01 09 90 BERNATCHEZ, M e Francis Demandeur c. VILLE DE GASPÉ Organisme Le 7 mai 2001, M e Bernatchez demande accès aux renseignements suivants concernant les bibliothèques réparties sur le territoire de l’organisme : • « la répartition du budget pour chaque bibliothèque, par localité; • les justifications pour la répartition des frais d’administration c’est-à-dire de quelle façon le budget de la Ville de Gaspé a été engagé à ce niveau; • entente intervenue le 27 février 2001 précédant le protocole d’entente. ». Le responsable de l’accès explique que les prévisions de dépenses s’appliquent à l’ensemble des bibliothèques; il ajoute que la préparation de ces prévisions nécessite une estimation des dépenses requises pour chacune des bibliothèques et que la Ville de Gaspé n’est pas liée par ces estimations. À son avis, ces estimations pré-budgétaires ne sont pas accessibles parce qu’elles constituent des notes préparatoires ou documents de travail. Il invoque, en plus du 2 ième alinéa de l’article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’article 22 de la même loi, estimant que la divulgation de ces renseignements financiers risquerait vraisemblablement de porter sérieusement atteinte aux intérêts économiques de l’organisme ou de procurer un avantage appréciable à d’autres personnes. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
01 09 90 2 Le responsable refuse par ailleurs de communiquer au demandeur la justification des frais d’administration reliés aux centres communautaires et bibliothèques parce qu’il s’agit essentiellement des coûts de rémunération du personnel qui peut être identifié; les articles 53, 54 et 57 sont invoqués au soutien de ce refus. Le responsable explique enfin que l’entente visée par la demande n’existe pas comme telle en dehors du fait qu’elle soit confirmée dans le protocole dont le demandeur a obtenu copie. M e Bernatchez requiert la révision de la décision du responsable. Les parties sont entendues le 22 novembre 2001, à Gaspé. PREUVE : Madame Marie-Hélène Côté, secrétaire-trésorière de la municipalité, témoigne sous serment. Elle affirme que le budget de l’organisme est préparé, à l’instar des autres organismes municipaux, par activité et par objet, compte tenu des normes établies par le ministère des Affaires municipales. Les prévisions budgétaires ou projections élaborées, déjà fournies au demandeur (O-1), sont présentées selon un formulaire prescrit par ce ministère, ajoute-t-elle. Elle explique que ces prévisions budgétaires constituent un portrait de ce qui est prévu pour chaque année et que rien n’indique que les dépenses faites seront identiques aux prévisions, vu les événements imprévisibles.
01 09 90 3 Elle affirme par ailleurs que l’organisme détient des documents concernant le détail de ses besoins estimés en biens ou services, documents utilisés dans la préparation de ces prévisions budgétaires qui en tiendront globalement compte. À son avis, la divulgation de ces estimations pré-budgétaires, qui ne sont pas visées par la demande d’accès et qui ne sont pas communiquées au ministère précité, causerait préjudice à l’organisme parce que les soumissionnaires pourraient connaître à l’avance le montant que s’est réservé l’organisme pour un bien ou un service donné. M e Bernatchez précise avoir demandé accès à des dépenses faites à partir du budget. M e Claude Gilbert, responsable de l’accès et greffier de l’organisme, affirme que l’organisme ne détient pas les renseignements demandés. Il explique avoir examiné le budget et avoir rendu sa décision en fonction du contenu de celui-ci. Il ajoute ne pas être légalement tenu de produire un document concernant les dépenses faites. Il indique avoir remis au demandeur un document concernant toutes les bibliothèques (O-1), document qui correspond à ce qui est détenu concernant les dépenses relatives aux bibliothèques. Il signale enfin que la demande vise des dépenses faites, non pas des estimations pré-budgétaires utilisées dans le processus d’élaboration du budget. DÉCISION : L’application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est ainsi définie : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
01 09 90 4 ATTENDU la preuve relative à l’inexistence des documents demandés concernant les dépenses faites; ATTENDU l’article 1 susmentionné; PAR CES MOTIFS, la Commission rejette la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 22 février 2002.
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