01 03 10 LAMOUREUX-GADOURY, Giles demandeur c. MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE organisme Le 12 février 2001, le demandeur s’adresse à l’organisme afin d’obtenir la liste des personnes qui ont consulté le dossier qui le concerne ainsi que copie de ce dossier. Le 19 février 2001, la responsable de l’accès aux documents de l’organisme lui répond que l’organisme ne détient pas la liste demandée. Elle indique cependant que madame Lorraine Fillion, directrice par intérim du Bureau du sous-ministre associé aux services correctionnels, est la personne à laquelle le traitement de son dossier (demande de rectification) avait été confié. Elle ajoute, en ce qui concerne le dossier auquel il demande accès (#2870), que «ce dossier est celui qui a été constitué pour répondre à votre demande (de rectification) et, compte tenu du litige en cours (CAI 99 14 53), nous ne pouvons vous communiquer les documents d’analyse qui y sont contenus conformément aux articles 32 et 86.1 de la Loi sur l’accès.». Le 28 février 2001, le demandeur requiert la révision de cette décision. Les parties sont entendues le 14 mai 2001, à Montréal, concernant la liste ainsi que les documents auxquels l’accès a été refusé. L’audience est par la suite suspendue afin de permettre à l’organisme de communiquer au demandeur certains documents qui n’étaient pas visés de manière
01 03 10 2 précise dans sa demande d’accès; ces documents ont été communiqués au demandeur et ne sont plus en litige. PREUVE : La responsable de l’accès aux documents de l’organisme témoigne sous serment. La liste : Elle affirme que la liste demandée n’existe pas. Elle explique que les documents en litige ont été constitués à l’occasion du traitement d’une demande de rectification qu’a soumise monsieur Lamoureux-Gadoury. Elle réitère avoir informé le demandeur que le traitement de cette demande de rectification avait été confié à madame Lorraine Fillion, directrice du bureau du sous-ministre associé aux services correctionnels de l’organisme, qui en a pris la charge. Elle rappelle que le demandeur avait d’abord formulé sa demande de rectification auprès de la Commission qui a entrepris une enquête administrative et qui, dans le cadre de cette enquête, a communiqué avec l’organisme le 5 mai 1999; l’organisme, ajoute-t-elle, s’est alors appliqué à bien circonscrire la situation en ayant recours à madame Fillion avant de répondre à l’enquêteur de la Commission le 6 juillet 1999. Elle spécifie par ailleurs qu’aucune liste des personnes ayant interrogé le système informatique DACOR (dossier CAI 99 14 53) n’existe non plus. Ce témoignage est confirmé par celui de monsieur Pierre Bérubé, coordonnateur du système informatique DACOR, qui explique que ce système est conçu à des fins administratives et qu’il est réservé aux membres du personnel de l’organisme qui doivent l’utiliser dans l’exercice de leurs fonctions.
01 03 10 3 Monsieur Bérubé souligne cependant qu’il serait possible de retracer et d’identifier, avec l’aide des informaticiens, les employés qui inscrivent une modification au système. Le dossier 2870 : La responsable affirme, en ce qui concerne la demande d’accès, que les renseignements en litige n’ont pas été communiqués en vertu des articles 86.1 et 32 de la Loi sur l’accès. Elle signale que ces renseignements sont constitués de notes et d’analyse concernant la problématique de rectification soumise par le demandeur et pendante devant la Commission lors de la demande d’accès. ARGUMENTATION : Le procureur de l’organisme soumet que le demandeur requiert l’accès au traitement, par l’organisme, de sa demande de rectification, traitement constitué de l’analyse qui a amené la responsable à prendre la décision que le demandeur a contestée devant la Commission (dossier 99 14 53). Il soumet que la responsable était légalement habilitée à refuser de communiquer cette analyse en raison de son effet sur la demande de révision qui était alors pendante devant la Commission (CAI 99 14 53). Il soumet enfin que la preuve non contredite démontre que la liste demandée n’existe pas. DÉCISION : La preuve démontre que la liste demandée n’existe pas. L’organisme n’a pas à confectionner cette liste parce que la Loi sur l'accès aux documents des
01 03 10 4 organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne s’applique qu’aux documents détenus : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La décision de la responsable concernant cette liste n’a pas à être révisée. J’ai pris connaissance des documents en litige. Comme le démontre la preuve, ces documents seraient surtout constitués de renseignements analysant la demande de rectification ainsi que le traitement qui pouvait en être fait ; ce traitement a par la suite fait l’objet d’une décision que le demandeur contestait devant la Commission (CAI 99 14 53) au moment où il a soumis sa demande d’accès en février 2001. La Commission a déjà déterminé que «l’analyse comprend généralement des faits bruts, une organisation ou une juxtaposition de ces faits pour pouvoir en tirer une signification et l’opération d’analyse proprement dite, où l’auteur tire une proposition d’une autre par une série de raisonnements successifs.» 1 . Les documents en litige sont, à mon avis, substantiellement constitués de l’analyse que l’organisme a effectuée pour traiter la demande de rectification du demandeur, analyse dont quelques éléments seulement auront été révélés par la responsable de l’accès lors de l’audience du 14 mai 2001 qui a été tenue par la Commission 1 Boutet c. Ministère des Communications du Québec (1994) C.A.I. 123.
01 03 10 5 siégeant en révision de la décision prise concernant la demande de rectification (CAI 99 14 53). La décision de la responsable n’a pas, non plus, à être révisée à cet égard, vu l’application de l’article 87 de la loi précitée, lequel réfère directement à l’article 32 de la même loi : 87. Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, un organisme public peut refuser de confirmer l'existence ou de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, dans la mesure où la communication de cette information révélerait un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la section II du chapitre II. 32. Un organisme public peut refuser de communiquer une analyse lorsque sa divulgation risquerait vraisemblablement d'avoir un effet sur une procédure judiciaire. PAR CES MOTIFS, la Commission rejette la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 27 septembre 2001. Procureur de l’organisme : M e Jean-François Boulais
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