01 02 60 PAULINE ROY Demanderesse c. SSQ, SOCIÉTÉ D'ASSURANCE-VIE INC. Entreprise L'OBJET DU LITIGE Le 5 janvier 2001, la demanderesse s'adresse à l'entreprise pour obtenir copie de son dossier depuis sa demande de prestations d'assurance-salaire le 16 septembre 2000. Le 19 janvier 2001, l'entreprise lui refuse l'accès à son dossier au motif d'un risque vraisemblable que sa communication puisse avoir un effet sur une procédure judiciaire. Le 15 février 2001, la demanderesse réclame l'intervention de la Commission d'accès à l'information du Québec (la Commission) pour qu'elle examine cette mésentente. Les parties sont convoquées, le 11 mai 2001, pour une audience devant se tenir le 7 juin suivant. L'audience est suspendue, la procureure de l'entreprise ayant fait parvenir à la demanderesse, les 28 mai et 4 juin 2001, « l'ensemble des documents contenus à votre dossier » y compris « les documents contenus à votre dossier physique par l'envoi des notes administratives conservées sur support informatique. » Elle certifie qu'il n'existe plus aucun autre document.
01 02 60 - 2 -À la requête de la demanderesse, le dossier est réinscrit et l'audience est fixée pour le 28 janvier 2002 à Montréal. Le 18 décembre 2001, l'entreprise dépose une requête pour que la Commission cesse d'examiner cette affaire. Elle prétend que tous les documents détenus par l'entreprise ont déjà été transmis à la demanderesse. Le 16 janvier 2002, la Commission autorise l'entreprise à assister à l'audience par lien téléphonique. LA PREUVE ET LES ARGUMENTS La demanderesse confirme avoir reçu de l'entreprise tous les documents la concernant, à l'exception de trois lettres qui lui ont été expédiées par celle-ci les 11 octobre et 29 novembre 2000 et 3 janvier 2001. Elle atteste posséder les lettres et ne pas en vouloir copie, mais plutôt s'assurer qu'elles sont à son dossier. M me Linda Roy, agente d'assurance, mentionne connaître le dossier de la demanderesse pour l'avoir traité dans le cadre d'une demande d'assurance invalidité. Elle commente les trois lettres présentées par la demanderesse de la façon suivante : • Le 29 novembre 2000 La lettre vise à obtenir un complément d'informations médicales de la part du médecin traitant de la demanderesse. M me Roy affirme que l'entreprise ne détient pas copie de cette lettre, mais en conserve une trace sur support informatique pour en assurer le suivi. Elle atteste que la demanderesse a reçu copie du relevé informatique mentionnant l'existence de cette lettre;
01 02 60 - 3 -• Le 11 octobre 2000 La lettre traite d'une demande d'exonération. M me Roy réitère que l'entreprise ne détient pas copie de cette lettre, mais en conserve une trace sur support informatique; • Le 3 janvier 2001 La lettre est un rappel de l'objet de la lettre du 29 novembre 2000. M me Roy répète les mêmes propos soulevés lors des deux lettres précédentes. M me Linda Roy affirme que l'entreprise a transmis à la demanderesse tous les documents qu'elle détenait en relation avec sa demande et qu'il n'en existe pas d'autres. La procureure de l'entreprise rappelle que l'entreprise ne garde pas copie des lettres identifiées par la demanderesse, mais en conserve seulement une mention sur support informatique. L'entreprise s'étant conformée à la demande d'accès, elle prétend que la demande d'examen de mésentente est devenue sans objet. APPRÉCIATION Le seul objet qui demeure en litige consiste à déterminer si l'entreprise détient, au sens des articles 1 et 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la loi), les lettres des 11 octobre et 29 novembre 2000 et 3 janvier 2001 : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à 1 L.R.Q., c. P-39.1.
01 02 60 - 4 l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique à une fin d'information du public. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. La preuve non contredite m'a convaincu que la demanderesse a obtenu de l'entreprise tous les documents que cette dernière détenait à son sujet, notamment le relevé informatique constatant l'envoi desdites lettres, et qu'il n'en existe aucun autre. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que la demanderesse a reçu copie de tous les documents détenus par l'entreprise la concernant; et REJETTE donc, quant au reste, la demande d'examen de mésentente de la demanderesse. MICHEL LAPORTE Commissaire Montréal, le 19 février 2002 M e Hélène Plante Procureure de l'entreprise
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