Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 15 11 Date : le 11 février 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. COMMISSION SCOLAIRE DU FER Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION FORMULÉE EN VERTU DE L’ARTICLE 135 DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1 [1] Le 4 septembre 2002, le demandeur s’adresse à l’organisme afin d’obtenir certains documents dont le contrat de chacun des télécopieurs suivants, savoir le Gestetner 2302, le Gestetner 2301 et le Ricoh FT-3213 (antérieurement le 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ».
02 15 11 Page : 2 Gestetner 2115Z), que l’organisme détient respectivement aux endroit suivants, savoir à la Commission scolaire de Port-Cartier, à l’École Jean-du-Nord et à l’École Jacques-Cartier. [2] Le 24 septembre suivant, la responsable de l’accès de l’organisme (la Responsable) communique certains documents au demandeur. Elle écrit cependant qu’elle n’a pu trouver les contrats de location de ces photocopieurs. [3] Insatisfait de cette réponse, le demandeur requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) de réviser cette décision concernant les contrats. [4] Une audience se tient le 11 février 2005 par conférence téléphonique, les parties communiquant de la ville de Sept-Îles avec la soussignée qui se trouve en la ville de Québec. L’AUDIENCE A. LE LITIGE [5] Le demandeur doute que les contrats demandés ne soient plus détenus par l’organisme. Il s’agit de déterminer si, au moment de la demande d’accès, soit le 4 septembre 2002, les contrats de location des photocopieurs faisant l’objet de cette demande sont détenus par l’organisme et, dans l’affirmative de déterminer s’ils sont accessibles au demandeur. B. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de madame Solange Turgeon [6] Madame Turgeon occupe les fonctions de secrétaire générale et de responsable de l’accès de l’organisme. [7] Elle était la Responsable en poste lors de la demande d’accès, le 9 septembre 2002 et c’est elle qui a traité cette demande et qui a rédigé la réponse sous révision. [8] Elle ne nie pas l’existence des ententes entre l’organisme et l’entreprise du demandeur à une certaine époque, ni l’existence, à une certaine époque, des contrats écrits constatant ces ententes. [9] Elle déclare que dès qu’elle a reçu la demande d’accès en cause, elle a entrepris la recherche des contrats y mentionnés dans le système administratif et de gestion de l’organisme et ce, partout où ils étaient susceptibles de se trouver. Elle déclare que ces recherches ont été infructueuses.
02 15 11 Page : 3 [10] À cet égard, c’est exactement la réponse qu’elle a formulée au demandeur, le 24 septembre 2002. [11] Madame Turgeon affirme qu’elle a par la suite demandé à plusieurs reprises à madame Lise Leclerc, secrétaire, de reprendre les recherches, que celle-ci les a faites sérieusement et que ces recherches sont également restées sans résultat. [12] Madame Turgeon déclare enfin que l’organisme ne détenait malheureusement pas ces contrats lors de la demande d’accès, ni après. ii) du demandeur [13] Le demandeur doute de l’exactitude des déclarations de madame Turgeon. [14] Logiquement ces documents devraient se trouver quelque part dans les dossiers de l’organisme. [15] Il estime que l’organisme aurait pu diriger ses recherches au sein de l’entreprise qui a fourni les services de location de ces appareils afin de la forcer à les lui produire, puisque cette entreprise aurait détenu ces documents pour et au nom de l’organisme. [16] En réponse aux questions de la Commission, le demandeur déclare que cette entreprise n’est plus en affaires depuis 2000 ou 2001. C. LES ARGUMENTS [17] Les parties s’en remettent essentiellement à la décision de la Commission après avoir fait les commentaires suivants au cours de leur témoignage : i) Madame Turgeon estime qu’elle ne peut malheureusement remettre des documents qui n’existent plus. ii) Le demandeur prétend que si l’organisme ne possède plus les contrats, il les détient juridiquement entre les mains de son cocontractant. L’organisme ne peut prétendre qu’il n’y a plus de détention. À son avis, la Commission devrait ordonner à l’organisme d’en récupérer une copie entre les mains de ce cocontractant qui les détiendrait pour le compte de l’organisme. DÉCISION [18] Le témoignage de la Responsable, madame Solange Turgeon, convainc la Commission que les contrats qui font l’objet de la demande d’accès ne sont plus
02 15 11 Page : 4 entre les mains de l’organisme ni au moment de la réception de la demande d’accès ni après. [19] Se basant sur ce témoignage, la Commission ne conclut pas pour autant que ces documents n’aient jamais existés antérieurement à la demande d’accès. [20] Ce témoignage établit également que des recherches sérieuses et bien dirigées ont été entreprises au sein de l’organisme pour retracer ces documents, sans succès. [21] La Commission est d’avis qu’aucun des deux contractants à un contrat de location d’appareil n’agit au nom l’un de l’autre. Une des parties ne peut détenir pour et au nom de l’autre le contrat de location. Il n’y a pas de détention juridique du contrat de location par l’organisme entre les mains de son cocontractant. [22] La Responsable n’avait donc pas à étendre ses recherches chez le locateur d’appareil cocontractant ni à exiger que ce dernier lui fournisse copie des contrats demandés. [23] De surcroît, la Commission note que cette entreprise n’était plus en affaires au moment de la demande d’accès. [24] La Commission conclut que l’organisme ne détient plus les contrats demandés au moment de la demande d’accès ni après. [25] La décision de la Responsable est bien fondée et la Commission ne peut ordonner à un organisme de communiquer copie d’un document qu’il ne détient pas. [26] EN CONSÉQUENCE, la Commission REJETTE la demande de révision. M e DIANE BOISSINOT commissaire
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