Dossier : 02 17 47 Date : 20040108 Commissaire : M e Christiane Constant M me X Demanderesse c. Guides du Canada Entreprise DÉCISION L’OBJET DU LITIGE DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La demanderesse s’adresse, les 9 et 15 octobre 2002, à l’entreprise pour obtenir : […] a copy of the history of my adult leadership record and/or the complete personnal dossier in regard of myself […] covering the period of 1984/1985 when I originally enrolled as an adult member through to September 2002. Please ensure that such record is detailed in regard to positions held, the dates of holding such positions, the dates of termination of such positions and the reasons for such terminations, and on whose authorization and/or signature such changes were made to my said record of adult leadership.
02 17 47 Page : 2 [2] Le 17 octobre 2002, l’entreprise l’informe qu’après avoir effectué une vérification auprès du Conseil national, le dossier tel qu’il est demandé, n’existe pas. Cependant, le 28 octobre, l’entreprise lui fait parvenir une note à laquelle est joint « all the information in our records ». [3] Insatisfaite, la demanderesse sollicite, le 4 novembre suivant, l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour examiner une mésentente sur le refus de l’entreprise à lui donner un accès intégral à son dossier. L’AUDIENCE [4] Une audience se tient à Montréal, le 21 octobre 2003, en présence de la demanderesse et du témoin de l’entreprise. LA PREUVE ET LES ARGUMENTS A) DE M me LOUISE RUDOLPH, POUR L’ENTREPRISE [5] L’entreprise est représentée par M e Karine Joizil, de la firme d’avocats Fasken Martineau, qui fait témoigner, sous serment, M me Rudolph. [6] Celle-ci déclare être commissaire adjoint au niveau provincial pour l’entreprise qui est sans but lucratif. La plupart des fonctions occupées par ses membres le sont sur une base volontaire, incluant le poste qu’elle occupe présentement. [7] M me Rudolph indique que la plupart des membres occupent leurs postes pour une période de trois ans, mais qu’il arrive que certains démissionnent avant la fin de leur mandat pour des raisons qui leur sont propres. [8] Elle ajoute qu’après avoir reçu la demande d’accès de la demanderesse, elle a fait effectuer des recherches notamment dans le système informatique. Les renseignements colligés dans la banque de données qui ont déjà été communiqués à la demanderesse, seraient, selon l’avis du témoin, le seul document que détient l’entreprise la concernant. Ce type de dossier informatisé est constitué par l’entreprise pour chacun de ses membres adultes. [9] Elle ajoute également avoir communiqué avec la commissaire en chef, au niveau national, M me Gretchen McCurdy, afin que celle-ci effectue une vérification additionnelle quant à l’existence ou non de documents supplémentaires que
02 17 47 Page : 3 pourrait détenir l’entreprise sur la demanderesse. Cette vérification s’est avérée infructueuse, tel qu’il est indiqué à sa lettre datée du 10 octobre 2003 (pièce E-1). [10] Selon M me Rudolph, les différents secteurs, peu importe où ils se trouvent, tant sur le plan national que local, détiennent tous les mêmes informations sur un membre. [11] Elle précise que la commissaire en chef l’a avisée avoir également vérifié auprès de l’ancienne commissaire en chef, mais sans succès. Clarification recherchée par la demanderesse [12] M me Rudolph réitère sa déposition initiale. Faisant référence à un commentaire de celle-ci, dans un courriel daté du 20 octobre 2002 (pièce A-1) (« A » pour Applicant) voulant qu’elle aurait été informée par des tiers que certaines personnes ne souhaiteraient pas travailler avec la demanderesse, celle-ci lui a demandé la provenance de ce type d’information. [13] M me Rudolph lui aurait répondu qu’elle n’a pas parlé à ces personnes et que celles-ci ne lui ont même pas laissé un numéro de téléphone pour les rejoindre, le cas échéant. Elle ajoute que personne ne lui a fait parvenir de lettre pour confirmer ces allégations. Elle souligne ne pas avoir consigné, par écrit, les messages reçus. [14] En réponse à un message de la demanderesse, M me Rudolph lui a expliqué, le 17 octobre 2002, les circonstances ayant conduit à son implication au district de Saint-Laurent, soit l’un des secteurs dont l’entreprise est responsable (pièce A-2). [15] Elle réaffirme également sa déposition initiale eu égard à certaines préoccupations de membres de l’entreprise, mais précise que cette dernière ne possède aucun document pour étayer ces allégations. B) DE LA DEMANDERESSE [16] La demanderesse, qui témoigne sous serment, déclare avoir été impliquée dans l’entreprise, sur une base irrégulière, depuis son jeune âge jusqu’à l’âge adulte et y avoir occupé diverses fonctions. Elle précise que M me Rudolph et d’autres membres de l’entreprise ont émis des commentaires qu’elle considère désobligeants à son égard, ce qui lui aurait causé un préjudice. Ces commentaires ont nui à son éventuelle réintégration au sein de l’entreprise. [17] À son avis, les renseignements contenus dans les deux lettres de M me Rudolph (pièces O-1 et O-2), sont colligés dans un document quelconque que
02 17 47 Page : 4 l’entreprise refuse de lui remettre. Elle voudrait en obtenir une copie pour pouvoir s’en servir devant la Commission des droits de la personne du Québec contre cette entreprise qui aurait agi de façon discriminatoire à son égard. [18] À cette étape de l’audience, la soussignée exige de M me Rudolph d’effectuer une vérification supplémentaire quant à l’existence ou non d’autres documents concernant la demanderesse. Par l’intermédiaire de son avocate et dans un délai de quinze jours, elle fera part, par écrit, à la Commission, du résultat de cette vérification. [19] Une copie de cette lettre devra être communiquée dans le même délai à la demanderesse à laquelle seraient annexés les documents que l’entreprise aurait retrouvés, le cas échéant. C) DE M E JOIZIL, POUR L’ENTREPRISE [20] Par ailleurs, dans le cadre de sa plaidoirie, l’avocate de l’entreprise fait un résumé de la déposition de M me Rudolph et des recherches effectuées par l’entreprise à divers niveaux et à plusieurs reprises et qui ne lui ont pas permis de retracer des documents autres que celui transmis à la demanderesse. [21] Référant à l’article 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la « Loi sur le secteur privé »), l’avocate plaide que la demanderesse ne peut pas exiger de l’entreprise de lui fournir un document inexistant et inaccessible au moment de la demande d’accès. Cet article prévoit que : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont particulières à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique, 1 L.R.Q., c. P-39.1
02 17 47 Page : 5 historique ou généalogique à une fin d'information légitime du public. [22] L’avocate réfère à la lettre datée du 10 octobre 2003 que la commissaire en chef de l’entreprise a fait parvenir à M me Rudolph (pièce E-1 précitée) l’avisant que, malgré ses recherches, elle en est arrivée à la même conclusion, à savoir l’inexistence de documents additionnels concernant la demanderesse. COMPLÉMENT DE PREUVE [23] En complément de preuve, l’avocate de l’entreprise a communiqué à la Commission, le 5 novembre 2003, une lettre, dont une copie a été transmise à la demanderesse, indiquant que des recherches supplémentaires ont été effectuées par la commissaire provinciale et que l’entreprise confirme qu’il n’existe aucun autre document eu égard à la demanderesse. [24] Le 17 novembre 2003, la Commission écrit à la demanderesse, pour lui demander de lui faire part de ses commentaires additionnels. Ces derniers, par lesquels la demanderesse exprime son désaccord, ont été reçus le 24 novembre 2003, date où a débuté le délibéré. LA DÉCISION [25] L’article 1 de la Loi sur le secteur privé ci-dessus mentionné prévoit notamment que quelque soit la forme et le support sur lequel se trouvent ces renseignements personnels, ils doivent être accessibles. [26] Malgré la déposition du témoin de l’entreprise et le complément de preuve transmis après l’audience, la demanderesse continue de maintenir que l’entreprise détiendrait un document quelconque la concernant, sans pouvoir en fournir une preuve ou un début de preuve. [27] Se basant sur la preuve testimoniale et documentaire présentée, la Commission en arrive à la conclusion qu’à l’exception du document déjà fourni à la demanderesse, l’entreprise ne détient aucun autre document la concernant. [28] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande d’examen de mésentente de la demanderesse contre les Guides du Canada;
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