01 07 00 JEAN LONGPRÉ, demandeur, c. MINISTÈRE DES TRANSPORTS, organisme public. L'OBJET DU LITIGE Le 25 février 2001, M. Jean Longpré s'adresse à M. Pierre Perron, directeur du secrétariat au bureau du sous-ministre (le « Ministère »), pour obtenir une copie de son dossier personnel et toutes les informations sur le concours de conducteur de véhicules et d'équipements mobiles classe II pour la période de 1986 à 2000. Il veut également tous les documents produits durant cette période sur le même sujet par l'Office des ressources humaines, le Ministère et le Conseil du Trésor (le « Conseil »). Le 28 mars 2001, le Ministère invoque l'article 48 et le 4 e paragraphe de l'article 47 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») pour les documents relevant d'un autre organisme. Il lui mentionne : J'attire cependant votre attention sur la lettre du 26 novembre 1999, signée par M. Antoine Robitaille, qui s'adressait à votre procureur et répondait déjà aux mêmes demandes que vous nous présentez à nouveau. Compte tenu que les renseignements détenus par le Ministère vous ont déjà été transmis par l'intermédiaire de votre procureur, je vous invite, si vous le jugez utile, à consulter votre dossier en prenant rendez-vous avec M me Diane Lebrun, de la Direction territoriale de l'Estrie […]. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 07 00 - 2 -Cependant, je vous confirme qu'en accord avec le Calendrier de conservation des documents en vigueur au ministère des Transports et en conformité avec la Loi sur les archives, nous ne détenons plus certains documents puisqu'ils ont été détruits (art. 47, par. 3). Le 18 avril 2001, le procureur de M. Longpré présente à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») une demande pour que soit révisée la réponse rendue par le Ministère. L'audience fixée pour le 6 novembre, puis le 3 décembre 2001, est remise au 3 juin 2002. LA PREUVE M e Daniel Morin, procureur du Ministère, dépose, de consentement, la lettre expédiée le 26 novembre 1999 au procureur de M. Longpré (pièce O-1 en liasse). Cette lettre rapporte que le Ministère a remis à M e Réal N. Bélanger copie du dossier de son client et le calendrier de conservation des documents du Ministère. Le Ministère M me Diane Lebrun, responsable, région de l’Estrie, de la Direction des ressources humaines, atteste avoir pris connaissance du dossier original concernant M. Longpré et détenu par le Ministère au Centre de services et au Centre d’archivage de Dalton. Elle a traité la demande de M. Longpré et confirme que tous les documents détenus par le Ministère ont été remis à son procureur et qu’il n’en existe pas d’autres. S’il existait d’autres documents, ceux-ci ont été détruits. M me Lebrun explique qu’à la fin de 1998, début de 1999, à la suite d’un manque d’espace, le Ministère a appliqué à la lettre le calendrier de conservation et les documents relatifs aux concours tenus dans la région de l’Estrie ont tous été
01 07 00 - 3 -détruits. Elle certifie que tous les concours demandés par M. Longpré ne sont plus détenus par le Ministère et ont été détruits. Elle précise que le calendrier de conservation prévoit pour les concours qu’un dossier est conservé : • six mois si un candidat a été refusé; • six mois après l’expiration de la fin de validité de la liste de candidats déclarés aptes et un an et six mois pour les dossiers semi-actifs. M me Lebrun indique avoir trouvé un seul autre document se rapportant au concours n o 4596-85-5004, tout à fait par hasard, lorsqu’elle a été appelée à liquider des boîtes d’effets personnels d’un membre du personnel ayant quitté le Ministère. Elle affirme avoir porté une attention particulière à la demande de M. Longpré et tenté de trouver les documents recherchés par celui-ci, mais sans succès. Elle reprend chacun des cinq points de la demande d’accès de la façon suivante : • le Ministère ne détient aucun rapport sur le nombre de concours de recrutement de conducteurs de véhicules et d’équipements mobiles classe II ayant fait l’objet d’un appel de candidatures à l’extérieur de la fonction publique pour la période de 1986 à 2000 (point 1 de la demande); • le Ministère ne détient aucune date de parution dans le journal régional (La Tribune) du recrutement de candidatures à l’extérieur de la fonction publique pour la période de 1986 à 2000 (point 2 de la demande). Elle ajoute que lorsque le dossier principal est détruit, tout le reste l’est aussi; • le Ministère n’a pas de documents concernant son inscription et sa convocation au concours C.V.E.M. II, ni les résultats conséquents (points 3 et 4 de la demande), ni de rapport sur le nombre de personnes embauchées à la suite de ces concours (point 5 de la demande). M me Lebrun relate que le Ministère n’a fait qu’un concours depuis 1993-1994 visant le personnel occasionnel en l’an 2000. Ce concours n’était pas ouvert au public et s’adressait qu’aux personnes ayant un droit de rappel.
01 07 00 - 4 M me Lebrun fait part qu’elle a rencontré M. Longpré en 1999 lorsque ce dernier a consulté son dossier et lui a parlé une autre fois entre les mois de mars et décembre 2001. Après le 28 mars 2001, M. Longpré ne l’a plus contactée. Interrogée par M e Réal N. Bélanger, procureur de M. Longpré, M me Lebrun fait valoir qu’en 1987, les personnes étaient classées par niveau, selon le résultat obtenu à un concours. Elle prend connaissance de l’avis d’un concours publié le 14 février 1987 dans le journal La Tribune pour un poste de conducteur de véhicules et d’équipements mobiles classe II (pièce D-1). Elle explique que la mention « G » de cet avis signifie un recrutement grand public pour un poste d'un an, sans précision si le poste est permanent ou non. Elle indique que le dossier de M. Longpré au Centre d’archivage comprenait une fiche de notation mentionnant que celui-ci a travaillé au Ministère 150 jours de 1986 à 1987. En 1999, le Ministère détenait un dossier sur M. Longpré, mais la dernière période de référence ne remontait qu’en 1997. Avant 1997, affirme-t-elle, le Ministère ne possède rien. Elle spécifie que les concours ne sont jamais versés dans le dossier personnel des individus. Elle réitère n’avoir pu récupérer que le dossier officiel détenu par le bureau régional de Sherbrooke et que le Ministère ne détient plus rien d'autre au Centre de services et au Centre d’archivage. Elle confirme qu’elle gère avec une autre personne le calendrier de conservation et ne conserve aucune fiche sur microfilms. Elle indique que si les dossiers n’avaient pas été détruits, il est probable qu’elle aurait trouvé d’autres documents. Le demandeur M. Longpré fait valoir qu’il veut reconstituer son dossier chez le Ministère. À la suite de sa rencontre avec les gens du Ministère, en 1999, il a constaté l’absence de documents. Le Ministère l’informe alors que son dossier a été transféré au Conseil. Il s’est adressé au Conseil et a pu constater que son nom ne se trouvait plus au fichier central du personnel occasionnel. Selon lui, cette
01 07 00 - 5 situation lui cause préjudice parce qu’il avait le droit, en 1998-1999, de faire partie de la liste de rappels du Ministère. Il indique que, le 11 juillet 2000, le Ministère l’a informé qu’il n’avait plus d’autres documents (pièce D-3) que ceux déjà remis (pièce D-2 en liasse). Il trouve particulier que son dossier ne renferme pas un curriculum vitae à jour, ayant été embauché, en 1997, par le Ministère et, en 1996, par le ministère des Finances (pièces D-4 et D-5). Ce n’est qu’à partir de 1995 que son dossier a été mis à jour à la suite d’une nouvelle inscription au fichier ministériel (pièce D-6). M. Longpré explique avoir passé un concours en 1987 (pièce D-1) mais n’a jamais été embauché par le Ministère, sauf en 1997-1998. Il a constaté, en 1999, que son nom n’était plus sur liste de personnes éligibles à un poste de conducteur, malgré le concours de 1987. M e Morin réinterroge M me Lebrun. Celle-ci confirme que le curriculum vitae de M. Longpré est au dossier et que celui-ci indique son inscription, en date du 25 octobre 1997, au fichier du personnel occasionnel. Elle souligne que le fichier du personnel occasionnel, en 1986, était une banque universelle et que chaque ministère détenaient sa propre banque de candidats. Elle signale que les gens pouvaient à l’époque s’inscrire au fichier du personnel occasionnel de tous les ministères ou organismes. Ce n’est qu’en 1997 que le Ministère a transféré son fichier des occasionnels au Conseil. M me Lebrun répond à M e Bélanger qu’un poste occasionnel pouvait couvrir tous les corps d’emploi. Les personnes pouvaient s’inscrire à un emploi si elles se sentaient qualifiées pour le faire. LES ARGUMENTS M e Morin soutient que M. Longpré a consulté et eu accès à tous les documents détenus par le Ministère le concernant à son dossier personnel et qu’il
01 07 00 - 6 n’existe pas d’autres documents. Il soutient également que les informations exigées par M. Longpré se rapportant au fichier des occasionnels ont été détruites conformément au calendrier de conservation du Ministère. M e Bélanger fait valoir que son client fait des efforts pour passer des concours et se qualifier, mais que les documents pouvant le constater au Ministère n’existent plus. Il plaide que son client se trouve dès lors dans une situation où il ne peut reconstituer son dossier, l'empêchant ainsi d’agir. Il est d’avis qu’il s’agit d’une façon un peu cavalière de se débarrasser d’un dossier. Il prétend que le Ministère, en vertu de son calendrier de conservation, se devait de comprendre la preuve photographique sur microfiches aux fins de conserver une trace des documents que désire obtenir son client. M e Morin réplique qu’il ne faut pas « mélanger » concours et inscription au fichier des occasionnels. APPRÉCIATION L’objet du litige consiste à déterminer si M. Longpré a reçu du Ministère tous les documents relatifs à sa demande. Il a été admis que le procureur de M. Longpré, au nom de celui-ci, a reçu tous les documents détenus du Ministère au sujet de son client. M me Lebrun a, pour sa part, fait état des recherches qu’elle a effectuées pour trouver les documents exigés par M. Longpré et expliqué les règles régissant les délais de conservation des documents. Malgré toutes les recherches, M me Lebrun a déclaré ne pas avoir trouvé d’autres documents que ceux déjà remis à M. Longpré. L’article 1 de la Loi édicte que : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions,
01 07 00 - 7 -que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La preuve non contredite m’a convaincu que le Ministère a remis à M. Longpré tous les documents qu’il détenait en relation avec la demande d’accès, selon les termes de l’article 1 de la Loi, et qu’il n’en existe pas d’autres. Il faut spécifier que la Commission n’est pas le lieu permettant de décider de l’éligibilité ou non d’une personne à un emploi au Ministère. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision de M. Jean Longpré. M e MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 3 septembre 2002 M e Réal N. Bélanger Procureur du demandeur M e Daniel Morin Procureur de l'organisme
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