Dossier : 99 02 80 Date : 20030324 Commissaire : M e Diane Boissinot ORDONNANCE « B » [1] Les parties ont été convoquées à la poursuite de l’audition pour toute la journée du 2 juin 2003 prochain, au Palais de Justice de l’arrondissement de Chicoutimi à Saguenay. [2] J’ai examiné l’état du dossier et suis dans l’obligation de souligner que le rapport de la Responsable de l’accès (la Responsable) du 25 juin 1999 déposé sous la cote O-5 ne satisfaisait pas la Commission tel que rédigé.LEMELIN, SERGE Demandeur c. CEGEP DE JONQUIÈRE Organisme et CHAMPAGNE, LOUIS et LES PRODUCTIONS SCOODOOLIDOO INC., et RADIOMUTUEL INC. et THE EMPLOYERS REINSURANCE CORPORATION tiers
99 02 80 Page : 2 [3] En effet, ce rapport, rédigé en exécution de l’ordonnance de la Commission du 26 mai 1999, laisse le lecteur dans l’incertitude pour ce qui est de la qualité des réponses obtenues aux deux premières questions de la Responsable. [4] Le 26 mai 1999, la Commission y avait ordonné entre autres, ce qui suit : ORDONNE à la responsable de l’accès de l’organisme de contacter les responsables de chacune des directions, incluant la Direction générale et le Secrétariat général, afin de leur demander formellement si leur direction détient ou non les documents demandés et, dans l’affirmative, les récupérer et statuer sur leur accessibilité. [5] La Responsable a choisi de changer les termes de l’ordonnance et de plutôt s’enquérir auprès des directeurs de chacun des services de la façon suivante : En votre qualité de directeur du service concerné et dans l’exercice de vos fonctions, dans le passé ou actuellement, avez-vous vu, avez-vous eu, avez-vous eu accès, avez-vous en main ou détenez-vous, dans vos dossiers ou dans ceux de votre direction, un document […] laissant ainsi à ces personnes le soin de déterminer elles-mêmes, avant de répondre toutes et chacune négativement à la détention simple, si dans cette détention, elles agissent ou agissaient en qualité de directeur du service et dans l’exercice de leur fonction. [6] De l’avis de la Commission, cette détermination doit se faire par la responsable et non par la personne qui détient le document. C’est d’ailleurs pour cette raison que la Commission avait ordonné à la Responsable de s’enquérir auprès de ces personnes, tout simplement, de la détention ou de la non-détention des documents demandés. [7] L’article 1 de la Loi commande que la réponse du responsable de l’accès détermine d’abord s’il y a simple détention ou non par l’organisme d’un document, et ensuite, dans l’affirmative, si cette détention s’accomplit dans l’exercice ou non des fonctions de l’organisme et enfin, dans l’affirmative, si l’une ou l’autre des restrictions à l’accès s’appliquent à ce document. [8] Compte tenu de la rédaction particulière des deux premières questions auxquelles fait référence le rapport O-5, la Responsable n’a pas exercé sa compétence sur les deux premières déterminations qu’elle doit faire.
99 02 80 Page : 3 [9] En conséquence, la Commission ORDONNE à la Responsable de l’organisme de contacter à nouveau tous les directeurs de services en fonction lors de la demande d’accès, incluant la direction du Secrétariat général et incluant monsieur Robert Laflamme, directeur des ressources humaines à l’époque ; ORDONNE à la Responsable de demander à ces personnes si, oui ou non, elles détenaient, à l’époque de la demande d’accès les documents demandés et dans l’affirmative, de récupérer ces documents et de statuer sur leur accessibilité ; ORDONNE à la Responsable de faire rapport par écrit de ces démarches et de leur résultat et de fournir copie de tel rapport aux parties ; ORDONNE à la Responsable de remettre, sous le sceau de la confidentialité, les documents en litige, le cas échéant ; Le tout, dans les trente jours de la réception, par l’organisme, de la présente ordonnance ; et ORDONNE à la Responsable, madame Sylvie Lavoie, de venir témoigner de ce qu’elle sait dans la présente affaire lors de la continuation de l’audience le 2 juin prochain aux jour heure et endroit susdits. Québec, le 24 mars 2003 DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Pierre Mazurette, c.r. Avocat du demandeur : M e André Tremblay Avocat des tiers :
99 02 80 Page : 4 M e Marek Nitoslawski
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