Dossier : 02 15 29 Date : 2003.07.11 Commissaire : M e Diane Boissinot OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION HAUT-RICHELIEU organisme requérant c. X demandeur intimé DÉCISION OBJET REQUÊTE formulée en vertu de l’article 126 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 POUR ÊTRE AUTORISÉ À NE PAS TENIR COMPTE D’UNE DEMANDE D’ACCÈS. [1] Le 17 septembre 2002, le demandeur s’adresse au Directeur général de l’organisme afin d’obtenir les documents suivants : a) Copie des procès-verbaux des réunions régulières, ordinaires et extraordinaires des assemblées du conseil d’administration des offices municipaux d’habitation d’Iberville, de Saint-Jean-sur-Richelieu et du Haut-Richelieu tenues depuis le début janvier 2001 à ce jour; 1 L.R.Q., c. A-2.1 (la Loi).
02 15 29 Page : 2 b) Copie de leurs états financiers et rapports intérimaires pour la même période; et c) Copie de leurs listes des comptes payables, des comptes payés et des comptes à ratifier pour la même période. [2] Le 3 octobre 2002, le Directeur général de l’organisme s’adresse à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin qu’elle l’autorise à ne pas tenir compte de cette demande d’accès, qualifiant cette dernière d’abusive au sens de l’article 126 de la Loi. [3] En effet, le Directeur général estime que la demande d’accès risque de viser un nombre appréciable de renseignements personnels compte tenu de la mission de l’organisme qui gère 639 logements d’habitation résidentielle. [4] De plus, le Directeur général estime la demande abusive par le nombre de documents demandés et son caractère systématique. [5] Une audience se tient en la ville de Montréal, le 15 janvier 2003. L’AUDIENCE LA PREUVE i) de l’organisme requérant Témoignage de monsieur Yvon Lafrance, Directeur général [6] Monsieur Lafrance est le directeur général de l’organisme. [7] Il déclare être la seule personne qui puisse répondre à la demande d’accès au sein de l’organisme. [8] Il dépose en preuve, sous pli confidentiel, à titre d’exemple de la nature ou du type de documents demandés, en liasse sous la cote O-1, les documents suivants : A. Avis de convocation pour la tenue de la 22 e réunion du conseil d’administration de l’organisme;
02 15 29 Page : 3 B. Procès-verbal de la 21 e réunion du conseil d’administration tenue le 18 juin 2002; C. et C.1 : Copie de la conciliation mensuelle des revenus et liste des logements vacants pour les mois de juin et de juillet 2002 comprenant les montants globaux de perception des loyers par projet, les logements vacants, les loyers à recevoir où l’adresse et le nom du locataire apparaissent en colonne, facture à recevoir où l’adresse et le nom du locataire apparaissent en colonne; D. Copie d’une liste des paiements à ratifier au 20 août 2002, la première entrée portant la date du 1 er juillet 2002 (2 pages et demi sur 5 colonnes); E. Copie d’une liste des comptes à payer au 20 août 2002 (1 page sur 5 colonnes); F. Copie d’une liste d’attribution des logements au 1 er août 2002 (1 page); G. Copie d’une liste de logements non reloués au 1 er août 2002 (1 page); H. Copie du bilan des travaux sur les bâtiments au 16 août 2002; et I. Copie du compte-rendu, au 17 septembre 2002, des demandes de logements depuis le 18 juin 2002 annexé au procès-verbal d’une assemblée du conseil d’administration (4 pages). [9] Compte tenu que ces documents sont carrément l’objet de la demande d’accès ou risquent de l’être, il convient d’émettre un interdit de publication, de diffusion et de divulgation à quiconque de cette liasse de document déposée sous la cote O-1. [10] Le témoin dépose, sous la cote O-3, les états financiers de l’organisme pour l’année se terminant le 31 décembre 2001, lesquels ont finalement été approuvés postérieurement à la demande d’accès. [11] Le témoin déclare que depuis la fusion, en janvier 2001, des trois anciens offices municipaux d’habitation visés par la demande d’accès en un seul organisme, les réunions du conseil d’administration se sont tenues au rythme d’une par mois, peut-être même un peu plus au début. [12] En contre-interrogatoire, le témoin évalue le nombre de procès-verbaux en litige à un peu plus de 20. [13] Pour ce qui est des documents des types C et C1, le témoin estime qu’ils constituent les rapports financiers « intérimaires » demandés.
02 15 29 Page : 4 [14] Le témoin indique que les listes D et E contiennent des noms d’individus à la colonne intitulée « fournisseur » et parfois à la colonne « explication ». [15] Monsieur Lafrance admet que les documents des catégories F, G et H ne sont pas visés par la demande d’accès. [16] Il affirme que plusieurs documents sont annexés aux procès-verbaux et que ceux-ci font partie intégrante de ces derniers. Il souligne que le document de la catégorie I contient plusieurs renseignements nominatifs sur les locataires. ii) du demandeur intimé [17] Le demandeur déclare ne pas avoir demandé les documents C, C1, F, G et H. LES ARGUMENTS i) de l’organisme requérant [18] Le Responsable réitère les motifs exprimés plus haut et dans sa requête du 3 octobre 2002. ii) de l’intimé [19] L’intimé ne croit pas sa demande d’accès abusive. DÉCISION [20] La Commission est d’avis que les documents A, C, C-1, F, G et H présentés comme étant des exemples des documents visés par la demande d’accès, ne le sont pas. [21] En conséquence ces documents ne peuvent servir à établir une charge de travail quelconque pour le Responsable, ni à évaluer l’ampleur de la demande d’accès, ni à évaluer le nombre de renseignements personnels ou de documents visés par cette demande d’accès.
02 15 29 Page : 5 Procès-verbaux (catégorie B) et ses annexes (catégorie I) [22] La preuve démontre que la catégorie B concerne une vingtaine de documents d’environ trois pages chacun, avec parfois des annexes dont le nombre et l’importance sont inconnus, selon la preuve. [23] L’incidence de l’étude de l’application de l’article 35 n’est même pas mentionnée ni à la requête ni lors du témoignage de monsieur Lafrance : 35. Un organisme public peut refuser de communiquer les mémoires de délibérations d'une séance de son conseil d'administration ou, selon le cas, de ses membres dans l'exercice de leurs fonctions, jusqu'à l'expiration d'un délai de quinze ans de leur date. [24] Puisque cette exception à l’accès est d’application facultative, la Commission peut raisonnablement déduire de ce silence que l’organisme n’entend pas soulever ce motif de refus, ce qui diminuerait sensiblement la charge de travail du Responsable dans l’élaboration de sa décision. [25] En principe, il ne resterait, pour le Responsable, qu’à protéger de toute divulgation les renseignements nominatifs se trouvant sur les procès-verbaux et leurs annexes. [26] D’après les exemples O-1 B) et O-1 I) fournis par le témoin, la Commission estime que la détermination des renseignements nominatifs à masquer dans ces documents, avant d’en faire copie pour divulgation, devrait prendre environ le temps d’une lecture attentive par le Responsable. [27] De l’avis de la Commission, cet élagage des procès-verbaux pourra prendre environ 5 heures. La Commission ne peut émettre de prévision pour les annexes aux procès-verbaux, n’ayant aucune idée du nombre de documents impliqués ou de leur ampleur. Listes des paiements à ratifier (catégorie D) et des comptes payables et à payer (catégorie E) [28] La preuve est muette sur le nombre de documents qu’implique la demande d’accès aux listes D et E. La Commission est d’avis que la
02 15 29 Page : 6 détermination des renseignements personnels à masquer par le Responsable sur ces documents D et E de la liasse O-1 peut se faire en une minute par page, donc en 4 minutes. États financiers [29] La preuve (O-3) démontre que l’organisme ne s’oppose pas à la communication de ce type de documents. Une charge de travail minime doit donc, en principe, être prévue pour le traitement de cette partie de la demande d’accès. [30] En conclusion, l’état de la preuve convainc la Commission : • que le travail à accomplir pour répondre à la demande d’accès telle que formulée n’a rien d’exorbitant, même pour une seule personne; • que l’organisme n’a pas établi que le nombre de documents visés par la demande d’accès est significatif et équivaut au nombre que la jurisprudence a généralement reconnu comme suffisant pour justifier l’octroi de l’autorisation recherchée, c’est-à-dire des milliers, voire des centaines de documents; • que l’organisme n’a pas établi que la demande d’accès est entachée d’un caractère systématique. [31] POUR CES MOTIFS, la Commission INTERDIT la publication, la diffusion et la divulgation à quiconque de la liasse de document déposée sous la cote O-1; REJETTE la requête; et ORDONNE à l’organisme et à son Responsable de répondre à la demande d’accès du 17 septembre 2002 conformément à la Loi. Québec, le 11 juillet 2003
02 15 29 Page : 7 DIANE BOISSINOT Commissaire
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