01 10 95 JEAN LONGPRÉ, demandeur, c. CONSEIL DU TRÉSOR, organisme public L'OBJET DU LITIGE Le 3 mai 2001, M. Jean Longpré s'adresse à M. Alain Parenteau, greffier au Conseil du Trésor (le « Conseil »), pour obtenir une copie de son dossier personnel et toutes les informations sur le concours de conducteur de véhicules et d'équipements mobiles classe III pour la période de 1986 à 2000. Il mentionne que son nom ne se trouve plus sur la liste des employés occasionnels au fichier central du Conseil. Il veut également tous les documents produits durant cette période sur le même sujet pour le compte du ministère du Transport (le « Ministère ») ou l'Office des ressources humaines. Le 4 juin 2001, le Conseil répond à M. Longpré ce qui suit : Les seuls documents détenus par le Secrétariat du Conseil du trésor et qui consignent des informations se rapportant à l'objet de votre demande sont les suivants : • lettre adressée au Secrétariat du Conseil du trésor, signé par Me Réal N. Bélanger et datée du 6 octobre 1999; • note adressée à Jacques Bernard par Irène Couture, responsable régional, datée du 21 octobre 1999; • lettre adressée à Jacques Bernard par Me Réal N. Bélanger, datée du 4 novembre 1999; • lettre adressée à Me Réal N. Bélanger par Jacques Brenard, datée du 12 novembre 1999; • copie d'une lettre adressée à Antoine Robitaille du ministère des Transports par Me Réal N. Bélanger, datée du 17 décembre 1999;
01 10 95 - 2 -• copie d'une lettre adressée à Antoine Robitaille du ministère des Transports par Me Réal N. Bélanger, datée du 10 mai 2000; • Copie de la fiche d'enregistrement au FCPO en date du 11 mai 2001. Vous trouverez sous ce pli une copie de ces documents. Par ailleurs, nous vous informons que le rapport que vous souhaitez obtenir n'existe pas. Telle que libellée, votre demande nécessite la création d'un nouveau document. […] D'autre part, nous vous suggérons de vous adresser au ministère des Transports, qui détient peut-être d'autres documents pouvant expliquer la problématique exposée dans votre demande, […] Le 4 juillet 2001, le procureur de M. Longpré s’adresse à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour qu’elle révise la réponse fournie par le Conseil. L'audience prévue pour le 6 novembre 2001 est remise au 3 juin 2002. Les 18 et 23 juillet 2002, les parties complètent par écrit leurs arguments. LA PREUVE La procureure du Conseil, M e Claire Lapointe, remet à l’audience les deux demandes d’accès envoyées par M. Jean Longpré le 3 mai 2001 au Conseil ainsi que les réponses et les documents qui lui ont été donnés les 23 mai et 4 juin 2001 (pièces O-1 et O-2 en liasse). M me Chantal Lussier, responsable du bureau du Conseil dans la région de Sherbrooke, fait part que le bureau du Conseil à Sherbrooke a un rôle : • de supports-conseils auprès des gestionnaires; • d’accueil et de renseignements; • de concertation et développement; • de dotation et mobilité (concours, mouvement de personnel).
01 10 95 - 3 M me Lussier explique que le Ministère désirant pourvoir à un poste est habituellement responsable du concours de recrutement. Le Conseil tient également des concours, mais par acte de délégation du ministère concerné seulement. Le Ministère détient et conserve alors toutes les informations relatives aux concours, tels la liste de déclarations d’aptitudes, les résultats et les inscriptions. En ce qui concerne le concours sous étude, elle indique que le Conseil a agi par acte de délégation du Ministère. Elle a d’ailleurs acheminé à M. Longpré copie de la lettre et de l’acte de délégation. M me Lussier affirme avoir répondu aux cinq points de la demande d’accès de M. Longpré en l’informant : • que le Conseil ne détient aucun rapport sur le nombre de concours tenus par région administrative pour une classe d’emploi en particulier (point 1 de la demande) ni de rapport sur le nombre de personnes embauchées à la suite de ces concours (point 5 de la demande); • qu’il doit communiquer avec le Ministère pour ce qui concerne son inscription et ses résultats obtenus à un concours (points 3 et 4 de la demande); • qu’il n’est ni connu ni détenu la date de parution dans les journaux de la région de l’Estrie du concours de recrutement C.V.E.M. II (point 2 de la demande). Elle spécifie que le journal « Info Carrière », accessible au personnel de la fonction publique, est conservé par la Direction des communications du Conseil. M me Lussier raconte que le fichier central du Conseil regroupe, depuis 1997, les informations de fichiers détenus par tous les ministères sur le personnel occasionnel. Elle souligne que le conseil n’a reçu alors que les fichiers informatisés et aucun fichier papier. Elle fait remarquer qu’une personne peut s’inscrire au fichier après avoir répondu, au préalable, à un appel de candidatures. Elle spécifie que les fichiers ministériels ont été envoyés au fichier central du Conseil intégralement, sans discrimination. Une lettre a été expédiée à toutes les personnes inscrites au fichier ministériel pour les informer du transfert. Une directive du Conseil, datée du 23 septembre 1997, et mise à jour en 1998 et 1999,
01 10 95 - 4 -traite de la constitution du fichier central et des inscriptions du personnel occasionnel (pièce O-3 en liasse). Cette directive définit ce qu’est un employé occasionnel, cyclique ou saisonnier (art. 3) et l’avis que doit envoyer le Conseil pour informer les employés de leur droit au renouvellement de leur inscription au fichier central (art. 11). Elle dépose une copie d’une lettre type se rapportant à cet article 11 de la directive (pièce O-4). Cette dernière lettre avisait les personnes déjà inscrites au fichier central d’une validité pour une période de deux ans de leur inscription avec possibilité de renouvellement. Elle affirme que le Conseil n’a conservé que la lettre type et non celle personnalisée expédiée à toutes les personnes inscrites au fichier central. Elle indique que le Conseil a décidé, en l’an 2000, de retrancher de la directive cet article 11 et que ce retrait fait en sorte que le nom de personnes inscrites au fichier central n’y soit pas retiré (pièce O-5). M me Lussier indique qu’actuellement, le personnel occasionnel est recruté de deux manières : la première, par un système de classification unique à la suite de l’ouverture d’un concours pour un emploi occasionnel ou permanent, les termes « employé occasionnel » ayant été redéfinis par la directive émise le 13 septembre 2000 du Conseil (pièce O-6). La deuxième, lors de besoins ponctuels, en se référant au fichier central s’il existe une liste d’aptitudes. La vérification pour trouver les documents concernant M. Longpré, au bureau régional du Conseil à Sherbrooke, s’est faite en recherchant au système informatique par désignation du corps d’emploi (pièce O-7), par codification des expériences (pièce O-8) et selon les qualifications (pièce O-9). Elle affirme que toute l’information détenue par le Conseil est au système informatique. Elle certifie que le rapport informatique, tiré de la recherche, ne réfère pas à la situation d’un retrait du nom de M. Longpré au fichier central. Interrogée par M e Réal N. Bélanger, procureur de M. Longpré, M me Lussier indique qu’en 1997, les ministères ont transféré les informations détenues dans leur fichier à celui central du Conseil, ce dernier ne renfermant
01 10 95 - 5 -alors que les renseignements fournis par les ministères. Elle explique que « SAGIP » est un système servant à gérer la paye des employés de la fonction publique. Chaque ministère est responsable de l’entrée des informations au sujet de leurs employés au système SAGIP. Elle affirme qu’il n’était pas obligatoire, à l’époque, de conserver le concours de 1987 (pièce D-1) et ajoute que les systèmes ne sont pas nécessairement exhaustifs. M. Jean Longpré M. Longpré dépose la lettre reçue en 1997 par le Conseil lors de la mise en place du fichier central (pièce D-2) et la lettre qui lui a permis de se réinscrire au fichier central le 4 février 1998, mais qui fait en sorte qu’il repart à zéro. Il répond à M e Lapointe que sa dernière date d’engagement est celle apparaissant au mois d’avril 1999. LES ARGUMENTS M e Lapointe soutient que la réponse du Conseil à M. Longpré est complète et que tous les documents détenus par celui-ci le concernant lui ont été remis. Elle signale que le Conseil a quand même fourni à M. Longpré tout ce qui lui était possible de lui remettre, notamment toutes les extractions accessibles à partir de 1992. Elle indique que la preuve a démontré l’inexistence de document et le Conseil, dans les circonstances, n’a pas à en confectionner un nouveau pour le satisfaire, selon les termes des articles 1 et 15 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ) : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 10 95 - 6 -Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. M e Lapointe fait valoir que le Conseil n’a rien trouvé dans ses bases de données informatiques et qu’il n’a pas à modifier les programmes informatiques pour satisfaire aux exigences de M. Longpré 2 . M e Lapointe prétend que l'article 42 et suivants de la Loi sur la fonction publique 3 énumèrent les conditions pour devenir un employé permanent, soit de passer un test d’aptitudes par le biais d’un concours. Le concours auquel fait référence M. Longpré, en 1987, n’était que la constitution, selon l’article 37 de l’époque, de personnes s’inscrivant sur une liste d’employés. Cette liste était valable d'un à trois ans dans le but de pourvoir à un poste, sans avoir à passer un concours pour vérifier, comme aujourd’hui, les aptitudes d’un candidat. Il est établi, dit-elle, que toute l’information détenue par le Conseil a été remise à M. Longpré. Essentiellement, il s’agit de la correspondance du procureur de M. Longpré au Conseil et de sa fiche informatique comportant les renseignements fournis par le Ministère. Elle répète que les recherches n’ont pas permis de repérer le retrait du nom de M. Longpré au système. M e Lapointe fait valoir que la Loi sur la preuve photographique traitant du transfert de données sur microfilms a été abolie en 1994. Elle ajoute que chaque organisme doit élaborer un calendrier de conservation, approuvé par le ministre, pour les dossiers actifs, semi-actifs et inactifs. La destruction de dossiers inactifs, signale-t-elle, ne nécessite pas la présence d’un témoin pour constater cette situation. 2 Directron média inc. c. Ville de Laval, [1990] C.A.I. 107; Thomasset c. Régie du logement, [1991] C.A.I. 8.
01 10 95 - 7 M e Réal N. Bélanger M e Bélanger fait valoir que son client exigeait des informations générales de nature publique. La Loi doit recevoir une interprétation large et générale pour permettre à M. Longpré de vérifier l’existence de renseignements qu’il recherche 4 . Il avance que si les bases de données sont disponibles, il peut requérir les services d’un informaticien pour aller prendre connaissance sur place des informations que son client désire consulter. Il prétend que son client peut consulter les banques de données avec un tiers, selon les termes de l’article 125 de la Loi, pour vérifier si les informations qu’il cherche sont disponibles 5 : 125. La Commission peut, sur demande écrite, accorder à une personne ou à un organisme l'autorisation de recevoir à des fins d'étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements nominatifs contenus dans un fichier de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, si elle est d'avis que: 1 o l'usage projeté n'est pas frivole et que les fins recherchées ne peuvent être atteintes que si les renseignements sont communiqués sous une forme nominative; 2 o les renseignements nominatifs sont utilisés d'une manière qui en assure le caractère confidentiel. Cette autorisation est accordée pour la période et aux conditions que fixe la Commission. Elle peut être révoquée avant l'expiration de la période pour laquelle elle a été accordée, si la Commission a des raisons de croire que la personne ou l'organisme autorisés ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été communiqués, ou ne respecte pas les autres conditions. APPRÉCIATION D’entrée de jeu, la Commission signale qu’elle doit réviser la décision rendue par le Conseil à la suite de la demande d’accès de M. Lonpgré. Il ne s’agit pas en l’espèce de décider si M. Longpré a valablement un projet de recherche, selon les termes de l’article 125 de la Loi, nécessitant préalablement l'autorisation 3 L.R.Q., c. F-3.1.1. 4 Pierre TRUDEL, L’accès aux documents publics : des ajustements pour assurer la transparence de l’État en réseau, 2002, Développements récents en droit de l’accès à l’information, Service de la formation permanente , Barreau du Québec, Éditions Yvon Blais. 5 Marc BELLEMARE, L’accès à l’information et la C.S.S.T., Développements récents en droit de
01 10 95 - 8 -de la Commission. D’ailleurs, il est d’intérêt de citer un passage du rapport annuel de la Commission traitant des autorisations à des fins de recherche 6 : La Commission peut accorder à un chercheur ou à un centre de recherche l'autorisation de recevoir des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. Cette autorisation s'applique évidemment aux recherches qui nécessitent l'utilisation de tels renseignements. La décision de donner accès à de tels renseignements ou non revient à la fin au ministère ou à l'organisme concernée. La Commission a établi au fil des ans des critères précis tenant compte de la nature des renseignements personnels qui peuvent être mis à la disposition des chercheurs et imposent aux chercheurs des conditions contraignantes, notamment: • des mécanismes sécuritaires de transmission de ces renseignements personnels du ministère ou de l'organisme vers le chercheur; • des modalités de conservation de ces renseignements personnels; • l'obligation de faire souscrire à tous les membres de l'équipe de recherche des engagements à la confidentialité; • la durée de conservation des renseignements personnels ainsi obtenus; • la destruction des renseignements personnels dans un délai convenu entre le chercheur et la Commission. M me Lussier a expliqué le système de classification et de recrutement utilisé par le Conseil concernant les employés occasionnels avec preuve documentaire à l’appui (pièces O-3 à O-10). Elle a également énuméré les recherches effectuées au système informatique et aux divers lieux où pouvaient, potentiellement, se trouver les renseignements recherchés par M. Longpré. Elle a déclaré que tous les documents détenus par le conseil en lien avec la demande d’accès ont été remis à M. Longpré et qu’il n’en existe plus d’autres (pièces O-1 et O-2 en liasse). Cette preuve non contredite, malgré les préoccupations légitimes de M. Longpré, me convainc que la réponse fournie par le Conseil à celui-ci était complète. l’accès à l’information, Service de la formation permanente, Barreau du Québec, Éditions Yvon Blais. 6 Commission d’accès à l’information du Québec, Rapport annuel 2000-2001, juin 2001, p. 47.
01 10 95 - 9 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision de M. Jean Longpré. M e MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 3 septembre 2002 M e Réal N. Bélanger Procureur du demandeur CREVIER, ROYER (M e Claire Lapointe) Procureurs de l'organisme
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