00 17 65 SAMPSON, JOHN, demandeur c. BUREAU DES SERVICES FINANCIERS, organisme L’OBJET DU LITIGE : M. Sampson conteste le résultat qui lui a été attribué par le Bureau des services financiers (le « Bureau ») après la correction de l’un des examens auxquels il s’est présenté; il demande accès aux documents constituant cet examen. La présidente du Bureau refuse d’acquiescer à sa demande d’accès, essentiellement en ces termes : «…the Bureau des services financiers may not send you a copy of the tests it uses for appraisal of knowledge. As a matter of fact, the questions and answers that make up the tests for the appraisal of knowledge originate from a bank of questions that are used over and over again. Consequently, the circulation of the examination questions and answers would compromise the operations of the Bureau…» Elle invoque l’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels au soutien de son refus: 40. Un organisme public peut refuser de communiquer une épreuve destinée à l'évaluation comparative des connaissances, des aptitudes ou de l'expérience d'une personne, jusqu'au terme de l'utilisation de cette épreuve.
00 17 65 2 M. Sampson demande la révision de cette décision. LA PREUVE : L’avocat du Bureau dépose la demande d’accès (O-1), la décision de la présidente du Bureau (O-2) ainsi que la demande de révision (O-3). Il mentionne, tel que le démontre la preuve (O-1, O-3), que M. Sampson a échoué l’un des examens prescrits par le Bureau, examen dont la réussite est exigée pour être autorisé à agir comme représentant dans la discipline de l’assurance de personnes; il souligne que M. Sampson demande accès à l’examen portant sur les notions de droit et de lois, examen qu’il a échoué trois fois. L’avocat du Bureau rappelle que la Loi sur la distribution de produits et services financiers (L.Q. 1998, c. 37) prévoit que : 200. Le Bureau, à l’égard des représentants en assurance, des experts en sinistre et des planificateurs financiers et la Commission, à l’égard des représentants en valeurs mobilières, peuvent, pour chaque discipline, déterminer par règlement : 1° la formation minimale requise pour obtenir un certificat et les cours que doivent suivre les personnes qui en sollicitent l’obtention ainsi que les règles relatives à la préparation et à la passation des examens prescrits;… Il mentionne à cet égard que le Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant (n o 1), adopté en vertu de cette loi, prévoit notamment que : 11. Le Bureau délivre un certificat au postulant qui satisfait aux conditions et modalités suivantes : 1° a répondu aux exigences de formation minimale énoncées dans la section 2, le cas échéant; 2° a réussi les examens prescrits par le Bureau dans la section 4, le cas échéant;…
00 17 65 3 21. Un postulant dans la discipline de l’assurance de personnes doit réussir les examens prescrits par le Bureau démontrant qu’il est en mesure : 1° d’appliquer des notions de droit et de lois relatives à l’assurance de personnes et à l’activité de représentant dans la discipline de l’assurance de personnes;… Il fait entendre M. Jean Mathieu qui témoigne sous serment. M. Mathieu est à l’emploi du Bureau comme directeur de la formation et de la pré-certification; à ce titre, il est responsable de la formation minimale, de la construction et de l’administration des examens ainsi que des stages. M. Mathieu confirme que l’examen en litige est celui qui a été administré à M. Sampson afin d’évaluer sa connaissance du droit et des lois régissant les activités de représentant en assurances de personnes. Il précise que les postulants à cet examen s’y préparent eux-mêmes à partir d’une documentation identifiée par le Bureau, non pas à partir de cours. Il ajoute que la majorité des questions posées aux postulants sont préparées par des spécialistes de contenu, à même cette documentation. M. Mathieu mentionne que le Bureau détient une banque de 350 questions pour l’administration de l’examen permettant d’évaluer les notions de droit et de lois, ces questions étant actuellement, et depuis longtemps, utilisées. Il spécifie que l’examen en litige est constitué de 45 questions tirées de cette banque et que les questions choisies pour construire un examen équilibré permettant d’évaluer les notions de droit et de lois sont, selon leur interchangeabilité et la cible d’évaluation, remplacées aux trois mois. À la connaissance de M. Mathieu, M. Sampson a réussi l’examen d’évaluation de notions de droit et de lois après un quatrième essai; or, ajoute-t-il, les deux tiers des questions constituant l’examen réussi par M. Sampson avaient été utilisées lors de son 3 ième essai.
00 17 65 4 M. Mathieu souligne que les 45 questions constituant l’examen en litige font toujours partie de la banque et qu’elles sont susceptibles de se retrouver prochainement dans un examen destiné à l’évaluation des notions de droit et de lois. Selon le plan d’action de M. Mathieu, les questions de la banque seront utilisées jusqu’à la mise à jour de la documentation en 2004, action entraînant une mise à jour de ces questions, non pas la création d’une banque de questions nécessairement différentes. M. Mathieu dit administrer environ 125 examens par semaine pour la seule évaluation des notions de droit et de lois; il administre jusqu’à 22 000 examens par an pour l’ensemble des disciplines relevant du Bureau. Il a dû mettre en place plusieurs mesures pour assurer la confidentialité des examens : • les banques de questions ne sont pas accessibles en réseau informatique; • seulement 2 employés du Bureau ont accès aux banques de questions; • les examens imprimés sont conservés sous clef; • chaque examen est placé sous enveloppe scellée avant d’être remis au postulant à qui il est destiné; • l’identité des postulants est vérifiée lorsqu’ils se présentent à l’examen, conformément au exigences du règlement précité; • les séances d’examen sont surveillées; • le questionnaire est, après l’examen, remis dans une enveloppe avec les feuilles réponses de chaque postulant; • les questionnaires papier sont toujours déchiquetés par le Bureau après l’examen. M. Mathieu précise que : • le questionnaire en litige n’est pas conservé dans le dossier de M. Sampson, ce, contrairement aux feuilles réponses;
00 17 65 5 • les questionnaires ainsi que les clés de correction ne sont pas conservés dans le dossier des postulants. Il explique les modalités de correction de l’examen utilisées par le Bureau, modalités comprenant une lecture optique des feuilles réponses. Il mentionne que la constitution d’une seule banque de 350 questions peut coûter jusqu’à 100 000$; il ajoute qu’une fois élaborées, les questions sont validées par un autre spécialiste. À son avis, la divulgation des questions existantes entraînerait, outre les coûts associés à la constitution d’une nouvelle banque, la réduction du nombre de questions encore utilisables par le Bureau. M. Mathieu signale que le Bureau doit assurer la confidentialité des examens qu’il administre parce qu’il doit aussi, à des fins de protection du public, voir à ce que ceux qui sollicitent l’obtention d’un certificat détiennent effectivement la formation minimale requise. Il ajoute que le Bureau exige toujours de ceux qui préparent, valident et traduisent les questions d’examens qu’ils s’engagent par écrit à la non-communication, à la non-reproduction et à la non-conservation de ces questions. M. Mathieu mentionne enfin que le Bureau détient et utilise entre autres les banques de questions du Conseil des assurances de personnes qu’il a remplacé, banques que le Conseil détenait et utilisait de façon tout aussi confidentielle. M. Sampson témoigne sous serment. Il conteste, pour l’essentiel, le résultat que lui a attribué le Bureau et il souhaite que son examen soit révisé selon des modalités qu’il propose et qui comprennent l’accès à cet examen.
00 17 65 6 M. Sampson admet qu’il n’est pas en mesure de démontrer que les questions de l’examen en litige ne sont plus utilisées par le Bureau. L’ARGUMENTATION : L’avocat du Bureau prétend que l’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, invoqué au soutien du refus du Bureau, s’applique à la demande puisque les conditions d’application de cette restriction facultative sont réunies 1 . Il soutient à cet égard que la preuve non contredite démontre que l’examen en litige est une épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances. Il soutient aussi que la preuve non contredite démontre que cette épreuve est encore utilisée par le Bureau pour l’évaluation comparative des connaissances. Il soutient enfin que le Bureau avait discrétion pour communiquer ou refuser de communiquer l’examen en litige, discrétion qui lui est propre 2 . DÉCISION : La Commission a pris connaissance des documents en litige que le Bureau lui a remis sous pli confidentiel; il s’agit de 45 questions, de la feuille sur laquelle sont inscrites les réponses de M. Sampson et de la feuille sur laquelle sont identifiées toutes les réponses 1 Bayle c. Université Laval [1989] C.A.I. 48. 2 Tremblay c. C.E.G.E.P. de Rosemont (C.Q.) [1994] C.A.I. 375.
00 17 65 7 exactes (clé de correction), le tout constituant, comme le démontre la preuve, l’épreuve à laquelle le demandeur s’est présentée 3 et qu’il n’a pas réussie au troisième essai. La preuve me convainc que ces documents constituent une épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances (notions de droit et lois), épreuve dont l’utilisation n’est pas terminée. L’article 40 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, invoqué par le Bureau, s’applique en conséquence; cette disposition habilite le Bureau à communiquer ou à refuser de communiquer l’épreuve en litige, à sa seule discrétion. La Commission doit reconnaître que le refus du Bureau est fondé en droit. La Commission souligne enfin que la révision du résultat obtenu à l’examen par M. Sampson n’est pas de son ressort. PAR CES MOTIFS, LA COMMISSION REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 15 mai 2002. M e Philippe Lebel Avocat du Bureau des services financiers. 3 Office des ressources humaines c. Matakias (C.Q.) [1990] C.A.I. 281; Marier c. Ville de St-Hyacinthe [1991] C.A.I. 122.
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