Dossier : 03 00 65 Date : 7 janvier 2004 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. SAINT-LÉON-DE-STANDON (municipalité de paroisse) Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE DE FRAIS EXIGIBLES [1] Le demandeur s’est adressé à l’organisme le 19 décembre 2002 pour obtenir le remboursement des frais de reproduction qui à son avis lui ont été facturés en trop. Il prétend que l’organisme lui a facturé des frais de reproduction au coût de 1,00 $ la page alors que le coût prescrit est de 0,28 $. [2] En janvier 2003, le demandeur requiert la révision du refus de l’organisme de donner suite à cette demande. L'AUDIENCE A) LA PREUVE i) de l'organisme
03 00 65 Page : 2 Témoignage de M. Gérald Patry : [3] M. Gérald Patry témoigne sous serment à titre de secrétaire-trésorier et de responsable de l’accès aux documents de l’organisme depuis 1990. Il dépose une copie du règlement no 690-2002 « Règlement de tarification sur les demandes de photocopies (personnelles, organismes), télécopies et copies de documents d’archives municipales » (O-1), adopté en 2002 par l’organisme et entré en vigueur le 4 février 2002. [4] M. Patry explique que ce règlement a notamment été adopté pour tarifer les photocopies de documents et pour régler le problème de citoyens qui demandaient des documents de façon fréquente et répétitive, ces citoyens incluant de façon non limitative le demandeur et son épouse. L’organisme exigeait, jusqu’à l’entrée en vigueur de ce règlement, des frais de reproduction de 0,25 $ par page. [5] M. Patry dépose un « résumé des frais de photocopies » facturés au demandeur depuis l’entrée en vigueur du règlement en février 2002 (O-2); ce résumé indique que la somme de 1,00 $ a vraisemblablement été exigée pour chaque page reproduite. M. Patry ajoute qu’à la date de l’audience, la dette du demandeur est de 19, 00 $ pour frais de reproduction de documents impayés; il explique que l’organisme a décidé de se conformer à la loi en appliquant les frais exigibles prescrits par règlement du gouvernement et en accordant un crédit au demandeur équivalant à la différence existant entre le trop-payé et les sommes dues par lui. Il souligne que le conseil municipal se propose d’abroger le règlement adopté en 2002 concernant la tarification des photocopies. [6] M. Patry dépose la liste des comptes à recevoir (O-3) de l’organisme, telle qu’elle a été établie en avril 2003; cette liste indique que le demandeur doit, à la suite de l’inspection agraire d’octobre 2002, la somme de 109,22 $ ainsi qu’un montant de 24,89 $ pour intérêts non acquittés. ii) du demandeur [7] Le demandeur témoigne sous serment. Il affirme avoir acquitté la somme de 19,00 $ exigée par l’organisme pour frais de photocopies. Il affirme également avoir effectué de nombreuses demandes d’accès auprès de l’organisme et il entend obtenir le remboursement de tous les frais qu’il a payés en trop (D-1, en liasse); il demande qu’une vérification soit effectuée par l’organisme pour déterminer tous les frais qui lui ont été exigés illégalement et qu’il a payés, ce, même avant l’entrée en vigueur du règlement précité.
03 00 65 Page : 3 B) LES ARGUMENTS i) de l'organisme [8] L’organisme reconnaît que le règlement de tarification des photocopies (O-1) n’est pas conforme à la loi et verra à son abrogation. DÉCISION [9] Le 24 septembre 2003, l’avocat de l’organisme admet par écrit que le demandeur n’est pas endetté envers l’organisme concernant des frais de photocopie, ce, comme le démontrent les résumé (O-2) et liste des comptes à recevoir (O-3) déposés lors de l’audience tenue devant la Commission le 18 septembre 2003. [10] Le 14 novembre 2003, l’avocat de l’organisme admet également, devant la Commission, que son client doit rembourser le demandeur en appliquant aux photocopies qui lui ont été remises les seuls frais exigibles en vertu du règlement adopté par le gouvernement. [11] La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 prévoit les règles suivantes concernant les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents : 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement. L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 00 65 Page : 4 procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. 155. Le gouvernement peut adopter des règlements pour: 1° prescrire les frais exigibles pour la transcription, la reproduction ou la transmission de documents ou de renseignements nominatifs, ainsi que les modalités de paiement de ces frais; 2° prévoir des cas d'exemption totale ou partielle du paiement des frais exigés en vertu de la présente loi; … Dans l'exercice de son pouvoir de réglementation, le gouvernement peut établir des catégories de personnes, d'organismes publics, de renseignements, de documents et de fichiers. 157. Un règlement adopté en vertu de l'article 155 entre en vigueur le quinzième jour qui suit la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec ou à toute date ultérieure qui y est fixée. [12] La preuve non contredite démontre que l’organisme exigeait le paiement d’un montant de 0,25 $ par page photocopiée avant l’entrée en vigueur de son règlement (O-1) en février 2002. [13] La preuve (O-2) démontre que des frais de photocopie de 1,00 $ la page ont été facturés au demandeur en 2002, à compter de l’entrée en vigueur de ce règlement (O-1). [14] Le règlement no 690-2002 « Règlement de tarification sur les demandes de photocopies (personnelles, organismes), télécopies et copies de documents d’archives municipales » (O-1) a été adopté par l’organisme en vertu de l’article 244.1 de la Loi sur la fiscalité municipale (L.R.Q., c. F-2.1); cette disposition est postérieure à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et elle lui est contraire en ce qui concerne les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents; les articles 11, 155 et 157, précités, de la Loi sur l’accès prévalent conséquemment :
03 00 65 Page : 5 168. Les dispositions de la présente loi prévalent sur celles d'une loi générale ou spéciale postérieure qui leur seraient contraires, à moins que cette dernière loi n'énonce expressément s'appliquer malgré la présente loi. [15] Les frais exigibles en 2002 concernant l’accès aux documents détenus par les organismes municipaux ont été indexés par règlement du gouvernement et publiés dans la Gazette officielle du Québec, partie 1 : • le 3 mars 2001, pour valoir à compter du 1 er avril 2001 jusqu’au 1 er avril 2002; • le 2 mars 2002, pour valoir à compter du 1 er avril 2002 jusqu’au 1 er avril 2003. [16] Ces dispositions réglementaires prévoient des frais qui étaient exigibles selon la nature des documents demandés; ainsi, certains frais étaient inférieurs à 1,00 $, d’autres étaient supérieurs à ce montant. Les frais exigibles pour les « documents autres » que ceux dont la nature particulière était identifiée étaient de 0,27 $ jusqu’au 1 er avril 2002 et de 0,28 $ jusqu’au 1 er avril 2003. [17] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE LA DEMANDE DE RÉVISION; ORDONNE à l’organisme de vérifier le montant des frais qui ont été exigés du demandeur et acquittés par lui en vertu du règlement no 690-2002; ORDONNE à l’organisme de rectifier ce montant en vertu des dispositions réglementaires qui devaient être appliquées et de rembourser le demandeur en conséquence; ORDONNE à l’organisme de se conformer à l’article 11 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux dispositions réglementaires annuellement adoptées ou indexées sur les frais exigibles en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
03 00 65 CESSE d’examiner la présente affaire. Me Martin Bouffard Avocat de l’organisme Page : 6 HÉLÈNE GRENIER Commissaire
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