01 09 09 BUSSIÈRES, Bertrand ci-après appelé le « demandeur » c. MINISTÈRE DES AFFAIRES MUNICIPALES ET DE LA MÉTROPOLE ci-après appelé l’« organisme » Le 10 avril 2001, le demandeur s’adresse au responsable de l’accès de l’organisme (le responsable) pour obtenir, entre autres, une photocopie des chèques de l’aide financière de 7 096 240 $ sur 10 ans accordée en 1982 à la Municipalité de Breakeyville pour les projets n° 182-282-382, règlement 134. Le 30 avril suivant, le responsable l’informe que l’organisme ne détient pas copie de tels chèques. Insatisfait de cette réponse, le demandeur requiert la Commission de réviser cette décision. La présidente de la Commission m’a désignée pour entendre la demande de révision. J’ai pris connaissance du dossier ainsi que des deux déclarations assermentées qu’a fait parvenir à la Commission l’avocate de l’organisme. Il s’agit, en premier lieu, de la déclaration faite sous serment par Jean-Claude Labelle, le responsable, le 27 septembre 2001. Il y déclare que l’organisme ne détient pas les documents demandés. En deuxième lieu, il s’agit de la déclaration de monsieur Donald Tremblay, faite sous serment, le 26 septembre 2001. Monsieur Tremblay est responsable de plusieurs dossiers de l’organisme concernant l’octroi d’aide financière dont celui relatif à la demande d’accès. Le témoin y déclare qu’après avoir vérifié ce dossier d’aide financière, il constate qu’ « il ne contenait aucune copie d’aucun des 30 chèques émis à l’ordre de la municipalité et totalisant la somme de 7 096 240 $ » et que « les documents demandés [...] ne peuvent se retrouver dans un autre dossier détenu par le ministère. » Le 3 octobre 2001, je requérais le demandeur d’émettre des commentaires écrits sur le contenu de ces déclarations. Le 15 octobre suivant, le demandeur me fait parvenir les représentations suivantes :
01 09 09 -2-[...] j’ai bien pris connaissance des affidavits auxquels vous faites allusion. Je suis parfaitement conscient que les originaux ou les copies de ces chèques ne sont peut-être pas dans le dossier des Affaires municipales [...]. Cette excuse est trop facile. Par conséquent, j’apprécierais recevoir des affidavits de la part de messieurs Jean-Claude labelle et Donald Tremblay à l’effet qu’ils ont fait les vérifications nécessaires auprès de l’établissement bancaire qui a transigé les chèques en litige. C’est un détail dont vous auriez dû vous assurer avant de me répondre de manière aussi cavalière. Je crois qu’il relève de vos compétences à titre de Commissaire à la Commission d’accès à l’information du Québec d’exiger de ces derniers l’assurance que ces vérifications furent effectuées et que les informations ne sont véritablement pas disponibles à l’établissement bancaire en question. [...] À la suite de cette lecture, j’ai requis la responsable de parfaire ses recherches dans le sens proposé par le demandeur. Me parvenaient par le courrier du 25 octobre 2001 une lettre de la responsable et la déclaration assermentée de monsieur Jean-François Noël, datée du même jour. Ces documents tendent à établir que le paiement des subventions accordées par l’organisme se fait au moyen de chèques émis par le ministre des Finances et que l’organisme « n’a pas le pouvoir d’émettre des chèques et ne possède pas de compte de banque ». La responsable informe le demandeur des coordonnées de son collègue responsable et en fonction au ministère des Finances. Prié de réagir par écrit au contenu de ces derniers documents, le demandeur me fait parvenir ses commentaires le 14 novembre 2001. Il prétend que l’organisme, qui a autorisé le paiement des subventions visées, devrait conserver un certain droit de contrôle, de regard ou de vérification sur l’émission de ces chèques par le ministère des Finances. Afin de faciliter le retraçage de ces chèques au ministère des Finances, le demandeur joint à ses représentations une liste des dates de paiements et des montants de ces chèques. Enfin, il requiert de la Commission qu’elle entreprenne les démarches nécessaires pour retracer ces chèques auprès du ministère des Finances. Il convient de déposer les déclarations assermentées de messieurs Jean-Claude Labelle, Donald Tremblay et Jean-François Noël, respectivement, sous les cotes O-1, O-2 et O-3. Dans les circonstances, je considère que les parties ont eu l’occasion de faire toutes les représentations pertinentes à la solution du litige et ne crois pas nécessaire de les convoquer pour la tenue d’une audience formelle. J’estime que les parties ont été entendues de façon pleine et entière et que le dossier est complet.
01 09 09 -3-J’ai donc commencé le délibéré sur la question en litige dès la réception, le 16 novembre 2001, des commentaires du demandeur datés du 14 novembre précédant et de ses annexes. DÉCISION L’organisme n’est redevable de l’observance de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 qu’en regard des documents qu’il détient lui-même, soit physiquement, soit juridiquement. L’objet de la demande est la copie des chèques représentant le paiement de certaines subventions accordées par l’organisme. La preuve démontre que, bien qu’il soit dans les fonctions de l’organisme d’accorder ou d’autoriser, après examen de demandes qui lui sont dirigées par les municipalités, des subventions à ces dernières, il n’est pas de son ressort d’émettre les chèques représentant le paiement de ces subventions. Cette dernière fonction est strictement réservée au ministre des Finances. Il n’est pas de la fonction de l’organisme de vérifier les opérations bancaires du ministre des Finances ou l’exécution des autorisations que ce dernier reçoit de l’organisme. Le ministère des Finances est entièrement autonome à cet égard. La preuve me convainc que si les copies demandées des chèques ou leurs originaux existent, elles ou ils devraient se trouver physiquement au ministère des Finances et non entre les mains de l’organisme. Je suis également convaincue que l’organisme n’a pas la détention juridique de ces chèques ou de copies de ceux-ci. Enfin, la preuve démontre que l’organisme ne détient pas les documents demandés. La Commission ne peut ordonner à un organisme de communiquer un document qu’il ne détient pas, ni physiquement, ni juridiquement, au sens de l’article 1 de la Loi : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ».
01 09 09 -4- Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Pour ce qui est de la requête du demandeur que la Commission entreprenne les démarches nécessaires pour retracer les chèques recherchés auprès du ministère des Finances, la Commission ne pourra agir en ce sens que si elle est formellement saisie d’une demande de révision de la décision du responsable de l’accès de ce ministère de refuser de communiquer au demandeur les documents qu’il lui aura décrits. La Commission n’a pas d’indication, à ce jour, que le ministère des Finances a refusé de remettre copie de ces chèques au demandeur. POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission, REJETTE la demande de révision. Québec, le 19 novembre 2001 DIANE BOISSINOT Commissaire
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