01 19 46 GIBBS, ROSE-MARIE, demanderesse c. COLLÈGE FRANÇOIS-XAVIER GARNEAU, organisme L’OBJET DU LITIGE : Mme Gibbs s’est adressée au Collège François-Xavier Garneau (le « Collège ») le 29 octobre 2001 pour obtenir une copie de son dossier, incluant les documents suivants : • les rapports manuscrits présentés lors de sa rencontre avec l’adjoint au directeur des études, M. Serge Laliberté, le 22 octobre 2001, au service du cheminement scolaire; • le relevé détaillé de toutes ses notes théoriques et pratiques; • toutes ses évaluations sommatives. La secrétaire générale et responsable de l’accès aux documents du Collège lui a fait parvenir, le 5 novembre suivant, « une copie des documents existants ». Mme Gibbs prétend que la responsable ne lui a pas communiqué copie de tous les documents demandés. Elle précise ne pas avoir reçu les rapports manuscrits, le relevé détaillé de toutes ses notes théoriques pour la période du 15 janvier au 15 octobre 2001 ainsi que l’évaluation sommative faite uniquement par Mme Suzanne Rousseau concernant son stage en obstétrique avec les notes.
01 19 46 2 LA PREUVE : À la demande de la Commission, les parties ont présenté des observations écrites. La responsable de l’accès aux documents du Collège a produit une déclaration faite sous serment (O-1) par laquelle elle affirme ce qui suit : • le Collège ne détient pas les rapports manuscrits demandés; s’ils existent, ces rapports sont des notes personnelles des enseignants, notes préparatoires à la réalisation d’un document officiel du Collège; • le Collège remet les relevés détaillés de notes théoriques aux élèves, au cours de la session; il détruit ces relevés conformément à son calendrier de conservation, dès que le délai de demande de révision de notes est expiré; seul le bulletin fait foi des notes attribuées, ce bulletin ayant été remis à Mme Gibbs; • le Collège a remis à Mme Gibbs, dans le délai prévu en réponse à sa demande d’accès, son relevé de notes théoriques de l’été 2001; • le Collège a remis à Mme Gibbs l’évaluation sommative de ses stages d’obstétrique et de pédiatrie, ces stages étant inclus dans un seul cours; cette évaluation sommative comprend la signature des deux professeurs qui ont chacun encadré l’un de ces stages, Mme Suzanne Rousseau et M. Paul-Maurice Fortin. Mme Gibbs a pris connaissance de cette déclaration. Elle prétend : • que le Collège détient un rapport la concernant et provenant de M. Paul-Maurice Fortin; • ne jamais avoir rencontré M. Paul-Maurice Fortin, professeur, que ce soit pour une évaluation formative ou sommative.
01 19 46 3 Elle demande que le Collège lui donne copie de l’évaluation sommative qui concerne son stage d’obstétrique et qui a été faite uniquement par Mme Suzanne Rousseau. La responsable de l’accès a, à la demande de la Commission, fourni les précisions suivantes (O-2): • le dossier de Mme Gibbs est un dossier scolaire constitué de documents dont copie lui a été remise par le Collège; • ce dossier comprend une évaluation sommative pour un cours constitué de deux stages; cette évaluation manuscrite, datée du 17 juillet 2001, est signée par Mme Rousseau (stage d’obstétrique réussi) et par M. Paul-Maurice Fortin (stage de pédiatrie échoué), professeurs ayant supervisé ces deux stages; • ce dossier comprend aussi une évaluation sommative manuscrite, datée du 11 octobre 2001 et signée par Mme Nathalie Thibault, professeur ayant supervisé la reprise du stage de pédiatrie. DÉCISION : La preuve non contredite démontre que Mme Gibbs a obtenu les documents demandés et détenus par le Collège. La Commission ne peut exiger du Collège qu’il prépare des documents qu’il ne détient pas pour répondre à la demande de Mme Gibbs. La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique aux documents détenus par un organisme public : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
01 19 46 4 La contestation de Mme Gibbs en ce qui a trait à l’évaluation de ses stages par le Collège n’est pas du ressort de la Commission et ne peut lui être soumise. PAR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision; ANNULE l’audience du 3 juin 2002; FERME le dossier 01 19 46. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 16 mai 2002.
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