Dossier : 03 01 79 Date : 2003.12.15 Commissaire : M e Diane Boissinot X demandeur c. LE PROTECTEUR DU CITOYEN organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[ 1 ]. [1] Le 21 novembre et le 19 décembre 2002, le demandeur s’adresse à l’organisme afin d’obtenir copie de son dossier. L’organisme reçoit la demande le 20 décembre suivant. [2] Le 14 janvier 2003, la responsable de l’accès de l’organisme (la Responsable) fait parvenir au demandeur les documents suivants : 1. les documents que ce dernier a fait parvenir à l’organisme; 2. la lettre du demandeur du 21 septembre 2002 accompagnée de « Note » et « Informations en plus »; 3. deux copies d’un document intitulé « contestation »; 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci après appelée « la Loi » ou « la Loi sur l'accès ».
03 01 79 Page : 2 4. copie du document intitulé « Demande d’intervention ». [3] La Responsable y confirme également que le dossier ne contient aucune autre lettre du demandeur et qu’il n’y a pas eu de recherche ou d’enquête qui auraient généré d’autres documents. [4] Le 23 janvier 2003, le demandeur s’adresse à la Responsable et s’étonne de l’absence du dossier de la CSST dans le dossier de l’organisme compte tenu que la Responsable lui avait laissé entendre le contraire au téléphone. [5] Le 31 janvier 2003, le demandeur requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) de réviser la réponse de la Responsable. [6] Le 11 mars 2003, la Commission reçoit de l’organisme une déclaration assermentée de la Responsable, M e Micheline McNicoll, datée du 7 mars 2003 dans laquelle elle atteste qu’elle a fait parvenir au demandeur les documents qu’il a requis et que son dossier ne contenait pas de lettre de la part de ce dernier datée du 21 novembre 2002. [7] Le 23 avril 2003 la Commission s’adresse aux parties en ces termes : Votre demande de révision, visait pour l’essentiel, à contester le refus de vous communiquer tous les documents demandés. La Commission souhaite que vous lui expliquiez brièvement mais de façon précise et par écrit, en quoi consiste aujourd’hui votre insatisfaction, compte tenu des envois et du contenu de la déclaration assermentée de la Responsable de l’accès de l’organisme, M e Micheline McNicoll, datée du 7 mars 2003. Plus précisément et faisant référence au numéro de dossier 03 01 79, vos commentaires devront faire valoir clairement en quoi votre droit d’accès est violé par l’organisme et en quoi sont inexactes les affirmations contenues à la déclaration assermentée de M e McNicoll. La Commission vous rappelle qu’en matière de révision, elle n’a aucune juridiction sur la façon dont un organisme tient ses dossiers. La Commission tient également à vous rappeler qu’en cette matière, elle ne peut non plus décider sur des procès d’intentions concernant les faits et gestes d’un organisme, comme par exemple la fabrication de faux documents. D’autres instances ont compétence pour trancher ces questions. Elle ne peut non plus s’arrêter aux raisons qui motivent un demandeur d’accès.
03 01 79 Page : 3 En matière de révision, la Commission doit simplement et objectivement étudier si un organisme a remis tous les documents qu’il détient et qui ont été demandés. Rien d’autre et rien de moins. La Commission s’attend à ce que, dans vos commentaires, vous vous en teniez strictement à ce dernier sujet. Vous devrez faire parvenir à la soussignée ces commentaires écrits d’ici le 30 mai prochain. Une copie de ces commentaires devra être adressée à la Responsable de l’accès de l’organisme, M e Micheline McNicoll. À défaut de ce faire dans ce délai, la Commission prendra pour acquis que vous ne désirez pas faire valoir de commentaires. [8] Par courrier du 20 mai 2003, le demandeur manifeste à la Commission son insatisfaction et, par courrier adressé aux parties le 2 juin suivant, cette dernière les avise qu’elles seront convoquées à une audience formelle pour le motif qui suit : Il ressort de ces commentaires, en substance, que l’organisme n’aurait pas considéré comme faisant partie du dossier qu’il détient sur monsieur [X] , les dossiers de la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST), de la Commission des lésions professionnelles (CLP) et de la Commission d’accès à l’information (CAI), dossiers sur lesquels portait la plainte formulée devant lui. À la lecture du présent dossier de révision tel que constitué, cette prétention mérite un examen plus approfondi, étant donné qu’il est possible que l’organisme détienne les dossiers de la CSST, de la CLP et de la CAI concernant le demandeur [X] dans l’exercice de ses fonctions. [9] Une audience se tient en la ville de Québec le 15 décembre 2003 à laquelle le demandeur participe par téléphone. L’AUDIENCE A. LA PREUVE [10] L’organisme dépose sous la liasse O-1 tous les documents qu’il détient concernant le demandeur avec un document qui, selon l’organisme, résume la chronologie des événements relatifs au présent dossier. [11] L’organisme dépose également, sous la liasse O-2, deux dossiers qu’il détient au nom du demandeur et qui portent les numéros 02-14937 et 02-19990.
03 01 79 Page : 4 Un troisième dossier (03-11102) est retiré de la liasse O-2 puisqu’il ne contenant aucun document antérieur à la demande d’accès en cause ici. [12] L’organisme devra faire parvenir au demandeur ces mêmes documents par courrier le plus tôt possible après la fin de la présente séance. [13] Il convient de déposer, sous la cote O-3, la déclaration de M e Micheline McNicoll faite sous serment le 7 mars 2003 et dont il est question aux paragraphes 6 et 7 ci-haut. Témoignage de la Responsable, M e Micheline McNicoll [14] La Responsable de l’accès, M e McNicoll, déclare qu’il est exact qu’elle ait déclaré au demandeur, lors d’une conversation téléphonique avec ce dernier, qu’elle avait en mains son « dossier CSST » pendant qu’elle lui parlait. [15] L’expression qu’elle a utilisée était bien celle-là et elle a correctement été rapportée par le demandeur. [16] Cependant, elle affirme que cette expression, « dossier CSST » signifie, pour elle, ceci : dossier ouvert le 20 septembre 2002 chez le Protecteur du citoyen au nom du demandeur à la suite d’une plainte de ce dernier faisant état d’irrégularités dans le traitement par la CSST d’une certaine demande. [17] Elle affirme que l’organisme n’avait pas, au moment de la demande d’accès en cause ici, de document émanant directement de la CSST non plus que le dossier complet du demandeur à la CSST. [18] Elle rappelle l’objet de la plainte du demandeur ou de sa demande d’intervention au sujet de la CSST se lisait ainsi : « Qui de la Commission des lésions professionnelles (CLP), la CSST ou des hôpitaux ont modifié son dossier ». M e McNicoll ajoute que le demandeur voulait savoir s’il avait fait la démarche appropriée en s’adressant à la Commission d’accès à l’information à ce propos. [19] M e McNicoll déclare que l’intervention de son organisme se résume à répondre au demandeur qu’il avait fait la démarche appropriée en s’adressant à la Commission d’accès à l’information. Le dossier a donc été fermé le même jour, soit le 20 septembre 2002 avec la mention que le demandeur reviendrait à l’organisme, au besoin.
03 01 79 Page : 5 [20] M e McNicoll réitère qu’elle a remis au demandeur tout ce que son dossier contenait. B. LES REPRÉSENTATIONS [21] Les parties font les représentations suivantes : d’une part, l’avocat de l’organisme plaide que le demandeur a obtenu tout ce que contenait le dossier concernant la demande d’intervention du 20 septembre 2002. La preuve a démontré que ce dossier ne contenait aucun document provenant directement de la CSST. De son côté, le demandeur mentionne qu’il croyait vraiment que l’organisme avait tout son dossier CSST en mains. DÉCISION [22] La preuve démontre que le demandeur a obtenu, quoique tardivement, copie de tout ce que contenait le dossier ouvert à son nom chez l’organisme à la suite de sa demande d’intervention du 20 septembre 2002. Preuve est faite que ce dossier ne contenait pas autre chose que ce qu’il a reçu, en particulier, qu’il ne contenait aucune pièce ou document provenant directement de la CSST. [23] La demande de révision est fondée en raison du retard qu’a mis l’organisme à fournir, le 14 janvier 2003, les documents demandés. [24] POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; CONSTATE que l’organisme a remis tardivement au demandeur tous les documents demandés; et ORDONNE à l’organisme de faire parvenir au demandeur des copies conformes des documents qu’il a déposés en liasse sous les cotes O-1 et O-2. Québec, le 15 décembre 2003 DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Jean-Claude Paquet
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