Date : 20030117 Dossier: 01 06 84 Commissaire : Diane Boissinot BOUCHARD, EDITH demanderesse c. PATRICE DROUIN, Dr entreprise DÉCISION OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE EN MATIÈRE D’ACCÈS faite en vertu des articles 42 et 44 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . [1] Le 3 avril 2001, la demanderesse s’adresse à l’entreprise (Dr Drouin) pour obtenir copie complète de son dossier. [2] Le 5 avril suivant, le Dr Drouin ne remet aucun document à la demanderesse, référant cette dernière à l’organisme qui l’a mandaté pour parfaire l’expertise, la Régie des rentes du Québec, mandat dont l’exécution constitue l’objet du dossier qu’il détient sur la demanderesse. Pour ce qui est des notes manuscrites et annotations qu’il a faites sur le dossier, le Dr Drouin est d’avis qu’il s’agit là de documents de travail qui, à ce titre, ne sont pas accessibles à la demanderesse. 1 L.R.Q., c. P-39.1 (la Loi).
01 06 84 Page 2 de 5 [3] Le 18 avril 2001, la demanderesse s’adresse à la Commission afin qu’elle examine la mésentente résultant du refus du Dr Drouin de lui communiquer le dossier demandé. [4] Une audition est prévue en la Ville de Chicoutimi pour le 4 avril 2002. Cette convocation à une audience est annulée sur réception d’une lettre adressée à un membre du personnel de la Commission le 25 février 2002 par le dr Drouin, lettre qui était accompagnée du dossier complet de la demanderesse, mais qui ne comprenait pas 17 pages de notes et de résumé écrites par le Dr Drouin. [5] Le 26 mars 2002, la soussignée a fait des déterminations interlocutoires et des ordonnances pour les motifs exprimés dans la décision qui suit, rapportée intégralement : J’ai été désignée pour examiner la mésentente entre les parties susmentionnées. Une audience était prévue à cet égard le 4 avril prochain, en la ville de Chicoutimi. L’entreprise a fait parvenir à la Commission, le 25 février dernier, une lettre comportant plusieurs volets et dont il convient de joindre copie à la présente pour une meilleure compréhension de la situation. Dans un premier temps, l’entreprise formule une demande de remise de l’audience du 4 avril prochain. Compte tenu des circonstances et vu qu’en général, la participation de l’entreprise défenderesse est essentielle au bon déroulement de ce type d’audience, j’ai accordé cette remise. Dans un deuxième temps, l’entreprise transmet à la Commission, en liasse, l’original de la plus grande partie du dossier qu’elle détient et qui concerne la demanderesse. L’entreprise décrit les deux composantes de ce volumineux envoi comme suit : 1.- En liasse, documents de transmission de la Régie des rentes du Québec, incluant mon rapport d’expertise, lettre de transmission, réponse à la lettre de Mme Violaine Gagnon avec de petites lettres de transmission à la Régie des rentes lorsque j’ai reçu cette lettre et l’avis de la Commission d’accès à l’information. Ces documents sont des photocopies et j’ai les originaux. Vous n’avez pas à me les retourner. 2.- Volumineux dossier transmis par la Régie des rentes du Québec avec en plus un examen du centre hospitalier de Jonquière du 29 novembre 2000, apporté par Mme Bouchard. Je veux que vous me retourniez toutes les pièces que je vous ai transmises car ce sont des pièces originales où il y a très peu d’annotations de ma part [...]. L’entreprise semble désirer que la Commission fasse une copie de la volumineuse deuxième liasse et remette elle-même les copies des deux liasses à la demanderesse.
01 06 84 Page 3 de 5 En troisième lieu, l’entreprise retient par-devers elle 17 pages de notes et motive son refus de les communiquer. La Commission comprend deux choses de la position de l’entreprise : 1. L’entreprise considère que la Commission n’a pas compétence pour décider de l’accessibilité aux 17 pages de notes; et 2. Concernant les deux liasses plus haut décrites, l’entreprise voudrait que la Commission remplissent à sa place ses obligations envers la demanderesse, obligations qui lui sont imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé)(L.R.Q., c. P-39.1). L’entreprise voudrait que la Commission décide à sa place de ce qui est accessible et de ce qu’il faut protéger. Sur le dernier sujet, la soussignée rappelle aux parties, en particulier à l’entreprise, que la Commission d’accès à l’information est un tribunal quasi judiciaire lorsqu’elle agit en matière d’examen de mésentente. Son rôle en cette matière n’est absolument pas celui que l’entreprise semble vouloir lui faire jouer. Les parties comprendront facilement que la Commission ne pourrait exercer efficacement son rôle si elle acceptait de prendre sur ses épaules l’exécution des obligations de toutes les entreprises faisant affaires au Québec en matière d’accès et de rectification des renseignements personnels. Je retourne donc à l’entreprise, avec les présentes, les deux liasses de documents dans l’exact état où ces liasses se trouvaient lorsqu’elle les remettait à la Commission, le 25 février dernier, afin qu’elle s’acquitte elle-même de ses devoirs et obligations envers la demanderesse. En conséquence, la Commission ORDONNE à l’entreprise de décider immédiatement par écrit de l’accessibilité ou de la non-accessibilité de la demanderesse aux deux liasses de documents que la Commission lui retourne le tout, selon les prescriptions de la Loi sur le secteur privé et avec indication des motifs à l’appui de la non-communication, le cas échéant ; ORDONNE à l’entreprise de remettre immédiatement à la demanderesse copie des parties des documents qu’elle aura ainsi jugées accessibles ; DEMANDE à l’entreprise de tenir la Commission informée de cette décision et de cette transmission, le cas échéant ; ORDONNE aux parties de se présenter devant la Commission aux lieu, jour et heure fixés par la maître des rôles pour la continuation
01 06 84 Page 4 de 5 de la présente audience afin d’entendre l’entreprise et la demanderesse, entre autres, sur le bien-fondé des motifs invoqués le 25 février dernier à l’appui du refus de communiquer les 17 pages de notes et, le cas échéant, sur tout autre aspect du dossier restant encore en litige ; et ORDONNE à l’entreprise de remettre, lors de la continuation de l’audience, sous pli confidentiel entre les mains de la Commission, copie des documents dont elle refuse l’accès, y compris la copie des notes mentionnées au paragraphe précédent. [6] Le 27 novembre 2002, les parties sont convoquées à une audience devant se tenir le 27 février 2003. [7] Le 16 décembre 2002, le Dr Drouin avise la Commission qu’il a transmis le même jour à la demanderesse copie complète du dossier qu’il détient sur elle, incluant les 17 pages de notes et de résumés manuscrits, joignant à cet avis une copie de la lettre d’envoi qu’il adresse ce jour-là à la demanderesse. [8] Il convient de déposer sous la cote E-1, à titre d’élément de preuve, copie de cette lettre que le Dr Drouin adresse à la demanderesse le 16 décembre 2002. [9] Le 23 décembre 2002, la soussignée s’adresse à la demanderesse en ces termes : À la suite de la correspondance que le docteur Drouin a adressée à la Commission et à vous-même le 16 décembre dernier et compte tenu du contenu de cette correspondance, la Commission souhaite lire vos commentaires sur les raisons qui motiveraient toujours une audience formelle à Jonquière dans ce dossier. Ces commentaires écrit devront être formulés et reçus à la Commission d’ici le 15 janvier 2003 et copie de ceux-ci devra être servie au Dr Drouin dans le même délai. Sur réception de ces commentaires, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier. À défaut de recevoir vos commentaires dans ce délai, la Commission prendra pour acquis que vous ne jugez pas opportun d’en émettre, annulera l’audience prévue pour le 27 février prochain et prendra le dossier tel que constitué en délibéré. [10] Ce courrier n’est pas revenu à la Commission comme étant non réclamé ou non livré. [11] Jusqu’à ce jour, la demanderesse n’a pas fait connaître ses commentaires. [12] Le 17 janvier 2003, la Commission a annulé l’audience prévue pour le 27 février 2003.
01 06 84 Page 5 de 5 [13] Considérant l’article 52 de la Loi : 52. La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [14] Compte tenu de ce qui précède, [15] La Commission a des motifs raisonnables de croire que SON INTERVENTION N’EST MANIFESTEMENT PLUS UTILE; CESSE D’EXAMINER cette affaire; et FERME le dossier Québec, le 17 janvier 2003 DIANE BOISSINOT Commissaire
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