01 13 87 RONALD RODRIGUE, demandeur, c. MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF DU QUÉBEC, organisme public. L’OBJET DU LITIGE Le 10 juillet 2001, le demandeur, M e Ronald Rodrigue, formule auprès de l'organisme, le Ministère du Conseil exécutif du Québec (le « Ministère »), une demande d’accès afin d’obtenir plusieurs documents répartis en huit points (de a) à h)). Le 30 juillet suivant, M. Alain Lauzier, secrétaire adjoint et responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, l'informe « que les documents visés par les points a), c), e) et f) ne sont pas en possession du ministère du Conseil exécutif ou ne sont pas accessibles en vertu des dispositions des articles 14, 33, 34, 37, 38, 39, 53 et 54 de la Loi sur l’accès ». Les documents faisant l’objet du présent litige sont : a) La liste complète de toutes les personnes qui ont été proposées ou soumises au Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre (« C.C.T.M. »), au Conseil exécutif du gouvernement et/ou à un autre organisme gouvernemental comme candidats pour les postes de membres et de commissaires à la Commission des lésions professionnelles (« CLP ») depuis sa création, avec tous les détails sur la provenance de ces propositions dans chaque cas; c) Tous les documents relatifs à chacune de ces propositions, soumissions et/ou nominations pour
01 13 87 - 2 -chacun des membres et des commissaires proposés, soumis et/ou nommés à la CLP depuis sa création; e) Tous les documents relatifs aux renouvellements des mandats et aux augmentations ou bonifications de la rémunération, des autres conditions de travail et des allocations de dépenses et de déboursés pour chacun des membres et commissaires nommés à la CLP et dont les mandats et contrats d’embauche ont été renouvelés depuis la création de la CLP; f) Tous les documents relatifs aux évaluations préalables à ces renouvellements, avec les grilles et critères d’évaluation utilisés dans chaque cas et le pointage attribué à chacun des membres et commissaires. Le 5 septembre 2001, le demandeur demande l’intervention de la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») pour réviser cette décision du Ministère. Le 6 mars 2002, une audience se tient dans la ville de Saint-Jérôme. À la demande des parties, la présente cause ainsi que celle impliquant la CLP dans le dossier n o 01 13 88 sont entendues conjointement. Ces deux causes ont, pour origine, une demande d'accès transmise par le demandeur à la CLP, le 30 juin 2001. MOYEN PRÉLIMINAIRE SOULEVÉ PAR LE MINISTÈRE M e Jean-François Boulais, avocat du Procureur général du Québec, représente le Ministère. Il soulève un moyen préliminaire sur le non-respect du demandeur à transmettre à la Commission sa demande de révision, dans le délai de trente jours, tel que le prévoit la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l'accès »). Il s’oppose à la réception de cette demande, à moins que M e Rodrigue, membre du Barreau du Québec, présente une explication raisonnable de son retard autre que la mention qu'« il aurait été en vacances ». 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 13 87 - 3 -Dans une correspondance adressée à la Commission, le 5 septembre 2001, le demandeur explique le motif de son retard à lui soumettre sa demande de révision dans le délai imparti. Il s’exprime ainsi : Finalement la décision du Conseil exécutif n’a été reçue par moi qu’au début août 2001. Il m’a été impossible de déposer la présente demande avant ce jour étant donné que je suis arrivé de vacance hier seulement et que je n’ai pas été en mesure de prendre connaissance de cette décision avant. Le Conseil exécutif ne subi par ailleurs aucun préjudice de ce délai. (sic) Selon l’avocat du Ministère, le demandeur n’a d’autre choix que de soumettre une nouvelle demande d’accès aux documents aux organismes respectifs. Le demandeur réitère les explications qu’il a soumises dans sa correspondance ci-dessus mentionnée. Il ajoute avoir été en communication avec sa secrétaire, durant ses vacances, pour la gestion du suivi de son cabinet d’avocat. Il a constaté cependant que sa secrétaire n’avait pas jugé nécessaire de lui faire part de la réponse du Ministère relative au présent dossier. Décision préliminaire sur la demande de révision soumise hors délai à la Commission L’article 135 de la Loi sur l'accès prévoit qu' : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai.
01 13 87 - 4 -(La soussigné a souligné.) Le moyen préliminaire soulevé par l’avocat du Ministère est d’une grande importance vu le délai de trente jours inscrit à l'article 135 précité. Toutefois, au dernier alinéa de cet article, le législateur prévoit également qu’un demandeur peut être relevé du défaut, s’il a un motif raisonnable de n’avoir pas pu respecter ce délai. Or, les explications présentées par le demandeur sur son retard à soumettre à la Commission sa demande de révision, après l’expiration du délai de trente jours, paraissent raisonnables à la soussignée. Il n’a pas hésité à fournir plus de détails sur les motifs relatifs à ce retard. En raison de ce qui précède, la soussignée relève le demandeur du défaut de respecter le délai imparti pour produire sa demande de révision. LA PREUVE L’avocat du Ministère fait entendre, sous serment, M. Alain Lauzier, secrétaire adjoint et responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. M. Lauzier agit à titre de secrétaire adjoint auprès du Secrétaire général et est responsable du Secrétariat aux emplois supérieurs relevant du Ministère. Il dépose un organigramme présentant les entités administratives composant le Ministère (pièce O-1 en liasse). M. Lauzier spécifie que l'ensemble des dossiers réclamés par le demandeur concerne le recrutement des commissaires de la CLP et le renouvellement de leur mandat. En réponse à cette demande, il dépose le Décret
01 13 87 - 5 -566-98 publié dans la Gazette officielle du Québec 2 (pièce O-1 en liasse précitée). Les processus de recrutement, de sélection et de renouvellement des mandats des commissaires de la CLP sont régis par la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles 3 (« L.a.t.m.p. »). M. Lauzier ajoute que lors de la dissolution de la Commission d'appel des lésions professionnelles (« CALP »), les commissaires de cet organisme ont été intégrés à la nouvelle CLP. Selon M. Lauzier, lorsque le besoin se fait sentir, le secrétaire général associé responsable des emplois supérieurs (le « secrétaire général associé ») fait paraître un avis de recrutement dans une publication diffusée à travers le Québec, invitant les personnes intéressées à soumettre leur candidature au poste de commissaire à la CLP (article 1 du Règlement sur la procédure de recrutement et de sélection des personnes aptes à être nommées commissaires à la Commission des lésions professionnelles et sur celle de renouvellement du mandat de ces commissaires 4 (le « Règlement »). L’avis précise les modalités à respecter en vertu de l'article 2 du Règlement dont une copie est incluse à la pièce O-1 précitée. M. Lauzier explique que le Secrétariat aux emplois supérieurs agit comme « conseiller auprès du gouvernement » lors du recrutement et de la nomination des commissaires. Il ajoute qu'un comité de sélection est formé conformément à l'article 5 du Règlement. Il explique aussi le réglementaire entourant la création et le fonctionnement de ce comité. M. Lauzier ajoute que les candidats subissent « des épreuves » permettant au comité de sélection de vérifier notamment leur degré de connaissance et leur habileté à agir selon certaines circonstances. Sur demande du secrétaire général associé, le comité soumet un rapport qui contient une liste de 2 [1998] 130 G.O. II, 2391. 3 L.R.Q., c. A-3.001. 4 R.R.Q., 1998, c. A-3.001, r.2.02.01.
01 13 87 - 6 -noms de personnes ayant réussi le processus de sélection. Le comité les déclare aptes à être nommées commissaires à la CLP (article 17). Par la suite, le secrétaire général associé informe par écrit chaque candidat s’il a été ou non déclaré apte à être nommé commissaire à la CLP (article 20). Il tient aussi à jour un registre de déclarations d’aptitudes contenant la liste des personnes déclarées aptes à être nommées commissaires à la CLP (article 21). Une inscription à la liste est valide pour une durée de trois ans. M. Lauzier ajoute qu’après avoir consulté le C.C.T.M., le ministre du Travail recommande au gouvernement le nom d’une personne ayant été déclarée apte à être nommée au poste de commissaire à la CLP. Quand le poste de président ou de vice-président est à combler, un processus similaire est suivi. Toutefois, le Règlement prévoit que, pour ces postes, le ministre du Travail peut recommander au gouvernement la nomination d’un commissaire de la CLP ou d'une personne ayant été déclarée apte à être nommée commissaire (article 24). M. Lauzier explique que la nomination des membres de la CLP autres que les commissaires est précédée d'un processus de consultation auprès des associations d'employeurs et des syndicats. Cette consultation permet d'établir une liste de personnes considérées aptes à occuper cette fonction. En ce qui concerne les commissaires dont le mandat arrive à échéance, M. Lauzier spécifie que le secrétaire général associé communique avec eux dans les douze mois précédant la fin de leur mandat, afin d’obtenir des renseignements les concernant (article 25). Le secrétaire général associé forme un comité de renouvellement, composé de trois personnes, dont il désigne le président (article 26). Lorsque le processus est complété, le comité transmet sa recommandation tant au secrétaire général associé qu’au ministre du Travail (article 28).
01 13 87 - 7 Par ailleurs, M. Lauzier insiste sur la confidentialité qui doit protéger certains renseignements. En effet, l’article 30 du Règlement prévoit que : 30. Le nom des candidats, les rapports des comités de sélection ou de renouvellement de mandats, le registre, la liste des candidats déclarés aptes à être nommés commissaires à la Commission ainsi que tout renseignement ou document se rattachant à une consultation ou à une décision d’un comité sont confidentiels. Toutefois, le commissaire dont le mandat n’est pas renouvelé peut consulter la recommandation du comité de renouvellement qui le concerne. La dernière étape du processus de nomination d'un commissaire ou du renouvellement d'un mandat d'un commissaire consiste en la publication d’un décret dans la Gazette officielle du Québec. Il en est de même pour la nomination d'un membre à la CLP. Le décret précise, entre autres, la durée du mandat du membre ou du commissaire, sa rémunération et son lieu de travail. M. Lauzier souligne que la publication du décret est du domaine public et accessible à tous. Sur ce point, l’avocat du Ministère invoque l’article 13 de la Loi sur l'accès portant sur les modalités de consultation et suggère au demandeur de consulter ces décrets dans la Gazette officielle du Québec : 13. Le droit d'accès à un document produit par un organisme public ou pour son compte et ayant fait l'objet d'une publication ou d'une diffusion ne s'exerce que par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou par l'obtention d'informations suffisantes pour permettre au requérant de le consulter ou de se le procurer là où il est disponible. […] Il ajoute cependant que si le demandeur souhaite en recevoir une copie par l’intermédiaire du Ministère, il pourra l'obtenir en acquittant « le montant de 38,09 $ correspondant aux frais prévus au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
01 13 87 - 8 -renseignements nominatifs 5 », tel que M. Lauzier lui a expliqué dans sa lettre du 30 juillet 2001. L’avocat ajoute que le décret ne révèle pas l’adresse résidentielle des personnes nommées compte tenu que cette information est confidentielle, leur divulgation permettant de les identifier, et ce, en vertu des articles 53 et 54 de la Loi sur l'accès. Le demandeur accepte d'acquitter ce montant dans la mesure où il n’y a pas d’autres documents disponibles. M. Lauzier ajoute que pour assurer une meilleure compréhension des processus de recrutement et de renouvellement de mandat des commissaires à la CLP, chaque commissaire possède deux dossiers, à savoir : un dossier individuel dans lequel sont conservés son curriculum vitae et des notes le concernant ainsi qu'un dossier personnel, constitué après l’embauche, où est déposée, entre autres, son évaluation. M. Lauzier précise qu’il existe plus de mille dossiers sur l'ensemble des commissaires et qu’il n’a pas pu les apporter à l’audience, et ce, pour une raison d’ordre pratique. Cependant, avec l'accord du demandeur, il dépose cinq « dossiers-type ». Les deux premiers décrivent le cheminement poursuivi par les diverses instances jusqu’à la nomination des commissaires. Les trois autres dossiers traitent des étapes franchies jusqu’au renouvellement du mandat des commissaires à la CLP. L’avocat du Ministère demande à la soussignée de soumettre une preuve ex parte, en l’absence du demandeur, au sujet du contenu de ces dossiers ainsi que des articles de la Loi sur l'accès qui seront invoqués. Après avoir entendu les arguments de l’avocat et du demandeur sur ce point, la soussignée demande à 5 R.R.Q., 1987, A-2.1, r.1.1.
01 13 87 - 9 -celui-ci de quitter la salle d’audience, après lui avoir fourni les explications supplémentaires sur le but recherché par le Ministère. La preuve ex parte LOI SUR L'ACCÈS L’avocat cite les articles 14, 33 (5), 34, 37, 38, 39, 53 et 54 de la Loi sur l'accès sur lesquels le Ministère se fonde pour refuser au demandeur l’accès aux documents recherchés : 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. 33. Ne peuvent être communiqués avant l'expiration d'un délai de vingt-cinq ans de leur date: […] 5 o les analyses effectuées au sein du ministère du Conseil exécutif ou du secrétariat du Conseil du trésor et portant sur une recommandation ou une demande faite par un ministre, un comité ministériel ou un organisme public, ou sur un document visé dans l'article 36; […] 34. Un document du bureau d'un membre de l'Assemblée nationale ou un document produit pour le compte de ce membre par les services de l'Assemblée n'est pas accessible à moins que le membre ne le juge opportun. Il en est de même d'un document du cabinet du président de l'Assemblée, d'un membre de celle-ci visé dans le premier alinéa de l'article 124.1 de la Loi sur l'Assemblée nationale (chapitre A-23.1) ou d'un ministre visé dans l'article 11.5 de la Loi sur l'exécutif (chapitre E-18), ainsi que d'un document du cabinet ou du bureau d'un membre d'un organisme municipal ou scolaire.
01 13 87 - 10 -37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. 38. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation que lui a fait un organisme qui en relève ou qu'il a fait à un autre organisme public, jusqu'à ce que la décision finale sur la matière faisant l'objet de l'avis ou de la recommandation ait été rendue publique par l'autorité compétente. Il en est de même pour un ministre en ce qui concerne un avis ou une recommandation que lui a fait un organisme qui relève de son autorité. 39. Un organisme public peut refuser de communiquer une analyse produite à l'occasion d'une recommandation faite dans le cadre d'un processus décisionnel en cours, jusqu'à ce que la recommandation ait fait l'objet d'une décision ou, en l'absence de décision, qu'une période de cinq ans se soit écoulée depuis la date où l'analyse a été faite. 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. DOSSIERS-TYPE DU SECRÉTARIAT AUX EMPLOIS SUPÉRIEURS L'avocat dépose les cinq dossiers-types traitant du recrutement et du renouvellement du mandat des commissaires de la CLP. Chemise n o 1 : La chemise n o 1 traite du processus de recrutement suivi par un premier comité de sélection pour un premier groupe de candidats au mois de mai
01 13 87 - 11 -1998. Elle contient trois lettres datées du 21 mai 1998 que le secrétaire général associé communique aux personnes appelées à former le comité pour examiner le renouvellement du mandat des commissaires de la CLP (pièce A, art. 14 de la Loi sur l'accès). Ces lettres contiennent en annexe le nom, adresse personnelle et numéro de téléphone de chaque candidat (art. 53 et 54). Une note de transmission par télécopieur datée du 20 mai 1998 et les notes biographiques d’un membre du comité (pièce B, art. 53 et 54). Une déclaration solennelle dûment signée par chaque membre du comité (pièce C, art. 53 et 54). Chemise n o 2 : La chemise n o 2 traite du processus de recrutement suivi par un deuxième comité de sélection au mois de mars 1999. Elle contient trois lettres datées du 2 mars 1999 transmises par le secrétaire général associé aux personnes ayant agi comme membres de ce comité (pièce A). Les déclarations solennelles signées par chaque membre de ce comité (art. 14, 53 et 54). Deux lettres datées du 6 avril 1999 adressées au secrétaire général associé à laquelle la déclaration solennelle des membres est jointe (pièces D et E, art. 37, 53 et 54). Un avis daté du 26 mai 1999 au sujet du remplacement d'un membre du comité (art. 14, 33 (5)). Un avis daté du 20 octobre 1999 et adressé au secrétaire général associé dans le cadre du processus décisionnel (pièce F, art. 33 (5)). Le 10 novembre 1999 et le 19 juin 2001, transmission au ministre du Travail du registre de personnes déclarées aptes à être nommées commissaires à la CLP (pièces G et H, art. 33 (5) et 34). Chemise n o 3 : La chemise n o 3 concerne le premier comité de renouvellement de mandat des commissaires à la CLP en mai 1998. Cette chemise contient une recommandation du comité de renouvellement adressée au secrétaire général associé et datée du 19 juin 1998 (pièce A, art. 33 (1), 37 (1), 53 et 54). Recommandation de renouvellement de mandat adressée au ministre du Travail par le C.C.T.M. le 2 juillet 1998 (pièce B, art. 37). Une note manuscrite faisant référence au renouvellement du mandat de trois commissaires à la CLP (pièce C, art. 53 et 54). Chemise n o 4 : La chemise n o 4 concerne le deuxième comité de renouvellement au mois d’octobre 1998. Elle contient les lettres datées respectivement des 25 février et 19 mars 1999 (pièce A, art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès), celle datée du 16 mars 1999 (pièce B, art. 53 et 54). Lettre en date du 27 janvier 1999 (pièce C, art. 33 (5) et 34 de la Loi sur l'accès) et du 8 janvier 1999 (pièce D). Lettres datées du 26 octobre 1998 aux membres du comité de renouvellement et leur déclaration solennelle (pièces H et I). Documents relatifs au renouvellement des mandats dont une page des notes biographiques d'un candidat et sa fiche d'appréciation. Bordereaux de transmission datés respectivement des 11 et 14 septembre 1998, 22 mars 1999 et 13 septembre 2001; listes contenant des renseignements personnels sur les candidats éligibles à un renouvellement de mandat (art. 53 et 54). Copie des trois projets de lettres datés du 18 septembre 1998 et contenant des notes manuscrites (art. 14, 53 et 54).
01 13 87 - 12 Chemise n o 5 : La chemise n o 5 traite du troisième comité de renouvellement au mois de mars 1999. Elle contient une lettre adressée au secrétaire général associé, en date du 12 mai 1999, par le président du comité (pièce A, art. 33 (5), 53 et 54). Lettre datée du 26 mars 1999 adressé au président du comité de renouvellement et aux autres membres de ce comité avec la liste des commissaires et la date d’échéance de leurs mandats (pièce C, art. 14, 33 (5), 34; 53 et 54). Lettre télécopiée, le 7 juin 1999, à la ministre du Travail par le C.C.T.M. avec le document intitulé Règles et critères devant guider le C.C.T.M. dans sa fonction de consultation lors de la sélection des commissaires de la CLP (pièce B). Une déclaration solennelle dûment signée par chaque membre du comité de sélection (pièce D, art. 53 et 54). AUTRES DOCUMENTS L'avocat du Ministère dépose également lors de l'audience ex parte d'autres documents relatifs à la sélection des membres et des commissaires de la CLP : • Note interne datée du 22 février 1999 adressée au secrétaire général par le secrétaire général associé sur la réforme du domaine des lésions professionnelles (art. 37 de la Loi sur l'accès); lettre adressée par la présidente du C.C.T.M. au ministre du Travail le 15 février 1999 (art. 33 (5)); note datée du 11 juin 1998 avec la liste des noms de commissaires faisant l’objet de recommandations pour le renouvellement de leurs mandats; lettre datée du 22 février 1999 que le président de la CLP communique au ministre du Travail (pièce A en liasse); • Recommandations, datées du 20 janvier 1999, transmises par le président de la CLP au secrétaire général associé, pour le renouvellement de mandat de certains commissaires (pièce B, art. 37); résultats du processus de renouvellement de mandats de ceux-ci; leur évaluation de rendement (pièce C, art. 14, 53, 54); page frontispice d’une télécopie datée du 18 janvier 1999 (art. 14); • Évaluation de rendement des commissaires de la CLP, pour l’année 1998-1999, datée du mois de juin 1999 (pièce D, art. 53, 54); celle datée du mois de mars 1999, pour l’année 1999-2000 (pièce E, art. 53, 54), celle datée du 27 mars 2001, pour l’année 2000-2001 (pièce F, art. 53, 54); • Décret du gouvernement du Québec concernant la nomination de membres, autres que commissaires, à la CLP, portant le numéro 335-98, daté du 18 mars 1998, ainsi que la liste de leurs noms et leurs adresses personnelles (pièce G, art. 53, 54).
01 13 87 - 13 -Après la présentation de ces éléments de preuve par l'avocat du Ministère, le demandeur réintègre la salle d’audience. LA PLAIDOIRIE Le Ministère L’avocat du Ministère soulève trois remarques qui, à son avis, mériteraient d’être examinées par la soussignée, dans l’évaluation de la preuve : • Les renseignements nominatifs contenus aux dossiers des commissaires de la CLP sont confidentiels. Le Ministère ne peut pas divulguer ces renseignements qui permettraient d'identifier ces commissaires (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès); • Le Ministère détient une évaluation individuelle pour chaque membre de la CLP qui constitue un renseignement nominatif. Le Ministère a le droit d’invoquer les articles 53 et 54 de la Loi sur l'accès pour ne pas communiquer ce renseignement au demandeur; • L’article 30 du Règlement enlève au Ministère tout pouvoir discrétionnaire en ce qui a trait à la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers des commissaires. Selon l’avocat, le Ministère n’a aucunement l’intention de communiquer avec eux pour leur demander l'autorisation de transmettre au demandeur des renseignements les concernant. Il plaide que l’objet du litige peut être décrit de deux façons : 1. l’analyse effectuée au sein du Ministère (art. 33 (5) de la Loi sur l'accès), dans le cadre du processus de recrutement ou de renouvellement de mandat des commissaires, d’une part; 2. les dossiers des commissaires contenant des recommandations ou analyses visant ces recommandations faites à un ministère, d’autre part. En ce qui concerne le point 1 ci-dessus mentionné, l’avocat plaide que le comité de sélection a pour mandat notamment d’analyser les candidatures qui lui sont soumises, en vertu des dispositions réglementaires prévues à cette fin, par exemple les articles 5, 17 et 19 du Règlement.
01 13 87 - 14 -En ce qui a trait au point 2 soulevé par l’avocat, il argumente que le comité formule des recommandations au secrétaire général associé qui, de son côté, continue le processus en informant les candidats du résultat des recommandations prises à leur égard et en tenant à jour la liste des personnes déclarées aptes à devenir commissaires. Dès qu’il est informé qu’un poste de commissaire doit être comblé, le secrétaire général associé transmet un copie de la liste mise à jour au ministre du Travail (art. 22). L'avocat du Ministère ajoute que tous les documents contenus aux cinq dossiers-type traitant de la nomination et du renouvellement des mandats des commissaires respectent les critères prévus aux articles 14, 33 (5), 34, 37, 53 et 54 de la Loi sur l'accès précités. Il mentionne que la preuve présentée à l’audience et les articles de la Loi sur l'accès invoqués par le Ministère, ne lui permettent pas de répondre positivement, en totalité, au demandeur. L’avocat du Ministère souligne l’importance de considérer que la preuve présentée démontre la nécessité de la non-communication des renseignements demandés. Il réitère le caractère impératif de l’article 30 du Règlement. Le demandeur Le demandeur, pour sa part, indique que sa démarche vise particulièrement à vérifier « si le gouvernement s’est acquitté de sa tâche sur les règlements traitant notamment de la rémunération et du recrutement des commissaires ». Il mentionne qu'en respectant le cheminement proposé par le témoin du Ministère, M. Lauzier, tous les documents qu'il souhaite obtenir, seraient inaccessibles en vertu de l’article 30 du Règlement. À son avis, cet article doit être interprété de façon restrictive.
01 13 87 - 15 -Il cite plutôt les articles 168 et 169 de la Loi sur l'accès qui traitent notamment de la prépondérance de cette dernière sur les autres lois, à moins que la loi habilitante ne mentionne une dérogation. Or, selon le demandeur, il n’existe aucune dérogation expresse à cet effet : 168. Les dispositions de la présente loi prévalent sur celles d'une loi générale ou spéciale postérieure qui leur seraient contraires, à moins que cette dernière loi n'énonce expressément s'appliquer malgré la présente loi. 169. Sous réserve de l'article 170, toute disposition d'une loi générale ou spéciale qui est inconciliable avec celles du chapitre II relatives à l'accès aux documents des organismes publics ou celles du chapitre III relatives à la protection des renseignements personnels cesse d'avoir effet le 31 décembre 1987. Il en est de même de toute disposition d'un règlement qui est inconciliable avec celles de la présente loi ou d'un règlement du gouvernement adopté en vertu de la présente loi. Le demandeur indique que l’intention du législateur est l’accessibilité aux documents, tel qu'il est prévu à l’article 9 de la Loi sur l'accès : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. Il ajoute que les documents devraient être accessibles, sous réserve des articles 53 et 54 de la Loi sur l'accès. DÉCISION Les parties conviennent que, tel que décrit ci-dessus, l’objet du litige porte sur les points a, c, e et f de la demande d'accès portant la date du 10 juillet 2001. M. Lauzier, témoin du Ministère, a démontré le cheminement suivi par les diverses instances, selon les dispositions réglementaires, à partir de l'avis de
01 13 87 - 16 -recrutement, et ce, jusqu’à la nomination des commissaires ou au renouvellement de leur mandat. L’examen des documents contenus aux dossiers-type ainsi que les autres documents qui ont été produits a également été réalisé. La preuve a démontré que l’analyse de ces documents par l’avocat du Ministère se rapportant aux articles ci-dessus mentionnés pour refuser à M. Rodrigue l’accès aux documents recherchés, ne trouvent pas application dans leur intégralité. En effet, la soussignée considère que la plupart des documents ci-après décrits sont accessibles à M. Rodrigue, parce que leur contenu rencontre les critères énoncés aux règlements relatifs au recrutement des commissaires ou du renouvellement de leurs mandats et à l’article 9 de la Loi sur l'accès. En ce qui concerne les articles 34, 38 et 39 de la Loi sur l'accès, la soussignée considère qu’ils ne s’appliquent pas. De ce qui précède, la soussignée retient les articles 14, 33 (5), 37, 53 et 54 de la Loi sur l'accès ainsi que la plupart des articles prévus au Règlement (pièce O-1 précitée). En ce qui concerne l’article 30 du Règlement précité, la soussignée en arrive à la conclusion qu’il est au même effet que l’article 53 de la Loi sur l’accès. Le Ministère devra communiquer à M. Rodrigue, la plupart des documents traitant du recrutement des « personnes déclarées aptes à être nommées commissaires à la CLP » (les chemises 1 et 2). Il lui fera parvenir certains documents relatifs au renouvellement de mandats des commissaires de la CLP (les chemises 3, 4 et 5) ainsi que certains décrits dans la section « Autres documents ». Recrutement de candidats au poste de commissaires
01 13 87 - 17 Chemise n o 1 pour M. Rodrigue : Trois lettres datées du 21 mai 1998 adressées aux personnes appelées à former le comité de sélection, en masquant l’adresse personnelle de l’une d’entre elles (pièce A, art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès). M. Rodrigue a le droit d’obtenir la déclaration solennelle respective dûment complétée de chaque membre de ce comité (pièce C, art. 7 du Règlement). Documents inaccessibles M. Rodrigue ne peut pas avoir accès à la liste contenant les coordonnées personnelles des candidats (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès). Il n’aura accès ni à la télécopie datée du 20 mai 1998 ni aux notes biographiques de l’un des membres du comité (art. 14, 53 et 54 de la Loi sur l'accès). Chemise n o 2 pour M. Rodrigue : Trois lettres datées du 2 mars 1999 et deux autres lettres datées du 26 mai 1999 adressées aux personnes appelées à former le comité de sélection, en élaguant l’adresse personnelle de trois membres (pièces A, C, art. 5 du Règlement), deux lettres datées du 6 avril 1999 transmises au secrétaire général associé, à laquelle la déclaration solennelle respective de ces membres est jointe (pièces D et E, art. 7); une lettre datée du 20 octobre 1999 (pièce F); deux lettres datées respectivement du 10 novembre 1999 et du 19 juin 2001 (pièces G et H, art. 21 et 22). Documents inaccessibles M. Rodrigue ne peut pas obtenir une copie du bordereau de transmission d’une télécopie datée du 26 avril 1999, et ce, en vertu de l’article 14 de la Loi sur l'accès. Le document provenant du Comité d’examen des candidatures à la fonction de commissaire à la CLP ne lui est pas accessible, car il contient des renseignements personnels sur les candidats. De plus, les Registres datés respectivement du 10 novembre 1999 et du 19 juin 2001 contenant des renseignements personnels sur les personnes qui ont été déclarées aptes à être nommées commissaires lui sont inaccessibles (art. 33 (5)). La divulgation d’une partie de ces renseignements permettrait d’identifier ces candidats, ce qui contreviendrait aux articles 53 et 54 de la Loi sur l'accès. Renouvellement de mandats des commissaires Chemise n o 3 pour M. Rodrigue : Une lettre datée du 19 juin 1998 (pièce A, art. 28 du Règlement); la première page d’une lettre datée du 2 juillet 1998 (pièce B). Documents inaccessibles La deuxième page de la lettre datée du 2 juillet 1998 est inaccessible à M. Rodrigue, parce qu’elle constitue un avis ou recommandation fait par un membre d’un organisme public, à savoir un membre du C.C.T.M. au
01 13 87 - 18 -ministre du Travail (art. 37, premier alinéa de la Loi sur l'accès). M. Rodrigue ne peut pas obtenir une copie de la note manuscrite contenant l’adresse personnelle et le numéro de téléphone respectifs de trois commissaires faisant l’objet de renouvellement de leur mandat (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès.) Chemise n o 4 pour M. Rodrigue : Une lettre datée du 27 janvier 1999 (pièce C); une lettre datée du 8 janvier 1999, (pièce D, art. 15 et 27 du Règlement); trois lettres datées du 26 octobre 1998 (pièce H, art. 9 et 26); la déclaration solennelle respective de chaque membre du comité de renouvellement du mandat des commissaires (pièce I, art. 7). Documents inaccessibles M. Rodrigue ne peut pas recevoir les lettres datées des 25 février et 19 mars 1999 (pièce A, art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès), celle datée du 16 mars 1999 (pièce B, art. 53 et 54); une copie d’une page des notes biographiques d’un candidat et la fiche d’appréciation concernant celui-ci (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès). Il ne pourra pas, non plus, avoir accès aux bordereaux de transmission datés respectivement des 11 et 14 septembre 1998, 22 mars 1999 et 13 septembre 2001 (art. 14 de la Loi sur l'accès) et de toutes les listes contenant les renseignements personnels sur les candidats au renouvellement de mandats (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès). De plus, M. Rodrigue ne peut pas obtenir copie des trois projets de lettre datés du 18 septembre 1998 et contenant des notes manuscrites (art. 14, 53 et 54 de la Loi sur l'accès). Chemise n o 5 pour M. Rodrigue : Une lettre datée du 12 mai 1999 (pièce A, art. 27 et 15); une lettre datée du 7 juin 1999 ainsi que le document intitulé Règles et critères devant guider le C.C.T.M. dans sa fonction de consultation lors de la sélection des commissaires de la CLP . Documents inaccessibles Le bordereau de transmission daté du 7 juin 1999 (art. 14 de la Loi sur l'accès), la liste des candidats faisant l’objet de renouvellement de mandat, les notes biographiques et la fiche d’appréciation de ceux-ci ne sont pas accessibles à M. Rodrigue (art. 53 et 54 de la Loi sur l'accès). Autres documents
01 13 87 - 19 -Après avoir analysé les autres documents traitant de la sélection des membres et des commissaires de la CLP, la soussignée a établi la répartition suivante : Documents accessibles pour M. Rodrigue : • La lettre de la présidente du C.C.T.M. datée du 15 février 1999; • Note datée du 11 juin 1998 (pièce A, art. 24 du Règlement); • Décret du gouvernement du Québec concernant la nomination des membres, autres que commissaires, à la CLP, portant le numéro 335-98 daté du 18 mars 1998 (pièce G), à l’exception des adresses et tout autre renseignement personnel qui doivent être préalablement masqués (se trouvant sur 32 pages). Documents inaccessibles − Liste de noms des commissaires faisant l’objet de recommandation du renouvellement de leurs mandats (art. 53 et 54 de la Loi sur l’accès); − Note interne datée du 22 février 1999 ainsi que la lettre datée du 22 février 1999 (pièce A en liasse, art. 37 de la Loi sur l'accès); − Lettre datée du 20 janvier 1999 (pièce B, art. 37), ainsi que la liste traitant du résultat du processus de renouvellement du mandat de certains commissaires (pièce B); − Liste de noms des commissaires ayant trait à leur évaluation et au renouvellement de leur mandat respectif (pièce C, art. 53 et 54), le bordereau de transmission daté du 18 janvier 1999 (art. 14 de la Loi sur l'accès); − Évaluations de rendement des commissaires de la CLP, pour les années 1998-1999, 1999-2000 et 2000-2001 (pièces D, E et F, art. 53 et 54). Par ailleurs, il importe de spécifier que la correspondance échangée entre les membres d’un organisme public, y inclus un membre du Ministère, contient des renseignements qui revêtent un caractère public, notamment par la divulgation de son nom, de son titre et de la fonction qu’il occupe au sein de cet organisme, conformément à l’article 57 de la Loi sur l'accès :
01 13 87 - 20 -57. Les renseignements suivants ont un caractère public: 1 o le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement; […] 4 o le nom et l'adresse d'une personne qui bénéficie d'un avantage économique conféré par un organisme public en vertu d'un pouvoir discrétionnaire et tout renseignement sur la nature de cet avantage; […] Toutefois, les renseignements prévus au premier alinéa n'ont pas un caractère public si leur divulgation est de nature à nuire ou à entraver le travail d'une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime.
01 13 87 - 21 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de M e Ronald Rodrigue; PREND ACTE que le Ministère s'engage à remettre à M e Rodrigue, bien que tardivement, une série de documents, moyennant le paiement d'un montant de 38,09 $ correspondant aux frais de transcription, de transmission et de reproduction; ORDONNE au Ministère de faire parvenir à M e Ronald Rodrigue une copie des documents accessibles identifiés sous les rubriques « Chemises n os 1, 2, 3, 4 et 5 pour M. Rodrigue ». Il aura également droit à ceux mentionnés « Documents accessibles pour M. Rodrigue » sous la rubrique « Autres documents ». REJETTE, quant au reste, la demande de révision de M e Ronald Rodrigue. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Montréal, le 29 juillet 2002 M e Jean-François Boulais Bernard, Roy et Associés Procureur du Ministère du Conseil exécutif M e Claude Verge Levasseur, Verge Procureur de la Commission des lésions professionnelles
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