Dossier : 02 09 31 Date : 20030627 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS (a. 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 ). [1] Le 27 mai 2003, la Commission s’adressait aux parties en ces termes : La présidente de la Commission de l’accès à l’information (la Commission) a désigné la soussignée pour entendre la demande de révision citée en rubrique. J’ai examiné le dossier et suis d’opinion qu’il ne convient pas de convoquer tout de suite les parties à une audience formelle. Ce dossier débute par trois demandes d’accès du demandeur, adressée à la responsable de l’accès de l’organisme (la Responsable) le 29 mai 2002, chacune concernant le dossier d’un étudiant particulier qu’il nomme 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ».
02 09 31 Page : 2 avec les indications additionnelles suivantes sur l’étudiant visé : sa date de naissance, l’année scolaire et l’établissement scolaire où il est inscrit au 30 septembre 1998. Le demandeur veut savoir de l’organisme si chacun de ces étudiants a, oui ou non, été placé sur la liste pour l’obtention de subvention annuelle. Il veut également savoir, par la même occasion, à quel niveau de cadre ou de fonctionnaire à la Commission scolaire ou à l’établissement scolaire revient la responsabilité d’établir cette liste. À l’appui de chacune de ses demandes d’accès, il produit une autorisation de divulguer l’information adressée le 29 mai 2002 à la Responsable. Cette autorisation se lit comme suit : Objet : En relation avec les renseignements nominatifs J’autorise la divulgation de l’information concernant l’inscription ou non au 30 septembre 1998 en secondaire […] à la Polyvalente de […] ; cette présence du nom sur la liste donnait droit aux subventions annuelles issues du Ministère de l’Éducation pour les élèves déclarés présents au 30 septembre de l’année en cours. Ce texte est signé et daté, dans deux cas, par une personne non identifiée autre que l’élève concerné et, dans le troisième cas, par l’étudiant concerné, semble-t-il. Le 13 juin 2002, la Responsable formule les deux réponses suivantes, selon le cas : A- […] la liste d’étudiants demandée est essentiellement composée de renseignements nominatifs qui sont confidentiels. Le consentement que vous avez déposé n’est pas valide, car il est signé par une tierce personne. Pour être valide, le consentement doit être signé par la personne concernée et celle-ci doit justifier son identité (adresse, numéro de téléphone). De plus, le consentement doit être spécifique, c’est-à-dire qu’il doit préciser les renseignements pour lesquels on consent à la communication, les destinataires et les fins de cette communication. Ma décision de ne pas transmettre la liste demandée s’appuie sur les articles 53, 54 et 59 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. B- […] la liste d’étudiants demandée est essentiellement composée de renseignements nominatifs qui sont confidentiels. Le consentement que vous avez déposé n’est pas valide. Pour être valide, le consentement doit être signé par la personne concernée et celle-ci doit justifier son identité (adresse, numéro de téléphone). De plus, le consentement doit être spécifique, c’est-à-dire qu’il doit préciser les renseignements pour lesquels
02 09 31 Page : 3 on consent à la communication, les destinataires et les fins de cette communication. Ma décision de ne pas transmettre la liste demandée s’appuie sur les articles 53, 54 et 59 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Le 19 juin 2002, le demandeur s’adresse à la Commission afin qu’elle révise cette décision en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.Q.R., c. A-2.1 ou « la Loi »). Le demandeur prétend qu’il ne requiert pas de renseignements personnels concernant des étudiants mais bien des renseignements sur des adultes fonctionnaires chargés de confectionner des listes donnant droit à des subventions. Il conteste également l’évaluation que fait la Responsable de la qualité ou de la validité des autorisations qu’il a produites avec les demandes d’accès. Compte tenu qu’au moins une partie des renseignements demandés (état d’un étudiant à titre d’ étudiant inscrit à telle date) est de toute évidence un renseignement nominatif concernant cet étudiant et compte tenu de la jurisprudence unanime de la Commission quant à l’inaccessibilité des renseignements nominatifs pour des tiers qui en font la demande, la Commission désire obtenir du demandeur ses commentaires écrits sur les points suivants : 1) en vertu de quelle disposition de la Loi le demandeur se qualifierait pour avoir accès à ces renseignements nominatifs, outre la question de l’autorisation par la personne concernée ; et 2) en vertu de quelle disposition de la Loi la Commission puiserait sa juridiction, en matière de révision, pour juger du bien-fondé de l’évaluation que fait la Responsable de la validité de l’autorisation de la personne concernée au moment où elle rédige cette évaluation. Pour ce qui est des renseignements sur des adultes fonctionnaires chargés de confectionner des listes donnant droit à des subventions, le demandeur devra préciser, dans ses commentaires, en quoi les documents administratifs dont l’existence et la description lui ont déjà été signalées dans la réponse antérieure de septembre 2001 (pièce 2 à laquelle réfère sa demande de révision), ne répondent pas à cette partie de sa demande d’accès. Le demandeur devra faire parvenir ses commentaires écrits à la Commission, à l’attention de la soussignée, d’ici le 25 juin 2003. Il devra
02 09 31 Page : 4 en faire tenir copie à l’organisme dans le même délai. À défaut de recevoir ces commentaires dans ce délai, la Commission prendra pour acquis que le demandeur ne juge pas opportun de les formuler. Sur réception de ces commentaires ou, à son défaut, à l’expiration du délai, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier. [2] Le 24 juin suivant, le demandeur fait les commentaires écrits suivants, commentaires que la Commission reçoit le 26 juin 2003 : 1. Il réitère son intention de savoir si ces trois étudiants étaient, oui ou non, inscrits sur la liste donnant droit à la subvention scolaire pour l’année 1998-1999 sans spécifier en vertu de quelle disposition de la Loi il se qualifierait (outre la question des consentements) pour avoir accès de tels renseignements nominatifs, comme la Commission le demandait au point 1) de la lettre du 27 mai 2003; 2. Pour ce qui est des autorisations, il interprète l’évaluation qu’en a fait la Responsable comme un moyen d’éviter une réponse à ses interrogations, sans spécifier en vertu de quelle disposition de la Loi la Commission puiserait sa juridiction, en matière de révision, pour juger du bien-fondé de l’évaluation que fait la Responsable de la validité de l’autorisation de la personne concernée au moment où elle rédige cette évaluation comme la Commission le demandait au point 2) de la lettre du 27 mai 2003; 3. Pour ce qui est de la consultation sur place des documents contenant l’information sur des adultes fonctionnaires chargés de confectionner des listes donnant droit à des subventions, il veut connaître le nom des documents visés par cette consultation, où ils sont disponibles et quelles démarches il doit faire. [3] La Commission estime qu’elle est en possession de tous les éléments nécessaires pour rendre une décision éclairée dans cette affaire, qu’elle a suffisamment entendu les parties et qu’il n’est par conséquent pas nécessaire de les convoquer à une audience formelle. [4] La Commission commence donc à délibérer sur la décision à rendre dès le 26 juin 2003. DÉCISION [5] La Commission est d’avis que l’étendue de sa compétence en matière de révision se trouve circonscrite dans la formulation de l’article 135 de la Loi :
02 09 31 Page : 5 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [6] Rien dans cette disposition n’attribue à la Commission la compétence de réviser la décision d’un responsable concernant la validité d’une autorisation ou d’un consentement donné en vertu des articles 53, 1° et 59 alinéa premier de la Loi : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° […] 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il peut communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne, dans les cas et aux strictes conditions qui suivent:
02 09 31 Page : 6 1° au procureur de cet organisme si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Procureur général si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 2° au procureur de cet organisme, ou au Procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est requis aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe 1 o ; 3° à une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 4° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; 5° à une personne qui est autorisée par la Commission d'accès à l'information, conformément à l'article 125, à utiliser ce renseignement à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; 6° (paragraphe abrogé); 7° (paragraphe abrogé); 8° à une personne ou à un organisme, conformément aux articles 61, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1. 9° à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement.
02 09 31 Page : 7 [7] La Commission ne peut réviser la décision de la Responsable concernant l’appréciation qu’elle fait de la validité du consentement ou de l’autorisation. [8] La Commission est d’avis que les renseignements demandés sur les trois élèves sont, à n’en pas douter, des renseignements nominatifs concernant une tierce personne physique autre que le demandeur. [9] Le demandeur n’a pas, par ailleurs, fait valoir les raisons qui justifieraient l’organisme de lui communiquer les renseignements nominatifs demandés sur les trois élèves, sans le consentement de ces derniers, comme par exemple, qu’il est l’une ou l’autre des personnes visées par les paragraphes 1° à 9° du deuxième alinéa de l’article 59. [10] Il est interdit à l’organisme de communiquer ces renseignements nominatifs sans le consentement valide des personnes concernées à moins qu’une disposition de la loi ne l’autorise. [11] Pour ce qui est de la consultation sur place des documents contenant l’information sur des adultes fonctionnaires chargés de confectionner des listes donnant droit à des subventions, le demandeur veut connaître le nom des documents visés par cette consultation, où ils sont disponibles et quelles démarches il doit faire. [12] À cette fin, la Commission reporte le demandeur au texte de la réponse de la Responsable datée 6 septembre 2001, réponse à laquelle il réfère lui-même dans la présente demande de révision. Il y trouvera le nom des documents et des endroits où ils sont disponibles. Pour ce qui est des démarches à suivre, les prescriptions du premier alinéa de l’article 13 de la Loi auquel le demandeur réfère également et qu’il convient de répéter ici sont de rédaction très claire : 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. […] [13] POUR CES MOTIFS, la Commission
02 09 31 REJETTE la demande de révision. Québec le 27 juin 2003 Page : 8 DIANE BOISSINOT Commissaire
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