01 14 92 L'OBJET DU LITIGE Le 6 août 2001, M me Esther Bouchard s’adresse à la Commission scolaire de Montréal (la « Commission scolaire ») pour obtenir une copie complète de son dossier « académique » au Centre de commerce et de secrétariat Stella-Maris (l’ « École »), option vente de voyages. Le 13 août 2001, la Commission scolaire accuse réception de la demande et l’avise, le 27 août suivant, qu’un délai supplémentaire de 10 jours lui est nécessaire pour la traiter. Le 4 septembre, la Commission scolaire autorise M me Bouchard à consulter son dossier ou à débourser un montant de 1,88 $ pour en obtenir une copie. Le 11 septembre 2001, la procureure de M Moreau, confirme que sa cliente a consulté son dossier, mais qu’il a été constaté l’absence de ses examens, de son rapport de stage et de « notes écrites relatives à des réunions ayant eu lieu entre les autorités du Centre Stella Maris et ma cliente ». Le 18 septembre 2001, la Commission scolaire écrit à M documents « dont vous avez constaté l’absence à ce dossier ne font jamais partieESTHER BOUCHARD, demanderesse, c. COMMISSION SCOLAIRE DE MONTRÉAL, organisme public. me Bouchard, M e Stéphanie e Moreau que les
01 14 92 - 2 -du dossier académique des élèves de notre commission scolaire ». Elle invite sa cliente à soumettre une nouvelle demande d’accès pour ces nouveaux documents. Elle spécifie prendre l’initiative de demander à la Direction du Centre Stella-Maris de vérifier de nouveau si celui-ci détient les documents requis par M me Bouchard. Le 24 septembre 2001, M e Moreau fait valoir à la Commission scolaire que les documents exigés par sa cliente faisaient partie de sa demande d’accès du 6 août dernier. Le 25 septembre 2001, M e Bouchard dépose à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») une demande pour que soit révisée la décision rendue la Commission scolaire. Le 4 octobre 2001, la Commission scolaire fait parvenir à M e Moreau les documents suivants : • Le rapport de stage; • Les notes écrites relatives à des réunions ayant eu lieu entre les autorités du Centre Stella-Maris et M me Bouchard; • Une copie d’une lettre datée du 9 juillet 2001 de M me Bouchard à M me Luisa Barrette; • L’attestation d’activités de formation figurant au dossier de M me Bouchard, incluant le résultat de l’examen Voyage Europe du mois de juillet 2001. La Commission scolaire invoque l’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») pour lui refuser l’accès aux différents examens passés parce que ceux-ci sont encore utilisés par le Centre à des fins d’évaluation. Le 2 novembre 2001, la Commission scolaire écrit de nouveau à M e Moreau pour lui exprimer qu’une vérification supplémentaire a été faite pour trouver les notes prises au sujet de l’entrevue, tenue le 5 février 2001, entre M me Cossette, M. Morin et M me Bouchard. Elle lui remet une lettre datée du 31
01 14 92 - 3 -octobre 2001 de la directrice du Centre Stella-Maris certifiant l’absence de tout « autre document concernant la rencontre avec M me Esther Bouchard, qui a eu lieu le 5 février 2001 ». Le 3 septembre 2002, une audience se tient à Montréal. LA PREUVE M me Bouchard signale qu'elle renonce à obtenir copie des examens. Les parties soulignent au début de l’audience que le seul objet du litige porte sur la détention par l’École d’autres documents que ceux déjà remis à M me Bouchard. M me Danielle Rochon, directrice de l’École, devenue l’École des métiers de l’informatique, du commerce et de l’administration, affirme avoir remis à M me Bouchard tous les documents de son dossier « académique » constitué par l’École. Elle affirme également avoir donné, par la suite, tous les autres documents en possession de l’École la concernant, y compris les notes de rencontres. Elle spécifie que ses recherches dans les divers dossiers de l’École n’ont pas permis de trouver d’autres documents que ceux déjà donnés à M me Bouchard. Elle fait valoir que l’École ne conserve au dossier, après le départ d’un élève, que les documents officiels. Elle atteste que sa vérification auprès de M me Cossette et de M. Morin n’a pas permis de repérer d’autres notes ou documents au sujet de M me Bouchard. Elle confirme que l’École n’avait pas d’autres documents au moment de la demande d’accès que ceux communiqués à M me Bouchard. APPRÉCIATION 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 14 92 - 4 La Commission doit décider si l’École détient, selon les termes de l’article 1 de la Loi, d’autres documents que ceux déjà donnés, les 4 septembre et 4 octobre 2001, à M me Bouchard : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La Commission a souligné à l’audience que la demande d’accès visait tous les documents concernant M me Bouchard, et ce, peu importe la classification administrative des documents ayant été établie par l’École. Ainsi, la Commission est d’avis que M me Bouchard n’avait pas à soumettre une deuxième demande d’accès tel que l’a prétendu la Commission scolaire le 18 septembre 2001. M me Rochon a déclaré que tous les documents détenus par l’École au sujet de M me Bouchard lui ont été remis et qu’il n’en existe pas d’autres. Cette preuve non contredite convainc la Commission que M me Bouchard a obtenu de l’École, après toutefois le délai prévu à l’article 47 de la Loi, tous les documents la concernant : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2 o informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3 o informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4 o informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5 o informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6 o informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9.
01 14 92 - 5 -Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. PAR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de M me Esther Bouchard; CONSTATE que M me Bouchard a reçu, après le délai fixé par l’article 47 de la Loi, tous les documents détenus par l’École la concernant; REJETTE, quant au reste, la demande de révision. M e MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 6 septembre 2002 M e Stéphanie Moreau Procureure de la demanderesse PARENT, RENAUD (M e Jude Parent) Procureurs de l'organisme
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