Dossier : 03 02 58 Date : 24 septembre 2003 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. Y Organisme public DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS [1] La demanderesse est concernée par la plainte qu’un collègue de travail a portée contre elle auprès de l’organisme qui est leur employeur. [2] L’accès à cette plainte lui a été refusé. [3] La demanderesse requiert la révision de ce refus. L'AUDIENCE A) LA PREUVE i) de l'organisme
03 02 58 Page : 2 Témoignage de M. Claude Filion [4] M. Claude Filion témoigne sous serment. Il est secrétaire général et responsable de l’accès aux renseignements détenus par l’organisme. Il a traité la demande d’accès que l’avocate de la demanderesse lui a adressée le 21 janvier 2003, document qu’il reconnaît séance tenante et que l’avocat de l’organisme dépose (O-1). Cette demande vise l’obtention de copie de la plainte qui a été portée contre la demanderesse, le ou vers le 13 février 2002, par un collègue de travail qui y est identifié; la demanderesse exclut par ailleurs les renseignements qui identifieraient des étudiants. [5] M. Filion a accusé réception de cette demande d’accès le 22 janvier 2003 (O-2) et il l’a ensuite traitée à la lumière de renseignements que la directrice des ressources humaines de l’organisme lui a fournis (O-3, O-4). Celle-ci lui a indiqué que la plainte contenait des « informations nominatives à l’égard de son auteur » qui en refusait la communication; la directrice a ajouté qu’un « grief a été déposé par le syndicat du personnel enseignant dans ce dossier » et que « ce litige fait aussi l’objet de représentations par le procureur de la FNEEQ ». [6] De l'avis de M. Filion, la plainte renseigne sur la perception personnelle de son auteur concernant un conflit qui a donné lieu à un grief soumis avant la demande d'accès. L’organisme n’a pas voulu, par la communication de cette plainte, nuire à une éventuelle médiation ou encore à des procédures civiles. [7] Selon M. Filion, la plainte est constituée de renseignements qui sont nominatifs ainsi que de renseignements qui ne le sont pas « de façon absolue » mais qui peuvent le devenir en raison du contexte qui a donné lieu au litige opposant la demanderesse et le plaignant qui travaillent dans le même milieu. [8] M. Filion a ainsi motivé son refus (O-5) d’acquiescer à la demande d’accès : « Ce refus nous est commandé par le fait que dans ce dossier un grief a été déposé par le syndicat du personnel enseignant et que ce litige fait l’objet de représentations par le procureur de la FNEEQ. De plus, la plainte ici concernée renferme également des informations nominatives à l’égard de son auteur. ». Contre-interrogatoire de M. Filion [9] M. Filion explique que l'éventuelle médiation à laquelle il réfère concerne le grief susmentionné. Il ajoute par ailleurs que c'est son expérience qui, dans le
03 02 58 Page : 3 traitement de la demande d’accès, lui a permis de croire que la communication de la plainte en litige pourrait être exigée dans le cadre d’un procès civil. Il indique enfin qu’il savait que cette plainte avait été déposée et que le syndicat y avait demandé accès en s’adressant à la directrice des ressources humaines. Témoignage de M me Denise St-Onge [10] M me Denise St-Onge témoigne sous serment. Elle est à l’emploi de l’organisme à titre de directrice des ressources humaines depuis décembre 1997. [11] Elle a fourni la plainte en litige à M. Filion qui la lui a demandée et ils en ont analysé le contenu. M me St-Onge s’est par la suite adressée à l’auteur de la plainte pour savoir s’il consentait à ce qu’elle soit communiquée; celui-ci a, par écrit (O-6), exprimé son refus à cet effet. [12] La plainte en litige a été logée dans le contexte suivant : une altercation, comprenant des éléments de violence, est survenue entre la demanderesse et le plaignant qui sont enseignants à l’emploi de l’organisme; chacun a, conséquemment, fait l’objet de mesures disciplinaires et déposé un grief. La demande d’accès à la plainte est postérieure à ces événements. [13] Cette plainte est constituée de renseignements nominatifs chargés d’émotion et d’impressions; ces renseignements subjectifs en forment la substance et appuient le refus d'acquiescer à la demande d'accès. [14] Le 28 février 2002, la demanderesse a fait l’objet d’une mesure disciplinaire qui s’appuie entre autres et explicitement sur le fondement de la plainte « d’agression verbale et violence psychologique » (O-7) qui est en litige. Elle a de plus été avisée qu’elle devra collaborer à un processus de médiation lors de son retour au travail (O-7). À la date de l’audience devant la Commission, le 3 septembre 2003, la demanderesse n’est pas encore de retour au travail de sorte que la médiation prévue demeure éventuelle. [15] Deux griefs ont été déposés et seront vraisemblablement entendus par un arbitre du secteur de l’éducation en novembre 2003. Le 1 er grief, de nature individuelle, a été soumis par la demanderesse en mars 2002 (O-8); celle-ci conteste la mesure disciplinaire qui lui a été imposée par l’organisme et elle exige, notamment, que tout document qui est relié à cette mesure soit retiré de son dossier (O-7),
03 02 58 Page : 4 [16] Le 25 février 2002, l’auteur de la plainte en litige a aussi a fait l’objet d’une mesure disciplinaire qui s’appuie entre autres et explicitement sur « la plainte d’agression physique logée par » la demanderesse (O-9). Il a été avisé qu’il devra collaborer à un processus de médiation lors du retour au travail de la demanderesse (O-9). L’auteur de la plainte en litige a également soumis un grief de nature individuelle en mars 2002 (O-8); celui-ci conteste la mesure disciplinaire qui lui a été imposée par l’organisme (O-9) et il exige, notamment, que tout document relié à cette mesure soit retiré de son dossier. Contre-interrogatoire de M me St-Onge [17] Contre-interrogée, M me St-Onge précise : • qu’elle était présente lorsque l’auteur de la plainte en litige en a, par écrit, refusé la communication à la demanderesse; • que l’organisme a aussi analysé la possibilité de ne pas donner accès à la plainte en litige advenant le consentement à la communication de ce document par son auteur; • que la plainte en litige comprend des faits; • qu’à la suite de l’altercation survenue entre la demanderesse et l’auteur de la plainte en litige, l’organisme a d’abord reçu la plainte de la demanderesse; • que la tenue d’une médiation est prévue à compter du retour au travail de la demanderesse, ce, dans le but de rétablir le climat de travail et les relations professionnelles entre celle-ci et l’auteur de la plainte en litige, ces derniers ayant été avisés qu’ils devront collaborer à cette médiation (O-7, O-9) • qu’un médiateur sera désigné aux fins de cette médiation dont les modalités seront déterminées en temps opportun, la demanderesse n’étant pas encore revenue au travail; • qu’à la date de la décision du responsable (O-5), le 6 février 2003, un grief avait été déposé et faisait l’objet de représentations par le procureur du syndicat du personnel enseignant qui pouvait, pour sa part, demander que l’organisme lui communique la plainte en litige. ii) de la demanderesse [18] La demanderesse témoigne sous serment. Elle dit avoir été agressée physiquement, le 12 février 2002, par l’auteur de la plainte en litige; elle a porté plainte contre lui et elle s’est entretenue avec la directrice des ressources humaines à ce sujet avant de consulter une psychologue.
03 02 58 Page : 5 [19] La demanderesse comprend que l’auteur de la plainte en litige a par la suite déposé contre elle un document qui la concerne et qui traiterait de harcèlement. Elle explique l’effet qu’ont eu, sur elle, la plainte en litige ainsi que la mesure disciplinaire qui s’en est suivi. [20] La demanderesse veut savoir ce que son collègue a dit sur elle et elle veut le confronter parce qu’à son avis, atteinte a été portée à sa réputation et à sa santé. Selon la demanderesse, l’auteur de la plainte en litige l’a agressée parce qu’elle lui avait emprunté une agrafeuse qu’il avait lui-même empruntée. Selon elle également, le contenu de la plainte serait mensonger; elle n’a pu, cependant, interroger personne à cet égard. Elle veut avoir accès à la plainte en litige afin de « guérir ». [21] La demanderesse confirme contester, par voie de grief, la mesure disciplinaire (O-7) que l’organisme lui a imposée à la suite de la plainte en litige. [22] Elle précise, en réponse à la Commission, ce qu’elle connaît du contenu de la plainte : la plainte en litige comprendrait, selon ce qu’elle a appris de M me St-Onge alors qu’elle lui demandait ce que son collègue lui reprochait, des renseignements sur du harcèlement psychologique et verbal concrétisé par des insultes (notamment celles de voleur et de menteur) dont certaines auraient été exprimées devant des étudiants ou encore concerneraient l’emprunt d’une agrafeuse; la plainte comprendrait des propos de la demanderesse indiquant au plaignant que des gens qui avaient volé du matériel avaient été congédiés. Elle souligne que la mesure disciplinaire qui lui a été imposée prend, entre autres, appui sur « le fondement de la plainte d’agression verbale et violence psychologique » logée par son collègue (O-7). Contre-interrogatoire de la demanderesse [23] Contre-interrogée, la demanderesse explique qu’elle appréhende le contenu diffamatoire de la plainte en litige puisque M me St-Onge a indiqué qu’il y était question de harcèlement. La demanderesse a intenté un recours civil en diffamation (O-11) contre l’auteur de la plainte à la suite du refus du responsable daté du 6 février 2003. Ce recours, daté du 11 février 2003 et signifié le même jour, est en lien avec les faits qui font l’objet des témoignages exprimés devant la Commission.
03 02 58 Page : 6 B) LES ARGUMENTS i) de l'organisme [24] La preuve démontre que le traitement administratif de la demande d’accès du 21 janvier 2003 a été effectué selon les règles prescrites par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [25] La preuve démontre qu’un conflit exacerbé existe entre la demanderesse et l'auteur de la plainte en litige qui est son collègue de travail, conflit qui déborde le cadre des relations de travail entre employés et entre « employeur-employé ». [26] La preuve démontre que l’auteur de cette plainte ne consent pas à ce que ce document soit communiqué à la demanderesse. L’organisme est fondé d’invoquer l’article 88 de la loi précitée au soutien du refus du responsable d’acquiescer à la demande d’accès: 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [27] L’auteur de la plainte en litige y relate, dans ses propres mots, son grief contre la demanderesse. Ce document, assorti de commentaires et d’éléments factuels, est « teinté d’une grande subjectivité ». La démarche entreprise par l’auteur de la plainte est également subjective; cette plainte, dirigée contre la demanderesse, a eu des répercussions disciplinaires contre celle-ci. Les plaintes qui sont portées contre un individu par ses collègues de travail et qui ne portent pas sur une froide description de faits mais sur des gestes à répercussions 1 L.R.Q., c. A-2.1
03 02 58 Page : 7 disciplinaires sont, comme l’a confirmé la Cour du Québec, nominatifs vis-à-vis leur auteur 2 . [28] La preuve démontre que la demanderesse est d’avis que la plainte en litige ainsi que la mesure disciplinaire qui lui a été imposée sont sans fondement; la demanderesse aura l’occasion de faire valoir son point de vue dans le cadre des recours qu’elle a intentés. [29] La preuve démontre que l’auteur de la plainte est connu de la demanderesse; la preuve démontre aussi que la demanderesse ne connaît pas le contenu de cette plainte et que son auteur ne consent pas à ce qu’il lui soit communiqué. Le refus du responsable est fondé en vertu de l’article 88, précité, puisque la substance de la plainte est nominative quant à son auteur qui est connu de la demanderesse. ii) de la demanderesse [30] La preuve démontre qu’il y a eu agression physique à l’endroit de la demanderesse. À cet égard, l’organisme doit assurer la santé et la sécurité de ses employés; il devait démontrer que les torts étaient partagés entre la demanderesse et l’auteur de la plainte et leur imposer une médiation. [31] La plainte en litige est accessible en vertu de l’article 83 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement 2 Ville de Montréal c. Daniel Chevalier [1998] C.A.I. 501.
03 02 58 Page : 8 de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [32] Le fait que la demanderesse connaisse l’auteur de la plainte ne restreint pas l’accès à ce document; la plainte en litige lui est également accessible en vertu de l’article 58 de la même loi 3 : 58. Le fait qu'une signature apparaisse au bas d'un document n'a pas pour effet de rendre nominatifs les renseignements qui y apparaissent. [33] La plainte en litige a été rédigée par son auteur dans l’exercice de ses fonctions. [34] La plainte en litige peut être dénominalisée sans en altérer le sens ainsi que les éléments factuels. [35] Le refus du responsable est dilatoire; il vise à protéger l’organisme. Les motifs qui ont amené l’auteur de la plainte en litige à refuser la communication de ce document demeurent incidemment inconnus. [36] L’accès à la plainte en litige permettra à la demanderesse de faire valoir ses droits contre l’organisme qui, par son refus de lui communiquer ce document, contraint en outre la demanderesse à intenter un recours civil contre l’auteur de la plainte. [37] La tenue vraisemblable d’une audience dans les dossiers de griefs mis en preuve ne constitue pas une restriction à l’accès. [38] La demanderesse veut avoir accès à la plainte en litige afin de se défendre contre ce dont elle est accusée. DÉCISION [39] J’ai pris connaissance de la plainte en litige. Il s’agit d’une dénonciation de plus ou moins deux pages qui, dans sa substance et de façon détaillée, 3 Montreuil c. Cegep F-X Garneau, dossier C.A.I. 98 15 60.
03 02 58 Page : 9 renseigne sur les doléances qu’exprime son auteur à l’endroit de la demanderesse, doléances qu’il adresse à la directrice des ressources humaines. Dans l’expression de ses doléances, l’auteur de la plainte communique sa propre version ainsi que sa perception personnelle de certains événements qui l’opposent à la demanderesse et il évalue la conduite de la demanderesse à son égard. L’auteur y livre non seulement son opinion mais également certains éléments de son questionnement et de son raisonnement. La plainte comprend enfin des renseignements concernant des personnes physiques autres que la demanderesse ou l’auteur de la plainte. [40] La preuve démontre que la demanderesse veut connaître le contenu intégral de cette plainte, ce, à l’exception des renseignements nominatifs concernant des étudiants. La preuve démontre par ailleurs que la directrice des ressources humaines lui en a communiqué quelques éléments puisque l’organisme a, après enquête menée au sujet de cette plainte, imposé, de façon motivée, une mesure disciplinaire (O-7) à la demanderesse. [41] La preuve démontre que l’auteur de la plainte en litige est connu de la demanderesse. [42] La demande d’accès est régie par les articles 83 et suivants de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. L’organisme invoque la restriction impérative à l’accès prévue par l’article 88 de cette loi pour fonder, dans son ensemble, le refus du responsable : 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [43] L’article 88 interdit à un organisme public de donner à une personne communication de renseignements nominatifs qui la concernent lorsque la divulgation de ces renseignements révélerait vraisemblablement des renseignements nominatifs concernant une ou d’autres personnes physiques.
03 02 58 Page : 10 [44] La décision du responsable est fondée en droit. La preuve démontre que la communication de cette plainte révélerait à la demanderesse la substance des doléances exprimées par son auteur ainsi que des renseignements nominatifs concernant d’autres personnes physiques. Aucune preuve ne démontre par ailleurs que l’exception prévue par le 4 ième paragraphe de l’article 59 s’applique. [45] Les doléances exprimées par l’auteur (connu) de la plainte logée contre la demanderesse sont des renseignements nominatifs qui le concernent et qui sont confidentiels en vertu de la loi précitée : 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 56. Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement nominatif concernant cette personne. [46] L’accès à ces renseignements nominatifs est déterminé par l’article 88, susmentionné, qui s’applique et qui, vu la preuve, exige de l’organisme qu’il assure la confidentialité du contenu de la plainte en litige. [47] Les renseignements nominatifs sont confidentiels et ne peuvent être communiqués en vertu des dispositions suivantes: 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait
03 02 58 Page : 11 à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il peut communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne, dans les cas et aux strictes conditions qui suivent: 1° au procureur de cet organisme si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Procureur général si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 2° au procureur de cet organisme, ou au Procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est requis aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe 1 o ; 3° à une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 4° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; 5° à une personne qui est autorisée par la Commission d'accès à l'information, conformément à l'article 125, à utiliser ce renseignement à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; 6° (paragraphe abrogé); 7° (paragraphe abrogé);
03 02 58 Page : 12 8° à une personne ou à un organisme, conformément aux articles 61, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1. 9° à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement. [48] La demanderesse a fait l’objet d’une plainte; l’organisme a mené une enquête et décidé, motifs à l’appui, de lui imposer une mesure disciplinaire. La demanderesse a choisi de contester cette mesure disciplinaire par la voie d’un grief qui était soumis depuis plusieurs mois lorsqu’elle a formulé sa demande d’accès; ce grief doit incessamment être entendu. L’application impérative de l’article 88 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels a pour effet de ne pas nuire à l’arbitrage du grief soumis par la demanderesse en laissant notamment à l’arbitre : • le soin de voir à l’application des règles qui, en temps opportun, régiront la preuve qui lui sera présentée; • la latitude nécessaire lui permettant de rendre toute décision relative au huis-clos ou à la non-divulgation, la non-publication et la non-diffusion de renseignements personnels. [49] Le 2 ième alinéa de l’article 14 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels autorise l’organisme à ne pas communiquer à la demanderesse la plainte en litige dont la substance est confidentielle : 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi.
03 02 58 Page : 13 Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. [50] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE LA DEMANDE DE RÉVISION. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Henrik Ellefsen Avocat de l’organisme
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