01 14 08 THE FRASER INSTITUTE, demandeur c. COMMISSION SCOLAIRE LESTER-B.-PEARSON, organisme L'OBJET DU LITIGE: M. Robert Van Belle s'est adressé à la Commission scolaire Lester B.-Pearson (« la Commission scolaire ») le 31 juillet 2001; au nom de l'organisme The Fraser Institute, il s'est essentiellement exprimé en ces termes: « As part of a national study of education, The Fraser Institute is researching the enrolment patterns in selected school boards across the country. We therefore request the following information concerning students who are enrolled in Lester B. Pearson School Board for the 2000-2001 school year: 1. The number of students residing in Lester B. Pearson School Board that are attending a public school in Lester B. Pearson School Board other than their designated neighborhood school; 2. The number of students that reside in Lester B. Pearson School Board that are attending a public school outside of Lester B. Pearson School Board; 3. The number of students that reside in a district other than Lester B. Pearson School Board but attend school in Lester B. Pearson School Board; 4. The total student enrolment for Lester B. Pearson School Board. ». La demande de révision résulte du refus de la Commission scolaire de communiquer les renseignements susmentionnés.
01 14 08 2 La Commission avait convoqué le demandeur en prévoyant, puisqu’il est en Colombie-Britannique, sa participation à l’audience par lien téléphonique, à l3: 30, heure avancée de l’est. La Commission n’a pu que constater son absence, non motivée. La Commission scolaire a pour sa part tenu à justifier sa décision malgré l'absence du demandeur. LA PREUVE : L'avocat de la Commission scolaire a fait entendre MM. Donald Harris et Donald Taylor qui ont témoigné sous serment. M. Harris est l’adjoint de la personne qui exerce la fonction de directeur général de la Commission scolaire; M. Taylor était, à la date de la demande d’accès, directeur des services communautaires et responsable de l'admission. Leur témoignage démontre que: 1. les renseignements concernant « The number of students residing in Lester B. Pearson School Board that are attending a public school in Lester B. Pearson School Board other than their designated neighborhood school » ne sont pas, comme tels, détenus; le système informatique de la Commission scolaire devrait être programmé de façon particulière pour les obtenir, pareille opération nécessitant une quinzaine d'heures de travail; 2. les renseignements concernant « The number of students that reside in Lester B. Pearson School Board that are attending a public school outside of Lester B. Pearson School Board » ne sont que très partiellement détenus de sorte qu'il est impossible de répondre à la demande d'accès de façon appropriée à cet égard;
01 14 08 3 3. les renseignements concernant « The number of students that reside in a district other than Lester B. Pearson School Board but attend school in Lester B. Pearson School Board » ne sont pas détenus comme tels mais pourraient être extraits du système informatique si un programme était créé; 4. les renseignements concernant « The total student enrolment for Lester B. Pearson School Board » sont détenus par la Commission scolaire et publiés sur son site internet; ces renseignements n'ont pas été communiqués puisque la Commission scolaire comprenait que le demandeur effectuait une recherche par sondage et qu’il voulait à cette fin obtenir un ensemble de renseignements exacts et complets que la Commission scolaire ne détenait pas pour la plupart (1 à 3). Le témoignage de M. Harris démontre que la Commission scolaire a avisé M. Van Belle de son intention de ne pas participer à la recherche visée par la demande d'accès, ce, le 24 août 2001, soit avant la demande de révision. Le témoignage de M. Taylor démontre que la demande d'accès exigeait l’exécution d'un travail particulier et supplémentaire pour obtenir des renseignements qui, pour la plupart, ne sont pas détenus parce qu’ils ne sont pas nécessaires à l’exercice des fonctions de la Commission scolaire. M. Taylor a, à cet égard, rappelé que, de façon générale, l'organisation scolaire québécoise diffère de celle des autres provinces canadiennes. M Taylor a aussi souligné que la Commission scolaire résulte de la fusion de 6 commissions scolaires et que les règles qui la régissent autorisent certains choix en matière d'admission et d’inscription. Il a spécifié que l’exercice de ces choix par un étudiant, possible selon certains critères, peut être notamment déterminé par l’offre des programmes et l’école où ceux-ci sont offerts, ce qui établit un rapport particulier entre le lieu de résidence de l’étudiant et l’endroit où se situe l’école fréquentée par lui; somme toute, a conclu M. Taylor, la Commission scolaire détient sur sa clientèle des renseignements qui, pour la plupart, ne correspondent pas à ceux qui sont en litige.
01 14 08 4 ARGUMENTATION : L’avocat de la Commission scolaire soutient essentiellement que l’article 15 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 s’applique à la demande d’accès : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. À son avis, la preuve démontre que les renseignements demandés ne sont pas, pour la plupart, détenus et que la création d’un document pouvant répondre à la demande d’accès exigerait de la Commission scolaire qu’elle procède à la collecte et au recoupement de renseignements personnels. L’avocat avance également que l’article 126 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique à la demande : 126. La Commission peut, sur demande, autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique. Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels. Un membre de la Commission peut, au nom de celle-ci, exercer seul les pouvoirs que le présent article confère à la Commission. À son avis, la demande d’accès est abusive lorsque l’on considère le travail que devrait effectuer la Commission scolaire pour tenter d’y répondre. À son avis également, la demande d’accès n’est pas conforme à l’objet des dispositions de la Loi sur l’accès qui régissent la protection des renseignements personnels lorsque l’on
01 14 08 5 considère la collecte et le recoupement de renseignements personnels que devrait effectuer la Commission scolaire. DÉCISION : La demande d’accès a été adressée au responsable de l’accès; elle vise l’obtention, à des fins de recherche, de renseignements précis qui ne sont pas personnels. La preuve établit que les renseignements identifiés par les numéros 1, 2 et 3 dans la demande d’accès ne sont pas détenus. L’article 47 (3 ième paragraphe) de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit l’obligation du responsable de l’accès dans ce contexte : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2 o informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3 o informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4 o informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5 o informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6 o informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 14 08 6 La Commission est cependant d’avis que le refus de la Commission scolaire ne peut être contesté en ce qui à trait à des renseignements qu’elle ne détient pas : 1.La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. La preuve établit par ailleurs que les renseignements portant le numéro 4 étaient détenus et publiés à la date de la demande d’accès. Le1 er alinéa de l’article 13 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels régit l’exercice du droit d’accès aux renseignements déjà publiés; dans ce contexte, l’obligation du responsable, que prévoit le 2 ième paragraphe de l’article 47 précité, demeure: 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. De même, le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et devant faire l'objet d'une publication ou d'une diffusion dans un délai n'excédant pas six mois de la demande d'accès, s'exerce par l'un ou plusieurs des moyens suivants: 1 o la consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance; 2 o l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter là où il est disponible ou de se le procurer lors de sa publication ou de sa diffusion; 3 o le prêt du document, à moins que cela ne compromette sa publication ou sa diffusion. La Commission est d’avis, compte tenu de la preuve présentée, que l’article 126 précité ne reçoit pas application parce que les articles 1 et 15 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’appliquent.
01 14 08 7 ATTENDU l’absence du demandeur; ATTENDU la preuve; PAR CES MOTIFS, la Commission CONSTATE que la demande d’accès n’a pas été traitée conformément aux articles 13 et 47 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; CONSTATE le désintérêt du demandeur; CESSE d’examiner la demande de révision du 6 septembre 2001; FERME le dossier 01 14 08. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 23 septembre 2002 M e Rémi Poliquin Avocat de la Commission scolaire
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