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Dossier : 02 07 27 Date : 20031007 Commissaire : M e Christiane Constant M. X Demandeur c. Ville de Sainte-Agathe-des-Monts Organisme public DÉCISION L'OBJET DU LITIGE DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur requiert de lorganisme, la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts (la « Ville »), le 22 avril 2002, laccès aux documents suivants : Comptes de dépenses des élus et des cadres municipaux, par carte de crédit, par remboursement de factures, ou autrement, et ce à partir de la date de fusion de la Ville et de Ste-Agathe-Sud, à aujourdhui. [2] Le 1 er mai suivant, le greffier de la Ville, M. Benoit Fugère, informe le demandeur quil considère la demande abusive « par le nombre de documents demandés et que beaucoup de données sont confidentielles ». Il lui refuse donc laccès à ces documents.
02 07 27 Page : 2 [3] Le 2 mai 2002, le demandeur formule une demande de révision auprès de Communication Québec. Celle-ci la transfère à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») qui la reçoit, le 10 mai 2002. [4] Le 6 juin suivant, l'avocate de la Ville, M e Joanne Côté, du cabinet Prévost Auclair Fortin DAoust, avise la Commission et le demandeur quelle entend soulever, à laudience, lirrecevabilité de la demande en ce quelle est notamment imprécise et abusive par le nombre de documents recherchés. LAUDIENCE [5] Laudience de la présente cause, d'abord fixée au 24 avril 2003, a être reportée à la demande de l'avocate de la Ville. Elle est entendue, le 7 mai 2003, au bureau de la Commission, à Montréal, en présence des parties. LA PREUVE A) M. BENOIT FUGÈRE, RESPONSABLE DE L'ACCÈS [6] M e Côté fait témoigner sous serment M. Fugère, qui occupe, entre autres, les fonctions de responsable de laccès aux documents et de greffier pour l'organisme. Il explique qu'au mois de janvier 1999, la municipalité de Sainte-Agathe-Sud a été annexée à celle de Sainte-Agathe-des-Monts qui est devenue, le 27 février 2002, l'actuelle Ville suite à sa fusion avec Sainte-Agathe-Nord et Ivry-sur-le-Lac. [7] Il affirme que les renseignements recherchés dans la demande visent, pour la période allant de janvier 1999 à avril 2002, un ensemble de 32 personnes dont certains cadres qui ne travaillent plus pour lorganisme. Cependant, il a cru utile de dresser une « liste des comptes de dépenses des conseillers de ville et des cadres de la municipalité de Sainte-Agathe-des-Monts de 1999 à 2002 » (pièce O-1). Chaque crochet correspond à un dossier de dépenses, pour un total de soixante-quatre dossiers, lesquels représentent plus de mille pages de documents. [8] À son avis, de cette liste, il ne reste plus que neuf personnes actives chez l'organisme y inclus le maire, les conseillers municipaux et les fonctionnaires cadres. Il ajoute qu'il nexiste pas de comptes de dépenses mais plutôt des postes budgétaires selon lesquels un montant est alloué pour le remboursement des frais de déplacement ou de formation.
02 07 27 Page : 3 [9] M. Fugère indique que seul le maire, M. Pierre Circé, détient une carte de crédit identifiée au nom de la Ville. Les autres personnes, tels les conseillers municipaux et les cadres, acquittent la dépense nécessaire pour leur tâche, soit en argent comptant ou avec leur carte de crédit personnelle, laquelle contient des renseignements nominatifs les concernant. Pour obtenir un remboursement, ils complètent « une feuille de réclamation de dépenses ». M. Fugère ajoute que chaque demande de remboursement doit être motivée et que lorganisme acquitte le remboursement par chèque. Il précise que les pièces justificatives annexées à cette demande ne font pas lobjet de dépôt ou de débat lors des réunions du conseil municipal. [10] Il dépose, sous le sceau de la confidentialité, deux séries de documents comprenant notamment des factures, des reçus et des formulaires « Autorisation de déboursés » dûment remplis et signés (pièce O-2 confidentielle). [11] M. Fugère explique qu'il assume d'autres fonctions que celle de responsable à l'accès à la Ville et qu'il n'a ni le temps ni le personnel pour procéder à lélagage des renseignements nominatifs contenus à tous les documents demandés. Il ajoute que pour considérer laccès à ces derniers, il aurait fallu en faire une première lecture, pour ensuite produire une première copie sur laquelle il aurait masqué les renseignements nominatifs, et pour finalement recommencer la même démarche une seconde fois. En conséquence, il considère la demande traitée au présent dossier comme étant déraisonnable. B) LE DEMANDEUR [12] À la suite de la déposition de M. Fugère, le demandeur décide dapporter un amendement à sa demande initiale; il souhaite maintenant obtenir les documents concernant les neuf cadres ou élus dont les noms sont indiqués à la liste soumise par la Ville. De plus, il voudrait savoir, de façon détaillée, ce que fait chacun dentre eux, telles leurs activités officielles ayant trait aux dépenses réclamées, l'objet et le lieu de leurs rencontres alors quils sont réputés être dans l'exercice de leurs fonctions. [13] La Ville prend acte, séance tenante, de lamendement et consent à lui fournir certains documents concernant les neuf personnes, à lexception des informations quelle considère nominatives au sens de larticle 53 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l'accès »), à savoir les numéros, les dates d'expiration de cartes de crédit personnelles, les achats personnels, les numéros des cartes de débit et les noms de leurs titulaires. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 07 27 Page : 4 LA PLAIDOIRIE ET LES ARGUMENTS A) DE LORGANISME [14] M e Côté signale que la Ville se désiste de sa requête en irrecevabilité basée sur larticle 126 de la Loi sur l'accès, car le nombre de personnes visées par la demande a été réduit de 32 à 9. L'avocate précise que sa plaidoirie portera sur lamendement qua fait le demandeur, à laudience. [15] M e Côté résume la déposition de M. Fugère selon laquelle lorganisme ne possède pas de comptes de dépenses mais plutôt des postes budgétaires à partir desquels un remboursement est fait aux élus municipaux et aux fonctionnaires cadres suivant les modalités et conditions prévues à cette fin. Ces remboursements se font par chèque. Elle rappelle que les documents en litige contiennent des renseignements nominatifs au sens de larticle 53 de la Loi sur l'accès. À son avis, ces renseignements ne revêtent pas un caractère public au sens de larticle 57, au premier paragraphe, de la même loi. [16] Lavocate plaide que cet article devrait recevoir une interprétation restrictive à la règle de la confidentialité prévue à larticle 53, tel que l'a mentionné le juge Tellier de la Cour du Québec dans l'affaire Université de Montréal c. Lamontagne 2 à laquelle réfère la décision Ville de Lachine c. Leclerc et al. 3 . Dans ce dernier cas, la Cour du Québec indique, au sujet de l'interprétation de l'article 57, que : Les comptes de dépenses, nonobstant une interprétation restrictive, doivent-ils être inclus dans les termes du paragraphe 1 de cet article? Il ne peut être question de relier cette notion au nom, titre, classification, adresse, numéro de téléphone, énoncés au premier paragraphe. [...] Le compte de dépenses est lautorisation donnée par lautorité compétente de faire certains déboursés remboursables dans lexercice dune fonction. Le fonctionnaire qui a ce droit nen jouit pas à sa guise hors des limites de ses fonctions et ne peut lexercer à son avantage personnel. Dans ce sens, le compte de dépenses nest pas une composante du traitement, surtout si lon interprète ce mot restrictivement en fonction de larticle 57 de la loi. 2 J.E. 98-1649. 3 [1999] C.A.I. 482, 488 (C.Q.).
02 07 27 Page : 5 [17] Lavocate plaide que tant les demandes de remboursement que les pièces qui les accompagnent nont fait lobjet de discussion ou de dépôt lors de réunions du conseil municipal; ces documents ne font donc pas partie des archives municipales et devraient demeurer confidentiels. [18] Lavocate commente le jugement Bourque c. Ville de Saint-Romuald et al. 4 , qui va dans le sens contraire de l'affaire Ville de Lachine 5 précitée. En effet, traitant des comptes de dépenses dun maire et des pièces justificatives y afférant, la Cour du Québec a alors statué, entre autres, que ces renseignements ont un caractère public, ayant été déposés aux archives municipales « lorsque ceux-ci sont rattachés à des dépenses remboursées à même les fonds publics ». Elle souligne quà cette décision, cette Cour a interprété de façon libérale larticle 57 de la Loi sur l'accès. [19] Elle ajoute que la preuve na pas démontré que les personnes mentionnées à la liste ont renoncé à la divulgation des renseignements nominatifs qui les concernent. Par analogie à la présente cause, lavocate cite, en exemple, larrêt Dagg c. Ministre des Finances et Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et al. 6 , par jugement majoritaire, la Cour suprême du Canada, traitant de feuilles de présences demployés qui se rendaient au travail les fins de semaine, a statué que les noms figurant sur les feuilles de présences constituent des « renseignements personnels » aux fins de lart. 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. [20] Cette Cour indique de plus qu il serait tout à fait injuste que les détails de la prestation de travail de lemployé soient considérés comme des renseignements publics pour la simple raison que la personne est une employée de lÉtat. 7 [21] La Cour suprême a donc refusé au demandeur laccès à ce type de documents dans son intégralité parce que notamment « le droit à la vie privée lemporte sur le droit daccès à linformation » 8 . [22] Cet arrêt traite de renseignements qui revêtent un caractère public, telles les conditions salariales dun fonctionnaire cadre. Lavocate commente le terme 4 [2000] R.J.Q. 546, 555 (C.Q.). 5 Précitée, note 3. 6 [1997] R.C.S. 403, p. 6 de la version intégrale. 7 Idem, p. 8 de la version intégrale. 8 Idem, p. 14 de la version intégrale.
02 07 27 Page : 6 « traitement » tel que le définit le dictionnaire Le Petit Robert comme étant, entre autres, une « rémunération dun fonctionnaire. Gain attaché à un emploi régulier dune certaine importance sociale » 9 . Le même terme est défini dans le Dictionnaire canadien des relations du travail comme suit : « Rémunération dun employé qui est établie sur une base de plus dune semaine, tout particulièrement sur une base annuelle » 10 . [23] De plus, lavocate a cru pertinent de fournir, à titre d'exemple, une « Échelle de traitement » publiée aux Règles sur la classification, la rémunération, les avantages sociaux et les autres conditions de travail des administrateurs dÉtat II et des sous-ministres associés et adjoints engagés à contrat 11 et au Décret 1815-92 traitant de la Révision de traitement des sous-ministres et autres administrateurs dÉtat I 12 . [24] Elle ajoute que les auteurs Dussault et Borgeat 13 fournissent une explication détaillée de la notion de « classement » dun employé de la fonction publique selon laquelle le dirigeant « doit attribuer au fonctionnaire lun des échelons de léchelle des traitements de la classe demploi, le cas échéant, un grade ». B) DU DEMANDEUR [25] Le demandeur, pour sa part, indique que la conduite dun fonctionnaire qui travaille pour la municipalité doit être connue par ses citoyens. Il indique également quil a le droit de connaître, par exemple, les personnes rencontrées, le type de repas que prend un fonctionnaire durant lequel il déclare travailler et pour lequel il demande un remboursement. Il souligne qu un employé de lÉtat, le temps quil est au travail, doit rendre compte de ses dépenses; il est payé à partir des deniers publics ». Dans le cas dun conseiller municipal, le demandeur ajoute que « cest à partir de ses actes que le citoyen peut déterminer sil pourra » lui accorder son vote. C) RÉPLIQUE DE LORGANISME [26] M e Côté réplique que lorsquun fonctionnaire « fait du temps supplémentaire, la nature de la prestation » de celui-ci nest pas publique; sa feuille de temps journalière ne revêt pas un caractère public et doit demeurer confidentielle. 9 Le Petit Robert, p. 2288. 10 Gérard DION, Dictionnaire canadien des relations de travail, Québec, PUL, 1986, p. 483. 11 [1991] 123 G.O. II, 3030. 12 [1993] 125 G.O. II. 57. 13 René DUSSAULT et Louis BORGEAT, Traité de droit administratif, Deuxième édition, Tome II, Québec, PUL, 1986, p. 307.
02 07 27 Page : 7 [27] En ce qui concerne le désir du demandeur à vouloir connaître, entre autres, les noms des personnes rencontrées par un cadre, les détails de ces rencontres, etc., lavocate argue que la Ville nest pas tenue de lui fournir ces renseignements qui, à son avis, visent la conduite même de ce cadre. Ce sont des renseignements nominatifs qui ne sont pas visés par larticle 57 (1) de la Loi sur l'accès; ils ne devraient donc pas lui être accessibles. LA DÉCISION [28] La soussignée prend acte du désistement de la Ville de sa requête en irrecevabilité basée sur larticle 126 de la Loi sur l'accès qui a fait suite à l'amendement de la demande par lequel le nombre de personnes concernées a été réduit de 32 à 9. La présente décision statuera sur la demande telle qu'elle a été amendée séance tenante par le demandeur. [29] La soussignée a examiné une série de documents qua déposés la Ville, à laudience, sous pli confidentiel (pièce O-2). Pour lessentiel, ils sont constitués dune série de factures diverses, de reçus, de n os de cartes de crédit, la date de la transaction et le montant, la date déchéance, la limite de crédit, le nouveau solde et le montant du paiement à payer concernant le maire et le greffier de la Ville. [30] Cependant, dautres documents eu égard aux neuf élus et cadres identifiés lors de l'audience étaient manquants. La soussignée a cru nécessaire de les requérir, le 31 juillet 2003, auprès de lorganisme, qui les a communiqués, sous pli confidentiel, à la Commission, le 21 août 2003, date à laquelle a débuté le délibéré. Ils sont constitués de formulaires d Autorisation de déboursés », de « Demande démission de chèque » ainsi que les pièces justificatives qui y sont annexées. Ces documents couvrent la période comprise entre le 16 décembre 1998 et le 27 juin 2001 inclusivement; les noms de cadres et conseillers municipaux y sont clairement identifiés. [31] Le demandeur, lors de son témoignage, avait déclaré souhaiter avoir accès aux documents pour la période débutant en janvier 1999. Dans la série de documents, on trouve également une résolution portant le numéro 2001-06-252, adoptée par le conseil municipal lors dune séance spéciale tenue le 26 juin 2001. Ce dernier document est accessible au demandeur. [32] De plus, lexamen des documents démontre que la majeure partie d'entre eux contiennent des renseignements nominatifs au sens de larticle 53 de la Loi sur l'accès.
02 07 27 Page : 8 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants : 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. [33] Cependant, les noms des neuf personnes toujours actives à la Ville, comme élues ou cadres, ne constituent pas, dans le cas présent, un renseignement nominatif car elles occupent des fonctions publiques. Larticle 57 (1) sapplique alors. 57. Les renseignements suivants ont un caractère public : 1° le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; [...] [34] Par ailleurs, il existe deux courants jurisprudentiels au sujet de l'interprétation de cet article. Dans l'affaire Ville de Lachine précitée, les procureurs du mis en cause rappellent que le juge Tellier 14 , de la Cour du Québec, a statué que larticle 57 de la Loi sur laccès « doit recevoir une interprétation restrictive à la règle de la confidentialité prévue à larticle 53 ». Ils citent à titre d'exemples les décisions Brunette c. Commission des droits de la personne 15 et Chambre des notaires c. Hydro Québec 16 . [35] Un second courant jurisprudentiel eu égard à larticle 57 (1) indique quen cas de doute, la protection des documents devrait primer sur la communication des renseignements personnels 17 . Cette réflexion fait ressortir la décision rendue par la Cour suprême dans larrêt Dagg précité 18 , par laquelle elle interprète deux 14 dans l'affaire Université de Montréal c. Lamontagne (voir note 2), citée dans Ville de Lachine, précitée, note 3, 487. 15 [1987] C.A.I. 289. 16 [1987] C.A.I. 134. 17 Perreault c. C.U.M. [1992] C.A.I. 251. 18 Voir note 6.
02 07 27 Page : 9 lois fédérales à savoir la Loi sur laccès à linformation 19 et la Loi sur la protection des renseignements personnels 20 . [36] Dans le cas sous étude, la soussignée est davis que le demandeur doit avoir un accès restrictif à certains documents en vertu, entre autres, de l'article 53 précité et de l'article 171 (1) de la Loi sur laccès : 171. Malgré les articles 168 et 169, la présente loi n'a pas pour effet de restreindre: 1° l'exercice du droit d'accès d'une personne à un document résultant de l'application d'une autre loi ou d'une pratique établie avant le 1 er octobre 1982, à moins que l'exercice de ce droit ne porte atteinte à la protection des renseignements personnels; [...] [37] À la décision St-Michel-Piper c. Société dhabitation du Québec et Ville de Lachine 21 , la Commission a établi que les documents détenus par un organisme public qui contiennent des renseignements personnels ne devraient pas être accessibles sans restriction afin de ne pas porter atteinte à la protection desdits renseignements. [38] En ce qui a trait aux documents transmis sous le sceau de la confidentialité, ils contiennent, entre autres, des formulaires d’« Autorisation de déboursés », dûment remplis par le maire, par des conseillers municipaux et par des cadres. Ils indiquent notamment une description détaillée des interventions ainsi que la date à laquelle elles ont été tenues. Ils sont complétés par les pièces justificatives et la preuve de paiement qui sy rattachent. [39] À cette série de documents, se trouve également la résolution n o 1999-05-285 adoptée par le conseil municipal à la séance ordinaire du 11 mai 1999 traitant de la Délégation donnée au directeur général dautoriser des dépenses de formation et de déplacements et de paiement. La soussignée considère que le demandeur peut avoir copie de cette résolution qui porte la signature de la greffière de lépoque, M me Raymonde Guindon. [40] Ce document ne contient pas de renseignements nominatifs et il revêt un caractère public, et ce, conformément à larticle 333 de la Loi sur les cités et villes 22 L.c.v. »). Cet article prévoit, entre autres, « que les procès-verbaux des 19 L.R.C. [1985] ch. A-1. 20 L.R.C. [1985] ch. P-21. 21 [1997] C.A.I. 119. 22 L.R.Q., c. C-19.
02 07 27 Page : 10 votes et les délibérations du conseil, une fois approuvés à la séance suivante deviennent accessibles à toute personne qui en fait la demande » tel qu'il est mentionné à la décision Montanaro c. Ville de Lorraine et als 23 . [41] La soussignée comprend les préoccupations du demandeur qui souhaite avoir accès aux documents pour les motifs quil a indiqués, tout en fournissant des exemples à laudience. Elle comprend également le souci du demandeur pour la transparence de ladministration publique, en rendant compte de ses actes à ses citoyens. [42] Par ailleurs, la soussignée estime que labsence de dépôt des documents en litige lors de réunions du conseil municipal ne permet pas de conclure quils sont automatiquement soustraits à la Loi sur laccès. Les articles 100 et 102 de la L.c.v. sappliquent dans la présente cause; les documents réfèrent à des dépenses qui ont fait lobjet dun remboursement par lorganisme, tel que la statué la Commission à la décision LÉcuyer c. Ville LaSalle 24 . [43] En effet, à larticle 100 de cette loi, à son premier paragraphe, le législateur prévoit expressément que le trésorier doit tenir des livres de comptes et les renseignements que doivent contenir ces documents. Le deuxième paragraphe de cet article indique le devoir du trésorier dobtenir non seulement les pièces justificatives de tous paiements faits pour la municipalité, mais également le devoir de les conserver, et ce, pour les motifs spécifiques qui y sont mentionnés. Le troisième paragraphe de cet article, pour sa part, décrit notamment la forme que doit avoir ces livres de comptes. [44] De plus, larticle 102 de la L.c.v. indique le moment selon lequel ces livres et les pièces justificatives peuvent être consultés par quiconque qui en fait la demande. [45] Cependant, au-delà des motifs fournis par le demandeur, la soussignée considère que laccès à certains documents concernant des élus et fonctionnaires cadres, détenus par lorganisme, doit se faire dans le respect du droit fondamental de ces individus à linformation prévu à larticle 44 de la Charte des droits et libertés de la personne 25 et commenté dans la décision Commission de la fonction publique c. Héroux 26 . 23 C.A.I. Montréal n o 02 12 97, le 23 janvier 2003, c. Constant. 24 [2001] C.A.I. 131; portée en appel devant la C.Q. 500-02-094162-018, désistement le 7 janvier 2003. 25 L.R.Q., c. C-12. 26 [1989] R.J.Q. 2857 (C.Q.).
02 07 27 Page : 11 [46] Cet article prévoit que : 44. Toute personne a droit à l'information, dans la mesure prévue par la loi. [47] Pour les factures, au nombre de trois, qui sont incompréhensibles ou illisibles, elles sont inaccessibles au demandeur. [48] Cependant, pour la période couvrant de 1999 à la date de laudience, le demandeur pourra avoir accès aux copies des documents suivants : Les chèques faits à lordre des cadres et élus de la Ville, en masquant leur adresse résidentielle, s'il y a lieu, dont les noms sont indiqués dans le formulaire d’« Autorisation de déboursés », en masquant préalablement les numéros de « Code budgétaire ». Les fiches explicatives comprenant les cases : n o de référence, date, montant brut, escompte, montant payé, n o de chèque correspondant au paiement. Lorganisme devra dabord masqué l'adresse résidentielle de la personne concernée, s'il y a lieu. Les factures de restaurant avec le nom de celui-ci, la date, le montant acquitté, lautorisation et le montant du pourboire, le cas échéant. Les relevés de transactions de stationnement. Les factures dhôtel avec le nom de ce dernier, le nom de la personne qui détient une fonction publique pour la période en question (au sens du premier paragraphe de larticle 57 de la Loi sur l'accès), la date darrivée et de départ, le nombre de personnes, le montant total acquitté. [49] Cependant, dans le cas de toutes transactions ayant été effectuées par carte de crédit ou de débit personnelle, les renseignements nominatifs, tels le n o de compte de cette carte, sa date dexpiration, le solde total sur cette carte, etc. doivent être masqués et ne sont pas accessibles au demandeur. [50] Celui-ci pourra avoir copie de chaque formulaire de « Demande démission de chèque » à lexception de la section « Poste de grand-livre ».
02 07 27 Page : 12 [51] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE, en partie, la demande de révision du demandeur contre la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts; PREND ACTE des modifications apportées par le demandeur à ses demandes daccès et de révision en ce quil souhaite obtenir seulement les documents concernant les neuf personnes toujours actives à titre d'élus ou de cadres de la Ville; PREND ACTE du consentement de l'organisme, à l'audience, de lui communiquer certains renseignements; ORDONNE à l'organisme de communiquer au demandeur les documents identifiés aux paragraphes 31, 39, 48 et 50; PREND ACTE également du désistement de lorganisme de sa requête en irrecevabilité en vertu de larticle 126 de la Loi sur l'accès; REJETTE, quant au reste, la demande de révision; FERME le présent dossier n o 02 07 27. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Montréal, le 7 octobre 2003 M e Joanne Côté PRÉVOST, AUCLAIR, FORTIN, DAOUST Procureurs de la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts
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