Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 17 77 Date : 29 mars 2005 Commissaire : M e Christiane Constant DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 21 août 2003, le demandeur autorise, par écrit, le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle Normand-Laramée, ci-après désigné « l’organisme » à permettre à sa mère, M les documents contenus à son dossier. Le lendemain, M demandeur, formule une demande pour avoir accès auxdits documents. X Demandeur c. Centre de réadaptation en déficience intellectuelle Normand-Laramée Organisme public me Y, et à sa sœur, M me Z, de consulter me Y, mère du
03 17 77 Page : 2 [2] Le 11 septembre, M me Adélia Guité, responsable des ressources humaines, rappelle à M me Y que l’organisme lui a donné accès au dossier principal de son fils les 10 juin et 22 juillet 2003. Il lui refuse cependant l’accès au « Journal de l’intervenante », étant constitué de « notes personnelles que cette dernière consigne pour son propre usage » et ce, dans le but de pouvoir rédiger un rapport trimestriel. Une copie de ce dernier ainsi que les autres rapports trimestriels contenus au dossier de son fils lui ont également été communiqués. [3] Le 10 octobre 2003, la mère du demandeur, requiert de la Commission d’accès à l’information (la «Commission ») la révision de la décision de l’organisme. LA PREUVE [4] M me Sylvie Dupras affirme solennellement qu’elle est responsable de l’accès aux documents. Elle précise que plusieurs intervenants travaillent dans différents points de services situés dans la Ville de Laval. Le demandeur, qui réside chez sa mère, bénéficie des services de l’organisme par l’entremise d’une intervenante. Le travail effectué par celle-ci est consigné dans ses notes personnelles. Elle se sert de celles-ci pour pouvoir rédiger un rapport trimestriel, et ce, tel qu’il est indiqué dans la réponse que M me Adélia Guité a fait parvenir à M me Y (pièce O-1). Cette dernière a eu accès à ce document, aux rapports trimestriels précédents et aux autres documents contenus dans le dossier de son fils. [5] M me Dupras signale que les notes auxquelles se réfère la mère du demandeur, avaient été détruites par l’intervenante qui ne travaille plus pour l’organisme. Elle ajoute que même si elles ne l’avaient pas été, l’organisme n’aurait pas pu les lui transmettre, parce que, d’une part, elles appartenaient à l’intervenante et, d’autre part, elles étaient destinées à son usage personnel. TÉMOIGNAGE DE M me Y [6] M me Y déclare solennellement qu’elle est la mère du demandeur. Elle confirme que l’organisme lui a donné accès aux documents contenus dans le dossier de son fils qui est autiste. Elle confirme également que l’organisme lui a transmis le dernier rapport trimestriel daté du mois de janvier 2003. Elle se dit cependant étonnée du témoignage de M me Dupras lorsque celle-ci indique que l’intervenante, M me Petit, avait détruit ses notes personnelles alors que M me Sylvette Grenier, Protecteur de l’usager l’a informée, vers le 9 mars 2003, avoir vu « le dossier parallèle et les notes personnelles ». M me Y ajoute que
03 17 77 Page : 3 M me Danielle Levert, Chef de service, l’a de plus informé avoir vu lesdites notes. Elle ajoute que, vers le 14 juillet 2003, M. Richard Lachapelle, alors Commissaire à la qualité des services, l’a informée avoir « vu les notes personnelles » de l’intervenante. [7] La soussignée intervient pour vérifier auprès de M me Y l’exactitude de ces renseignements qu’elle dit avoir obtenus auprès des trois personnes ci-dessus mentionnées. La soussignée lui explique qu’elle fera parvenir à chacune de ces personnes une lettre référant aux citations et aux dates qu’elle a fournies à l’audience, afin de connaître leur version des faits respective en regard de ces allégations, ce à quoi elle consent. [8] Par ailleurs, M me Y dit avoir parlé à M me Petit qui lui a fait part d’un incident dans lequel son fils était impliqué alors qu’il travaillait dans une école. Elle explique l’importance d’avoir accès aux notes de cette intervenante que l’organisme refuse de lui transmettre. M me Y soumet, en preuve, une copie de divers documents concernant son fils, ainsi que la correspondance échangée entre elle-même et l’organisme (pièce D-1 en liasse). TÉMOIGNAGE DE M ME Z [9] M me Z affirme solennellement qu’elle est la sœur du demandeur. Elle indique que, malgré les démarches effectuées auprès de l’organisme, celui-ci refuse toujours de remettre à sa mère les notes personnelles de M me Petit concernant son frère. LA DÉCISION [10] La soussignée constate que la demande d’accès porte la signature de M me Y, avec la mention « pour » le demandeur. La réponse de l’organisme est adressée à M me Y (pièce O-1 précitée). [11] Le demandeur est absent et n’a pas participé verbalement ou par écrit à l’audience de cette cause. La soussignée considère que celui-ci ne cherche pas à avoir accès aux documents contenus dans son dossier, mais plutôt sa mère. La preuve démontre que l’organisme a transmis à celle-ci des documents. Le seul point demeurant en litige est l’accessibilité ou non aux notes personnelles rédigées par M me Petit, alors que celle-ci était l’intervenante du fils de M me Y. Cette demande est faite selon les critères législatifs prévus à l’article 9 de la Loi sur l’accès.
03 17 77 Page : 4 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [12] M me Dupras, pour sa part, indique que ces notes ne se trouvent plus au dossier du fils de M me Y, car elles ont été détruites par l’intervenante qui ne travaille plus pour l’organisme. COMPLÉMENT DE PREUVE [13] En ce qui concerne la partie du témoignage de M me Y selon lequel trois personnes l’auraient informée avoir vu ou avoir eu accès aux notes personnelles de l’intervenante, ces dernières ont fait connaître respectivement à la soussignée leur version des faits. A) DANIELLE LEVERT [14] M me Danielle Levert répond comme suit : […] Dans votre courrier daté du 31 janvier 2005, vous me demandez de vous aviser par écrit, si je me rappelle « avoir eu accès à un dossier parallèle et aux notes personnelles dont se réfère M me Y». Dans cette même lettre, vous précisez que selon M me Y, j’aurais eu accès à ce « dossier parallèle » et ces « notes personnelles » concernant son fils […], vers le 9 mars 2003. De prime abord, les évènements à l’origine de la première plainte s’étant déroulés au cours du mois de mai 2003, mes premiers échanges avec M me Y ont eu lieu le 22 mai 2003. Il semble donc y avoir confusion sur les dates. Par ailleurs, je vous précise que je n’ai pas eu accès aux « notes personnelles » de M me Petit, concernant monsieur […]. Toutefois, j’ai effectivement consulté le journal de bord de M me Petit (dans lequel sont consignées ces notes personnelles), le 5 septembre 2003. Au moment de cette consultation, les notes concernant […] avaient été détruites; en effet, suite à la rédaction du dernier bilan (rédigé en juillet 2003) et au transfert du dossier de monsieur […] vers M me Rachel Tremblay, éducatrice, en
03 17 77 Page : 5 juin 2003, M me Petit n’a conservé aucune note le concernant. […] [15] Faisant suite à cette lettre, M me Y répond, le 4 février 2005, notamment qu’elle n’a pas été comprise à l’audience, que les clarifications recherchées par la soussignée méritent d’être rectifiées, etc. Elle ajoute par exemple que : […] Le 9 mars 2003 n’a pas été cité par moi; je n’ai découvert le document avec pictogrammes (Quand je peux toucher les gens) (page 1) qu’à la fin d’avril 2003, aucun litige ne m’opposait à l’organisme en mars 2003. […] (Soulignements de M me Y) B) SYLVETTE GRENIER [16] Le 7 février 2005, M me Grenier fournit comme suit sa version des faits : […] Lorsque j’ai traité en deuxième instance la plainte de madame Y, j’ai eu accès au contenu du dossier que l’établissement avait concernant son fils, monsieur […]. Néanmoins, tel que je le notais dans les conclusions que je lui ai fait parvenir en février 2004, le dossier ne contenait aucune note personnelle de l’intervenante pas plus que de suivi chronologique. […] [17] Donnant suite à cette lettre, M me Y indique ne pas avoir été comprise à l’audience et une rectification mérite d’être apportée. Elle ajoute cependant que : […] J’ai revu M me Grenier au C.D.D.P. de Laval le 9 mars 2003 à 9.30 a.m. en compagnie de ma fille. À ma question sur les dossiers parallèles, elle avait bien vu les notes rédigées par M me Petit, entre le 20 nov 2003 et le 19 février 2004. […] (soulignements de M me Y)
03 17 77 Page : 6 C) RICHARD LACHAPELLE [18] En regard des informations fournies par M me Y à l’audience et qui ont été transmises, pour commentaires, à M. Lachapelle, celui-ci répond : […] Considérant la nature de la plainte déposée par M me Y, je me suis prévalu des dispositions prévues par la LSSSS (LRQ, chapitre S.4-2, art. 33, alinéa 5) et confié le traitement de la susdite plainte à la direction des ressources humaines compte tenu que le libellé de la plainte portait sur la pratique d’un membre du personnel. De ce fait, bien qu’à travers le processus d’enquête j’aie été informé de l’existence de notes personnelles contenues dans le cahier de bord de l’intervenante visée par la présente, je n’ai en aucun temps pris connaissance comme tel ou vu ces dites notes. Permettez-moi de souligner que ces notes personnelles sont consignées pour le propre usage des intervenants à titre d’aide-mémoire pour la rédaction de rapports et sont, la plupart du temps, détruites une fois le rapport rédigé. […] (soulignements de M. Lachapelle) [19] M me Y signale, entre autres, ce qui suit : […] Je redis encore qu’on a toujours nié qu’il y avait un dossier au 960 Labelle. J’ai dit que M. Lachapelle les avait vues (notes personnelles) mais je n’ai pas dit qu’il m’en avait informé lui-même. […] [20] Il est admis par M me Dupras que ces notes ont déjà existé, puisque l’intervenante M me Petit s’en était servie pour rédiger un rapport trimestriel dont une copie a été transmise à M me Y. Les éléments ressortis lors du témoignage de celle-ci ont permis à la soussignée de contacter, par écrit, M mes Danielle Levert, Sylvette Grenier et M. Richard Lachapelle afin d’obtenir leur version des faits respectivement. [21] Chacun d’eux a précisé ne pas avoir eu accès « aux notes personnelles » de l’intervenante, ne pas les avoir vues ou ne pas en avoir pris connaissance. La preuve tant testimoniale que documentaire permet de conclure que les « notes
03 17 77 Page : 7 personnelles » de l’intervenante auxquelles M me Y souhaite avoir accès n’existent plus. [22] Par ailleurs, il importe de préciser que l’article 1 de la loi sur l’accès prévoit que : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [23] Conformément à l’article 15 de ladite loi, la soussignée considère que l’organisme ne peut être forcé de créer un document pour satisfaire à la demande. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [24] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que la demande de révision n’est pas formulée par le demandeur, mais plutôt par M me Y, sa mère; CONSTATE que l’organisme a communiqué à M me Y des documents contenus au dossier de son fils; REJETTE, quant au reste, la demande de révision; FERME le présent dossier portant le n o 03 17 77. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire
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