Dossier : 02 18 32 Date : 2004.01.30 Commissaire : M e Diane Boissinot DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE DE RECTIFICATION formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels L'AUDIENCE [1] Le 29 octobre 2003, la Commission s’adresse aux parties en ces termes : La présidente de la Commission de l’accès à l’information (la Commission) m’a désignée pour entendre la demande de révision citée 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ». REGROUPEMENT DES BINGOS DE SHAWINIGAN Demanderesse ou RBS c. RÉGIE DES ALCOOLS, DES COURSES ET DES JEUX DU QUÉBEC Organisme ou RACJ 1 .
02 18 32 Page : 2 en rubrique. J’ai examiné le dossier qui peut se résumer de la façon suivante : Ce dossier débute par une demande du RBS, adressée à l’organisme le 27 septembre 2002, pour avoir accès aux noms des personnes qui ont déposé des plaintes concernant la tenue de l’événement du bingo du 15 mars 2002 et autres événements. Le 8 octobre 2002, le responsable de l’accès (le Responsable) refuse de communiquer ces renseignements invoquant qu’ils constituent des renseignements nominatifs et que ceux-ci sont inaccessibles à quiconque sans le consentement des personnes concernées en vertu des articles 53, et 54 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) (la Loi). Le 19 novembre 2002, le RBS formule à la Commission une demande de révision de cette décision du Responsable. Je suis d’avis qu’il ne convient pas de convoquer tout de suite les parties à une audience formelle. Étant donné la jurisprudence constante de la Commission et des tribunaux supérieurs à l’égard de la protection des renseignements nominatifs détenus par un organisme public, jurisprudence qui a guidé le Responsable dans le libellé de sa réponse, j’aimerais plutôt, dans un premier temps, que le RBS me fasse parvenir ses représentations écrites sur les raisons qui motiveraient une exception à cette règle stricte de confidentialité et ce, avant le 28 novembre 2003. Ces représentations devront être signées par un avocat représentant le RBS compte tenu qu’il est une personne morale et qu’il doit se faire représenter par un avocat devant les tribunaux quasi judiciaires comme la Commission. Une copie de ces représentations devra être servie, dans le même délai, au Responsable de l’accès de l’organisme, monsieur Jacques Normand. Sur réception de ces commentaires de l’avocat du RBS ou à défaut de les recevoir dans le délai requis, je déciderai de la suite à donner à ce dossier et vous en tiendrai informés. [2] Le 20 novembre 2003, l’avocat de RBS plaide longuement par écrit les raisons qui militent en faveur du droit de sa cliente d’être informée de l’identité des personnes qui ont formulé des plaintes à son égard chez l’organisme. [3] Aucune de ces raisons ne constitue une exception à confidentialité parmi celles prévues à la Loi.
02 18 32 Page : 3 [4] Le 24 novembre suivant, afin d’avoir un éclairage plus complet sur la question en litige, la Commission s'adresse aux parties en ces termes : La Commission a bien reçu les représentations écrites de M e Giroux pour le demandeur et elle note que copie de celles-ci a été servie au Responsable de l’accès de l’organisme, Monsieur Normand. Dans un deuxième temps et avant de décider s’il est nécessaire de tenir une audience formelle ou s’il est préférable de s’en tenir à une audience par écrit, la Commission désire prendre connaissance de copie des documents en litige, s’il en est et ce, sous pli confidentiel, à huis clos et ex parte comme elle le fait habituellement. Cet envoi devra être accompagné d’une déclaration solennelle du responsable de l’accès de l’organisme que ces documents sont, le cas échéant, les seuls que ce dernier détient et qui peuvent répondre à la demande d'accès. Des représentations écrites devront également être transmises par l’organisme à la Commission. La Commission demande donc à l’organisme de lui produire à huis clos et ex parte copie des documents en litige et ce, avant le 15 janvier 2004. La déclaration solennelle, les représentations écrites ainsi que de tout autre document que l’organisme jugera bon de remettre à la Commission devront lui être produits dans le même délai. Une copie de ces derniers documents devra être servie à l’avocat du demandeur dans le même délai. En réplique, ce dernier aura jusqu’au 29 janvier 2004 pour faire connaître ses commentaires écrits et produire ses éléments pertinents de preuve, le cas échéant, à la Commission et à l’organisme, date à laquelle la Commission aura à décider de la suite qu’elle entend donner à la présente demande de révision. En particulier, ces commentaires et ces éléments de preuve devraient viser à convaincre la Commission que le demandeur peut réussir à contredire la preuve présentée par l’organisme. À défaut par le demandeur de faire parvenir ces documents comme susdits, la Commission prendra pour acquis qu’il ne désire pas le faire. [5] Le 6 janvier 2004, l’avocat de l’organisme, M e Serge Charest, fait valoir par écrit la position de l’organisme et dépose, à l’appui de celle-ci, la déclaration solennelle du responsable de l’accès, monsieur François Coté, signée le 6 janvier 2004. [6] Il convient de déposer en preuve cette déclaration solennelle sous la cote O-1.
02 18 32 Page : 4 [7] Monsieur Côté y déclare sous serment, entre autres, les faits suivants : a. Le service des plaintes de la RACJ a reçu une plainte verbale le 15 mars 2002 concernant une activité de bingo du RBS qui devait se dérouler ce jour-là à un endroit qu’il indique; b. L’objet de la plainte du 15 mars 2002 ainsi que l’identité de la personne plaignante ont été consignés sur le formulaire prescrit intitulé « Suivi des plaintes »; c. Il s’agit du seul document détenu par la RACJ qui fait état de l’identité de cette personne et qui peut répondre à la demande d’accès du 20 juin 2002; d. Une plainte anonyme a aussi été reçue par l’organisme en juin 2002, laquelle plainte visait la gestion du conseil d’administration du RBS; e. La RACJ ne détient donc aucun document qui permettrait de révéler l’identité de la personne qui s’est plainte en juin 2002. [8] Le formulaire d’une page intitulé « Suivi des plaintes » dont il est question au paragraphe 7b) précédent est déposé sous pli confidentiel entre les mains de la Commission, comme que cette dernière l’avait requis. La Commission constate que ce formulaire identifie la personne qui s’est plainte verbalement. [9] L’avocat de l’organisme plaide le rejet de la demande de révision, entre autres, pour les raisons suivantes : • le nom de cette personne est un renseignement nominatif et qu’il est visé par l’article 53 et l’alinéa premier de l’article 59; • ce renseignement nominatif n’est pas visé par le paragraphe 2° de l’article 53, le paragraphe 3° de l’article 171, ni aucun des paragraphes 1 à 9 du deuxième alinéa de l’article 59; et • la preuve démontre que l’organisme ne détient aucun autre document pouvant contenir les informations demandées. LA DÉCISION [10] La Commission estime qu’elle a tous les éléments nécessaires pour rendre dès maintenant une décision éclairée. Il n’y aura donc pas audience formelle en présence physique des parties.
02 18 32 Page : 5 [11] La Commission a examiné le formulaire « Suivi des plaintes » contenant le nom d’une personne identifiée comme plaignante. [12] Ce renseignement est un renseignement nominatif au sens de l’article 53 et du premier alinéa de l’article 59 de la Loi et l’organisme ne peut le divulguer sans l’autorisation de la personne concernée 2 . [13] Rien dans la preuve présentée n’indique que cette personne a consenti à la divulgation de ce renseignement la concernant, comme le prévoit le paragraphe 1° de l’article 53 ou que ce renseignement est visé par les paragraphes 1 à 9 du deuxième alinéa de l’article 59 ou par une autre disposition de la Loi permettant sa divulgation à la société demanderesse : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il peut communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne, dans les cas et aux strictes conditions qui suivent: 2 Lire, entre autres, la jurisprudence citée par l’avocat de l’organisme : Corporation d’habitation Jeanne-Mance c. Laroche, [1997] CAI 427 (C.Q,); Hébert c. Québec (Régie de l’assurance maladie), [1994] CAI 136; E. c. Office de la protection du consommateur, [1987] CAI 350.
02 18 32 Page : 6 1° au procureur de cet organisme si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Procureur général si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 2° au procureur de cet organisme, ou au Procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est requis aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe 1 o ; 3° à une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 4° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; 5° à une personne qui est autorisée par la Commission d'accès à l'information, conformément à l'article 125, à utiliser ce renseignement à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; 6° (paragraphe abrogé); 7° (paragraphe abrogé); 8° à une personne ou à un organisme, conformément aux articles 61, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1. 9° à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement.
02 18 32 Page : 7 [14] La preuve convainc la Commission que l’organisme ne détient, au sens de l’article 1 de la Loi, aucun autre document qui contient les renseignements demandés : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [15] La décision du Responsable sous révision est par conséquent bien fondée et le document contenant le renseignement demandé n’est pas accessible à la société demanderesse. [16] POUR CES MOTIFS, la Commission REJETTE la demande de révision de cette décision du Responsable. Québec, le 30 janvier 2004 DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de la demanderesse : M e Martial Giroux Avocat de l’organisme : M e Serge Charest
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