Dossier : 02 18 79 Date : 8 janvier 2004 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. SAINT-LÉON-DE-STANDON (municipalité de paroisse) Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE DE FRAIS EXIGIBLES [1] Le demandeur s’est adressé à l’organisme le 10 septembre 2002 pour obtenir une copie intégrale du procès-verbal de la dernière séance régulière du conseil tenue le 3 septembre précédent. [2] Le 16 septembre 2002, le responsable de l’accès aux documents de l’organisme lui a donné avis de la réception de sa demande. Il l’a également informé que des frais de 1,00 $ étaient exigés pour la reproduction de chaque page et que la version finale du procès-verbal demandé, qui « aura environ 15 pages…sera décrétée après son adoption ». [3] Le 24 octobre 2002, le demandeur requiert la révision de la décision de l’organisme d’exiger des frais de 1,00 $ pour la reproduction de chaque page.
02 18 79 Page : 2 L'AUDIENCE du 18 septembre 2003 A) LA PREUVE i) de l'organisme [4] M. Gérald Patry témoigne sous serment à titre de secrétaire-trésorier et de responsable de l’accès aux documents de l’organisme depuis 1990. Il a, le 11 octobre 2002, donné au demandeur accès au procès-verbal requis le 10 septembre 2002 et approuvé par le conseil de l’organisme le 7 octobre 2002; il a également transmis une facture de 16,00 $ couvrant les frais de reproduction de ce document (O-1). [5] M. Patry dépose un « résumé des frais de photocopies » (O-2) exigés du demandeur depuis l’entrée en vigueur, en février 2002, du règlement 690-2002 « Règlement de tarification sur les demandes de photocopies (personnelles, organismes), télécopies et copies de documents d’archives municipales » adopté par l’organisme en vertu de l’article 244.1 de la Loi sur la fiscalité municipale (L.R.Q., c. F-2.1). Il précise que le demandeur, à qui des frais de reproduction de 1,00 $ par page ont été exigés par l’organisme (O-2), n’a cependant pas payé plus de 0,28 $ par page. [6] M. Patry mentionne que le règlement municipal précité sera abrogé et que les sommes exigées du demandeur seront ajustées selon les règles applicables. B) LES ARGUMENTS i) de l'organisme [7] L’organisme reconnaît que son règlement sur la tarification des photocopies n’est pas conforme à la loi et verra à son abrogation. DÉCISION [8] La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 prévoit les règles suivantes concernant les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents : 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 18 79 Page : 3 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. 155. Le gouvernement peut adopter des règlements pour: 1° prescrire les frais exigibles pour la transcription, la reproduction ou la transmission de documents ou de renseignements nominatifs, ainsi que les modalités de paiement de ces frais; 2° prévoir des cas d'exemption totale ou partielle du paiement des frais exigés en vertu de la présente loi; … Dans l'exercice de son pouvoir de réglementation, le gouvernement peut établir des catégories de personnes, d'organismes publics, de renseignements, de documents et de fichiers. 157. Un règlement adopté en vertu de l'article 155 entre en vigueur le quinzième jour qui suit la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec ou à toute date ultérieure qui y est fixée. [9] La preuve (O-1, O-2) démontre que des frais de photocopie de 1,00 $ la page ont été facturés au demandeur à compter de l’entrée en vigueur du règlement no 690-2002 adopté par l’organisme en vertu d’une disposition législative postérieure à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics
02 18 79 Page : 4 et sur la protection des renseignements personnels et contraire à celle-ci en ce qui concerne les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents; les articles 11, 155 et 157, précités, de la Loi sur l’accès prévalent conséquemment : 168. Les dispositions de la présente loi prévalent sur celles d'une loi générale ou spéciale postérieure qui leur seraient contraires, à moins que cette dernière loi n'énonce expressément s'appliquer malgré la présente loi. [10] Les frais exigibles en 2002 concernant l’accès aux documents détenus par les organismes municipaux ont été indexés par règlement du gouvernement et publiés dans la Gazette officielle du Québec, partie 1 : • le 3 mars 2001, pour valoir à compter du 1 er avril 2001 jusqu’au 1 er avril 2002; • le 2 mars 2002, pour valoir à compter du 1 er avril 2002 jusqu’au 1 er avril 2003. [11] Ces dispositions réglementaires prévoient des frais qui étaient exigibles selon la nature des documents demandés; ainsi, certains frais étaient inférieurs à 1,00 $, d’autres étaient supérieurs à ce montant. Les frais exigibles pour les « documents autres » que ceux dont la nature particulière était identifiée étaient de 0,27 $ jusqu’au 1 er avril 2002 et de 0,28 $ jusqu’au 1 er avril 2003. [12] La preuve non contredite démontre que le demandeur n’a pas payé le montant tel que réclamé par l’organisme pour la reproduction de documents; la preuve non contredite démontre à cet égard qu’il a cependant acquitté des frais de reproduction non supérieurs à 0,28 $ par page. [13] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ORDONNE à l’organisme de vérifier le montant des frais qui ont été exigés du demandeur et acquittés par lui en vertu du règlement no 690-2002; ORDONNE à l’organisme de rectifier ce montant en vertu des dispositions réglementaires qui devaient être appliquées;
02 18 79 Page : 5 ORDONNE à l’organisme de se conformer à l’article 11 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux dispositions réglementaires annuellement adoptées ou indexées sur les frais exigibles en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. CESSE d’examiner la présente affaire. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Me Martin Bouffard Avocat de l’organisme
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.