00 09 42 SIROIS, PATRICK Demandeur c. VILLE DE RIMOUSKI Organisme Le litige : L’organisme refuse de donner communication de copie d’un document qu’il a adressé, en 1999, au directeur de son service de la protection contre l’incendie. La révision de cette décision est requise par le demandeur. PREUVE et ARGUMENTATION: Le responsable de l’accès aux documents de l’organisme, monsieur Marc Doucet, témoigne sous serment. Il affirme que le document qui m’est remis sous pli confidentiel est le seul qui soit détenu par l’organisme parmi ceux qui ont fait l’objet de la demande d’accès du 14 février 2000 et qui n’ont pas été communiqués au demandeur; il dépose à cet égard copie de documents qui ont été échangés avec le demandeur (O-1, O-2, O-3) et qui circonscrivent le litige. Monsieur Doucet précise que le document en litige a été adressé par « l’administration » de l’organisme à son directeur du service de la protection contre l’incendie.
00 09 42 Il invoque l’article 37 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 à l’appui de son refus; il considère que le document en litige est substantiellement constitué d’avis et de recommandations au sens déterminé par les tribunaux 2 . Il précise que « l’objet » ou le titre de ce document, tel qu’il est inscrit, est un élément constitutif de l’opinion de l’auteur du document. Il souligne que ce document est daté de 1999 et qu’il est personnel et confidentiel. Il soutient que l’article 37 de la Loi sur l’accès s’inscrit dans la catégorie de restrictions « visant à assurer la confidentialité du processus de prise de décisions politiques et administratives » et que « L’objectif premier de ces dispositions est de sauvegarder la liberté des personnes qui ont à prendre les décisions en leur permettant de soustraire à l’accès les recommandations ou avis qu’ils auraient pu recevoir sur ces décisions. » 3 . En contre-interrogatoire, il spécifie que le document en litige, qui lui a été remis par son auteur, n’a pas été déposé aux archives de l’organisme. Il ajoute que l’organisme n’a pas constitué de comité exécutif. Le demandeur conteste l’application de l’article 37 parce que le document en litige est adressé au directeur du service de la protection contre l’incendie de l’organisme, non pas à l’organe décisionnel qu’est le conseil municipal de l’organisme. Selon lui, essentiellement, l’article 9 de la Loi sur l’accès doit recevoir application. 1 L.R.Q., c. A-2.1. 2 Deslauriers c. Sous-ministre de la santé et des services sociaux [1991] C.A.I. 311. 3 Bélanger c. CEGEP de Haute-Rive , dossier C.A.I. 85 02 56, M e Thérèse Giroux, commissaire, 14 novembre 1985.
00 09 42 DÉCISION : J’ai pris connaissance du document en litige auquel l’accès a été refusé en vertu de l’article 37 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 37. Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. Ce document est adressé, en 1999, au directeur du service de la protection contre l’incendie de l’organisme; il émane d’un niveau administratif de l’organisme qui, faut-il le souligner, est hiérarchiquement supérieur à celui du destinataire du document. L’application du 2 ième alinéa de l’article 37 est conséquemment écartée. J’ai analysé chacun des paragraphes de ce document qui, de toute évidence, découle de décisions administratives de l’organisme concernant la gestion de son service de protection contre l’incendie. Ce document est essentiellement constitué de faits qui ont eu lieu, de constats qui résultent de l’examen d’une situation particulière et d’instructions données spécifiquement au directeur du service précité en vue du redressement de la gestion de ce service. Ces faits, constats et instructions, adressés à un subalterne, diffèrent, de par leur nature, des avis et des recommandations qui sont préparés en vue d’éclairer la prise de décisions par l’autorité compétente.
00 09 42 Les faits rapportés dans le document résultent de décisions administratives déjà prises. Les constats, qui proviennent particulièrement de l’examen de la gestion du service concerné, renseignent sur des faits qui, le cas échéant, auraient pu être utilisés dans la préparation d’avis et de recommandations destinés à la prise de décisions administratives. Les instructions, données au directeur du service de la protection contre l’incendie par un niveau hiérarchique supérieur, résultent de décisions administratives. L’application du premier alinéa de l’article 37 est, vu la nature des renseignements en litige, également écartée. Il faut cependant souligner que les constats et instructions comprennent des renseignements personnels propres au destinataire identifié dans la demande d’accès; ces renseignements nominatifs, confidentiels en vertu de l’article 53 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ne peuvent être communiqués sans le consentement de ce destinataire : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 56. Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque
00 09 42 sa seule mention révélerait un renseignement nominatif concernant cette personne. Les renseignements nominatifs qui doivent conséquemment être extraits du document sont les suivants : • en page 1, l’objet, tel qu’il est inscrit; • en page 2, les 5 dernières lignes du 3 ième paragraphe, à partir du mot « majeure »; • en page 2, les 2 derniers paragraphes commençant respectivement par « En effet » et « Les principaux », en entier; • en page 3, les 7 premières lignes réparties en 3 sous-paragraphes; • en page 3, le 1 er paragraphe commençant par « Face », en entier; • en page 3, le 2 ième paragraphe commençant par « À cet égard », en entier; • en page 3, le 3 ième paragraphe commençant par « Enfin », en entier. PAR CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE partiellement la demande; ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur une copie du document en litige après en avoir extrait les renseignements nominatifs déterminés plus haut; REJETTE la demande quant au reste. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 26 mars 2002.
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