01 16 32 FRANCINE LORANGE Demanderesse c. RÉGIE RÉGIONALE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L'OUTAOUAIS Organisme public L'OBJET DU LITIGE Le 14 septembre 2001, la demanderesse s'adresse à l'organisme pour obtenir une réponse aux six questions qui lui « sont restés sans réponse au sujet de l'Organisme Trait d'Union. » (sic). Le 21 septembre 2001, l'organisme lui fait parvenir une lettre explicative de quatre pages qui conclut : « Il nous apparaît difficile, à cette étape-ci, d'aller bien au-delà d'explications fournies précédemment au regard du processus retenu par la Régie régionale de l'Outaouais dans le traitement de la situation problématique signalée par un tiers concernant l'organisme Trait d'Union Outaouais inc. Les détails qui vous ont été transmis par la présente supposent en effet que la Régie régionale de l'Outaouais a mis en œuvre les suivis de gestion qui lui permettent d'assumer sa pleine responsabilité comme bailleur de fonds des organismes communautaires, tout en évitant de s'immiscer dans des aspects de la vie de l'organisme qui n'y portent pas atteinte. » Insatisfaite des réponses reçues de l'organisme, une audience se tient à Hull, le 24 janvier 2002, à la suite de la requête en révision présentée par la demanderesse le 23 octobre 2001.
01 16 32 - 2 LA PREUVE M. André Petit, agent de projet chez l'organisme, atteste avoir pris connaissance et répondu à la demande d'accès à titre de personne responsable de l'organisme communautaire Trait d'Union Outaouais inc. (TUO) depuis le mois de janvier 2001. Il fait valoir que sa fonction vise notamment à s'assurer que les organismes communautaires bénéficiant de subventions suivent les règles qui ont été déterminées par le Cadre de reconnaissance, de référence et de gestion, Programme de soutien aux organismes communautaires (Cadre de reconnaissance). Il explique avoir requis, par lettre et rencontre, des réponses de TUO, le 4 juillet 2001, et formé un petit comité de travail à la suite de l'intervention de la demanderesse. Il certifie en avoir assuré le suivi et qu'une seconde rencontre du comité de travail est prévue le 30 janvier 2002, mais qu'il n'a pas obtenu jusqu'à ce jour les réponses de TUO, la directrice de ce dernier ayant été en congé de maladie. M. Petit reprend les renseignements supplémentaires communiqués à la demanderesse par l'organisme lors de sa dernière réponse détaillée, écrite le 13 décembre 2001, sur chacune des six questions posées lors de la demande d'accès : Q « 1. Est-ce qu'une résolution a été votée par le conseil d'administration de TUOI lors de la remise de bonus en 1997 par la directrice de cet organisme? Je voudrais savoir le montant accordé à ces éducateurs. » R « Ces informations qui concernent la gestion interne de l'organisme ne sont pas disponibles à la Régie régionale. » Q « 2. Où sont allées les subventions demandées à l'ARLO en 1997 au nom d'enfants n'appartenant pas à TUOI sauf un jeune ? » R « Cette question comporte une affirmation qui n'a pas été démontrée. Toutefois, dans le cadre de démarches entreprises en vertu de son Cadre de reconnaissance, de référence et de gestion, Programme de soutien aux organismes communautaires, la Régie régionale a demandé à Trait d'union Outaouais Inc. de
01 16 32 - 3 l'information concernant le dénouement du processus de subvention par l'Association régionale de loisirs pour personnes handicapées de l'Outaouais. Cette information n'a pas encore été fournie et n'est donc pas disponible à la Régie régionale. » Q « 3.- Où sont allés les 28 000 $ accordés par la Régie régionale pour les aider les familles ? Et quelle définition avait été donnée par la Régie pour la distribution de cet argent ? » R « Il n'existe pas de montant de 28 000 $ accordé par la Régie régionale à Trait d'Union Outaouais Inc. Nous croyons que vous faites référence à un montant de 26 025 $ accordé par la Régie régionale à Trait d'Union Outaouais Inc. lors de la réunion du conseil d'administration de la Régie régionale le 1 er février 2001 et nous vous répondons en considérant cette somme. Le montant de 26 025 $a été accordé pour des services de répit et de dépannage pour les familles dont un membre est atteint d'autisme ou de troubles envahissants du développement. Selon les modalités de reddition de comptes par les organismes communautaires prévues à la Régie régionale, Trait d'Union Outaouais Inc. devra faire état de l'utilisation de cette somme dans son prochain rapport annuel. L'information n'est présentement pas disponible à la Régie régionale. Elle le sera en juillet 2002. » Q « 4. Quel montant complet a été remis à l'organisme et pour combien d'usagers pour l'année 2000-2001? » R « Pour l'année financière 2000-2001, la Régie régionale a versé à Trait d'Union Outaouais Inc. un montant total de 478 842 $. Le nombre d'usagers de l'organisme n'est pas fixé par la Régie régionale. Selon le rapport annuel de l'organisme «Tout près de 40 familles-membres ont reçu des services dans le courant de l'année.» » Q « 5. Pour quelle raison la direction a refusé le projet de la Commission scolaire de Hull ? » R « Nous croyons que vous faites références à une offre de services de la Commission scolaire des Portages de l'Outaouais soumise à Trait d'Union en février 2001. Dans le cadre de démarches entreprises en vertu de son Cadre de reconnaissance, de référence et de gestion, Programme de soutien aux organismes communautaires, la Régie régionale a demandé à Trait d'Union Outaouais Inc. des éclaircissements à ce sujet. Cette information n'a pas encore été fournie et n'est donc pas disponible à la Régie régionale. » Q « 6. Comment sont gérées les levées de fonds et par qui ? » R « Le rapport annuel d'activités de Trait d'Union Outaouais Inc. pour l'année 2000-2001 est disponible à la population à travers une demande à l'organisme. Un chapitre du rapport adresse cette question et précise la nature des dons et les activités de levée de fonds organisées au cours de l'année. Les informations suivantes sont mentionnés: […] »
01 16 32 - 4 M. Petit affirme que l'organisme ne détient pas actuellement d'autres documents ou informations que ceux déjà transmis à la demanderesse à la suite de sa demande d'accès. Il ajoute que l'organisme doit respecter le Cadre de reconnaissance pour exiger des comptes à un organisme communautaire, ledit Cadre de reconnaissance prévoyant, entre autres, la formation d'un comité de travail pour trouver des solutions aux problèmes identifiés et, en dernier recours, la présentation d'une requête au conseil d'administration dudit organisme pour suspendre le versement d'une subvention. Il signale que l'organisme ne possède pas les résolutions adoptées par le conseil d'administration des organismes communautaires. La demanderesse s'étonne, en raison du temps déjà écoulé, d'avoir eu si peu de réponses à ses questions. Elle plaide son droit d'obtenir des informations qui peuvent lui permettre de connaître l'utilisation que l'on fait avec les fonds publics. Le procureur soumet que l'organisme suit de très près TUO, et ce, dans le respect des règles préétablies et de l'autonomie des organismes communautaires. Elle prétend que l'organisme aurait pu simplement diriger la demanderesse à TUO dans le cadre de sa demande, mais a préféré lui expliquer le fonctionnement en pareille situation et lui communiquer les informations en sa possession. Il fait remarquer que l'organisme a transmis à la demanderesse tous les documents qu'il détenait et qu'il n'en existe plus d'autres actuellement. APPRÉCIATION Le seul objet du litige est de déterminer si l'organisme détient, au sens de l'article 1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la
01 16 32 - 5 protection des renseignements personnels 1 (la loi), les renseignements exigés par la demanderesse : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La preuve m'a convaincu que l'organisme ne détenait pas tous les renseignements exigés par la demanderesse et qu'il lui a été transmis tous ceux en sa possession lors de sa demande de révision. Il est reconnu qu'un organisme n'a pas à confectionner un nouveau document pour satisfaire un demandeur d'accès selon l'article 15 de la loi : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision de la demanderesse. MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 1 er mars 2002 M e Simon Noël Procureur de l'organisme 1 L.R.Q., c. A-2.1.
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