Dossier : 02 11 43 Date : 29 janvier 2004 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 20 juin 2002, la demanderesse s’est adressée au responsable de l’accès aux documents de l’organisme pour consulter sur place, au bureau de Longueuil: • La liste de la jurisprudence détenue par l’organisme; • La jurisprudence détenue par l’organisme pour l’année 2001. [2] Le responsable l’a référée, en vertu de l’article 48 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , au Tribunal administratif du Québec en lui spécifiant ce qui suit : « Afin d’obtenir les jurisprudences provenant du Tribunal Administratif du 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 11 43 Page : 2 Québec, nous vous suggérons de vous adresser à leur bureau dont vous trouverez les coordonnées ci-dessous… ». [3] Insatisfaite, la demanderesse requiert la révision de cette décision le 17 juillet 2002. Elle précise alors avoir demandé « de pouvoir consulter sur place la liste de la jurisprudence ainsi que la jurisprudence reliée à la SAAQ qui touche l’année 2001 ». PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M e Claude Gélinas : [4] M e Claude Gélinas témoigne sous serment en qualité de responsable de l’accès et de directeur du secrétariat et des affaires juridiques de l’organisme. [5] M e Gélinas affirme que l’organisme ne détient pas « la liste de jurisprudence » demandée. [6] Il reconnaît, en ce qui concerne la jurisprudence « reliée à la SAAQ », que l’organisme détient, sur support papier, le texte intégral des décisions rendues par le Tribunal administratif du Québec, par la Cour supérieure, par la Cour d’appel et par la Cour suprême. Contre-interrogatoire de M e Gélinas : [7] M e Gélinas affirme que le texte intégral de ces décisions détenues sur support papier est conservé au contentieux de l’organisme pour être utilisé par les avocats de celui-ci dans l’exercice de leurs fonctions. Ces décisions sont classées selon un système particulier selon qu’elles sont produites par le Tribunal administratif du Québec ou par les tribunaux supérieurs. Le nombre de décisions rendues annuellement par les tribunaux supérieurs et impliquant l’organisme varie de 30 à 40. Le nombre de décisions rendues annuellement par le Tribunal administratif du Québec et impliquant l’organisme varie de 1500 à 1700; en 2001, 1931 dossiers impliquant l’organisme en matière d’indemnisation ont été inscrits.
02 11 43 Page : 3 [8] M e Gélinas rappelle qu’en 1986, l’organisme recevait à peine 400 décisions annuellement et que les recherches étaient faites manuellement par les avocats. L’augmentation progressive du nombre de dossiers judiciaires impliquant l’organisme a donné lieu à la conclusion, en 1994-1995, d’un contrat conclu avec SOQUIJ pour la création d’une banque (CASNT) de jurisprudence et de gestion de ces dossiers (consultation, recherche et statistiques notamment) destinée à l’usage des avocats de l’organisme. À cette époque, des dispositions législatives exigeaient déjà que les décisions de la Commission des affaires sociales qui étaient publiées ne soient pas nominatives; l’organisme réserve donc sa banque nominative CASNT à ses avocats, pour ses propres besoins et fins. Témoignage de M me Josée Tremblay : [9] M me Josée Tremblay témoigne sous serment en qualité de technicienne en droit œuvrant aux affaires juridiques de l’organisme; à ce titre, elle est notamment responsable des banques de jurisprudence. [10] M me Tremblay mentionne qu’en vertu du « contrat de services pour l’indexation des décisions du Tribunal Administratif du Québec » (O-1) conclu avec la Société québécoise d’information juridique (« SOQUIJ »), cette dernière met à jour une base de données constituée des décisions rendues par le Tribunal administratif du Québec dans le domaine de l’assurance automobile. À l’examen de ce contrat, la Commission constatera notamment que : • SOQUIJ indexe les décisions du tribunal précité en matière d’assurance automobile qui lui sont acheminées par l’organisme et met à jour le thésaurus qui sert à l’indexation des décisions, selon un devis technique déterminé; • Les renseignements entrés dans la base de données par SOQUIJ sont ceux qui figurent dans les décisions; • Les renseignements et données détenus par l’organisme concernant une personne physique qui sont portés à la connaissance de SOQUIJ sont traités confidentiellement par SOQUIJ; • SOQUIJ peut détruire le texte intégral des décisions reçues pour indexation 3 mois après leur traitement; • De façon spécifique, SOQUIJ analyse et indexe les décisions acheminées par l’organisme en commençant par les plus anciennes, complète pour les décisions des zones d’information déterminées et met à jour le thésaurus; • SOQUIJ valide le thésaurus et l’indexation des décisions avec les représentants de l’organisme;
02 11 43 Page : 4 • SOQUIJ transfère, par lien de télécommunication ou sur disquette, les zones des décisions indexées et une liste des numéros des décisions contenues sur disquette; • L’organisme fournit à SOQUIJ, outre les décisions à indexer, « la liste de la SOCIÉTÉ » ainsi que la liste des membres du Tribunal administratif du Québec, section assurance automobile; • Les zones des décisions indexées comprennent plusieurs éléments, dont le nom de l’appelant, le nom des commissaires (ces noms doivent correspondre à ceux inscrits sur la liste des membres du Tribunal administratif fournie par l’organisme à SOQUIJ) et le nom de l’avocat qui a représenté l’organisme (ce nom doit correspondre à la liste des avocats fournie par l’organisme à SOQUIJ; • M e Lisette Savard est autorisée à représenter l’organisme pour les fins d’exécution de ce contrat d’indexation des décisions. [11] M me Tremblay mentionne qu’en vertu d’un autre contrat, soit le « contrat concernant la diffusion télématique des données » (O-1), l’organisme autorise SOQUIJ à diffuser au public, sur AZIMUT, les données qui lui appartiennent. À l’examen, la Commission constatera que ce contrat tient compte de la banque informatisée des décisions en assurance automobile développée par l’organisme avec SOQUIJ ainsi que de la mission de SOQUIJ concernant le développement de l’information juridique pour en améliorer l’accessibilité au public et que ce contrat prévoit notamment que : • Les données appartenant à l’organisme sont les résumés des décisions de la Commission des affaires sociales en assurance automobile ainsi que les résumés et les textes intégraux, s’ils sont ajoutés, des décisions de la division des affaires sociales du Tribunal administratif du Québec en matière d’assurance automobile; • Les parties s’engagent à assurer le respect du caractère confidentiel de toute information transmise et reliée au contrat et à n’en divulguer aucune partie; • SOQUIJ apporte aux données, à la demande de l’organisme, les modifications, destructions et ajouts nécessaires pour en assurer l’intégralité, l’exhaustivité et la fiabilité; • SOQUIJ assure un accès à la banque de données, 7 jours sur 7, à raison de 24 heures par jour; à cet égard, SOQUIJ établit un mode et un tarif de facturation; • L’organisme concède à SOQUIJ le droit exclusif de distribuer les données par voie électronique ainsi que les droits de reproduction, de sauvegarde, de stockage, en contrepartie de redevances;
02 11 43 Page : 5 • SOQUIJ accorde à l’organisme des gratuités d’accès à la banque de données; • La structure de la banque exclut l’identification des accidentés et comprend, sans s’y restreindre, le résumé ainsi que le texte intégral des décisions. [12] M me Tremblay reconnaît que l’organisme détient les décisions nominatives qui lui sont expédiées sur support papier par le Tribunal administratif du Québec et qui l’impliquent. L’organisme conserve ces décisions pour l’usage de son contentieux et il en reproduit 14 copies pour ses propres fins (notamment pour le dossier de l’accidenté et l’agent d’indemnisation); l’organisme repère ces décisions dans ses classeurs à partir du numéro du dossier attribué par le Tribunal administratif. [13] M me Tremblay confirme par ailleurs que la banque informatisée CASNT (ou CAS-TAQ) de l’organisme, réservée à l’usage du contentieux de l’organisme, est constituée de décisions nominatives (O-2). Elle souligne que les décisions du Tribunal administratif du Québec en matière d’assurance automobile qui sont traitées et rendues accessibles par SOQUIJ (système AZIMUT) ne sont cependant plus nominatives ( O-3). [14] À la connaissance de M me Tremblay, SOQUIJ publie également un recueil des décisions du Tribunal administratif du Québec (O-4) de même que le résumé de ces décisions (TAQExpress, O-4). Contre-interrogatoire de M me Tremblay : [15] M me Tremblay confirme que la liste de jurisprudence visée par la demande n’est pas détenue par l’organisme. [16] Elle réitère que l’organisme intègre dans sa banque informatisée CASNT (CAS-TAQ) toutes les décisions rendues par le Tribunal administratif du Québec impliquant l’organisme ainsi que les résumés de ces décisions préparés par SOQUIJ. [17] M me Tremblay ne peut ni dénominaliser la banque CASNT (CAS-TAQ) ni autrement la modifier.
02 11 43 Page : 6 Déclaration écrite de M e Lisette Savard, faite sous serment (O-5): [18] M e Lisette Savard déclare, à titre de représentante autorisée de l’organisme pour les fins de l’exécution du contrat de services précité (O-1), que « la liste de la société » prévue à l’article 2.2 de l’annexe B de ce contrat est la liste des avocats et avocates de l’organisme qui doit être fournie par l’organisme à SOQUIJ. [19] L’avocate de l’organisme dépose un extrait (O-6) d’un contrat de services ayant antérieurement lié l’organisme et SOQUIJ au même effet, cet extrait précisant également que l’organisme devait fournir à SOQUIJ les décisions à indexer, la mise à jour de la liste de ses avocats ainsi que celle de la liste des commissaires. ii) de la demanderesse [20] La demanderesse témoigne sous serment. Elle reconnaît que le Tribunal administratif du Québec publie, en collaboration avec SOQUIJ, certaines de ses décisions; à son avis cependant, les recueils de jurisprudence (D-1) qui résultent de cette collaboration ne suffisent pas à la recherche qu’elle veut effectuer personnellement. Elle s’est donc adressée au Tribunal administratif du Québec pour avoir accès à toutes ses décisions; sa demande a, depuis, été traitée et refusée (D-2) en vertu des articles 89 et 90 de la Loi sur la justice administrative (L.R.Q., c. J-3), ce refus ayant été maintenu par la Commission 2 (D-2): 89. Malgré l’article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), seule une personne autorisée par le Tribunal à droit d’accès, pour cause, à un dossier de la section des affaires sociales contenant des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d’une personne ou contenant des renseignements que le Tribunal estime d’un caractère confidentiel et dont la divulgation serait de nature à porter préjudice à une personne. 2 Dossier C.A.I. 02 08 28, décision du 6 septembre 2002, M e Michel Laporte
02 11 43 Page : 7 Une personne autorisée à prendre connaissance d’un tel dossier est tenue de respecter son caractère confidentiel. Si une copie ou un extrait lui a été remis, elle doit le détruire dès qu’il ne lui est plus utile. 90. Le tribunal constitue une banque de jurisprudence et s’assure, en collaboration avec la Société québécoise d’information juridique, de l’accessibilité de tout ou partie de l’ensemble des décisions qu’il a rendues. Il omet le nom des personnes visées par une décision rendue par la section des affaires sociales. [21] La demanderesse s’est également adressée à SOQUIJ qui publie des résumés (O-4) ainsi que le texte intégral (O-4) d’une partie seulement des décisions rendues; à son avis, c’est insuffisant pour la recherche qu’elle entend faire. La demanderesse ne veut pas non plus avoir à débourser pour utiliser AZIMUT; elle souhaite avoir gratuitement accès à l’outil efficace développé par l’organisme pour ses avocats. Selon la demanderesse, seul l’organisme peut lui fournir le texte de toutes les décisions intégrales puisque la banque assurance automobile conçue par SOQUIJ en collaboration avec l’organisme ne fournit que des résumés (plus de 19 000); les textes intégraux auxquels elle demande accès ne sont pas disponibles souligne-t-elle (D-3). Elle demande accès aux décisions qui impliquent l’organisme et qui sont rendues par le Tribunal administratif qui en transmet copie intégrale à l’organisme. ARGUMENTS i) de l’organisme [22] La preuve démontre que la liste visée par la demande n’est pas détenue. La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne s’applique qu’aux documents détenus visés à l’article 1 de cette loi et la portée du droit d’accès n’oblige pas un organisme public à créer un document pour donner suite à une demande d’accès : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur
02 11 43 Page : 8 conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [23] La preuve démontre, en ce qui concerne la jurisprudence reliée à l’organisme pour l’année 2001, que l’indication donnée par le responsable en vertu de l’article 48 de la loi précitée est fondée, la jurisprudence en litige étant produite par le Tribunal administratif du Québec qui a seul compétence pour décider de la demande d’accès : 48. Lorsqu'il est saisi d'une demande qui, à son avis, relève davantage de la compétence d'un autre organisme public ou qui est relative à un document produit par un autre organisme public ou pour son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier alinéa de l'article 47, indiquer au requérant le nom de l'organisme compétent et celui du responsable de l'accès aux documents de cet organisme, et lui donner les renseignements prévus par l'article 45 ou par le deuxième alinéa de l'article 46, selon le cas. Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être communiquées par écrit. [24] La preuve démontre, vu la demande d’accès, qu’il incombait conséquemment au Tribunal administratif du Québec de décider de cette demande d’accès, décision qu’il a déjà rendue et dont la révision a été soumise à la Commission qui a débouté la demanderesse 3 en vertu des articles 89 et 90 de la Loi sur la justice administrative, précités. 3 Voir note 1.
02 11 43 Page : 9 [25] La demande d’accès vise des décisions qui sont produites par le Tribunal administratif du Québec et qui sont publiées en vertu de la loi; l’article 13 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels régit, vu l’article 90 de la Loi sur la justice administrative, l’accès à ces décisions : 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. De même, le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et devant faire l'objet d'une publication ou d'une diffusion dans un délai n'excédant pas six mois de la demande d'accès, s'exerce par l'un ou plusieurs des moyens suivants: 1 o la consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance; 2 o l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter là où il est disponible ou de se le procurer lors de sa publication ou de sa diffusion; 3 o le prêt du document, à moins que cela ne compromette sa publication ou sa diffusion. ii) de la demanderesse [26] Les décisions produites par le Tribunal administratif du Québec appartiennent aussi à l’organisme à titre de partie concernée. [27] L’article 89 de la Loi sur la justice administrative ne s’applique pas à la demande. [28] La demande d’accès vise des documents détenus par l’organisme.
02 11 43 Page : 10 DÉCISION [29] La preuve non contredite démontre que la liste de jurisprudence demandée n’est pas détenue. La Commission souligne à cet égard que la preuve démontre que la demande d’accès ne vise pas la « liste des numéros de décisions contenues dans l’envoi » à laquelle réfère le contrat de services pour l’indexation des décisions (O-1). [30] La preuve démontre que la demanderesse veut consulter gratuitement l’ensemble des décisions nominatives intégrales produites par le Tribunal administratif du Québec en matière d’assurance automobile pour l’année 2001, décisions qui relèvent de la compétence de ce tribunal mais dont la détention par l’organisme n’est pas contestée. La preuve démontre à cet égard que le responsable de l’organisme n’a pas acquiescé à cette demande d’accès qu’il a plutôt traitée en vertu de l’article 48 de la Loi sur l’accès : 48. Lorsqu'il est saisi d'une demande qui, à son avis, relève davantage de la compétence d'un autre organisme public ou qui est relative à un document produit par un autre organisme public ou pour son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier alinéa de l'article 47, indiquer au requérant le nom de l'organisme compétent et celui du responsable de l'accès aux documents de cet organisme, et lui donner les renseignements prévus par l'article 45 ou par le deuxième alinéa de l'article 46, selon le cas. Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être communiquées par écrit. [31] La décision du responsable est fondée; celui-ci devait donner suite à la demande comme il l’a fait afin que l’organisme compétent puisse la traiter en vertu des dispositions applicables, à savoir les articles 89 et 90 de la Loi sur la justice administrative qui sont incontournables : 89. Malgré l’article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), seule une
02 11 43 Page : 11 personne autorisée par le Tribunal a droit d’accès, pour cause, à un dossier de la section des affaires sociales contenant des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d’une personne ou contenant des renseignements que le Tribunal estime d’un caractère confidentiel et dont la divulgation serait de nature à porter préjudice à une personne. Une personne autorisée à prendre connaissance d’un tel dossier est tenue de respecter son caractère confidentiel. Si une copie ou un extrait lui a été remis, elle doit le détruire dès qu’il ne lui est plus utile. 90. Le tribunal constitue une banque de jurisprudence et s’assure, en collaboration avec la Société québécoise d’information juridique, de l’accessibilité de tout ou partie de l’ensemble des décisions qu’il a rendues. Il omet le nom des personnes visées par une décision rendue par la section des affaires sociales. [32] Les décisions en litige, quel que soit leur support, sont constituées de renseignements confidentiels faisant partie des dossiers visés par l’article 89 précité. Puisque nulle preuve ne démontre que la demanderesse soit une personne autorisée en vertu de cet article, celle-ci n’a aucun droit d’accès aux décisions nominatives intégrales en litige, l’article 89 s’appliquant malgré l’article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et malgré que la demanderesse se soit adressée à l’organisme. [33] Le caractère confidentiel des banques informatisées de décisions nominatives dont la détention par l’organisme a été démontrée est déterminé par les articles 89 et 90 de la Loi sur la justice administrative. Ces articles expliquent l’insertion de dispositions relatives à la confidentialité inscrites dans les contrats (O-1) conclus entre l’organisme et SOQUIJ. [34] La décision du responsable concernant la consultation des décisions intégrales et nominatives produites par le Tribunal administratif du Québec est fondée.
02 11 43 Page : 12 [35] L’article 90 de la Loi sur la justice administrative détermine, vu la preuve, la mesure de l’accès auquel la demanderesse a droit. L’insatisfaction de la demanderesse quant à cette mesure déterminée par le législateur n’est nullement du ressort de la Commission. [36] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Annie Rousseau Avocate de l’organisme
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