01 14 96 NAULT, JACQUES, ci-après appelé le « demandeur, c. MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC, ci-après appelé l’ « organisme ». Le 2 août 2001, le demandeur s’adresse au responsable de l’accès de l’organisme (le Responsable) afin d’obtenir copie de tous les documents ou dossiers pertinents ou reliés à la présence d’un employé de l’organisme, qu’il identifie, au sein de l’Agence des Douanes et du Revenu du Canada (ADRC) depuis la fin de l’année 2000. Le 16 août suivant, le Responsable identifie 4 feuillets pouvant répondre à la demande d’accès; il lui en communique trois, mais retient le quatrième au motif qu’il renferme des renseignements nominatifs. Le 24 août suivant, le demandeur revient à la charge et rappelle au Responsable que l’objet de sa demande du 2 août précédent est beaucoup plus large. Les 5, 13 et 24 septembre 2001, le Responsable traite la lettre du demandeur datée du 24 août 2001 comme une nouvelle demande d’accès, et donne accès à un certain nombre de documents. Le demandeur formule une demande de révision conformément à l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 et une audience se tient en la ville de Montréal, le 27 août 2002, audience qui se complète par la production en preuve et à titre de représentations de certains documents et ce, jusqu’au 3 octobre 2002. Le délibéré peut donc commencer le 4 octobre 2002. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci après appelée la « Loi ».
01 14 96 2 L’AUDIENCE Après examen des pièces introductives d’instance ci-haut détaillées, la Commission fait d’abord la détermination préliminaire que le demandeur n’a formulé qu’une seule demande d’accès qui a donné lieu à plusieurs réponses du Responsable lesquelles font toutes l’objet de la présente révision. De consentement, l’avocat de l’organisme dépose, en liasse sous la cote O-1, copie des documents envoyés au demandeur, qui les reconnaît : • Note adressée le 4 novembre par Réjean Beaulieu de l’organisme à Jocelyn Hamel ayant pour objet le prêt de personnel ADRC; • proposition d’offre distribuée à tout le personnel annexée à la note précédente; • Correspondance par courriel en provenance de Jocelyn Hamel des 5 et 6 décembre 2000 et 13 septembre 2001. Il appelle ensuite, pour témoigner, monsieur Pierre Morrissette, l’assistant du Responsable au moment de la demande. C’est lui qui a traité les demandes d’accès du demandeur en cours à l’époque. Dans un premier temps, il s’est adressé à la direction des ressources humaines et a pu obtenir copie de l’entente de prêt de personnel de 1994 entre l’ADRC (fédérale) et l’organisme (trois pages) ainsi que la lettre de la sous-ministre adjointe du 18 décembre 2000 adressée à l’employé de l’organisme visé par la demande d’accès, et à son domicile, énonçant les conditions auxquelles le prêt de personnel se fera (une page). Le témoin Morissette a recommandé au Responsable la remise de l’entente de 3 pages et la retenue de la lettre en vertu de l’article 53 de la Loi. Dans un deuxième temps, à la suite des commentaires d’insatisfaction et des précisions que lui a faits le demandeur, il s’est adressé à la Direction générale de la Métropole qui lui a fait parvenir les documents décrits en O-1, documents qu’il a transmis au demandeur. Le témoin affirme, qu’à sa connaissance, il n’y a pas d’autres documents qui puissent répondre à la demande d’accès telle que formulée et que l’organisme détienne. Il n’y a pas d’autres documents de dotation de ce poste, ni fiche d’évaluation, ni rapport de rendement.
01 14 96 3 En contre-interrogatoire, le témoin Morissette réitère ses affirmations et explique que le peu de documentation reliée à cette dotation de poste est vraisemblablement dû au fait que le processus de dotation a été fortement allégé, que le poste a été affiché et que la dotation s’est opérée très rapidement. Il ignore s’il s’est tenu des entrevues pour cette dotation. À la question de savoir pourquoi il manque des pages de la confirmation de l’envoi du 13 septembre 2001, par télécopieur, sur les documents de la liasse O-1, le témoin répond que ces autres pages reçues de la Direction générale de la Métropole n’étaient pas, après examen, visées par la demande d’accès ni se rapportaient à l’employé concerné. Le témoin ajoute ne pas avoir constaté, dans les directions consultées, l’existence de documents concernant l’affectation de cet employé ni de document constatant son acceptation du prêt d’employé. Le témoin Morissette rappelle enfin au demandeur que les renseignements qu’il identifie comme « manquants » se trouvent en partie, du moins, dans le document d’une page daté du 18 décembre 2000 dont l’accès lui a été refusé le 16 août 2001. À la suite de plusieurs questions soulevées par le demandeur durant la séance du 27 août 2002, la Commission a requis l’organisme de compléter ses recherches et de faire les vérifications suivantes : a) Existe-t-il de la correspondance ou des documents portant la signature de l’employé visé par la demande en rapport avec son affectation à l’ADRC? b) Existe-t-il des comptes rendus d’éventuelles conversations téléphoniques concernant l’affectation de cet employé à l’ADRC? c) Existe-t-il un procès-verbal ou un compte rendu de la rencontre du groupe de travail dont il est question dans la note du 4 octobre 2000? d) Peut-on communiquer avec cet employé pour vérifier si d’autres documents concernant son affectation existent? e) Peut-on communiquer au demandeur les feuillets 1/10, 2/10, 3/10, 4/10, 9/10 et 10/10 de la télécopie du 13 septembre 2001. La réponse du 17 septembre 2002 du témoin Morissette, relayée par l’avocat de l’organisme à la Commission le même jour et déposée en preuve sous la cote O-5, confirme, après recherches, son témoignage à l’audience pour ce qui est des points a), b) : aucun document n’existe ou n’a été retrouvé. En réponse à la question c), Monsieur Morissette confirme l’existence d’un tel procès-verbal émanant de l’ADRC d’une rencontre du 12 septembre 2000, mais affirme qu’il ne contient aucun des renseignements demandés. Ce
01 14 96 4 procès-verbal est déposé sous pli confidentiel avec les documents en litige pour appréciation par la Commission et non pas déposé en preuve. En réponse au point d), M. Morissette informe la Commission que l’employé en cause n’est plus à l’emploi de l’organisme depuis plusieurs mois. Par conséquent, il estime ne pouvoir communiquer avec ce dernier pour les fins de la présente cause. Enfin, en réponse au point e), M. Morissette identifie les feuillets 2/10, 3/10 et 9/10 et les fait parvenir au demandeur. Ces documents sont déposés en preuve sous la cote O-3. Il ajoute qu’il lui a été impossible de retracer ou d’identifier les feuillets 1/10 et 10/10, ceux-ci n’étant pas au dossier. Pour sa part, l’avocat de l’organisme fait parvenir à la Commission, le 17 septembre 2002, des documents additionnels que lui a remis un fonctionnaire de l’organisme (M. Jocelyn Hamel) concernant le transfert de deux autres fonctionnaires de l’organisme à l’ADRC. Il dépose ces documents sous pli confidentiel entre les mains de la Commission afin qu’elle se prononce sur leur accessibilité. Il s’agit de la correspondance ayant circulé en mode courriel entre les 5 et 19 octobre 2000 à l’interne (8 pages). L’avocat de l’organisme plaide que ces documents ne sont pas pertinents à la demande de révision puisqu’ils concernent des employés autres que celui visés par la demande d’accès. Il soutient aussi que certains renseignements qu’on y trouve sont de nature nominative et ne concernent pas le demandeur. REPRÉSENTATIONS L’avocat de l’organisme plaide qu’à l’exception de la lettre du 18 décembre 2000 adressée au domicile de l’employé visé par la demande d’accès et déposée sous pli confidentiel à la Commission, le demandeur a obtenu copie de tous les documents pouvant répondre à sa demande d’accès telle que formulée et qui sont détenus par l’organisme. Cette lettre du 18 décembre n’est pas accessible au demandeur parce qu’elle contient, en substance, des renseignements nominatifs concernant cet employé. Il soutient que la preuve démontre clairement ainsi que le confirmera également l’examen par la Commission des autres documents déposés sous pli confidentiel, que ces derniers ne sont pas visés par la demande d’accès.
01 14 96 5 De son côté, le demandeur plaide que la Commission doit se demander si la lettre du 18 décembre 2000 adressée à l’employé en cause contient des renseignements nominatifs au sens de l’article 53 ou des renseignements à caractère public énumérés à l’article 57 de la Loi. Le fait que cette lettre soit adressée au domicile de cet employé ne fait pas des renseignements qu’elle contient des renseignements nominatifs. Le masquage de l’adresse seule serait peut-être suffisant pour répondre à l’obligation de confidentialité de l’organisme. Le 29 septembre dernier, en réaction au rapport de recherche et de vérification de M. Morissette du 17 septembre dernier, manifestement déçu, le demandeur écrit ce qui suit : Comme tout laisse croire qu’il y a anguille sous roche, et comme je n’ai plus du tout envie de continuer à jouer au chat et à la souris avec les fonctionnaires du MRQ, je vous demande de recourir aux importants pouvoirs d’enquête et d’ordonnance dont vous dispos[ez] en vertu de la Loi pour obtenir tous les documents pertinents à ma demande d’accès à l’information. Ceux-ci permettront de faciliter la tâche des gens qui auront pour mandat de faire une investigation sur la venue de M. […] au sein de l’ADRC. (Les mentions entre crochets sont de la soussignée.) Le 4 octobre 2002, la commissaire soussignée avise les parties que la preuve est close et qu’elle est prête à rendre sa décision sur la demande de révision. Le même jour, en réaction aux derniers commentaires du demandeur, l’avocat de l’organisme formule à la Commission une requête en vertu de l’article 130.1 de la Loi pour que celle-ci cesse d’examiner la demande de révision, soumettant que cette dernière est devenue frivole ou faite de mauvaise foi. DÉCISION La Commission est d’avis que la demande de révision du demandeur n’est pas frivole et n’est pas faite de mauvaise foi, aucun élément de preuve n’étant venu étayer ces allégations. Le simple fait que le demandeur ai pu obtenir des documents supplémentaires au cours de l’audience démontre qu’elle était utile. Je rejette donc la requête de l’organisme faite en vertu de l’article 130.1 de la Loi : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile.
01 14 96 6 Quant à la demande d’enquête faite par le demandeur dans son écrit du 29 septembre dernier, la Commission est d’avis qu’elle est inappropriée dans le cadre de la présente demande de révision. La Commission se prononce sur cette dernière comme suit : La preuve et l’examen des documents déposés sous pli confidentiel convainquent la Commission qu’à l’exception de la lettre du 18 décembre 2000 adressée à l’employé visé par la demande d’accès, l’organisme a remis au demandeur, certains tardivement, il est vrai, tous les documents qu’il détient et qui sont visés par la demande d’accès. Quant à cette lettre du 18 décembre 2000 adressée à l’employé visé par la demande d’accès, la Commission est d’avis que seules l’adresse personnelle du destinataire ainsi que la date du congé donné en remplacement du congé de Noël ont un caractère nominatif et sont visées par l’article 53 et 59, alinéa premier de la Loi. Tous les autres renseignements contenus à cette missive sont revêtus d’un caractère public conformément aux paragraphes 1° et 2° du premier alinéa de l’article 57 de la Loi : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. […] 57. Les renseignements suivants ont un caractère public: 1 o le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de
01 14 96 7 direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; 2 o le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public; […] Puisque la majeure partie de cette lettre en litige est accessible, la Commission considère que les minces parties inaccessibles mentionnées au dispositif ci-après n’en forment pas la substance au sens de l’article 14 de la Loi : 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. POUR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; ORDONNE à l’organisme de remettre copie de la lettre adressée à l’employé visé par la demande d’accès le 18 décembre 2000 par la sous-ministre adjointe de l’organisme en ayant pris soin de masquer, au préalable, l’adresse personnelle du destinataire ainsi que la date de congé accordée en remplacement du congé de Noël; et CONSTATE que l’organisme a fourni les autres documents faisant l’objet de la demande de révision après l’expiration du délai prévu à la Loi pour ce faire. Québec, le 15 novembre 2002 DIANE BOISSINOT commissaire Avocat de l’organisme : M e Jean Lepage
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