Dossier : 02 14 83 Date : 23 juillet 2003 Commissaire : M e Hélène Grenier LES VIVACES QUÉBÉCOISES (DIVISION DE LES VIVACES DE CHEZ-NOUS INC.) Demanderesse c. VILLE DE LAVAL Organisme DÉCISION L’OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS [1] Le 9 août 2002, les avocats de la demanderesse formulent, par télécopieur, une demande d’accès pour obtenir de la Ville tous les renseignements détenus concernant le sel de déglaçage épandu sur les routes ci-après décrites: • « le sel de déglaçage épandu sur le segment du boul. Dagenais entre la Montée Champagne et l’autoroute 13; • le sel de déglaçage épandu sur la Montée Champagne entre le boul. Dagenais et l’Avenue des Bois (chemin d’accès à l’autoroute 440);
02 14 83 Page : 2 • le sel de déglaçage épandu sur l’Avenue des Bois entre la Montée Champagne et l’autoroute 13; et • le sel de déglaçage épandu sur le Rang St-Antoine entre la Montée Champagne et la route 148; et ce, pour les hivers 1999-2000, 2000-2001 et 2001-2002 ». [2] Le 22 août 2002, le responsable de l’accès aux documents de la Ville donne avis de la réception de cette demande d’accès et il indique que des démarches sont entreprises auprès du Service des travaux publics et de l’environnement urbain afin d’obtenir les renseignements demandés. Il se prévaut également d’une prolongation de 10 jours pour traiter la demande. [3] Le 23 septembre 2002, la société d’avocats mandatée pour représenter les intérêts de la Ville refuse l’accès aux renseignements demandés le 9 août 2002. Elle rappelle que ces renseignements sont directement reliés au recours en dommages et intérêts qui est pendant devant la Cour supérieure et qui oppose la demanderesse à la Ville. La société d’avocats indique aussi que l’objet de cette demande a déjà été satisfait par la transmission de documents, le 9 novembre 2001, en réponse à une demande d’accès formulée par la demanderesse à la Ville le 12 septembre 2001. Elle considère de plus que la demande d’accès du 9 août 2002 est directement reliée à la demande de révision du 27 février 2002, précitée, pendante devant la Commission. La société d’avocats réitère conséquemment que le refus de donner accès aux renseignements demandés s’appuie sur les articles 32, 37 et 39 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. [4] Le 26 septembre 2002, les avocats de la demanderesse formulent une demande de révision du refus de l’organisme de leur donner accès aux renseignements demandés le 9 août 2002. Ils soulignent notamment que le refus de l’organisme a été décidé par une société d’avocats, non pas par le responsable de l’accès aux documents de la Ville, et ce, hors du délai applicable. Ils ajoutent que les renseignements demandés ne sont ni des analyses, ni des avis ou recommandations. [5] Les parties sont entendues le 14 novembre 2002. Le 28 janvier 2003, la Commission décide ce qui suit : « ORDONNE à la Ville de communiquer à la demanderesse ainsi qu’à la Commission, avant le 15 mars 2003, une déclaration écrite, faite sous serment par le responsable de l’accès de la Ville :
02 14 83 Page : 3 • qui témoigne d’un traitement de la demande d’accès du 9 août 2002, effectué conformément aux articles 47 et suivants de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; • qui, dans le cas où des renseignements visés par cette demande sont détenus, motive tout refus d’en donner communication et indique la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie; • qui spécifie si la réponse du 23 septembre 2002 est maintenue en tout ou en partie. Étant entendu que cette ordonnance ne s’applique qu’aux renseignements qui étaient détenus durant la période de trente jours que devait nécessiter le traitement de cette demande à compter du 9 août 2002. RÉSERVE les droits des parties. » [6] La Commission a reçu la déclaration faite sous serment par le responsable de l’accès de la Ville en avril 2003. La Commission comprend que : • la Ville ne détenait, à la date de la demande d’accès du 9 août 2002 ou jusqu’à la réponse de la Ville datée du 23 septembre 2002, aucun document relatif à cette demande d’accès; • aucun document ne visait les portions de route identifiées de façon précise par la demande d’accès, les données disponibles ne s’appliquant qu’à des portions beaucoup plus importantes du réseau routier dont l’entretien incombe à la Ville; • les documents demandés étaient inexistants, donc inaccessibles; • la réponse du 23 septembre 2002 est modifiée puisque la Ville ne détenait aucun document pouvant répondre à la demande d’accès du 9 août 2002. [7] Cette preuve, communiquée à la demanderesse, n’a pas été contredite. [8] Le 5 mai 2003, la demanderesse a cependant noté que le responsable déclarait que les données disponibles ne s’appliquaient qu’à des portions beaucoup plus importantes du réseau routier que la Ville a la responsabilité d’entretenir. Elle a dit comprendre, en conséquence, que des données étaient disponibles. Elle a prétendu que « le plus comprend le moins » et que la Ville
02 14 83 Page : 4 devait lui remettre les données détenues en relation avec le sel de déglaçage sur le réseau routier puisque ces données étaient visées par la demande d’accès du 9 août 2002. [9] La demanderesse a aussi souligné qu’il serait inutile de continuer à procéder si la Ville acceptait de lui donner accès aux données disponibles. [10] Le 14 juillet 2003, la Ville a refusé de donner accès « à un document quant à l’épandage de sel de déglaçage », ce, en vertu de l’article 32 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. DÉCISION [11] La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne s’applique qu’aux documents détenus : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. [12] La preuve démontre que la demande d’accès du 9 août 2002 vise tous les renseignements détenus par la Ville concernant le sel de déglaçage qui a été épandu sur des routes que la demanderesse a pris le soin de bien identifier, ce, pour les hivers 1999-2000, 2000-2001 et 2001-2002.
02 14 83 Page : 5 [13] La preuve non contredite présentée relativement à la détention de ces renseignements est la suivante : • Il n’existait, le 9 août 2002 ou jusqu’à la réponse du 23 septembre 2002, aucun document relatif à la demande d’accès; à cet égard, la demande de révision doit être rejetée; • Les renseignements visés par la demande d’accès du 9 août 2002 sont détenus depuis le 12 novembre 2002 (O-16, confidentiel); ils s’agit de renseignements résultant d’une estimation effectuée postérieurement à la demande de révision du 26 septembre 2002 (O-16); la Commission n’est pas saisie d’une demande de révision d’un refus de donner accès à ces renseignements. [14] Les renseignements estimés ou obtenus par calcul (O-16, confidentiel) ne sont visés ni par la demande d’accès du 9 août 2002, ni par la demande de révision du 26 septembre suivant. Ces nouveaux renseignements peuvent néanmoins faire l’objet d’une nouvelle demande d’accès qui devra être traitée conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ; ils constituent les renseignements détenus qui, depuis novembre 2002, correspondent aux renseignements demandés le 9 août 2002. [15] La demande d’accès du 9 août 2002 vise « tout document et renseignement relatifs au sel de déglaçage » sur des routes qui ont été identifiées de façon précise par la demanderesse. Elle ne vise pas l’obtention d’autres renseignements, notamment des « données disponibles ne s’appliquant qu’à des portions beaucoup plus importantes du réseau routier que la Ville a la responsabilité d’entretenir »; la Commission n’est pas saisie d’une demande de révision concernant le refus de donner accès à ces autres renseignements. L’article 44 de la loi précitée peut, quant à lui, être fort utile dans le cadre d’une demande d’accès à ces autres renseignements : 44. Le responsable doit prêter assistance, pour la formulation d'une demande et l'identification du document demandé, à toute personne qui le requiert. [16] La preuve convainc la Commission que son intervention n’est, de façon manifeste, plus utile.
02 14 83 Page : 6 [17] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision dont elle est saisie. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Sandra Bilodeau Avocate de la demanderesse M e Denis Bouchard Avocat de la Ville
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