Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 11 81 Date : Le 16 mai 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demandeur c. MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENT Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS formulée en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le 14 mai 2002, le demandeur s’adresse au service des ressources humaines de l’organisme afin d’obtenir les documents suivants : A Le rapport d’expertise médicale préparé par le docteur Guylaine Proteau à la suite de l’entretien qu’elle a eu avec lui le 18 avril 2002 et tout autre document y afférent; et B Le rapport de travail daté du 15 avril 2002 préparé par l’organisme, employeur du demandeur, à l’endroit de ce dernier et tout autre document y afférent, le cas échéant. Ce document est plus tard appelé « Faits observables - [nom du demandeur] – contre-expertise 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
02 11 81 Page : 2 psychiatrique » (plus succinctement appelé « Faits observables »). (Les informations entre crochets sont de la Commission). [2] Le 6 juin 2002, madame Hélène Beauchesne, la répondante pour la Loi sur l’accès de l’organisme, accuse réception, le 31 mai précédent, de la demande d’accès et promet une réponse pour le 20 juin suivant, au plus tard. [3] Le 21 juin 2002, n’ayant pas obtenu la réponse promise, le demandeur requiert la Commission de réviser le refus réputé de l’organisme de lui communiquer les documents demandés. [4] Le 20 juin 2002, la répondante de l’organisme pour la Loi sur l’accès se prévaut de son droit de proroger le délai de réponse de 10 jours supplémentaires, et avise le demandeur qu’il recevra une réponse, au plus tard, le 2 juillet 2002. [5] L’organisme fait parvenir au demandeur la réponse attendue en deux volets : • Quant au rapport d’expertise médicale : le 28 juin 2002, la responsable des Ressources humaines de l’organisme, madame Lise Vaillancourt, s’adresse au demandeur en ces termes, avec copie à la Responsable de l’accès de l’organisme, madame Liliane Côté-Aubin : Nous sommes maintenant en mesure de donner suite à votre demande d’accès du 14 mai dernier, transmise à madame Hélène Beauchesne, répondante de l’accès aux documents pour la Direction régionale de l’Estrie, le 31 mai 2002. Vous trouverez ci-joint une copie de l’expertise médicale réalisée le 18 avril 2002 par Dr. Guylaine Proteau, psychiatre et élaguée par le Secrétariat du Conseil du Trésor, Direction de la santé des personnes et des organisations, division assurance-traitement. (sic) • Quant au rapport de travail (évaluation) ou « Faits observables » : le 28 juin 2002, la responsable de l’accès en titre de l’organisme, madame Aubin-Côté, (la Responsable), s’adresse au demandeur en ces termes : Nous sommes maintenant en mesure de donner suite à votre demande d’accès du 14 mai dernier, transmise à M me Hélène Beauchesne, répondante de l’accès aux documents pour la Direction régionale de l’Estrie, le 31 mai 2002.
02 11 81 Page : 3 En ce qui a trait à une évaluation vous concernant, nous nous croyons justifiés de refuser la transmission de ce document. En effet, certains renseignements vous révéleraient vraisemblablement des renseignements nominatifs concernant une autre personne physique, ce qui est interdit par les articles 53, 54 et 88 de la [Loi]. En outre, nous avons des motifs de croire que la transmission d’autres renseignements nominatifs qui vous concernent vous révéleraient, selon leur teneur, des propos qui, sans autre explication, pourraient être mal reçus ou mal interprétés par vous. Dans cette perspective, nous souhaiterions que ce document, pour la partie qui vous concerne, vous soit transmis dans un contexte approprié. Aussi, nous vous proposons de faire parvenir ce document à votre médecin traitant avec qui vous pourriez en prendre connaissance. Madame Aubin-Côté ajoute, concernant le premier document, ce qui suit : Pour ce qui est de la contre-expertise psychiatrique elle-même, nous sommes informés qu’elle vous est déjà transmise aujourd’hui même par M me Lise Vaillancourt […]. (Les inscriptions entre crochets sont de la soussignée) [6] Le 8 juillet 2002, le demandeur s’adresse à la répondante régionale de l’accès aux documents, madame Beauchesne, afin d’obtenir de celle-ci les nom et qualité des personnes qui ont rédigé ou signé le document « Faits observables » ou participé ou collaboré à sa préparation ainsi que le nom de la personne chez l’organisme qui a transmis ce document au Secrétariat du Conseil du trésor. Enfin, le demandeur veut également obtenir le bordereau de transmission de ce document par l’organisme au Secrétariat du Conseil du trésor. [7] Le 10 juillet suivant, madame Beauchesne répond à la demande du 8 juillet précédent. Elle informe le demandeur qu’il lui est impossible d’identifier le ou les auteurs du document « Faits observables » puisque ce dernier n’est pas signé. Elle indique également le nom de la personne qui a transmis ce document au Secrétariat du Conseil du trésor et joint la copie du bordereau de cette transmission ainsi que copie d’une note du Directeur régional par intérim, monsieur Serge Lévesque, adressée le 28 juin à la Responsable, madame Côté-Aubin, suggérant la communication au demandeur du document « Faits observables » en conformité des prescriptions de l’article 59.1 de la Loi. [8] Le 25 juillet 2002, le demandeur requiert la Commission de réviser la décision du 28 juin 2002 de la Responsable, madame Côté-Aubin, ayant pour objet le refus de lui communiquer des parties appréciables du document appelé
02 11 81 Page : 4 « Faits observables » daté du 15 avril 2002 (document demandé au point B du paragraphe [1], le 14 mai 2002). [9] Dans cette même demande du 25 juillet 2002, le demandeur requiert la Commission de statuer sur les délais de traitement de sa demande d’accès à la copie du rapport d’expertise médicale (document demandé au point A du paragraphe [1], le 14 mai 2002. Il estime que l’organisme n’a pas respecté les délais prescrits par la Loi. [10] Une audience se tient en la ville de Trois-Rivières, le 24 février 2005. L’AUDIENCE A. LE LITIGE [11] Le demandeur déclare que sa demande vise la révision de deux décisions : 1. la décision de la Responsable, madame Côté-Aubin, de retenir des parties importantes du document appelé « Faits observables »; et 2. la décision de la Responsable de faire commencer le délai de traitement de sa demande de copie du rapport d’expertise médicale à compter du 31 mai alors que sa demande d’accès a été reçue le 23 mai 2002. B. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de madame Hélène Beauchesne [12] Madame Beauchesne est répondante régionale de l’accès aux documents pour l’organisme. Elle connaît bien le dossier d’accès du demandeur. [13] Dans le but de répondre au questionnement du demandeur sur le nom et la qualité de l’auteur du document appelé « Faits observables », elle dépose, sous la cote O-1, une copie de trois extraits de notes sténotypées reproduisant une partie des témoignages rendus le 20 octobre 2003 par madame Lise Vaillancourt, monsieur Jean-Philippe Day et monsieur Serge Lévesque, dans la
02 11 81 Page : 5 cause de la Cour du Québec, Chambre criminelle et pénale, numéro 400-01-029677-036 sur ce sujet. [14] Elle dépose également, sous la cote O-2, la version élaguée du document appelé « faits observables » telle qu’elle a été remise au demandeur. Cette pièce est immédiatement frappée d’une ordonnance de la soussignée interdisant à la Commission de la publier, la divulguer ou la diffuser à d’autres personnes qu’aux parties aux présentes. [15] Cette pièce O-2 contient, en marge et au regard des parties élaguées, une indication des dispositions de la Loi qui sont invoquées par l’organisme pour en justifier la non-communication. Il s’agit, à chacun des masquages, de deux des articles suivants ou de l’ensemble de ceux-ci : 53, 54, 86.1 et 88 de la Loi. [16] Elle dépose enfin, sous le sceau de la confidentialité entre les mains de la Commission, la copie intégrale de ce document intitulé « Faits observables » confectionné à Sherbrooke, le 15 avril 2002. [17] Ce document contient 7 pages, outre la page de garde contenant le titre, le lieu et la date de sa confection. ii) du demandeur [18] Le demandeur ne présente pas d'éléments de preuve quant à l’accessibilité des parties masquées du document « Faits observables ». [19] Il produit toutefois, en liasse, la lettre que lui a adressée madame Beauchesne, le 18 juin 2002, ainsi que les pièces y annexées, savoir la demande d’accès du demandeur du 14 mai 2002 et son enveloppe dûment estampillée. [20] Il convient de déposer cette liasse de 5 pages, sous la cote D-1. [21] Il appert de la liasse D-1 que la demande d’accès du 14 mai 2002 adressée par le demandeur à madame Lise Vaillancourt a été reçue par cette dernière le 23 mai 2002. C. LES REPRÉSENTATIONS
02 11 81 Page : 6 [22] Les parties s’en remettent à la Commission pour décider de l’accessibilité des parties masquées du document « Faits observables ». [23] Le demandeur ne livre pas d’observations particulières sur les conclusions de droit que devrait tirer la Commission de sa preuve documentaire D-1 autres que celles qu’il faisait valoir dans sa demande de révision du 25 juillet 2002. DÉCISION RÉVISION DE LA DÉCISION SUR LE DÉLAI DE TRAITEMENT [24] La preuve et les documents constitutifs d’instance établissent que la demande d’accès du 14 mai 2002 a été formulée par écrit et adressée aux soins de madame Lise Vaillancourt, responsable des ressources humaines de l’organisme. [25] La preuve démontre que cette dernière n’est ni la répondante régionale pour l’application de la Loi sur l’accès, ni la Responsable en titre. [26] Les demandes d’accès doivent être formulées au responsable de l’accès en vertu de l’article 43 de la Loi : 43. La demande d'accès peut être écrite ou verbale. Elle est adressée au responsable de l'accès aux documents au sein de l'organisme public. Si une demande écrite d'accès est adressée à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'organisme public, cette personne doit la transmettre avec diligence au responsable qu'elle a désigné en vertu de l'article 8, le cas échéant. [27] Aux termes de l’article 46 de la Loi, dès la réception de la demande, le responsable doit donner au demandeur avis de la date de cette réception : 46. Le responsable doit donner à la personne qui lui a fait une demande écrite un avis de la date de la réception de sa demande. Cet avis est écrit; il indique les délais prescrits pour donner suite à la demande et
02 11 81 Page : 7 l'effet que la présente loi attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Il informe, en outre, le requérant des recours prévus par le chapitre V. [28] Le responsable doit agir dans les 20 ou dans les 30 jours qui suivent la réception de cette demande : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande : 1° donner accès au document […] […] Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [29] La réponse de la Responsable en titre mentionne que la demande d’accès a été acheminée à ses services régionaux le 31 mai 2002 par madame Vaillancourt. [30] La décision de la Responsable de faire courir les délais de réponse à compter de cette dernière date est entièrement fondée. RÉVISION DE LA DÉCISION SUR L’ACCESSIBILITÉ DU DOCUMENT « FAITS OBSERVABLES » [31] Il s’agit d’une demande d’accès à des renseignements personnels faite en vertu des articles 83 suivants de la Loi. [32] Les dispositions de la Loi qui sont soulevées par l’organisme pour restreindre l’accès à ce document sont les articles 53, 54, 86.1 et 88 : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants :
02 11 81 Page : 8 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 86.1 Un organisme public peut refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, lorsque ce renseignement est contenu dans un avis ou une recommandation fait par un de ses membres ou un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions, ou fait à la demande de l'organisme par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence et que l'organisme n'a pas rendu sa décision finale sur la matière faisant l'objet de cet avis ou de cette recommandation. (La Commission souligne) 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un
02 11 81 Page : 9 tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [33] La soussignée a examiné l’intégrale de ce document déposé entre ses mains sous pli confidentiel. [34] L’examen des parties portées à la connaissance du demandeur (O-2) résultant de la décision de la Responsable est révélateur d’un très grand nombre de faits : ce document représente comment les collègues de travail et les supérieurs du demandeur perçoivent celui-ci et ses comportements au travail entre 1999 et avril 2002. [35] L’extrait du témoignage de madame Vaillancourt déposé sous la cote O-1 explique le contexte dans lequel ce document a été confectionné. [36] Ainsi, on peut comprendre, à la lecture de la page 21 de cet extrait O-1, que le document « Faits observables » a été rédigé expressément par un ou plusieurs gestionnaires de la Direction où travaillait le demandeur dans le but d’informer le médecin expert, qui avait été mandaté pour rencontrer ce dernier, de la perception que le milieu de travail avait de lui. [37] Le fait que le texte ait été rédigé, dans l’exercice de leur fonction, par un ou plusieurs gestionnaires de la Direction où travaillait le demandeur en fait un document de gestion de personnel et non l’expression d’une opinion que l’on pourrait qualifier de « nominative » par rapport à la ou aux personnes qui l’émettraient. [38] La lecture de l’intégrale de ce document ne permet pas d’identifier l’un ou l’autre des collègues de travail du demandeur, le ou les rédacteurs employant les mots « nous » et « on » tout le long du texte, sans situer plus précisément la source des commentaires. [39] La Commission constate de cette lecture que l’organisme a choisi de masquer, en grande partie, les extraits qui contiennent des appréciations ou des perceptions qui risquaient de blesser moralement le demandeur. Il n’en demeure pas moins que ces extraits concernent uniquement et exclusivement le demandeur que rien dans la Loi ne permet à l’organisme de lui en refuser l’accès, sauf s’il s’agit de renseignements se trouvant dans des avis ou recommandations visées par l’article 88.1 (précité). [40] Or, aucun des extraits soustraits de l’accès ne constitue un avis ou une recommandation au sens que la jurisprudence a généralement réservé à ces mots, savoir : « l’action de conseiller avec insistance » ou « un énoncé proposant
02 11 81 Page : 10 une ligne de conduite ayant pour but d’influencer de façon immédiate une décision d’agir ou non » ou « un jugement de valeur sur la meilleure voie à suivre » 2 . [41] Il s’agit plutôt d’une évaluation neutre et précise de la situation du milieu de travail du demandeur, laquelle aboutit à diverses questions des gestionnaires auxquelles devra répondre le médecin expert. [42] La Commission est d’avis que l’article 88.1 de la Loi ne s’applique pas en l’espèce. [43] Cette disposition aurait-elle été applicable, la Commission n’en aurait pas permis l’évocation tardivement soulevée à l’audience. En effet, la jurisprudence dominante interdit à un organisme de soulever un motif facultatif de refus après l’expiration du délai statutaire de réponse 3 . [44] À certaines occasions, le texte est masqué mais ne contient pourtant aucun renseignement nominatif ni aucun renseignement visé par quelque exception que ce soit prévue à la Loi. Il s’agit alors de descriptions du fonctionnement de la Direction en cause ou d’un rappel historique de décisions administratives. Du seul fait que ces parties masquées se trouvent dans un 2 S. c. Québec (Ministère du Revenu, (1984-86) 1 CAI 35; Talbot c. Québec (Office du crédit agricole), (1984-86) 1CAI 104; Deslauriers c. Québec (Sous-ministre de la Santé te des Services sociaux), [1991] CAI 311 (C.Q.); Association du personnel cadre de la Ville de Trois-Rivières 2002 c. Trois-Rivières (Ville de), [2003] CAI 512. 3 Paul Revere, compagnie d’assurance-vie c. Chaîné, [2002] CAI 394 C.Q. (jugement rendu le 27 avril 2000), 401 à 404, confirmant la décision de la Commission dans Chaîné c. Paul Revere, compagnie d’assurance; [1998] CAI 139, 150; Compagnie d’assurance-vie Transamérica du Canada c. Handfield G., Huguette, C.Q. Montréal 500-02-072697-993, le 17 mars 1999; Milliard c. Axa Assurance inc., [1999] CAI 305, 308 à 311 (la Cour du Québec n’a pas renversé la position de la Commission sur ce point; lire le jugement accueillant la requête pour permission d’en appeler 1999-10-19, C.Q.Q. 200-02-022679-999 et le jugement sur le fond rendu sur procès-verbal et renvoyant devant la Commission, 2001-02-05, C.Q.Q. 200-02-022679-999); Société de développement industriel du Québec c. Construction du St-Laurent Ltée [1998] CAI 495 (C.Q.) 499; Conseil des assurances de personnes c. Dubord, [1997] CAI 434 (C.Q.) 436; Demers c. Club des Archers de Beaurivage, [1994] CAI 202, 204; Roberge c. Ministère de la Justice du Québec, C.A.I. Québec 93 08 22, le 30 mars 1994; Giroux c. Centre d'accueil La Cité des prairies inc. [1993] C.A.I. 53; Hains c. Ville de Beauport, [1993] C.A.I. 59; B. c. Centre de services sociaux Ville-Marie, C.A.I. Montréal 93 01 58, le 15 juin 1993; Morelli c. Corp. de la paroisse Notre-Dame-des-Prairies, [1991] C.A.I.92; Procureur général du Québec c. Bernier [1991] C.A.I. 378 (C.Q.); English c. Centre hospitalier de l’Hôtel-Dieu de Gaspé, [1991] CAI 385 (C.Q.) 386; Office du crédit agricole du Québec c. Butt, [1988] C.A.I. 104 (C.P.); Office du crédit agricole du Québec c. Talbot, [1989] C.A.I. 157 (C.Q.); Collège Dawson c. Beaudin, [1989] C.A.I. 94 (C.Q.).
02 11 81 Page : 11 document concernant en substance le demandeur, elles devront lui être communiquées. [45] Somme toute, le document appelé « Faits observables » concerne, en substance, uniquement et personnellement le demandeur et ne contient aucun élément que l’organisme peut ou doit protéger en vertu de la Loi. [46] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission FRAPPE D’UN INTERDIT de publication, de diffusion et de divulgation, par la Commission, le document déposé sous la cote O-2, tel interdit ne devant toutefois pas valoir à l’encontre des parties; ACCUEILLE en partie la demande de révision; ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur la totalité du document restant en litige et intitulé « Faits observables… » daté du 15 avril 2002; et REJETTE la demande de révision quant au reste. DIANE BOISSINOT commissaire Avocate de l’organisme : M e Patricia Blair Chamberland, Gagnon (Justice-Québec)
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.