00 15 85 MARIO SWEENEY Demandeur c. VILLE DE GATINEAU Organisme public L'OBJET DU LITIGE Le 21 août 2000, le demandeur s'adresse à l'organisme pour obtenir : « […] copie de l'examen écrit de lieutenant du Service de Protection contre l'incendie que j'ai complété le 10 mars 1999. J'en ai fait la demande aux Ressources Humaines, mais ces derniers m'ont informé à deux reprises, soit les 13 avril 2000 et 14 août 2000 qu'ils ne pouvaient acquiescer à ma demande, car ma copie était égarée. » L'organisme accuse réception de la demande le 23 août 2000 et, le 6 septembre suivant, avise le demandeur qu'il ne détient plus le document. Une demande de révision est produite par le demandeur le 9 septembre 2000. L'audience prévue à Hull pour le 3 mai 2001 est remise, à la requête de la partie demanderesse, au 24 janvier 2002. LA PREUVE M. Guy Laflamme, adjoint exécutif, responsable des effectifs lors de la demande d'accès, relate que le demandeur a passé un examen pour être admissible au poste de lieutenant-combat au Service de protection contre l'incendie de l'organisme. Il indique que la liste des personnes admissibles à la
00 15 85 - 2 suite de cet examen n'a pas été utilisée, n'ayant pas eu de promotion pour le poste de lieutenant-combat. Il explique que l'examen complété par le demandeur a fait l'objet de deux demandes de révisions, à la requête de ce dernier, et ce, en présence du chef de division par intérim, M. Raymond Laurin. Lors de la première demande de révision de l'examen, il affirme avoir acheminé par courrier interne à M. Marc Voyer, conseiller en ressources humaines pour l'organisme, le document lui ayant été remis dans une enveloppe par M. Laurin. Il fait remarquer que le Service de protection contre l'incendie et celui des ressources humaines sont situés dans deux immeubles différents, à cinq minutes de distance en automobile. Interrogé par la procureure du demandeur, M. Laflamme mentionne que douze à vingt pompiers ont passé l'examen de lieutenant-combat, mais que le demandeur a été le seul ayant exigé de revoir son examen. Il atteste qu'il n'était pas présent lors des discussions sur la demande de révision, qu'il n'existe pas de barèmes de correction lors de la révision d'un examen ni de directive à cet effet. Il réitère avoir expédié l'examen du demandeur à la personne responsable du concours à la Direction des ressources humaines, M. Marc Voyer. Il assure avoir vérifié dans l'enveloppe la présence de l'examen du demandeur, et ce, préalablement à son envoi à M. Voyer. Il affirme que l'organisme n'a plus l'examen du demandeur et, à sa connaissance, c'est la première fois que l'organisme perd un examen. M. Raymond Laurin, chef de division par intérim au moment de la demande d'accès, confirme avoir eu un entretien avec le demandeur pour réviser son examen et répondre à ses questions. Il affirme avoir eu en sa possession cet examen lors de la première rencontre et qu'il a remis à M. Laflamme, de main à main, une enveloppe renfermant ledit examen. Il souligne à la procureure du demandeur qu'il n'existe pas de barèmes de correction lors d'une demande de révision et que le demandeur ne les a pas
00 15 85 - 3 -exigés. Il reconnaît une lettre qu'il a adressée au demandeur, le 7 octobre 1999, traitant de la requête de ce dernier pour que soit révisée son évaluation de rendement pour l'année 1998 (pièce D-1). Il mentionne qu'il est probable que la demande de révision de l'examen et celle de l'évaluation annuelle de rendement du demandeur aient été traitées lors de cette même rencontre, mais qu'il ne s'en souvient pas. Il ne peut confirmer si l'évaluation annuelle de rendement et l'examen du demandeur se trouvaient dans la même enveloppe remise à M. Laflamme. M. Marc Voyer, conseiller en ressources humaines, affirme avoir acheminé le dossier d'examen du demandeur au Service de protection contre l'incendie lors de la première demande de révision du demandeur, mais a constaté qu'il ne l'avait plus au moment de la deuxième demande de révision. Il souligne avoir fouillé le dossier personnel du demandeur, vérifié dans les dossiers de concours, regardé plusieurs autres dossiers, demandé au Service de protection contre l'incendie de faire une recherche pour retrouver l'examen, mais que toutes les démarches ont été infructueuses. Il certifie que l'organisme a égaré le document demandé et ne le détient plus. Il ajoute qu'actuellement, les documents ayant servi lors d'un examen ne sortent plus de la Direction des ressources humaines et que les demandes de révision sont, depuis cet événement, traitées à ses bureaux. Interrogé par la procureure du demandeur, M. Voyer mentionne qu'il a envoyé au Service de protection contre l'incendie l'original de l'examen et n'a pas conservé une copie de celui-ci. Il spécifie qu'il est exceptionnel chez l'organisme d'avoir une demande de révision d'un examen et de le sortir pour vérification. Il assure que l'évaluation de rendement du demandeur est à son dossier, et non son examen. Il se dit incapable d'expliquer pourquoi l'examen du demandeur ne se retrouve pas au dossier.
00 15 85 - 4 -LES ARGUMENTS Le procureur fait valoir que l'examen du demandeur a malheureusement été égaré et que l'organisme ne le détient plus. La procureure du demandeur note l'existence de l'examen du demandeur et de son évaluation de rendement annuelle lorsqu'ils sont expédiés dans l'enveloppe du Service de protection contre l'incendie à celui des ressources humaines. Elle s'étonne que seul l'examen ne se trouve plus au dossier de son client, d'autant plus, avance-t-elle, que la deuxième demande de révision dudit examen ait été contemporaine à la première demande de révision. APPRÉCIATION Il s'agit pour la Commission de déterminer si l'organisme détient bien, au sens de l'article 1 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la loi), l'examen écrit du demandeur : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. (soulignement ajouté) La preuve a démontré que le demandeur a révisé une première fois son examen écrit en présence de M. Laurin le 6 juillet 1999, mais qu'il n'a pu le faire une deuxième fois, l'organisme l'ayant informé, les 13 avril et 14 août 2000, qu'il ne possède plus cet examen écrit. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
00 15 85 - 5 -MM. Laflamme, Laurin et Voyer ont reconnu l'existence de l'examen écrit complété par le demandeur le 10 mars 1999. Toutefois, et malgré cette dernière confirmation, ils ont déclaré, sous serment, avoir perdu trace dudit examen lors de son envoi du Service de protection de l'incendie à la Direction des ressources humaines, par courrier interne, et que les recherches pour le retrouver sont demeurées infructueuses. La preuve prépondérante m'amène à conclure que l'organisme ne détient plus le document exigé par le demandeur. PAR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE des mesures prises par l'organisme, pour l'avenir, concernant la conservation des examens écrits; et REJETTE donc, quant au reste, la demande de révision du demandeur. MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 21 février 2002 M e Maryse Lepage Procureure du demandeur M e Michel Beaudry Procureur de l'organisme
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