Dossier : 01 19 38 Date : 2003.07.17 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 26 septembre 2001, le demandeur s’adresse à madame B. Girard pour obtenir son dossier social. Il s’adresse ensuite, le 1 er octobre suivant, à l’infirmerie, pour obtenir son dossier médical. [2] Ne recevant aucune réponse de l’organisme, il requiert de la Commission, le 2 novembre 2001, de réviser le refus réputé de communiquer les documents demandés en application de l’article 52 de la Loi. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ».
01 19 38 Page : 2 [3] Le 16 novembre 2001, le responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable) avise le demandeur qu’il a reçu la première demande le 16 octobre 2001 et la deuxième, le 13 novembre suivant. [4] Le Responsable fait parvenir au demandeur, par ce même courrier, copie des extraits accessibles du dossier social de ce dernier après avoir fait les soustractions pertinentes en vertu des articles 53, 54, 59 et 88 de la Loi. [5] Pour ce qui est du dossier médical, le Responsable avise le demandeur que les autorités de Baie-Comeau affirment lui avoir déjà tout remis et que celles du Centre de détention de Québec affirment n’avoir jamais eu de demande d’accès à ce sujet. [6] Une audience se tient en la ville de Québec, les 31 mai et 8 octobre 2002, le demandeur participant à chacune des séances par voie téléphonique. Elle se poursuit par écrit selon un échéancier déterminé par la Commission jusqu’au 22 novembre 2002. Le 26 novembre suivant, la Commission prend en délibéré le présent dossier, estimant qu’elle a tous les éléments nécessaires pour prendre une décision éclairée sur le fond du litige et en avise le même jour les parties. L’AUDIENCE LA PREUVE [7] Lors de la séance du 31 mai 2002, l’organisme se présente devant la Commission avec une liasse de 582 pages numérotées 1 à 582 en réponse aux demandes d’accès. De cette liasse, 23 pages sont soustraites et restent en litige, de l’accord des parties, sous réserve, cependant, du droit du demandeur de retirer cet accord après examen des 582 pages dans les jours qui suivront leur réception. [8] Il s’agit des 23 pages suivantes : 82 à 87, 146 à 151 (qui sont une répétition des pages 82 à 87, mais qui ont été extraites du système à une date différente), 443, 449, 458, 459, 460 et 463 à 467. [9] L’organisme remet à la Commission, sous pli confidentiel, l’intégralité des 23 pages en litige.
01 19 38 Page : 3 [10] Toutes les pages en litige sont extraites du système policier de communication appelé « Centre des renseignements policiers du Québec » (CRPQ). [11] Le 11 juin 2002, le demandeur fait parvenir ses commentaires écrits concernant la liasse de 582 pages que lui a fait parvenir l’organisme. [12] Il convient de déposer sous la cote D-1 ces commentaires écrits du demandeur. [13] Au cours de la séance du 8 octobre 2002, les parties ont repris, point par point, les commentaires du demandeur du 11 juin 2002 (D-1) : Point 1: Dossier médical : Le Responsable déclare qu’aucune partie du dossier médical du demandeur n’a été retranché de l’accès et qu’il a été transmis au demandeur en entier; Point 2: Dossier social : Vu le témoignage du demandeur concernant des aspects de son dossier social, le Responsable s’engage à parfaire sa recherche pour les documents du dossier social visés par les paragraphes a), e), f) et g). Quant aux paragraphes b) et c), le demandeur annonce qu’il adressera plutôt une demande de rectification à ce sujet à l’organisme. Pour ce qui est du paragraphe d) l’organisme annonce que les pages déclarées illisibles par le demandeur ont été photocopiées à nouveau et seront transmises immédiatement au demandeur. Enfin, le Responsable est d’avis que le paragraphe h) (les copies des entrées au livre de bord) constitue une nouvelle demande d’accès puisque ces documents ne font pas partie du dossier médical ni du dossier social du détenu, c’est-à-dire des seuls dossiers qui font l’objet de la demande de révision sous examen. Point 3: N’est pas source de litige; Point 4: N’est pas source de litige; Point 5: Le Responsable répond à cette question séance tenante par la négative. [14] La Commission a requis le Responsable de parfaire sa recherche concernant le dossier social du demandeur et d’en faire rapport par écrit dans les 30 jours qui suivrait la séance du 8 octobre, puis a donné au demandeur un délai de 15 jours supplémentaires pour réagir à ce rapport.
01 19 38 Page : 4 [15] Le 9 octobre 2002, le Responsable s’adresse au demandeur en ces termes : Par la présente, nous donnons suite à l’audition du 8 octobre dernier. Tel que convenu avec la Commission d’accès à l’information nous vous faisons parvenir les extraits de votre dossier social qui peuvent vous être communiqués en vertu des articles 53, 54, 59 et 88 de la Loi. [16] Il convient de déposer, en liasse, sous la cote O-1, copie de cette lettre du 9 octobre 2002 et de ses 42 pages jointes adressées au demandeur et qui ont été reçues à la Commission le 15 octobre suivant. [17] À l’expiration des délais consécutifs cumulés de 30 et de 15 jours, le demandeur n’avait pas fait parvenir de commentaires concernant cet envoi du 9 octobre 2002. [18] La Commission s’est donc adressée aux parties le 26 novembre en ces termes : Au cours de la dernière séance du 8 octobre 2002, le Responsable M. Marois s'était engagé à faire parvenir certains documents au demandeur avant le 7 novembre 2002. Le demandeur s'est vu accorder un délai de 15 jours soit jusqu'au 22 novembre suivant, pour réagir à cet envoi et soumettre ses commentaires par écrit. M. Marois s'est acquitté de son obligation et la Commission d'accès à l'information a reçu copie de l'envoi mais n'a pas reçu de commentaires du demandeur jusqu'à ce jour. La Commission prend donc pour acquis qu'il ne tient pas à commenter le dernier envoi de l'organisme. La Commission considère le dossier complet et est maintenant prête à rendre sa décision. Elle commence donc son délibéré en date de ce jour. [19] Postérieurement à cette dernière lettre de la Commission, le demandeur communique pourtant plusieurs fois avec cette dernière, soit le 24 novembre 2002, le 3 mars 2003 et le 1 er mai 2003, pour se plaindre de n’avoir rien reçu de l’organisme ou de la Commission depuis la séance du 8 octobre 2002. [20] À chacune des occasions, la Commission informait le demandeur du contenu de sa lettre du 26 novembre 2003. En particulier, le 7 mai 2003, la Commission informe le demandeur qu’elle maintient sa décision du 26 novembre
01 19 38 Page : 5 2002 de considérer le dossier complet et de commencer le délibéré sur le fond de la demande de révision. LES ARGUMENTS [21] L’avocat de l’organisme plaide que les 23 pages provenant du système informatique de communication CRPQ ne sont pas accessibles en vertu du paragraphe 6° du premier alinéa de l’article 28 de la Loi. Il cite la jurisprudence de la Commission qu’il estime devoir s’appliquer au cas qui nous occupe 2 . [22] Le demandeur plaide qu’il a droit à ces documents qui contiennent essentiellement des renseignements nominatifs le concernant après en avoir extrait les codes utilisés par les corps policiers pour communiquer entre eux et que ces fiches informatiques contiennent. DÉCISION NOUVELLE DEMANDE D’ACCÈS [23] Le Point 2 h) des commentaires du demandeur du 11 juin 2002 constitue une nouvelle demande d’accès à des documents administratifs, savoir copie du livre de bord du Centre de détention de Québec pour le secteur où il se trouvait détenu, et ce, pour la période du 7 septembre 2001 au 2 octobre 2001. La Commission ne se considère pas saisie d’une demande de révision concernant ces documents puisque ceux-ci, selon le témoignage du Responsable, ne font pas partie du dossier social ou médical des services correctionnels québécois concernant un détenu mais sont plutôt des documents administratifs créés par ces services. Les demandes d’accès fondant le présent recours ne visaient que les dossiers social et médical du demandeur. Le Responsable était fondé de ne pas étendre sa réponse à des dossiers administratifs. Le demandeur ne peut 2 Patenaude, Jean-François c. Ministère de la sécurité publique, CAI 99 17 42 Québec, le 12 mai 2000; Gagnon, Raymond-M. c. Ministère de la sécurité publique, CAI 97 15 27, Québec, le 20 juillet 1998; Dufour Michel, c. Ministère de la sécurité publique, CAI 96 02 05 Québec, le 11 septembre 1996.
01 19 38 Page : 6 élargir sa demande de révision à des documents qui n’ont pas d’abord fait l’objet d’une demande d’accès. LE FOND DU LITIGE [24] La preuve et les discussions entre les parties démontrent que le demandeur a finalement reçu tous les documents demandés à l’exception des 23 pages retenues provenant du CRPQ. [25] Il s’agit des 23 pages suivantes extraites du fichier CRPQ : 82 à 87, 146 à 151 (qui sont une répétition des pages 82 à 87, mais qui ont été extraites du système à une date différente), 443, 449, 458, 459, 460 et 463 à 467. [26] La Commission est d’avis que les codes utilisés par les corps policiers pour communiquer via le CRPQ sont protégés de toute communication par le paragraphe 6° du premier alinéa de l’article 28 de la Loi, mais seulement ces codes : 28. Un organisme public doit refuser de confirmer l'existence ou de donner communication d'un renseignement obtenu par une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, lorsque sa divulgation serait susceptible: […] 6° de révéler les composantes d'un système de communication destiné à l'usage d'une personne chargée d'assurer l'observation de la loi; […] [27] La Commission estime qu’excepté ces codes, tout le texte que contiennent ces 23 pages de fichier concerne le demandeur et lui est accessible en totalité. [28] À l’exception de ces 23 pages du CRPQ qui avaient été retenues en entier alors qu’une grande partie de celles-ci devait être remise au demandeur, la
01 19 38 Page : 7 Commission estime que le Responsable de l’accès s’est finalement acquitté de son obligation de donner au demandeur accès aux dossiers demandés. Toutefois il l’a fait en dehors des délais requis par la Loi pour ce faire. [29] En raison de ce retard à répondre au demandeur et du libellé des articles 50 et 52 de la Loi, la Commission estime que la demande de révision est fondée puisque l’accès est réputé lui avoir été refusé en totalité sans que les motifs de refus n’aient été exprimés : 50. Le responsable doit motiver tout refus de donner communication d'un renseignement et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. 52. A défaut de donner suite à une demande d'accès dans les délais applicables, le responsable est réputé avoir refusé l'accès au document. Dans le cas d'une demande écrite, ce défaut donne ouverture au recours en révision prévu par la section I du chapitre V, comme s'il s'agissait d'un refus d'accès. [30] POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; CONSTATE que l’organisme a retenu sans droit la totalité des 23 pages du fichier CRPQ concernant le demandeur; ORDONNE à l’organisme de remettre toute cette partie des 23 pages des fiches du CRPQ qui concerne le demandeur et qui ne constitue pas des codes de communication à l’usage exclusif des policiers; et CONSTATE que, pour le reste, l’organisme s’est finalement acquitté, mais tardivement de son obligation envers le demandeur. Québec, le 17 juillet 2003
01 19 38 Avocat de l’organisme : M e Jonathan BranchaudPage : 8 DIANE BOISSINOT Commissaire
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