Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 02 18 67 Date : 16 février 2004 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. SOCIÉTÉ DE TRANSPORT DE MONTRÉAL Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur s’est adressé à l’organisme pour obtenir « le dossier complet et intégral de l’entrevue » du 27 novembre 2000 et « de l’examen passé avant cette date ». [2] Il conteste le refus de l’organisme d’acquiescer à sa demande d’accès, refus que l’organisme appuie sur les articles 9, 37 et 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 18 67 Page : 2 PREUVE i) de l’organisme [3] L’avocat de l’organisme remet à la Commission les renseignements qui sont en litige et qu’il décrit comme étant « le canevas » de l’entrevue à laquelle a procédé le comité de sélection qui a évalué le demandeur le 27 novembre 2000. Il souligne que la Commission a antérieurement décidé que l’accès à ces renseignements pouvait être refusé 2 parce qu’ils ont été utilisés, parce qu’ils sont actuellement utilisés et parce qu’ils seront encore utilisés par l’organisme pour sélectionner des candidats. [4] L’avocat fait entendre M. Serge Fortin qui témoigne sous serment en qualité de chef de section, au service de la dotation de l’organisme. M. Fortin est responsable de l’équipe de gestion de la dotation des chauffeurs d’autobus. [5] À la connaissance de M. Fortin, l’organisme embauche environ 300 chauffeurs annuellement. L’étape de pré-sélection, qui consiste à examiner les premiers renseignements écrits fournis par les candidats (curriculum vitae), permet d’éliminer 50% des postulants. Ceux dont la candidature est retenue sont soumis à un test écrit qui vise, à l’aide de questions, à évaluer leur capacité d’apprentissage et d’orientation; ce test est complété par des mises en situation pour lesquelles un choix de réponses est suggéré. Le test écrit permet d’éliminer 50% des personnes qui l’ont subi. Les candidats qui restent sont invités à une entrevue de sélection effectuée par un comité formé de 2 personnes. L’organisme dispose de 6 équipes de sélection qui procèdent à des entrevues tous les jours de la semaine; le même canevas précis est utilisé pour chaque entrevue dont la durée varie entre une heure et une heure et demie. [6] Les paramètres de l’entrevue, qui sont préétablis, permettent de connaître le candidat, son expérience de travail et de conduite ainsi son intérêt pour le poste. L’entrevue comprend une étape de mises en situation et de jeux de rôles qui ont également été préétablis après consultation auprès de gestionnaires, de chauffeurs, de chefs d’opération et après vérification auprès d’agents de formation. La préparation des questions, des mises en situation et des jeux de rôle nécessite donc un travail important qui tienne compte des attentes de l’organisme; ces questions, mises en situation et jeux de rôle sont utilisés à chaque semaine, pour chaque entrevue. 2 Dossiers C.A.I. 00 18 11 et 99 22 39
02 18 67 Page : 3 [7] L’organisme prévoit procéder à 100 entrevues en décembre 2003; le canevas visé par la demande d’accès sera alors utilisé par l’organisme selon le même format, pour évaluer les mêmes aptitudes, avec l’une ou l’autre des 2 séries de jeux de rôles. La confidentialité du canevas d’entrevue permet à l’organisme de le réutiliser constamment; sa divulgation exigerait de l’organisme qu’il prépare rapidement un tout nouveau canevas puisque son utilisation est nécessaire aux entrevues à chaque semaine. [8] L’examen à choix multiples subi par le demandeur est le même; il est et sera encore utilisé. [9] Contre-interrogé, M. Fortin précise que la communication, au demandeur, des renseignements d’entrevue le concernant lui permettra de se rappeler les questions et les mises en situation, de les divulguer ou de se présenter à nouveau à l’entrevue en connaissant le canevas en litige. M. Fortin signale que le demandeur peut, en tout temps, à nouveau faire application. ARGUMENTATION i) de l’organisme [10] L’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels habilite l’organisme à refuser de communiquer son canevas d’entrevue de sélection, vu la preuve. La divulgation de ces renseignements obligerait l’organisme à préparer un nouveau canevas; l’organisme choisit de ne pas le divulguer parce qu’il l’utilise encore, à chaque semaine, aux fins de nombreuses entrevues. [11] Le même article habilite l’organisme à refuser de donner accès aux questions de l’examen qui est inchangé et qui est encore utilisé. [12] Le 2 ième alinéa de l’article 9 de la même loi s’applique aux notes personnelles des évaluateurs. [13] L’article 37 de cette loi s’applique aux avis et recommandations en litige. ii) du demandeur [14] Le demandeur a un droit d’accès aux renseignements personnels qui le concernent.
02 18 67 Page : 4 DÉCISION [15] La preuve démontre que les renseignements qui sont en litige sont substantiellement: • des questions d’examens avec un choix de réponses; • des réponses fournies par le demandeur aux questions précises qui lui ont été posées par le comité de sélection lors de l’entrevue; • des critères permettant d’évaluer les candidats et de déterminer le pointage. [16] La preuve démontre que les questions d’examen avec un choix de réponses ainsi que les critères qui permettent d’évaluer les candidats et de déterminer le pointage afin de procéder à une sélection constituent une épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances, des aptitudes et de l’expérience de candidats au poste de chauffeur d’autobus. La preuve démontre que l’utilisation de cette épreuve n’est aucunement terminée. L’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels habilite l’organisme à refuser de communiquer cette épreuve dans le contexte démontré : 40. Un organisme public peut refuser de communiquer une épreuve destinée à l'évaluation comparative des connaissances, des aptitudes ou de l'expérience d'une personne, jusqu'au terme de l'utilisation de cette épreuve. [17] La preuve démontre par ailleurs que les réponses fournies par le demandeur lors de l’entrevue révélerait l’épreuve constituée de questions précises, de jeux de rôle et de mises en situation. L’accès à ces réponses est régi par l’article 87 de la loi précitée; cette disposition autorise l’organisme à refuser de donner communication des réponses fournies par le demandeur parce que la communication de ces réponses révélerait l’épreuve ou canevas de l’entrevue dont la communication peut être refusée en vertu de l’article 40 susmentionné (qui fait partie de la section II du chapitre II de la loi) : 87. Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, un organisme public peut refuser de confirmer l'existence ou de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, dans
02 18 67 Page : 5 la mesure où la communication de cette information révélerait un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la section II du chapitre II. [18] Les renseignements en litige ne comprennent par ailleurs que très peu de notes manuscrites qui émanent de l’un ou de l’autre des 2 évaluateurs qui ont rencontré le demandeur. Ces notes personnelles sont visées par la restriction à l’accès prévue par l’article 88 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [19] Les renseignements en litige comprennent enfin différents résultats finaux chiffrés, pour la plupart inscrits en bas de page. Les résultats finaux sont accessibles au demandeur en vertu de l’article 83 de la même loi, puisque aucune restriction à l’accès, notamment celle prévue par l’article 86.1, ne s’applique : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7.
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