Dossier : 02 02 45 Date : 20030416 Commissaire : M e Diane Boissinot M e MARC FOREST Demandeur c. VILLE DE SHAWINIGAN aux droits du COMITÉ DE TRANSITION DE LA VILLE DE SHAWINIGAN (l’ex-Comité) Organisme ORDONNANCE [1] Le demandeur a requis la Commission d’accès à l’information (la Commission) de réviser une décision du responsable de l’accès (le Responsable) de l’organisme et ce, en vertu du recours prévu à l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [2] Le 15 janvier 2002, le demandeur formule à l’ex-Comité une demande d’accès à certains documents le concernant. [3] Le demandeur reçoit certains des documents demandés mais, insatisfait de la réponse, il formule une demande de révision de celle-ci à la Commission le 21 février 2002. 1 L.R.Q., c. A-2.1 (la Loi).
02 02 45 Page : 2 [4] La Commission n’a pas copie de cette décision sous révision. [5] Dans sa demande de révision, le demandeur prétend que certains documents manquent à l’appel, savoir : « […] la liste des questions qui m’ont été posées durant l’entrevue ainsi que les réponses et les calculs figurant sur la feuille réponse de chacun des membres du comité de sélection pour les trois postes pour lesquels j’ai passé une entrevue ». [6] Il n’est pas contesté que l’ex-Comité était chargé de voir à ce que soient comblés certains postes au sein de l’organisme; [7] Il n’est pas contesté que l’ex-Comité a cessé toute activité le 31 janvier 2002, que l’organisme continue les affaires de l’ex-Comité et agit aux droits de ce dernier à compter de cette date. [8] Il n’est pas contesté que le demandeur a présenté sa candidature à l’ex-Comité pour trois postes créés ou à être créé chez l’organisme et qu’un comité de sélection des candidats a été formé au sein de l’ex-Comité pour traiter ces candidatures. [9] L’audition des parties a débuté à Shawinigan le 8 avril 2003. [10] Lors de cette séance, le contenu de certains témoignages et de certains documents laisse supposer qu’un ou plusieurs des documents demandés auraient pu, à l’époque de la demande d’accès ou de la réponse sous examen, se trouver détenus à l’extérieur de l’organisme ou de l’ex-comité. [11] En effet, la liste utilisée de questions, qui aurait été fournies à l’ex-Comité par la firme de consultants SCE mandatée par ce dernier pour administrer certains tests psychométriques et dont un représentant assistait aux entrevues de sélection des candidats pour ces trois postes, aurait pu, à l’époque de la demande d’accès ou de la réponse sous examen, se trouver chez ce mandataire. [12] Également, les réponses qui auraient été notées et/ou les inscriptions ou calculs qui auraient été faits, durant les entrevues, par chacun des trois membres du comité de sélection des candidatures (messieurs Pakenham, Laforest et Trépanier) auraient pu, à l’époque de la demande d’accès ou de la réponse sous examen, se trouver sous le contrôle personnel de ces membres.
02 02 45 Page : 3 [13] La preuve laisse supposer que la Responsable ou le Responsable de l’accès de l’ex-Comité n’aurait pas dirigé les recherches des documents demandés du côté de cette firme ni du côté des membres de ce comité de sélection. [14] La preuve tend aussi à démontrer que la Responsable ou le Responsable de l’accès de l’ex-Comité n’a pas vérifié si les dossiers de la section classée ou identifiée sous la rubrique « ressources humaines » contenaient un ou plusieurs des documents demandés et ce, à l’époque de la demande d’accès ou de la réponse du Responsable. [15] Rien dans la preuve entendue jusqu’ici ne fait état de recherche ou repérage des documents demandés dans les fichiers de l’organisme. [16] La Commission est d’avis que le repérage des documents demandés devrait être complété par la Responsable aux endroits et auprès des personnes mentionnées aux paragraphes [11] à [15] ci-dessus et qu’un rapport de ce repérage devrait être adressé par celle-ci à la Commission, accompagné, si nécessaire, des déclarations assermentées pertinentes. [17] En conséquence, la Commission CONTINUE l’audience; ORDONNE au demandeur de produire, sous la cote D-1, la décision sous examen et d’en fournir copie à l’organisme; ORDONNE à la Responsable de faire le repérage mentionné au paragraphe [16] et d’en faire rapport écrit à la Commission, comme susdit, dans les 30 jours de la réception de la présente ordonnance; ORDONNE à la Responsable d’en fournir copie au demandeur dans le même délai; ORDONNE à la Responsable de remettre à la Commission, dans le même délai et sous le sceau de la confidentialité, les documents en litige ainsi repérés, le cas échéant ; et
02 02 45 Page : 4 ORDONNE à la Responsable, dans ce même délai, de statuer sur leur accessibilité et de faire parvenir copie de cette décision à la Commission et au demandeur, le cas échéant. Québec, le 16 avril 2003 DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Diane Larose (Bélanger, Sauvé)
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