Dossier : 01 18 17 Date : 2003.08.14 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. ELI LILLY CANADA INC. Entreprise DÉCISION L’OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D’ACCÈS formulée en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . L'AUDIENCE [1] Le 16 juin 2003, la Commission s’adresse aux parties en ces termes : La présidente de la Commission de l’accès à l’information (la Commission) a désigné la soussignée pour entendre la demande d’examen de mésentente citée en rubrique. La soussignée a donc examiné le dossier et est d’opinion qu’il ne convient pas de convoquer tout de suite les parties à une audience formelle. La soussignée désire d’abord obtenir des parties certaines informations. 1 L.R.Q., c. P-39.1, ci-après appelée « la Loi ».
01 18 17 Page : 2 Voici ce que comprend la Commission de l’état du dossier. Ce dossier débute par une demande d’accès datée du 16 octobre 2001 au dossier complet d’emploi du demandeur pour la période du 6 novembre 1998 au 28 janvier 1999 adressée à la direction des ressources humaines de l’entreprise. N’ayant reçu aucune réponse, le demandeur formule à la Commission d’accès à l’information (la Commission), le 19 novembre suivant, une demande d’examen de mésentente en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1). Le 6 décembre 2001, la Commission avise l’entreprise que le demandeur a inscrit cette demande d’examen de mésentente. Le 19 décembre 2001, le demandeur avise la Commission qu’il a reçu copie de son dossier mais qu’il est insatisfait de ce que l’entreprise lui a fourni en ce sens que le ou les documents qui témoigneraient des raisons de son congédiement sont absents. Il joint à cet avis copie de la lettre adressée le 18 décembre à l’entreprise par laquelle il manifeste son insatisfaction. La Commission souhaite recevoir des parties, avant le 10 juillet prochain, les documents suivants : 1. du demandeur, la lettre de l’entreprise qui accompagnait l’envoi de son dossier d’emploi ; et 2. de l’entreprise, les raisons pour lesquelles la demande de monsieur […] ne peut être entièrement satisfaite accompagnée d’une déclaration assermentée de son officier compétent pour la signer certifiant le bien-fondé de ces raisons ; 3. de l’entreprise, le cas échéant si ce ou ces documents existent, sous pli confidentiel, copie de l’intégrale du ou des documents recherchés par le demandeur afin que la Commission puisse statuer sur le droit d’accès du demandeur à leur égard ; et 4. de l’une ou l’autre des parties, tout autre commentaire écrit qu’elle désire faire connaître à la Commission. Sauf, quant aux documents mentionnés au point 3, la Commission demande aux parties de fournir à la partie adverse, copie de toute correspondance adressée à la Commission. À défaut de recevoir de l’entreprise les documents demandés dans le délai prescrit, la Commission convoquera les parties à une audience formelle. Sur réception et lecture des documents demandés, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier et en tiendra informés les parties.
01 18 17 Page : 3 [2] Par courrier du 26 juin 2003, le délai pour se conformer aux demandes de la Commission est prorogé, par la Commission, jusqu’au 24 juillet 2003. [3] Par courrier du 19 juin 2003, reçu à la Commission le 3 juillet suivant, le demandeur remet le document qui lui était demandé, savoir la copie de la lettre de l’entreprise du 11 décembre 2001 qui accompagnait l’envoi de son dossier d’emploi. [4] Il convient de déposer en preuve, sous la cote D-1, cette copie de la lettre de l’entreprise du 11 décembre 2001. [5] Par courrier du 23 juillet 2003, reçu à la Commission le même jour, l’entreprise produit une copie de la déclaration assermentée de madame Brigitte Drouin, sa Directrice des ressources humaines. [6] Il convient de déposer en preuve, sous la cote O-1, l’original de la déclaration assermentée de madame Brigitte Drouin datée du 23 juillet 2003. [7] Dans cette déclaration assermentée, madame Drouin affirme ce qui suit : a) elle occupe le poste de Directrice des ressources humaines chez l’entreprise, b) Madame Patricia Rau lui a confirmé avoir transmis au demandeur, le 11 décembre 2001, son dossier complet d’employé, c) le demandeur a été informé des raisons pour lesquelles il n’avait pas réussi sa période d’essai, soit son incapacité de rencontrer les exigences du poste, d) le demandeur fut informé de son congédiement à l’occasion d’une rencontre qu’il a eu avec le Directeur des ressources humaines de l’époque et sa gérante de district et e) la demande d’accès du demandeur d’obtenir copie complète de son dossier a été entièrement satisfaite. [8] Le 24 juillet 2003, la Commission transmet au demandeur une copie de la déclaration assermentée O-1 et ajoute ce qui suit : La Commission souhaite obtenir, d’ici le 21 août 2003, vos commentaires écrits sur le dépôt de cette pièce et sur la façon dont vous entendez contredire cette preuve. En particulier, la Commission veut que vous lui expliquiez comment vous compter établir devant elle qu’un document constatant les raisons de votre congédiement était, au moment de votre demande d’accès, conservé à votre dossier. La Commission vous rappelle qu’elle n’est pas habilitée, par sa Loi constituante, à trancher d’autres litiges que ceux relatifs à l’accès et la
01 18 17 Page : 4 protection des renseignements personnels se trouvant dans un document détenu par une entreprise. [9] La Commission reçoit les commentaires du demandeur le 10 août 2003. [10] Ce dernier met en doute la crédibilité des déclarations de madame Drouin, notamment parce qu’elle n’était pas en poste au moment des événements. [11] Il joint à ses commentaires une copie complète de son dossier tel que transmis par madame Rau, voulant par là démontrer que les raisons de son congédiement n’y apparaissent pas. Il ajoute qu’il veut savoir ce que cette entreprise « dit » aux autres employeurs chez qui il pose sa candidature d’emploi. [12] Le demandeur n’a pas démontré qu’il est en position de présenter des éléments de preuve suffisants pouvant établir, lors d’une audience formelle, qu’un document constatant les raisons de son congédiement était vraisemblablement, au moment de sa demande d’accès, conservé à son dossier d’employé, [13] La Commission estime qu’elle possède tous les éléments nécessaires pour rendre une décision éclairée en cette affaire et que les parties ont pu se faire entendre de façon complète et entière. [14] Le délibéré débute donc le 11 août 2003. LA DÉCISION [15] La Commission est d’avis, de par sa connaissance spécialisée, que madame Brigitte Drouin, en sa qualité de Directrice des ressources humaines actuellement en poste chez l’entreprise, est vraisemblablement la personne la plus crédible dans cette entreprise pour certifier sous serment du contenu du dossier au moment de la demande d’accès, puisque la gestion des dossiers d’employés ou d’ex-employés fait généralement partie des tâches attribuées au détenteur de ce poste au sein des entreprises. [16] Les documents constitutifs d’audience et la preuve au dossier (O-1) convainquent la Commission que, lors de la demande d’accès du demandeur, l’entreprise ne détenait pas de document constatant les raisons de son congédiement et que l’entreprise a remis tous les documents et les renseignements qu’elle détenait sur lui, à ce moment-là.
01 18 17 Page : 5 [17] La prépondérance de la preuve convainc la Commission que les raisons du congédiement du demandeur lui ont été communiquées verbalement. [18] La Commission constate toutefois que l’entreprise n’a pas répondu à la demande d’accès du demandeur dans les délais prescrits par la Loi à son article 32 : 32. La personne détenant le dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer. [19] En raison du défaut de répondre et du refus réputé, qui découle de ce défaut, de communiquer les documents qu’elle détenait sur lui, le demandeur était fondé de formuler, le 19 novembre 2001, sa demande d’examen de mésentente en vertu de l’article 42 de la Loi : 42. Toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d'accès à l'information une demande d'examen de mésentente relative à l'application d'une disposition législative portant sur l'accès ou la rectification d'un renseignement personnel ou sur l'application de l'article 25. [20] POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande d’examen de mésentente ; et CONSTATE que l’entreprise a finalement remis au demandeur tous les documents demandés et qui étaient en sa possession. Québec, le 14 août 2003
01 18 17 Page : 6 DIANE BOISSINOT Commissaire
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