandeurs c. Ville de Sainte-Geneviève Organisme public DÉCISION L'OBJET DU LITIGE LES DEMANDES DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS Dossier 01 12 50 [1] Le 15 juin 2001, les demandeurs requièrent conjointement de la Ville de Sainte-Geneviève (l’« organisme ») fusionnée depuis janvier 2002 à la Ville de Montréal et faisant partie de l’arrondissement L’Île-Bizard / Sainte-Geneviève / Sainte-Anne-de-Bellevue, l’accès à des documents répartis en trois points : - tout projet affectant la zone RA-7 (de Mun. Ste-Geneviève) - toute esquisse d’ambiance visant la zone RA-7 ou les zones contigues (de Mun. Ste-Geneviève)
01 12 50 et 01 12 51 Page : 2 - tout document promotionnel du Quartier latin. [2] Le 4 juillet suivant, l’organisme, par l’entremise de M. Jean-Paul Collinge, directeur général par intérim, répond aux trois points de cette demande, en transmettant aux demandeurs les documents qu’il détient et les informe de l’inexistence d’autres documents. [3] Insatisfaits, le 28 juillet 2001, les demandeurs sollicitent l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») afin de réviser cette décision. À cette date, ils précisent que leur demande s’adresse à la Société de promotion du quartier latin de l’ouest de l’île de Montréal (la « Société de promotion ») alors que c’est l’organisme qui y a répondu. Dossier 01 12 51 [4] Dans leur deuxième demande d’accès datée du 16 juillet 2001, les demandeurs désirent obtenir : - toute communication entre la ville et le ministère de l’Environnement relativement au parc Boileau et au parc Josée - règlement 385-29, le plus tôt que possible. [5] Le 24 juillet 2001, l’organisme transmet aux demandeurs les documents relatifs au premier point de leur demande. Quant au Règlement 385-29, il leur en refuse l’accès, invoquant à cet effet l’article 36 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »); ce document serait alors « au stade de projet ». [6] Le 28 juillet suivant, les demandeurs formulent une demande de révision auprès de la Commission. LE CONTEXTE [7] Dans le but de déterminer les documents demeurant en litige dans les deux dossiers, la Commission a procédé à une conférence préparatoire par lien téléphonique, le 24 mars 2003, à laquelle ont participé M me B, l’un des demandeurs, et M e Marc-André LeChasseur, pour l’organisme, qui s’engage à transmettre des documents additionnels, documents dont la Commission reçoit copie les 25 mars et 12 mai 2003. [8] Le 14 mai 2003, les demandeurs font part à la Commission, par écrit, de leur volonté de maintenir leurs demandes d’accès. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 3 [9] Les deux causes sont entendues conjointement, le 4 décembre 2003, au bureau de la Commission à Montréal, en présence des demandeurs et des témoins de l’organisme. Au préalable, les demandeurs ont demandé à la Commission d’émettre un subpoena au nom de M. Jacques Cardinal, président du Conseil d’arrondissement de l’Île Bizard / Sainte-Geneviève / Sainte-Anne-de-Bellevue. [10] M e LeChasseur, pour l’organisme, transmet à la Commission une requête en cassation dudit subpoena (pièce R-1) dans les deux dossiers, datée du 26 novembre 2003, laquelle est entendue au début de l’audience. LA PREUVE SUR LA REQUÊTE EN CASSATION ET SUR LES DEUX DEMANDES DE RÉVISION A) M. JEAN-PAUL COLLINGE, POUR L’ORGANISME [11] M e LeChasseur fait témoigner sous serment M. Jean-Paul Collinge. Celui-ci affirme solennellement que M. Jacques Cardinal était le maire de la Ville de Sainte-Geneviève au moment de la demande d’accès. Il précise que, dès l’année 1998, le maire d’alors n’était plus impliqué dans les dossiers relatifs à l’accès aux documents. [12] M. Collinge ajoute que, le 23 février 2000, M me Rita Allaire a été désignée directrice générale, greffière et responsable de l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels (pièce R-2), et ce, conformément à l’article 8 de la Loi sur l’accès. Le 13 mars 2001, il affirme avoir été, pour sa part, nommé directeur général par intérim et responsable de l’accès pour cette municipalité (pièce O-1); de par ces fonctions, il a traité les demandes d’accès des demandeurs. [13] À la suite de la fusion de l’ancienne municipalité de Sainte-Geneviève avec la Ville de Montréal, le 1 er janvier 2002, M. Cardinal a été désigné pour occuper le poste de président du Conseil d’arrondissement. [14] M. Saâd Moumni, pour sa part, a été désigné responsable substitut de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pour ledit arrondissement (pièce R-3). [15] En ce qui concerne les deux demandes d’accès datées respectivement des 15 juin et 16 juillet 2001, M. Collinge signale que tous les documents qu’il a pu retracer, ont été communiqués aux demandeurs, tel qu’en fait foi la copie d’un document déposé en preuve, lequel décrit notamment la réponse de l’organisme et les documents communiqués (pièce O-1), le cas échéant.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 4 CLARIFICATION RECHERCHÉE PAR M ME B [16] M me B, l’un des demandeurs, voudrait savoir si une résolution a été adoptée par la Société de promotion relative à la nomination d’un responsable d’accès aux documents, M. Collinge répond par la négative. Il affirme cependant que tous les dossiers de la Société de promotion sont détenus par l’organisme, mais traités conjointement par lui-même et ladite société. B) M. SAÂD MOUMNI [17] M. Saâd Moumni affirme solennellement que depuis le 1 er janvier 2002, il est le responsable substitut de l’accès aux documents (pièce R-3 précitée) et traite les demandes d’accès qui sont adressées à l’arrondissement et qui sont au nombre d’environ cinq à six par semaine. M. Moumni confirme la déposition de M. Collinge selon laquelle l’ancien maire, M. Cardinal, ne traite plus les demandes d’accès qu’adressent les citoyens. [18] M. Moumni ajoute que les vérifications additionnelles qu’il a effectuées ne lui ont pas permis de retracer des documents autres que ceux déjà communiqués aux demandeurs (pièce O-1 précitée), et tels qu’ils sont décrits à la liste incluse à une lettre datée du 12 mai 2003, transmise par l’avocat de l’organisme. À son avis, il n’en existe pas d’autres. [19] Sur ce point, l’avocat souligne que l’organisme, par son entremise, a tenté d’aider les demandeurs en les invitant à lui fournir les descriptions des documents qu’ils prétendent pouvoir obtenir; ceux-ci n’y ont pas donné suite, préférant maintenir leurs demandes de révision auprès de la Commission. CLARIFICATION RECHERCHÉE PAR M. A [20] En réponse à une question de M. A, M. Moumni précise qu’il a une formation d’archiviste et qu’il travaille pour l’organisme; il affirme que l’adresse de la Société de promotion est celle du bureau d’arrondissement et que les dossiers de cette société sont conservés aux archives de l’organisme. C) DÉPOSITION DE M me B [21] M me B, l’un des demandeurs, affirme sous serment qu’elle a pris connaissance de la requête en cassation du subpoena que lui a fait signifier l’avocat de l’organisme ainsi que des documents l’accompagnant. Elle indique que l’organisme ne lui a pas communiqué tous les documents demandés et souhaite donc maintenir sa demande pour obtenir l’accès aux documents manquants.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 5 [22] Elle indique qu’au mois de mars 1998, les résidents des deux secteurs (RA-7 et RA-8) ainsi que les demandeurs, ont appris que ces secteurs deviendraient une zone commerciale, et ce, dans le cadre d’un projet préparé à cette fin. Ils ont alors requis l’accès à des documents qui leur permettraient d’être en mesure de connaître les tenants et aboutissants de ce dossier de la Société de promotion. Elle ajoute, entre autres, que l’examen de ce projet permet de constater que les résidents de ce secteur (RA-8) seraient menacés d’expropriation lorsqu’il deviendrait une zone commerciale. [23] Ainsi, elle affirme que les demandeurs se rendaient régulièrement aux réunions du conseil municipal pour y questionner le maire de l’époque sur ce projet; celui-ci répondait aux questions qui lui étaient posées relatives à ces deux secteurs (RA-7 et RA-8). Elle avait alors la perception que M. Cardinal était titulaire du dossier de la Société de promotion pour lequel elle n’a jamais eu affaire avec M. Moumni ou M. Collinge. [24] Elle affirme également que les demandeurs se sont adressés au ministère de l’Environnement pour avoir accès à des documents, toujours dans le cadre de ce projet; celui-ci leur a transmis des documents qui réfèrent à d’autres qui ne sont pas en leur possession; elle en déduit que l’organisme devrait les détenir. [25] M me B soumet en exemple une émission télévisée à laquelle participait M. Cardinal, au mois de septembre 2003, au cours de laquelle il aurait présenté à un journaliste des esquisses provenant de dossiers d’artistes, qui auraient illustré une éventuelle reconfiguration du boulevard Gouin. Elle indique que ce qu’elle a vu alors diffère des documents que lui a fournis l’organisme à ce sujet. [26] En ce qui concerne les documents manquants, M me B dépose en preuve un document daté du 4 décembre 2003, à l’audience, comportant trente-huit annotations à des pièces dont trente-six, à son avis, demeurent toujours manquantes. [27] L’avocat de l’organisme intervient pour préciser qu’après avoir examiné ce document, celui-ci représente une nouvelle demande d’accès faite par les demandeurs alors que la Commission entend deux demandes de révision sur des demandes d’accès datées respectivement des 15 juin et 16 juillet 2001. D) M. A, L’AUTRE DEMANDEUR [28] Ce demandeur affirme, sous serment, qu’il a pris connaissance de la requête visant la cassation du subpoena que la Commission a fait signifier à M. Cardinal à sa demande ainsi que les documents qui l’accompagnent. Il complète la déposition de M me B que en précisant que leur demande vise des
01 12 50 et 01 12 51 Page : 6 documents relatifs à un secteur résidentiel du quartier latin qui regroupe une vingtaine de maisons. Il affirme que l’ancien maire était le premier président de la Société de promotion et qu’il était directement impliqué dans ce dossier. [29] À son avis, la manière d’agir de M. Cardinal laissait croire qu’il était le titulaire du dossier de la Société de promotion à qui il fallait s’adresser pour pouvoir obtenir les documents convoités, d’autant que ces derniers sont conservés à son bureau, et que l’adresse de ladite société est celle du bureau d’arrondissement. LES ARGUMENTS A) DE L’ORGANISME [30] M e LeChasseur rappelle la déposition respective des deux témoins de l’organisme, à savoir MM. Collinge et Moumni qui, à des dates précises, ont été désignés par leur maire respectif à titre de responsable de l’accès aux documents, d’une part, et de responsable substitut d’accès, d’autre part, et ce, en conformité à l’article 8 de la Loi sur l’accès pour les années 2001 et 2002 respectivement (pièces R-2 et R-3). [31] L’avocat plaide que la déposition de M. Cardinal n’est pas pertinente dans le traitement des deux demandes d’accès. D’ailleurs, MM. Collinge et Moumni, par leur fonction respective et par leur témoignage, ont démontré qu’ils sont les personnes les mieux habilitées à répondre aux questions lors de l’audience. C’est ce qu’ils ont fait. [32] Par ailleurs, l’avocat argue que la gestion des documents de la Société de promotion se fait par l’organisme et que le traitement des demandes a été fait par le responsable de l’accès, en l’occurrence, M. Collinge. [33] De ce qui précède, l’avocat plaide que pour une meilleure administration de la justice, il importe pour la Commission de casser le subpoena qu’elle a fait signifier à M. Cardinal, sur réquisition des demandeurs. [34] En ce qui concerne le fond du litige opposant les demandeurs à l’organisme dans les dossiers portant les n os 01 11 50 et 01 11 51, l’avocat rappelle que le responsable de l’accès aux documents pour l’organisme, M. Collinge, a effectué les recherches nécessaires afin de retracer les documents convoités par les demandeurs. Il réfère au document déposé en preuve (pièce O-1 précitée) lequel décrit chaque demande d’accès, d’une part, la réponse de l’organisme aux demandeurs et les documents qu’il leur a communiqués, d’autre part. M. Collinge a répondu en tous points aux deux demandes.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 7 [35] L’avocat argue de plus que lorsque le maire de Montréal a désigné M. Moumni, responsable substitut à l’accès aux documents, celui-ci a également effectué des recherches additionnelles; les documents retrouvés ont été transmis aux demandeurs, le 24 mars 2003, soit immédiatement après la conférence préparatoire tenue entre les parties par la Commission. L’avocat plaide que les demandeurs ne peuvent exiger de l'organisme des documents qu’ils prétendent exister, alors que la preuve a démontré qu’ils sont plutôt inexistants. [36] En ce qui concerne la liste de documents produite à l’audience (pièce non cotée) par les demandeurs, l’avocat demande à la Commission de ne pas en tenir compte, en ce que l’organisme a voulu collaborer avec les demandeurs, en tentant d’identifier auprès de ceux-ci les documents manquants; ils n’ont pas répondu à cette invitation, préférant attendre le jour de l’audience pour soumettre ladite liste. [37] De l’avis de l’avocat, cette liste représente une nouvelle demande d’accès qui ne fait pas partie des deux demandes conjointes débattues à l’audience. Il plaide que l’organisme est prêt à traiter cette nouvelle demande, dans le respect des dispositions législatives prévues à la Loi sur l’accès. B) DE M. A [38] Tout en réitérant l’essentiel de sa déposition, M. A confirme avoir reçu les documents que lui a communiqués l’organisme; il estime cependant que ce dernier est tenu de respecter les droits des individus qui s’adressent à lui pour avoir accès à des documents. Il indique de plus que M. Cardinal les référait à la Commission lorsqu’ils étaient insatisfaits des réponses qu’il leur fournissait. Soulignant un possible manque de collaboration de la part de l’organisme, M. A se demande s’il est nécessaire de « se présenter à chaque fois » devant la Commission afin d’obtenir les documents recherchés. C) DE M ME B [39] M me B complète son témoignage en précisant que, depuis six ans, elle tente d’obtenir des documents relatifs à des projets qui risquent d’affecter la qualité de vie des citoyens du quartier latin (par ex. des pistes cyclables, une marina, des restaurants etc.). Elle indique par ailleurs, que les demandeurs n’avaient pas l’intention de créer des inconvénients à l’organisme, mais qu’ils voulaient faire exercer leur droit d’accès à des documents pour les motifs bien précis qui ont été décrits au cours de leur déposition respective.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 8 LA DÉCISION A) SUR LA CASSATION DU SUBPOENA [40] À la fin de l’audience de cette cause qui s’est tenue le 4 décembre 2003, la Commission a rendu une décision verbale sur la requête de l’organisme visant la cassation du subpoena que la Commission avait fait signifier à M. Cardinal. [41] L’examen de la preuve testimoniale et documentaire a démontré que le témoignage de celui-ci n’était pas nécessaire pour trancher le litige opposant les demandeurs à l’organisme dans la présente cause. De plus, pour une meilleure administration de la justice, la Commission est d’avis que dans les circonstances, la cassation du subpoena est la solution appropriée. B) SUR LES DEMANDES D’ACCÈS DES 15 JUIN ET 16 JUILLET 2001 [42] Au sujet des demandes d’accès faisant l’objet des présentes demandes de révision, la preuve a fait ressortir les renseignements suivants : • M. Collinge a traité les deux demandes d’accès que les demandeurs avaient formulées conjointement auprès de l’organisme, les 15 juin et 16 juillet 2001; • La première demande, datée du 15 juin 2001, avait été adressée à la Société de promotion, dont les demandes d’accès que lui formulent les citoyens sont traitées par l’organisme; l’existence d’un système intégré entre celui-ci et ladite société a permis à M. Collinge de traiter cette demande en litige; • La seconde demande d’accès conjointe est adressée à l’ancienne municipalité de Sainte-Geneviève, le 16 juillet 2001, alors M. Collinge y occupait, entre autres, la fonction de responsable d’accès aux documents; • Le Règlement 385-29 dont l’accès a initialement été refusé par l’organisme, a été transmis aux demandeurs par M. Moumni, responsable de l’accès aux documents pour l’organisme depuis 2002; • M. Collinge a témoigné qu’il a également traité cette deuxième demande et qu’il a fait parvenir aux demandeurs, à des dates diverses, des documents que détenait l’organisme. Une dernière série de documents leur a été communiquée le 12 mai 2003.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 9 [43] Par ailleurs, la preuve tant documentaire que testimoniale a établi qu’il existe un litige, de nature civile, entre les parties, auquel la Commission n’est pas habilitée à statuer. [44] Il est opportun de préciser que les demandeurs ont formulé leur demande conjointe selon les termes de l’article 9 de la Loi sur l’accès, lequel prévoit que toute personne qui en fait la demande a droit d’avoir accès à des documents détenus par un organisme au moment de la demande, et ce, tel que l’a statué la Commission à l’affaire Cossette c. Centre hospitalier de Dolbeau 2 . [45] Cependant, les demandeurs ont droit de recevoir copie de ces documents dans la mesure où ils existent au moment où ils ont formulé leurs demandes conjointes datées respectivement des 15 juin et 16 juillet 2001. [46] Ainsi, l’article 1 de la Loi sur l’accès prévoit que cette loi s’applique à des documents détenus par un organisme public en respectant les modalités prévues à cette fin, et ce, tel que l’a statué la Commission à la décision St-Denis c. Ville de Saint-Jérôme 3 : a) le renseignement recherché doit être dans un document; b) lequel est détenu physiquement et juridiquement par un organisme; c) celui-ci détient le même document; d) ledit document est détenu par cet organisme dans l’exercice de ses fonctions. [47] Dans la présente cause, M. Collinge a démontré qu’il a communiqué, à des dates diverses, des documents détenus par l’organisme, respectant ainsi les quatre conditions ci-dessus décrites à cet article de la Loi sur l’accès (pièce O-1). [48] De plus, M. Moumni, pour sa part, a démontré que, lorsqu’il est entré dans ses nouvelles fonctions, il a entrepris des recherches additionnelles afin de retracer d’éventuels documents que les demandeurs considèrent toujours manquants. [49] La soussignée comprend les préoccupations des demandeurs qui ont tenté d’obtenir tous les renseignements qu’ils peuvent pour constituer un dossier eu égard particulièrement à une zone résidentielle incluse dans le quartier latin de l’ouest de l’Île de Montréal. 2 [1992] C.A.I. 62. 3 [2002] C.A.I. 241.
01 12 50 et 01 12 51 Page : 10 [50] Toutefois, la soussignée n’a aucun doute sur la véracité de la déposition de l’une ou l’autre des personnes ayant témoigné à l’audience et elle ne peut que constater qu’il n’existe pas d’autres documents relatifs aux deux demandes sur lesquelles la Commission est appelée à statuer. C) SUR LA LISTE DÉPOSÉE PAR LES DEMANDEURS À L’AUDIENCE [51] Quant à la liste produite par les demandeurs à l’audience (pièce non cotée) décrivant une série de documents (au nombre de 38) que ceux-ci souhaitent obtenir, la soussignée est d’avis que cette liste constitue une nouvelle demande d’accès à laquelle l’organisme devra fournir une réponse en respect de la Loi sur l’accès. Il appartiendra ensuite aux demandeurs de décider s’ils formuleront une demande de révision auprès de la Commission dans le délai fixé par cette loi afin que celle-ci statue sur cette nouvelle demande, si tel est leur souhait. [52] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE la demande de révision des demandeurs contre la Ville de Sainte-Geneviève; CONFIRME la décision rendue verbalement par la Commission, le 4 décembre 2003, cassant le subpoena qui avait été préalablement signifié à M. Jacques Cardinal, président du Conseil de l’arrondissement Île-Bizard / Sainte-Geneviève / Sainte-Anne-de-Bellevue, afin de venir témoigner dans les deux causes en litige; COMPREND que, dans le cadre de sa délégation de pouvoirs qu’a accordée le législateur, l’ancien maire, M. Cardinal, a, le 13 mars 2001, désigné M. Jean-Paul Collinge à titre notamment de responsable de l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels pour l’organisme; COMPREND qu’à compter de cette date, M. Collinge a agi, entre autres, à ce titre, et ce, jusqu’au 1 er janvier 2002, moment où M. Moumni a été désigné responsable de l’accès pour l’organisme; COMPREND que MM. Collinge et Moumni, dans l’exercice de leurs fonctions, ont traité les deux demandes d’accès que les demandeurs ont adressées conjointement les 15 juin et 16 juillet 2001 à l’organisme; PREND ACTE que l’organisme a communiqué, à différentes dates, aux demandeurs les documents qu’il détenait; CONSTATE que l’organisme ne détient aucun autre document eu égard à ces demandes;
01 12 50 et 01 12 51 Page : 11 REJETTE, quant au reste, les demandes de révision; FERME les présents dossiers n os 01 12 50 et 01 12 51. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Montréal, le 17 février 2004 M e Marc-André LeChasseur FASKEN MARTINEAU DUMOULIN Procureurs pour la Ville de Montréal, arrondissement Sainte-Geneviève
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