Dossier : 03 03 23 Date : 20030612 Commissaire : Diane Boissinot X demandeur c. BÉTON PROVINCIAL LTÉE (GRENON & FRÈRES LTÉE) entreprise DÉCISION OBJET [1] Il s’agit d’une demande d’examen de mésentente formulée le 24 février 2003 en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 à la suite d’une demande de communication de renseignements adressée le 18 janvier 2003 au service du personnel de l’entreprise. [2] Le 30 janvier 2003, l’entreprise répond au demandeur qu’elle ne peut donner suite à la demande d’accès puisqu’elle ne possède plus les documents de l’entreprise Grenon & Frères Ltée qui les détenait autrefois. 1 L.R.Q., c. P-39.1, ci-après appelée « la Loi ».
03 03 23 Page : 2 L’AUDIENCE [3] Le 23 avril 2003, la commissaire Diane Boissinot de la Commission d’accès à l’information (la Commission) s’adresse aux parties en ces termes : […] J’ai examiné le dossier et suis d’opinion qu’il ne convient pas de convoquer tout de suite les parties à une audience formelle. Voici la situation. L’entreprise a d’abord répondu à votre demande d’accès en vous avisant qu’elle ne pouvait vous transmettre les documents concernant l’entreprise Grenon & Frères Ltée visée par votre demande parce qu’elle ne possède plus ces documents. À la suite de votre demande d’examen de mésentente faite en vertu de l’article 42 de la Loi […], l’entreprise a récemment fait parvenir à la Commission, qui vous l’a fait suivre aussitôt, une déclaration assermentée signée le 12 mars 2003 par madame Marie-Hélène Gauthier, adjointe à son service du personnel, dans laquelle il est affirmé que les documents que vous demandez sont inexistants, que l’entreprise Grenon & Frères Ltée a cessé ses activités depuis plusieurs années et que Béton Provincial Ltée ne possède plus ces documents. Votre demande d’examen de mésentente, pour l’essentiel et en ce qui concerne la juridiction de la Commission, visait à contester la position de l’entreprise au sujet des documents demandés. La Commission souhaite que vous lui expliquiez brièvement mais de façon précise et par écrit, en quoi consiste aujourd’hui votre insatisfaction. Plus précisément et faisant référence au numéro de dossier 03 03 23, vos commentaires devront faire valoir clairement en quoi la déclaration assermentée de madame Marie-Hélène Gauthier est inexacte et en quoi votre droit d’accès est violé par l’entreprise Béton Provincial Ltée. La soussignée tient à vous rappeler qu’en matière d’examen de mésentente, la Commission doit simplement et objectivement étudier si une entreprise a remis tous les documents qu’elle détient et qui ont été demandés. Rien d’autre et rien de moins. La Commission s’attend à ce que, dans vos commentaires, vous vous en teniez strictement à ce dernier sujet. Vous devrez faire parvenir à la soussignée ces commentaires écrits d’ici le 30 mai prochain. Une copie de ces commentaires devra être adressée à madame Marie-Hélène Gauthier. À défaut de ce faire dans ce délai, la Commission prendra pour acquis que vous ne désirez pas faire valoir de commentaires.
03 03 23 Page : 3 Sur réception de vos commentaires ou à défaut de ceux-ci, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier et en tiendra informées les deux parties. [4] Il convient de déposer, sous la cote E-1, la déclaration assermentée de madame Marie-Hélène Gauthier datée du 12 mars 2003. [5] Madame Gauthier y affirme sous serment que les documents visés par la demande d’accès sont inexistants, que l’entreprise Grenon & Frères Ltée a cessé ses activités depuis plusieurs années et que Béton Provincial Ltée ne possède plus ces documents. [6] Le demandeur a transmis ses commentaires datés du 18 mai dernier à la Commission qui les a reçus le 29 mai suivant. [7] Rien dans ces commentaires n’indique que le demandeur contredit ou est en position de le faire, par un élément de preuve crédible, les faits affirmés dans la déclaration E-1. DÉCISION [8] La preuve non contredite et les documents constitutifs d’instance établissent que les documents demandés ne sont plus détenus par l’entreprise, au moment de la demande d’accès. [9] L’entreprise ne peut être contrainte de remettre des documents qu’elle ne détient plus. [10] Dans les circonstances, la Commission est d’avis que la demande d’examen de mésentente n’est pas fondée. [11] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission REJETTE la demande d’examen de mésentente. Québec, le 12 juin 2003. DIANE BOISSINOT Commissaire
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